Hier ist die Übersetzung des Artikels. Ich habe einen professionellen Business-Ton beibehalten, HR-Begriffe natürlich einfließen lassen und für eine flüssige, ansprechende Lesbarkeit gesorgt.

Die am meisten unterschätzte Recruiting-Kennzahl: Die Liegezeit zwischen den Phasen

Die meisten Recruiting-Teams messen die Time-to-Hire. Einige tracken auch die Time-to-Fill, die Effizienz der Kanäle, die Cost-per-Hire, Conversion-Rates oder die Candidate Drop-off Rate. Diese Metriken sind extrem nützlich, aber sie verschleiern oft einen der Hauptgründe, warum Recruiting-Prozesse ins Stocken geraten.

Zeit geht selten in einem einzigen, dramatischen Moment verloren. Wir verlieren sie zwischen den einzelnen Phasen.

Ein Kandidat beendet das Telefoninterview (Screening) und wartet auf Feedback. Der Lebenslauf geht an den Hiring Manager und bleibt einfach in dessen Posteingang liegen. Das Interview findet wie geplant statt, aber niemand legt die nächsten Schritte fest. Die Entscheidung ist fast getroffen, aber plötzlich braucht jemand „noch eine zweite Meinung“.

Der Prozess stoppt nicht komplett, sodass er sich nicht kaputt anfühlt. Er verlangsamt sich einfach drastisch. Das ist eine der am meisten unterschätzten Reibungsquellen im Recruiting.

Der Prozess bricht nicht zusammen. Er tröpfelt nur so dahin.

Wenn Unternehmen eine langsame Time-to-Hire analysieren, betrachten sie oft nur die gesamte Prozessdauer. Wie viele Tage vergingen von der Bewerbung bis zum Angebot? Wie lange war die Stelle offen? Wie schnell haben wir sie besetzt? Das sind wichtige Fragen, aber sie beschreiben das Ergebnis, nicht die Ursache.

Auf dem Papier mag der Recruiting-Prozess normal aussehen und dennoch voller versteckter Verzögerungen sein. Ein Tag zwischen Screening und Feedback. Zwei Tage Warten auf die Rückmeldung des Managers. Drei Tage für die Terminfindung des nächsten Interviews. Noch ein paar Tage bis zur finalen Freigabe.

Keine dieser Verzögerungen wirkt für sich genommen dramatisch. Zusammen summieren sie sich jedoch schnell auf mehrere Wochen.

Das Problem ist, dass diese „Lücken“ selten als messbare Prozessschritte erfasst werden. Sie werden als „normale Wartezeit“ abgetan, obwohl genau sie oft über die Candidate Experience, die Entscheidungsgeschwindigkeit und das Risiko entscheiden, Top-Talente an die Konkurrenz zu verlieren.

Warum Verzögerungen zwischen den Phasen so kritisch sind

Die Zeit zwischen den Phasen wirkt sich völlig anders auf den Prozess aus als die Phasen selbst. Ein Interview braucht aus gutem Grund Zeit. Das Screening dauert nicht ohne Ursache. Die Vertragserstellung benötigt Zeit. Diese Aktivitäten stiften – wenn sie richtig gemacht werden – echten Mehrwert.

Warten nicht.

Warten bedeutet meistens, dass Verantwortlichkeiten unklar sind, Feedback fehlt, Prioritäten sich verschieben oder schlicht der nächste Schritt nicht geplant wurde. Das wird nicht immer als Fehler wahrgenommen, aber die Kandidaten spüren es sofort.

• Für den Kandidaten: Funkstille nach dem Interview ist keine „kleine Verzögerung“. Sie fühlt sich an wie Desinteresse.

• Für den Recruiter: Ein spätes Feedback vom Hiring Manager sorgt für massive Unsicherheit.

• Für den Manager: Wenn ein Prozess an Tempo verliert, wirkt es, als wären die Kandidaten weniger verfügbar oder weniger motiviert.

In der Realität läuft der Prozess zwar weiter. Nach außen hin sieht es aber so aus, als würde absolut nichts passieren.

Die versteckten Kosten des „Scheinfortschritts“

Eines der teuersten Szenarien im Recruiting ist, wenn sich alle einig sind, dass ein Kandidat vielversprechend ist, aber niemand schnell genug handelt.

Der Recruiter denkt, der Manager prüft das Profil. Der Manager nimmt an, der Recruiter meldet sich mit Updates. Der Kandidat wartet. Die Tage vergehen. Die Konkurrenz schläft nicht.

Genau so verlierst du Top-Kandidaten. Nicht, weil das Unternehmen kein Interesse hatte. Nicht, weil der Prozess von Anfang bis Ende schlecht konzipiert war. Sondern weil die Übergabe zwischen den Phasen nicht funktioniert hat.

Viele Recruiting-Teams konzentrieren sich darauf, das Sourcing zu optimieren, die Bewerberauswahl zu verbessern oder die Interviewqualität zu erhöhen. Viel zu wenig Aufmerksamkeit fließt in die Übergänge dazwischen. Dabei geht genau dort die meiste Energie verloren.

