🔥

Kontrakting

Sprawdź nowy moduł zarządzania kontraktorami

🔥

Kontrakting

Sprawdź nowy moduł zarządzania kontraktorami

🔥

Kontrakting

Sprawdź nowy moduł zarządzania kontraktorami

🔥

Kontrakting

Sprawdź nowy moduł zarządzania kontraktorami

Blog

Contracting: Kiedy kandydat, klient, kontrakt i dokumenty muszą być w jednym miejscu

moduł kontraktingu

Zaktualizowano:

Contracting: Kiedy kandydat, klient, kontrakt i dokumenty muszą być w jednym miejscu

Nowości

Iwo Paliszewski

Iwo Paliszewski

Contracting w rekrutacji: Dlaczego zatrudnienie to dopiero początek procesu?

Rekrutacja nie zawsze kończy się w momencie zatrudnienia.

W przypadku rekrutacji stałych (permanent hiring) proces zazwyczaj ma bardzo jasny punkt końcowy. Kandydat przyjmuje ofertę, dołącza do firmy, a projekt rekrutacyjny w systemie zostaje odhaczony jako „zakończony”. Mogą pojawić się jeszcze drobne działania onboardingowe lub wiadomości follow-up, ale z perspektywy agencji – główny proces delivery osiągnął swój cel.

Z contractingiem jest zupełnie inaczej.

Kiedy kontraktor (konsultant zewnętrzny) zaczyna pracę dla klienta, relacja wcale się nie zamyka. Ona wkracza w zupełnie nową fazę. Pojawia się kontrakt, którym trzeba zarządzać, data rozpoczęcia i zakończenia do stałego monitorowania, warunki handlowe do śledzenia, stosy dokumentów do zebrania, przedłużenia (extensions) do omówienia oraz ciągła komunikacja pomiędzy kontraktorem, klientem a agencją.

Rekruter mógł znaleźć właściwą osobę, ale operacyjnie rzecz biorąc – praca po prostu zmieniła swoją formę.

Właśnie dlatego contracting nie może być sprawnie zarządzany jako luźny zbiór niepowiązanych profili kandydatów, teczek klientów, Exceli, folderów na dysku i przypomnień w kalendarzu. Kandydat, klient, przypisanie do projektu (assignment), kontrakt i kluczowe dokumenty – to wszystko opisuje jedną, nierozerwalną relację komercyjną. I te wszystkie elementy muszą pozostać ze sobą połączone.

Contracting tworzy zupełnie inny rodzaj procesu rekrutacyjnego

Tradycyjne systemy rekrutacyjne (ATS) są zazwyczaj zaprojektowane wokół etapów rekrutacji. Kandydat aplikuje, przechodzi przez screening i wywiady, dostaje ofertę, a na końcu zostaje zatrudniony lub odrzucony. Celem systemu jest pomoc rekruterom w przepychaniu ludzi przez ten lejek i zachowaniu pełnej widoczności procesu.

Ten model doskonale sprawdza się przy rekrutacjach stałych. Ale contracting wprowadza kolejną, grubą warstwę operacyjną.

Kiedy kontraktor startuje z projektem, agencja nadal musi zarządzać tym, co dzieje się dalej. Projekt może trwać trzy miesiące, pół roku albo kilka lat. Klient może przedłużyć współpracę, zmienić zakres obowiązków lub poprosić o kolejnego konsultanta. Kontraktor może zostać przerzucony na inny projekt u tego samego klienta. Warunki handlowe mogą zostać renegocjowane. Dokumenty mogą wymagać odnowienia, aktualizacji lub podmiany.

Daty rozpoczęcia, daty zakończenia, okresy wypowiedzenia, stawki dzienne (day rates), zakresy odpowiedzialności, referencje do fakturowania i szanse na przedłużenie – to wszystko wymaga nieustannej uwagi przez cały cykl życia projektu.

Zatrudnienie przestaje być wyłącznie ostatecznym wynikiem. Staje się aktywną relacją, którą trzeba zarządzać w czasie.

Oznacza to, że system musi rozumieć coś znacznie więcej niż to, „kto został zatrudniony”. Musi wiedzieć, gdzie dany kontraktor aktualnie pracuje, dla którego klienta, na jakich warunkach, jak długo to jeszcze potrwa i co dokładnie musi się wydarzyć za chwilę.

