Yhdistetty pipeline tarkoittaa rekrytoinnissa toimintamallia, jossa asiakasmyynnin putki (liidit, tarjoukset, toimeksiannot) ja kandidaattiputki (hakijat, haastattelut, esittelyt, valinnat) kulkevat samassa järjestelmässä ja samassa tietomallissa. Kun ATS ja CRM toimivat yhtenä kokonaisuutena, toimeksianto syntyy myyntiputkessa ja siirtyy suoraan rekrytointiprosessiksi ilman, että kukaan kopioi tietoja taulukosta toiseen. Rekrytointitoimistolle, suorahakukonsultille ja IT-henkilöstövuokraajalle tämä tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että jokainen asiakas, jokainen avoin tehtävä ja jokainen ehdokas näkyy yhdestä paikasta, ja johto näkee, missä vaiheessa liikevaihto oikeasti syntyy tai jää syntymättä.

RecruitifyYhdistä myynti ja rekrytointiRecruitify yhdistää ATS-järjestelmän ja myynnin CRM:n, jotta toimeksiannot ja kandidaattiprosessit löytyvät samasta järjestelmästä.Tutustu Recruitifyyn

Tärkeimmät havainnot

• Yhdistetty pipeline ei ole pelkkä integraatio, vaan yksi yhteinen tietomalli, jossa asiakas, toimeksianto ja ehdokas ovat toisiinsa linkitettyjä tietueita.

• CRM ja ATS palvelevat eri tarkoitusta: CRM rakentaa pitkäjänteisiä suhteita, ATS käsittelee aktiivisia hakemuksia vaihe vaiheelta. Yhdistetyssä putkessa passiivinen osaaja siirtyy aktiiviseksi ehdokkaaksi ilman tiedonsiirtoa.

• Putken optimointi edellyttää yhteisiä vaihemäärittelyjä: ilman yhtenäistä statusnimeämistä analytiikka pirstoutuu, vaikka järjestelmä olisi yhteinen.

• Tekoälyä hyödyntävä pisteytys on EU:n tekoälyasetuksessa suuririskistä käyttöä, joten ihmisen valvonta ja päätösten jäljitettävyys kuuluvat putken suunnitteluun alusta alkaen.

• Suomessa henkilötietojen käsittelyä rajaa tarpeellisuusvaatimus, joten putkeen kerätään vain työn kannalta olennaista tietoa.

Sisällysluettelo

• 1. Mitä pipeline tarkoittaa rekrytoinnissa

• 2. Myyntiputki ja kandidaattiputki: kaksi näkymää samaan toimeksiantoon

• 3. Miten yhdistetty pipeline toimii käytännössä

• 4. Erilliset työkalut vai yhdistetty pipeline: vertailu

• 5. Putken optimointi: mitä kannattaa mitata

• 6. Tietosuoja, syrjimättömyys ja tekoäly yhdistetyssä putkessa

• 7. Käyttöönotto viidessä vaiheessa

• Näkökulmamme: putki on toimiston liiketoimintamalli, ei vain työkalu

• Yhdistetty pipeline Recruitifyssa

• Usein kysytyt kysymykset

• Lähteet

1. Mitä pipeline tarkoittaa rekrytoinnissa

Sana pipeline käännetään suomeksi yleensä putkeksi tai putkistoksi, ja tekniikan aloilla se viittaa kirjaimellisesti nesteitä tai kaasua siirtäviin putkistojärjestelmiin. Liiketoiminnassa termi on vakiintunut kuvaamaan vaiheittaista prosessia, jossa mahdollisuudet etenevät alkupisteestä lopputulokseen ja karsiutuvat matkan varrella. Myynnissä putki alkaa liidistä ja päättyy allekirjoitettuun sopimukseen, rekrytoinnissa se alkaa hakemuksesta tai suorahakukontaktista ja päättyy valintaan tai sijoitukseen.

