Vuosien ajan rekrytointiprosessien suunnittelun logiikka oli suhteellisen yksinkertainen.

Jos rekrytointi eteni liian hitaasti, ratkaisu oli yksinkertaistaa. Poistettiin turhia vaiheita, lyhennettiin palautesilmukoita, vähennettiin kitkaa ja nopeutettiin päätöksentekoa. Tänään monet organisaatiot tekevät juuri päinvastoin. He lisäävät uusia vaiheita. Vielä yksi keskustelu. Toinen sidosryhmä. Lisätehtävä. Vielä yksi varmennuskerros ennen lopullista päätöstä.

Pintapuolisesti tämä näyttää tehottomuudelta. Joissakin tapauksissa sitä se varmasti onkin. Monissa muissa tapauksissa se kuitenkin heijastaa jotain syvempää: kasvavaa luottamuspulaa niihin signaaleihin, joita rekrytointitiimit saavat jo prosessin alkuvaiheessa.

Ongelma ei aina ole se, että yritykset haluavat “enemmän prosessia”. Usein ne haluavat vain enemmän varmuutta. Ja mitä vaikeampaa tuo varmuus on saavuttaa, sitä enemmän vaiheita ne lisäävät yrittäessään paikata sen puutetta.

Enemmän tietoa ei ole lisännyt varmuutta

Nykyaikaisilla rekrytointitiimeillä on käytössään enemmän dataa kuin koskaan aiemmin. Ehdokkaat tulevat mukana hiotuin ansioluetteloin, jäsennellyin LinkedIn-profiilein, portfolioin, henkilökohtaisin sivuin, testituloksin ja yhä valmiimmiksi harjoitelluin vastauksin rekrytointikysymyksiin. Rekrytoijat hyödyntävät parempia järjestelmiä, vahvempia suodattimia ja dataan perustuvia prosesseja. Tekoälytyökalut helpottavat seulontaa, yhteenvetojen tekemistä, osuvuuden arviointia ja priorisointia.

Teoriassa tämän pitäisi johtaa varmempaan päätöksentekoon. Käytännössä vaikutus on usein päinvastainen.

Ongelma ei ole tiedon puute. Ongelma on se, että suurin osa tästä tiedosta on tullut helpommaksi optimoida ja standardoida, ja siksi vaikeammaksi tulkita luotettavasti. Ansioluettelon voi räätälöidä muutamassa minuutissa. Haastatteluihin valmistautumisesta on tullut kehittyneempää. Hakumateriaalit ovat usein selkeämpiä, johdonmukaisempia ja vakuuttavampia kuin vielä muutama vuosi sitten.

Tämä voi kuulostaa edistykseltä, ja tietyiltä osin sitä se onkin. Se tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että pintalaadusta on tullut vähemmän luotettava mittari todelliselle osaamiselle. Lopputuloksena rekrytoinnin alkuvaiheissa syntyy enemmän ehdokkaita, jotka näyttävät “tarpeeksi hyviltä”, samalla kun päättäjien varmuus siitä, kuka on aidosti oikea valinta, heikkenee.

“Hyvä lyhytlista” ei enää tuo samaa mielenrauhaa kuin ennen

Yksi selkeimmistä merkeistä tästä muutoksesta on tapa, jolla monet rekrytoivat esihenkilöt reagoivat nykyään lyhytlistaan.

Vielä muutama vuosi sitten vahva lyhytlista oli edistymisen merkki. Se kertoi, että rekrytoija oli tehnyt raskaan työn karsien joukon ja tuoden esiin parhaat vaihtoehdot. Tänään jopa hyvä lista voi herättää epäröintiä.

Esihenkilöt pyytävät laajempaa kontekstia. He haluavat lisähaastatteluja, toisen mielipiteen, vielä yhden tehtävän. Ei välttämättä siksi, että lista olisi heikko, vaan siksi, että koettu riski tehdä väärä päätös on kasvanut. Tämä näkyy erityisesti rooleissa, joissa huonon rekrytoinnin hinta on korkea, perehdytys kestää kauan ja suoriutumista on vaikea arvioida ensimmäisten kuukausien aikana. Tällaisissa olosuhteissa esihenkilöt eivät halua vain vahvoja ehdokkaita. He haluavat todisteita siitä, että nämä ehdokkaat ovat aitoja, johdonmukaisia ja kykeneviä onnistumaan juuri kyseisen roolin kontekstissa.

Tämä tarve varmistua on tärkein syy rekrytoinnin lisävaiheiden lisäämiseen.

Prosessi varmuuden puutteen korvikkeena

Se, mikä näyttää “prosessin inflaatiolta”, on usein reaktio syvempään ongelmaan: epävarmuus on siirtynyt rekrytointipolun aiempiin vaiheisiin.

Aiemmin alkusuodatuksiin oli helpompi luottaa. Jos ehdokas pääsi lyhytlistalle, jo tämä itsessään kantoi paljon painoarvoa. Nyt sama virstanpylväs tuntuu vähemmän ratkaisevalta. Rekrytoijat ja esihenkilöt toimivat markkinassa, jossa monet ehdokkaat näyttävät erinomaisilta, monet hakemukset ovat erittäin optimoituja ja ero ammattimaisen itsemarkkinoinnin ja todellisen osaamisen välillä on vähemmän ilmeinen.