Problem zaczyna się, gdy każdy element relacji żyje w innym miejscu

W wielu agencjach informacje o contractingu są drastycznie rozproszone po kilku różnych narzędziach. Profil kandydata tkwi w systemie ATS. Informacje o kliencie żyją w CRM-ie. Daty i stawki kontraktów klei się w arkuszu kalkulacyjnym. Podpisane umowy lądują na współdzielonym dysku. Ważne deadline’y migają komuś w osobistym kalendarzu. Dyskusje o przedłużeniach kontraktu toną w wątkach mailowych, a detale do faktur są ręcznie, z partyzanta przepisywane do działu finansów.

Każdy z tych elementów może wydawać się „do ogarnięcia” w pojedynkę. Problem staje się brutalnie widoczny, gdy zespół musi szybko zrozumieć całość relacji.

  • Rekruter patrzący na profil kandydata może nie widzieć od razu, w jakim projekcie ta osoba obecnie uczestniczy.

  • Account Manager przygotowujący się do rozmowy z klientem może nie mieć pojęcia, które z kontraktów lada chwila dobiegają końca.

  • Specjalista ds. operacji może musieć przeryć kilka folderów, by potwierdzić kompletność dokumentacji.

  • Zarząd może mieć potężny problem ze zrozumieniem, ilu aktywnych kontraktorów obecnie pracuje, którzy klienci generują najwyższy przychód i ile kluczowych projektów zakończy się w nadchodzących miesiącach.

Dane istnieją, ale cały ich kontekst jest brutalnie pofragmentowany. W efekcie każda odpowiedź na głupie pytanie wymaga dodatkowego „przeklikiwania” się. Ktoś musi otworzyć ATS, znaleźć właściwy plik Excela, przekopać maile i potwierdzić, czy dane są jeszcze aktualne.

Cały proces staje się zakładnikiem indywidualnej pamięci i osobistych metod pracy pojedynczych osób. A to jedno z największych ryzyk operacyjnych w rosnącym biznesie contractingowym.

Kontraktor jest połączony z czymś więcej niż tylko jednym rekordem

Kontraktor to nie jest po prostu „kolejny kandydat w bazie”. Jest nierozerwalnie połączony z klientem, osobą kontaktową, konkretnym projektem, procesem rekrutacyjnym, warunkami komercyjnymi, dokumentami, datami, historią komunikacji i – potencjalnie – kilkoma wewnętrznymi właścicielami w agencji (owners).

Różne działy agencji w różnym czasie potrzebują zupełnie innych wycinków tych informacji.

  • Rekruter musi rozumieć doświadczenie, umiejętności, oczekiwania, dostępność i historię poprzednich projektów kontraktora.

  • Account Manager musi widzieć całą relację z klientem, czas trwania umowy, wynegocjowane warunki, potencjał na przedłużenie i wszelkie otwarte rozmowy handlowe.

  • Dział Operacji musi wiedzieć, czy dokumentacja prawna jest spięta na ostatni guzik i czy nie zbliżają się żadne formalne deadline'y.

  • Zarząd (Management) potrzebuje pełnej widoczności aktywnych projektów, zbliżających się dat wygaśnięcia umów, koncentracji na kluczowych klientach i projekcji przyszłych przychodów.

To nie są oddzielne ścieżki pracy. To po prostu różne perspektywy tej samej relacji. Gdy te informacje są ze sobą połączone, rekrutacja, sprzedaż, account management i operacje mogą czerpać z jednego, tego samego źródła prawdy. Gdy są pofragmentowane – każdy dział tworzy sobie własną, alternatywną wersję rzeczywistości.

Daty kontraktów nie mogą polegać na ludzkiej pamięci

Data zakończenia kontraktu to nie jest zwykłe pole administracyjne do odhaczenia. To potężny sygnał operacyjny i biznesowy.

Jeśli dany projekt kończy się za sześć tygodni, trzeba podjąć decyzje. Klient może chcieć przedłużyć współpracę. Stawka lub zakres projektu mogą wymagać twardych renegocjacji. Kontraktor może potrzebować zupełnie nowego zlecenia. Dokumenty mogą wymagać aneksowania. Konieczne może być znalezienie zastępstwa. Dział finansów musi przygotować się na zmiany w cyklu rozliczeniowym.

Im szybciej zespół zauważy zbliżającą się datę, z tym większą liczbą asów w rękawie wchodzi do gry. Jeśli ta informacja pojawia się za późno, cała firma działa wyłącznie reaktywnie. Klient może już podjąć decyzję o zakończeniu wsparcia. Kontraktor mógł przyjąć ofertę od kogoś innego. Rekruter ma zbyt mało czasu, by rzetelnie przygotować zastępstwo. Przychód cicho wyparowuje z lejka finansowego tylko dlatego, że nikt nie rozpoczął rozmów o przedłużeniu odpowiednio wcześnie.