Vertaus fysikaalisiin yhdistettyihin putkiin on itse asiassa osuva: kun kaksi putkea on kytketty toisiinsa, muutos toisessa näkyy välittömästi toisessa. Rekrytointitoimiston näkökulmasta juuri tämä on yhdistetyn pipelinen ydin. Kun myyntiputkeen syntyy uusi toimeksianto, kandidaattiputki reagoi siihen heti, ja kun kandidaattiputkesta puuttuu sopivia ehdokkaita, se näkyy myynnille ennen kuin asiakkaalle on luvattu liikaa.

Erillisinä hoidettuina nämä kaksi putkea muodostavat kaksi tietovarantoa, joiden välillä tieto liikkuu sähköposteina, taulukoina ja muistinvaraisina tilannekatsauksina. Lisää erillisten järjestelmien rajoista on kirjoitettu oppaassamme ATS vs CRM: viisi ratkaisevaa kysymystä rekrytoijalle.

2. Myyntiputki ja kandidaattiputki: kaksi näkymää samaan toimeksiantoon

Rekrytointitoimiston liiketoiminta poikkeaa tavallisesta B2B-myynnistä siinä, että tuote eli osaaja on itse aktiivinen osapuoli, jolla on omat toiveensa, aikataulunsa ja vaihtoehtonsa. Siksi toimisto hoitaa aina kahta putkea samanaikaisesti.

Myyntiputki

Myyntiputki kattaa asiakasyritykset, yhteyshenkilöt, liidit, tarjoukset ja toimeksiannot. IT-henkilöstövuokrauksessa siihen kuuluvat lisäksi konsulttien laskutushinnat, projektien kestot ja jatkosopimusten ajoitus. Myyntiputken keskeiset kysymykset ovat, mitkä asiakkaat todennäköisesti avaavat uusia tehtäviä, minkä arvoisia ne ovat ja milloin niistä syntyy laskutusta. Tätä käsitellään tarkemmin artikkelissa rekrytointitoimiston CRM:stä ja asiakkaan roolista prosessissa.

Kandidaattiputki

Kandidaattiputki kattaa ehdokkaat sourcingista ja ensikontaktista seulontaan, haastatteluihin, asiakasesittelyyn, tarjoukseen ja aloitukseen. Sen keskeiset kysymykset ovat, montako pätevää ehdokasta kuhunkin tehtävään on, missä vaiheessa he ovat ja missä kohdassa prosessi jumittuu.

Missä kohdassa putket kohtaavat

Putket kohtaavat toimeksiannossa. Yhdistetyssä pipelinessa toimeksianto on yksi tietue, joka on samanaikaisesti myynnin mahdollisuus ja rekrytointiprojekti. Kun toimeksiannon tila muuttuu, esimerkiksi asiakas pyytää lisää ehdokkaita tai projektin aloitus siirtyy, muutos näkyy sekä myyjälle että rekrytoijalle ilman erillistä ilmoitusta. Alan asiantuntijoiden mukaan yleisin väärinkäsitys on, että CRM voisi toimia ATS:nä: CRM on tehty pitkäjänteiseen suhteiden rakentamiseen, ATS aktiivisten hakemusten jäsenneltyyn käsittelyyn, ja vasta niiden yhdistäminen mahdollistaa passiivisen osaajan sujuvan siirtymisen aktiiviseen prosessiin.

3. Miten yhdistetty pipeline toimii käytännössä

Seuraava esimerkki kuvaa tyypillistä IT-konsultoinnin toimeksiantoa, jossa asiakas tarvitsee senior-tason backend-kehittäjän kuuden kuukauden projektiin.

1. Liidi ja tarve kirjataan myyntiputkeen. Asiakkaan yhteyshenkilö, keskusteluhistoria ja arvioitu toimeksiannon arvo tallentuvat CRM-osioon. Kun tarve vahvistuu, mahdollisuudesta luodaan toimeksianto yhdellä toimenpiteellä, ja vaatimukset (teknologiat, kokemus, kieli, sijainti, aloitusajankohta) periytyvät suoraan rekrytointiprojektiin.