Warum messen Teams das nicht?

Ein Teil des Problems liegt darin, dass die „Liegezeit zwischen den Phasen“ keinen klaren Owner hat:

• Die Time-to-Hire betrifft den gesamten Prozess.

• Das Feedback nach dem Interview liegt beim Hiring Manager.

• Die Terminplanung machen die Recruiter oder Koordinatoren.

• Freigaben laufen über HR, Finance oder die Geschäftsführung.

Da die Verantwortung verteilt ist, werden Verzögerungen schnell zur akzeptierten Norm. Die Stelle ist ja weiterhin „in Arbeit“. Der Kandidat wird noch „geprüft“. Das Feedback kommt „demnächst“. Jeder weiß, dass sich etwas bewegt, aber niemand kann genau sagen, wo die Zeit verloren geht.

Genau deshalb ist diese Kennzahl so wertvoll. Sie zeigt dir nicht nur, wie lange der Prozess dauert, sondern wo er konkret an Schwung verliert.

Was diese Kennzahl aufdeckt

Das Tracken der Liegezeiten zwischen den Phasen bringt Muster ans Licht, die sonst extrem schwer zu erkennen wären.

Es kann zeigen, dass das Screening super schnell läuft, aber die Prüfung durch den Manager jedes Mal drei Tage dauert. Es zeigt vielleicht, dass Kandidaten die ersten Phasen im Rekordtempo durchlaufen, aber finale Entscheidungen mangels klarem Freigabeprozess blockiert sind. Du siehst sofort, bei welchen Rollen die Übergabe reibungslos klappt und wo es regelmäßig hakt.

Vor allem verschiebt es den Fokus von Frustration hin zu einer datenbasierten Diagnose. Statt der üblichen Beschwerde: „Unser Recruiting-Prozess ist einfach zu langsam“, kann das Team endlich fragen:

Wo genau verlieren wir eigentlich Zeit?

Diese eine Frage verändert die gesamte Dynamik.

Ein neuer Blick auf Geschwindigkeit im Recruiting

Geschwindigkeit im Recruiting wird oft völlig falsch verstanden.

Ein schneller Prozess ist kein Prozess, bei dem Entscheidungen überstürzt oder Abkürzungen genommen werden. Es ist ein Prozess, aus dem unnötige Wartezeiten eliminiert wurden.

Gutes Recruiting erfordert nach wie vor sorgfältige Prüfung, tiefe Diskussionen und fundierte Entscheidungen. Unser Ziel ist nicht, die Gründlichkeit zu opfern. Das Ziel ist es, den Leerlauf zwischen den Phasen aktiver Arbeit zu eliminieren.

Dieser Unterschied ist fundamental. Ein Unternehmen kann einen sehr anspruchsvollen, mehrstufigen Prozess haben und trotzdem extrem schnell agieren – wenn die Übergaben reibungslos klappen, Feedback sofort vorliegt und jeder Schritt einen klaren Owner hat. Ein anderes Unternehmen hat vielleicht weniger Phasen und wirkt dennoch extrem träge, weil jeder Übergang unklar und zäh ist.

Bei der Recruiting-Geschwindigkeit geht es nicht darum, wie viele Schritte dein Prozess hat. Es geht darum, wie nahtlos sie ineinandergreifen.

Vom Prozessdesign zur Disziplin

Die Liegezeiten zwischen den Phasen zu verkürzen, erfordert meist kein komplett neues Prozessdesign. Meistens braucht es einfach nur mehr Disziplin im Alltag:

• Klare Verantwortlichkeiten nach jeder abgeschlossenen Phase.

• Feste Timeframes für Feedback.

• Automatische Erinnerungen.

• Transparente Status-Updates für Kandidaten.

• Gemeinsamer Einblick in die Pipeline für Recruiter und Manager.

• Ein Prozess, in dem kein Kandidat im „Recruiting-Vakuum“ landet, nur weil niemandem die nächste Aufgabe zugewiesen wurde.

Das sind keine spektakulären Innovationen. Aber genau sie entscheiden darüber, ob ein Prozess nur auf dem Papier existiert oder in der Praxis wirklich performt.

Die Kennzahl, die du ab jetzt tracken solltest

In einer komplexer werdenden Recruiting-Welt werden Teams auch weiterhin auf Metriken wie Time-to-Hire oder Time-to-Fill setzen. Und das ist auch richtig so. Aber für sich genommen reichen sie heute nicht mehr aus.

Wenn du wirklich verstehen willst, wo deine Prozesse stocken, musst du dir die Lücken zwischen den Phasen ansehen.

Dort verpufft die Energie. Dort schwindet das Vertrauen der Kandidaten. Dort verlierst du im Stillen die stärksten Talente. Und genau dort liegt in den meisten Organisationen der größte – und noch völlig ungenutzte – Hebel für Wachstum.