Dlatego monitorowanie kontraktów powinno być rdzenną częścią samego workflow, a nie dodatkowym zadaniem, o którym przypominają karteczki przyklejone do monitora.

System powinien jasno oświetlać zbliżające się daty, ułatwiać przypisywanie odpowiedzialności i alarmować odpowiednie osoby, zanim sytuacja zrobi się naprawdę nerwowa. Dobrze zaprojektowany proces contractingu nie czeka bezczynnie, aż umowa wygaśnie, by zapytać: „I co teraz robimy?”. On tworzy czas, by móc mądrze działać.

Dokumenty potrzebują kontekstu, a nie tylko magazynu

Zarządzanie dokumentacją to kolejny obszar, gdzie contracting potrafi niesamowicie utrudnić życie. W zależności od modelu, agencja musi panować nad umowami ramowymi z klientami (MSA), umowami z kontraktorami (B2B), zamówieniami na poszczególne zlecenia (Statements of Work / SoW), aneksami, certyfikatami technicznymi, zgodami compliance, akceptacjami stawek roboczogodzin, skanami dokumentów i całą masą innych plików spiętych z danym projektem.

Samo zrzucanie ich do jednego folderu w chmurze to za mało.

Zespół musi błyskawicznie widzieć, z jakim dokładnie kontraktorem, klientem, projektem i kontraktem powiązany jest dany plik. Musi być absolutnie jasne, która wersja jest ostateczna, czy czegokolwiek brakuje i czy któryś z certyfikatów lada chwila traci ważność.

Bez tego głębokiego kontekstu, firmowy dysk z umowami staje się kolejnym martwym archiwum. Pliki niby fizycznie tam są, ale ich odnalezienie i zinterpretowanie wciąż wymaga uciążliwej pracy ręcznej.

Gdy dokumenty są twardo połączone z odpowiednim kontraktem i zleceniem, stają się integralną częścią procesu operacyjnego. Rekruter otwiera kartę kontraktora i od razu rozumie status formalny, bez konieczności pytania kogokolwiek. Account Manager widzi pełen kontekst prawno-biznesowy danego klienta. Dział Operacji na jednym ekranie widzi kontrolki brakującej dokumentacji.

Celem systemu nigdy nie powinno być tworzenie dodatkowej biurokracji. Celem jest całkowite wyeliminowanie administracji wymuszonej przez niepołączone, rozrzucone informacje.

Contracting to potężny element zarządzania relacjami (CRM)

Rekrutacja kontraktowa to nie tylko obsługa samych konsultantów. To absolutnie kluczowe narzędzie do głębokiego rozwoju relacji z klientami.

Aktywny kontraktor na pokładzie daje agencji ciągły, namacalny dostęp do wewnątrz organizacji klienta. W trakcie trwania projektu agencja zdobywa bezcenny wgląd w tempo wzrostu zespołów, zbliżające się wdrożenia technologiczne, luki kompetencyjne, zmieniane priorytety i nadchodzący popyt rynkowy.

Przedłużenie kontraktu zawsze bywa świetną, nową szansą komercyjną. Jedno udane zatrudnienie (placement) często pociąga za sobą domina kolejnych zleceń. Kontraktor, którego projekt dobiega końca, to naturalny sygnał, że klient może potrzebować zastępstwa, przerzucenia specjalisty do innego działu lub szerszej, szczerej rozmowy o przyszłości biznesu.

Te genialne sygnały najczęściej wypływają z działań stricte operacyjnych (delivery), a rzadko podczas formalnych, umówionych „rozmów sprzedażowych”. Właśnie dlatego contracting i system klasy CRM nie mogą operować w dwóch równoległych rzeczywistościach.

Profil klienta musi pokazywać znacznie więcej niż tylko adres biura i otwarte szanse sprzedażowe w lejku. Musi dawać błyskawiczną widoczność aktywnych zleceń, historycznych „placements”, przypisanych kontraktorów, okresów obowiązywania umów, całej historii współpracy i krytycznych, nadchodzących dat końcowych.

Delivery naturalnie generuje potężne szanse handlowe. Zintegrowany system pomaga agencji błyskawicznie je zauważyć i skapitalizować.

Relacja z kontraktorem również wymaga ciągłości

Kontraktorzy często obsługiwani są w zupełnie inny sposób niż pracownicy na kontraktach stałych, ale waga i jakość samej relacji z nimi nie traci tu ani odrobiny na znaczeniu.