2. Olemassa oleva tietokanta käydään läpi ensin. Ennen kuin uutta hakua avataan, järjestelmä vertaa vaatimuksia tietokannan profiileihin. Kandidaatti, joka oli erinomainen ehdokas kaksi vuotta sitten mutta ei silloin tullut valituksi, nousee esiin heti, eikä jää unohduksiin odottamaan uutta hakemusta.

3. Uudet ehdokkaat tuodaan putkeen jäsenneltynä. CV:t luetaan rakenteiseksi profiiliksi, duplikaatit tunnistetaan ja kaikki yhteydenotot kirjautuvat ehdokkaan historiaan riippumatta siitä, kuka tiimistä ne teki.

4. Lyhytlista muodostetaan ja perustellaan. Sopivuusarvio auttaa järjestämään ehdokkaat, mutta rekrytoija tekee valinnan ja kirjaa perustelut. Asiakkaalle esiteltävät profiilit voidaan anonymisoida yhtenäiseen muotoon.

5. Esittely, palaute ja päätös palaavat myyntiputkeen. Asiakkaan palaute kirjautuu sekä toimeksiantoon että ehdokkaan profiiliin. Kun konsultti valitaan, sopimus ja laskutuksen perustiedot syntyvät samoista tiedoista.

6. Projekti jatkuu seurantana. Henkilöstövuokrauksessa projektin päättymispäivä on samalla seuraavan myyntimahdollisuuden alku: konsultti palaa vapaiden osaajien joukkoon ja asiakas jatkosopimuksen tai uuden tarpeen piiriin.

Oleellista on, että missään vaiheessa tietoa ei siirretä käsin järjestelmästä toiseen. Juuri käsin tehty synkronointi, jossa rekrytoija kirjaa puhelut ja sähköpostit jälkikäteen toiseen työkaluun, on se kohta, jossa erillisten järjestelmien tiedot alkavat erkaantua toisistaan. Vaiheiden aikatauluttamisesta kerrotaan lisää oppaassa rekrytointiprosessin vaiheista 2-4 viikon mallissa.

4. Erilliset työkalut vai yhdistetty pipeline: vertailu

Rekrytointitoimistoilla on käytännössä kolme tapaa hallita putkiaan. Seuraava taulukko vertaa niitä kriteereillä, joilla on suurin vaikutus toimiston tuottavuuteen.

Erillisten järjestelmien malli voi toimia, kun toimisto on pieni ja integraatio on huolellisesti rakennettu. Ongelmat ilmenevät tyypillisesti kasvuvaiheessa: kun konsultteja ja asiakkaita on enemmän, jokainen manuaalinen välivaihe kertautuu. Taulukkomallista siirtymistä kuvaa asiakastarina rekrytointitoimistosta, joka siirtyi taulukoista automaatioon.

5. Putken optimointi: mitä kannattaa mitata

Yhdistetyn pipelinen suurin hyöty ei ole yksittäisen työvaiheen nopeutuminen, vaan se, että koko ketju liidistä laskutukseen on mitattavissa samoilla määritelmillä. Seuraavat mittarit ovat rekrytointitoimiston kannalta keskeisimpiä:

• Toimeksiannon voittoprosentti: kuinka moni myyntimahdollisuus muuttuu varsinaiseksi toimeksiannoksi.

• Time-to-shortlist ja time-to-hire: kuinka nopeasti asiakkaalle saadaan ensimmäiset ehdokkaat ja kuinka nopeasti valinta syntyy.

• Vaiheiden välinen konversio: esimerkiksi kuinka moni asiakkaalle esitelty ehdokas etenee haastatteluun. Matala konversio viittaa usein siihen, että tarvemäärittely myyntivaiheessa on ollut puutteellinen.

• Tietokannasta täytettyjen tehtävien osuus: mitä suurempi osuus täytetään olemassa olevista profiileista, sitä vähemmän toimisto on riippuvainen maksullisista ulkoisista lähteistä.