Kun luottamus varhaisiin vaiheisiin heikkenee, organisaatiot paikkaavat sitä siirtämällä validoinnin myöhemmäksi prosessissa. Sen sijaan että päätettäisiin aiemmin, he rakentavat enemmän tarkistuspisteitä. Tämä ei välttämättä tee prosessista parempaa, mutta tekee ilmiön psykologiasta ymmärrettävän.

Lisävaiheet eivät usein synny tiukkuudesta, vaan riskienhallinnasta.

Tekoäly on osa tarinaa – mutta ei koko tarina

Olisi helppoa selittää kaikki osoittamalla sormella tekoälyä. Ja tekoäly onkin varmasti osa tätä yhtälöä. Ehdokkaat käyttävät sitä ansioluetteloiden hiomiseen ja haastatteluihin valmistautumiseen. Yritykset käyttävät sitä seulontaan ja dokumenttien käsittelyn nopeuttamiseen.

Syvempi ongelma ei kuitenkaan ole itse tekoälyssä. Kyse on siitä, että rekrytointi tapahtuu nyt ympäristössä, jossa “hiotut” tiedot ovat arkipäivää ja luottamus ensimmäisen tason signaaleihin on heikentynyt. Tekoäly ei keksinyt tätä ongelmaa – se kiihdytti sitä. Nämä työkalut saavat useammat profiilit näyttämään lupaavilta, useammat vastaukset kuulostamaan valmistelluilta ja useammat hakemukset vaikuttamaan sopivilta. Se luo maailman, jossa päättäjät kokevat tarvitsevansa lisätodisteita ennen kuin he sitoutuvat.

Ja lisätodisteet tarkoittavat yleensä lisävaiheita.

Enemmän vaiheita ei aina tarkoita parempia päätöksiä

Kaiken tämän sisällä on tietenkin paradoksi. Mitä enemmän vaiheita prosessissa on, sitä enemmän on mahdollisuuksia selventää ja validoida. Mutta mitä enemmän vaiheita, sitä hitaammaksi ja raskaammaksi koko prosessi muuttuu. Ehdokkaat menettävät intoa. Esihenkilöt viivyttelevät. Tiimit menettävät vauhtinsa. Joskus parhaat osaajat vetäytyvät ennen kuin prosessi ehtii maaliin.

Joten vaikka yritykset lisäävät vaiheita vähentääkseen väärän päätöksen riskiä, ne saattavat samalla kasvattaa riskiä menettää oikea henkilö. Siksi prosessin pelkkä paisuttaminen ei ole kestävä vastaus. Todellinen haaste ei ole tehdä rekrytoinnista loputtomasti yksityiskohtaisempaa, vaan suunnitella varhaiset vaiheet niin, että ne tuottavat luotettavampia signaaleja, jolloin myöhemmässä vaiheessa tarvitaan vähemmän varmennusta.

Mitä tämä tarkoittaa rekrytointitiimeille

Rekrytoijille tämä muutos on merkittävä. Heidän roolinsa ei ole enää vain löytää ehdokkaita ja viedä heitä suppilon läpi. Yhä useammin heiltä odotetaan varmuuden rakentamista näiden ehdokkaiden ympärille ennen kuin prosessi kasvaa uusilla kierroksilla ja sidosryhmillä.

Tämä tarkoittaa parempaa kontekstia, parempaa dokumentointia, vahvempaa valintalogiikkaa ja tiiviimpää yhteistä näkemystä esihenkilöiden kanssa siitä, mikä todella kelpaa osaamisen todisteeksi. Monissa tiimeissä todellinen ongelma ei enää ole ehdokasvirran (pipeline) tuottaminen. Ongelma on päätöksenteon tuki.

Rekrytoija ei ole enää vastuussa vain ehdokkaiden toimittamisesta. Yhä enemmän hän on vastuussa siitä, että auttaa muita luottamaan siihen, mitä he näkevät.

Hiljainen muutos rekrytoinnissa

Tämä on yksi alan tärkeimmistä meneillään olevista muutoksista, vaikka siitä ei aina puhuta suoraan. Esihenkilöt lisäävät vaiheita eivät siksi, että he olisivat tulleet vaativammiksi tai epäröivämmiksi, vaan siksi, että rekrytointiympäristö on muuttunut. Prosessin alkuun liittyy enemmän epäselvyyttä, joten organisaatiot siirtävät varmuuden tarpeen aivan loppuun.

Se voi toimia lyhyellä aikavälillä. Mutta ajan myötä se tekee prosesseista hitaampia, raskaampia ja hauraampia. Todellinen mahdollisuus ei ole lisätä vaiheita loputtomasti, vaan rakentaa luottamus uudelleen prosessin varhaisissa vaiheissa. Kun päätöksiin voidaan luottaa aiemmin, rekrytointi voi edetä nopeammin ilman että siitä tulee holtitonta.

Ja juuri se voi tällä hetkellä olla yksi vaikeimmista asioista, jonka organisaatiot saavat aidosti toimimaan.