• Toimeksiantojen määrä rekrytoijaa kohden: kasvuun tähtäävän toimiston tärkein tehokkuusmittari.

Yhteiset vaihemäärittelyt ennen automaatiota

Yleinen sudenkuoppa on aloittaa automaatio ennen kuin vaiheiden nimet ja merkitykset on sovittu. Jos yksi rekrytoija käyttää tilaa “esitelty” silloin, kun CV on lähetetty asiakkaalle, ja toinen vasta, kun asiakas on vahvistanut vastaanottaneensa sen, raportit näyttävät lukuja, joita kukaan ei voi tulkita. Siksi optimointi alkaa aina siitä, että toimisto sopii, mitä kukin vaihe tarkoittaa, mitä sen saavuttaminen vaatii ja kuka sen kirjaa. Raportoinnin rakentamisesta kerrotaan sivulla rekrytointianalytiikan raporteista, ja investoinnin kannattavuuden laskemisesta artikkelissa rekrytointijärjestelmän todellisesta tuotosta.

6. Tietosuoja, syrjimättömyys ja tekoäly yhdistetyssä putkessa

Kun kaikki ehdokas- ja asiakastieto on yhdessä järjestelmässä, myös vastuu sen käsittelystä keskittyy. Tämä on etu, sillä vaatimusten noudattaminen on helpompi todentaa yhdestä paikasta, mutta se edellyttää, että putki suunnitellaan säädösten mukaiseksi alusta alkaen.

Vain tarpeellinen tieto

Suomessa työnantaja saa Työsuojeluhallinnon mukaan käsitellä työnhakijasta vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käytännössä tämä tarkoittaa, että hakulomakkeiden ja ehdokasprofiilien kentät kannattaa määritellä tehtäväkohtaisesti eikä kerätä tietoa varmuuden vuoksi. Työsuojeluhallinto muistuttaa myös, että syrjimätön rekrytointi alkaa jo ilmoituksesta ja lomakkeesta: epäolennaisten tietojen, kuten siviilisäädyn tai lasten lukumäärän, kysyminen voi johtaa lainvastaisiin oletuksiin valinnassa. Yhdistetyssä putkessa vakioidut lomakkeet ja profiilipohjat estävät tällaisen tiedon päätymisen järjestelmään.

Säilytys ja poistaminen

Säilytysajat on syytä määritellä järjestelmään sääntöinä eikä jättää yksittäisten rekrytoijien muistin varaan. Esimerkiksi ulkomaisista työntekijöistä ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista työnantajan on säilytettävä tiedot kaksi vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Talent pooliin jäävien ehdokkaiden kohdalla taas tarvitaan selkeä käsittelyperuste ja poistokäytäntö. Jos säilytysaikojen tulkinta on epäselvä, asia kannattaa käydä läpi tietosuojavastaavan tai työoikeuteen perehtyneen juristin kanssa ennen automaattisten poistosääntöjen käyttöönottoa.

Tekoälypisteytys on suuririskistä käyttöä

EU:n tekoälyasetus (EU) 2024/1689 luokittelee rekrytointiin, ehdokkaiden valintaan ja hakemusten arviointiin käytettävät tekoälyjärjestelmät suuririskisiksi. Suuririskisiltä järjestelmiltä edellytetään muun muassa dokumentaatiota, läpinäkyvyyttä ja ihmisen suorittamaa valvontaa. Asetuksen velvoitteet tulevat sovellettaviksi vaiheittain, joten käyttöönottoa suunnittelevan kannattaa tarkistaa ajantasainen aikataulu juristin kanssa. Yhdistetyn pipelinen näkökulmasta tämä tarkoittaa kolmea käytännön vaatimusta:

1. Pisteytys on suositus, ei päätös. Rekrytoija hyväksyy tai hylkää ehdokkaan ja kirjaa perusteen.

2. Pisteytyksen perusteet ovat näkyvissä. Ehdokkaan sopivuusarvion pitää olla selitettävissä vaatimuksiin peilaten, ei mustana laatikkona.

3. Toimenpiteistä jää jälki. Kun koko prosessi on yhdessä järjestelmässä, jokainen tilamuutos ja päätös voidaan jäljittää.

Vastuullisesta tekoälypisteytyksestä on oma kattava opas tekoälypohjaiseen kandidaattipisteytykseen.

7. Käyttöönotto viidessä vaiheessa

Siirtyminen erillisistä työkaluista yhdistettyyn pipelineen onnistuu parhaiten, kun se tehdään hallitusti ja tietojen laatu varmistetaan ennen automaatiota.

1. Nykytilan kartoitus. Selvitetään, missä asiakas-, toimeksianto- ja ehdokastieto nykyään on ja kuka sitä päivittää. Usein paljastuu, että sama tieto on kolmessa paikassa eri versioina.

2. Vaiheiden ja kenttien määrittely. Sovitaan myynnin ja rekrytoinnin vaiheet, niiden kriteerit sekä pakolliset ja kielletyt kentät tietosuojan näkökulmasta.

3. Tietojen siivous ja siirto. Duplikaatit yhdistetään, vanhentuneet tiedot poistetaan säilytyssääntöjen mukaisesti ja säilytettävät profiilit tuodaan rakenteisena.

4. Automaatioiden rakentaminen. Vasta kun tieto on yhtenäistä, rakennetaan muistutukset, tilasiirrot ja viestipohjat. Käytännön ideoita löytyy artikkelista automaation hyödyntämisestä ajan säästämiseksi.

5. Mittaaminen ja korjaaminen. Ensimmäisten kuukausien aikana seurataan vaiheiden välisiä konversioita ja korjataan määrittelyjä, jos jokin vaihe osoittautuu tulkinnanvaraiseksi.

Näkökulmamme: putki on toimiston liiketoimintamalli, ei vain työkalu

Kehitämme Recruitifyta nimenomaan IT-rekrytointitoimistoille, suorahakukonsulteille ja IT-henkilöstövuokraajille, ja näemme jatkuvasti saman ilmiön: kasvun pullonkaula ei ole osaajien puute, vaan tiedon pirstoutuminen. Kun myynti elää yhdessä työkalussa, rekrytointi toisessa ja konsulttien sopimukset kolmannessa, toimisto tarvitsee lisää ihmisiä pelkästään tiedon siirtämiseen. Siksi olemme rakentaneet ATS:n, myynnin CRM:n ja Body Leasing -hallinnan yhdeksi alustaksi, jossa ensimmäinen liidikontakti, ehdokkaiden luokittelu ja lopullinen B2B-sopimus ovat saman ketjun osia.

Omasta kokemuksestamme suurin arvo syntyy toimiston olemassa olevasta tietokannasta. Kun profiilit on indeksoitu niin, että järjestelmä ymmärtää teknologiaosaamisen väliset yhteydet eikä pelkkiä avainsanoja, aiemmin kadonneet ehdokkaat palaavat käyttöön, ja riippuvuus kalliista ulkoisista lisensseistä vähenee. Tavoitteemme on, että hallinnollinen työ vähenee jopa 70 %, jotta rekrytoijan aika kohdistuu siihen, mitä järjestelmä ei voi tehdä: luottamuksen rakentamiseen asiakkaan ja ehdokkaan kanssa.

Pidämme yhtä tärkeänä, että tekoäly pysyy avustajana. Sopivuusarvio prosentteina on hyödyllinen lähtökohta, mutta päätöksen tekee aina ihminen, ja perusteiden on oltava näkyvissä.

- Recruitify Team

Yhdistetty pipeline Recruitifyssa

Recruitifyssa myyntiputki ja kandidaattiputki ovat samassa näkymässä. AI CV Parser rakentaa PDF-, DOCX-, skannaus- tai kuvatiedostosta rakenteisen profiilin kolmessa sekunnissa ja tunnistaa duplikaatit, Contextual Matching AI tuottaa lyhytlistat prosentuaalisella sopivuusarviolla, Blind CV AI luo anonymisoidut asiakasesittelyt ja X-RAY Search -työkalu muodostaa Boolean-hakulausekkeet yhdellä napsautuksella. Myynnin puolella B2B-myyntimahdollisuuksien seuranta ja sopimushallinta ja henkilöstövuokraus jatkavat samaa ketjua. Starter-paketti alkaen 52 € kuukaudessa käyttäjää kohden, Agency-paketti alkaen 64 € kuukaudessa käyttäjää kohden, ja Enterprise-paketin hinta sovitaan erikseen. Paketit ja niiden sisällöt löytyvät hinnastosivulta.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä pipeline tarkoittaa suomeksi?

Pipeline tarkoittaa suomeksi putkea tai putkistoa. Liiketoiminnassa sillä kuvataan vaiheittaista prosessia, kuten myyntiputkea liidistä kauppaan tai rekrytointiputkea hakemuksesta valintaan. Yhdistetty pipeline tarkoittaa, että nämä putket toimivat samassa järjestelmässä.

Miten yhdistetty pipeline eroaa integroidusta ATS:stä ja CRM:stä?

Integraatiossa kaksi erillistä järjestelmää vaihtaa tietoja keskenään, ja tiedot voivat erkaantua, jos synkronointi katkeaa tai osa toimenpiteistä kirjataan käsin. Yhdistetyssä pipelinessa asiakas, toimeksianto ja ehdokas ovat saman tietomallin tietueita, joten erillistä synkronointia ei tarvita. Tämä helpottaa myös raportointia ja tietosuojapyyntöjen käsittelyä.

Sopiiko yhdistetty pipeline yrityksen omalle HR-osastolle?

Sopii, vaikka hyöty on suurin toimistoille, jotka myyvät rekrytointia tai konsultointia asiakkaille. HR-osastolla myyntiputken roolin ottavat sisäiset tilaajat eli esihenkilöt, joiden tarpeet ja palaute kulkevat samassa järjestelmässä kuin ehdokkaat.

Saako tekoäly karsia ehdokkaita automaattisesti?

EU:n tekoälyasetus luokittelee rekrytoinnissa käytettävät tekoälyjärjestelmät suuririskisiksi ja edellyttää niiltä ihmisen valvontaa. Vastuullinen käytäntö on, että tekoäly järjestää ja perustelee, mutta rekrytoija tekee päätöksen ja kirjaa sen. Jos suunnittelette automaattisia karsintasääntöjä, ne kannattaa arvioida tietosuojavastaavan kanssa ennen käyttöönottoa.

Kuinka nopeasti yhdistettyyn pipelineen voi siirtyä?

Aikataulu riippuu ennen kaikkea siirrettävän tiedon määrästä ja laadusta. Kun vaiheet ja kentät on määritelty ja duplikaatit siivottu ennen siirtoa, käyttöönotto etenee huomattavasti sujuvammin kuin silloin, kun vanhat taulukot siirretään sellaisenaan.

Lähteet

• Cixon: Recruiting, ATS ja CRM

• Työsuojeluhallinto: Yksityisyyden suoja

• Työsuojeluhallinto: Promoting equality

• Työsuojeluhallinto: Data preservation

• EUR-Lex: Asetus (EU) 2024/1689 tekoälystä

Suositukset

• Talent pipeline rakentaminen: 6-askelta toimivaan malliin

• Arkusjoista automaatioon: miten rekrytointitoimisto tehosti prosessejaan ja sai hallinnan kandidaattitietokantaansa Recruitifyn avulla.

• Rekrytointitoimiston CRM: Koska asiakas on avainosa työllistämisprosessia

• 2–4 viikon malli rekrytointiin: rekrytointiprosessin vaiheet työnantajille ja ATS/CRM