Przed startem zlecenia kontraktor potrzebuje krystalicznie czystej komunikacji dotyczącej wymagań sprzętowych, obiegu dokumentów, daty rozpoczęcia, procedur raportowania czasu pracy i tego, do kogo ma kierować poszczególne pytania. W trakcie projektu agencja musi badać satysfakcję (NPS), gasić pożary organizacyjne, rozmawiać o przedłużeniach lub pytać o powrót na rynek. Komunikacja nie może nagle wygasnąć tylko dlatego, że człowiek pojawił się na projekcie klienta i włączył Teamsy.

Zakończenie projektu jest dokładnie tak samo krytyczne. Kontraktor schodzący ze zlecenia nie może po prostu wpaść z powrotem do bazy kandydatów z przypiętą łatką, jakby nigdy nic się nie wydarzyło. Jego bogata historia w projekcie, relacje zdobyte u konkretnego klienta, sprawdzony performance, nowe skille techniczne nabyte w boju, uaktualnione oczekiwania co do stawki dziennej i ramy nowej dostępności rynkowej – czynią go nieprawdopodobnie cennym nabytkiem przy kolejnych rekrutacjach.

Dlatego mądrze poukładany proces contractingu wzmacnia oba fronty: bieżące realizacje i przyszłe rekrutacje. Każdy zakończony projekt powiększa twardą wiedzę agencji o tym człowieku. Jeśli zarchiwizujesz i ochronisz ten kontekst, jego kolejne zatrudnienie będzie błyskawiczne i niebywale trafne. Jeśli to zgubisz, zespół po raz kolejny rozpocznie wyścig w oparciu o wadliwe, zdezaktualizowane dane.

Dlaczego arkusze kalkulacyjne robią się niebezpieczne przy skalowaniu

Arkusz Excel może spokojnie działać, gdy agencja zarządza garstką kontraktorów. Problem wybucha w twarz dokładnie w momencie, gdy biznes zaczyna gwałtownie rosnąć.

Więcej projektów oznacza więcej dat do pilnowania, dziesiątki nowych umów B2B i NDA do weryfikacji, skomplikowane drabinki stawek do śledzenia i dziesiątki relacji do podtrzymania na najwyższym poziomie. Różni pracownicy zaczynają aktualizować w tym samym czasie różne wersje plików. Wkrada się chaos, pomyłki i niespójne notatki. Dane kopiowane są „z palca” z jednego systemu do drugiego. Ważne komórki pozostają puste, bo nikt w firmie już nie pamięta, kto jest ostatecznie ownerem danej wartości.

Excel może i na oko wciąż wygląda elegancko i jest dobrze sformatowany, ale cały proces wokół niego zaczyna niebezpiecznie balansować na linie ludzkiej dyscypliny i pamięci. A to generuje namacalne ryzyka biznesowe: Przeoczysz end-date kończącej się umowy. Nie zaktualizujesz na czas zmienionej stawki roboczogodziny. Certyfikat wyląduje w błędnym, chmurowym folderze. Ktoś wyśle do klienta pismo na bazie zdezaktualizowanej zakładki z pliku. Zarząd spędzi dwa dni na kompilowaniu raportu kwartalnego, bo każda liczba musi być ręcznie uwiarygodniona przez handlowców.

Rosnąca, potężna agencja contractingowa potrzebuje absolutnie czegoś więcej niż płaskiej, scrollowanej listy z aktywnymi projektami w tabeli przestawnej. Potrzebuje zintegrowanych rekordów, jednoznacznego ownershipu, zautomatyzowanych przypomnień, chronologii zdarzeń i elitarnej analityki. Zespół musi mieć swobodę błyskawicznego przechodzenia od okna kontraktora wprost do karty klienta, zlecenia, dokumentacji finansowej i wywiadu komercyjnego, bez każdorazowego układania tych puzzli w myślach.

Pytanie brzmi bowiem nie: „Czy arkusz kalkulacyjny pomieści nasze dane?” (bo pomieści). Prawdziwe pytanie brzmi: „Czy utrzyma w ryzach nasz proces przy gwałtownym skalowaniu biznesu?”

Czym dokładnie powinien zarządzać mądry moduł Contractingowy

Użyteczny moduł do zarządzania contractingiem musi wziąć w jeden nierozerwalny uścisk wszystkie rdzenne filary przypisania (assignment) i zaprezentować je wyraźnie w jednym miejscu.

Zespół musi widzieć na tacy kontraktora, klienta, konkretne stanowisko u klienta, status umowy prawnej, daty start/end, wynegocjowane warunki ramowe, referencje fakturowe, przypiętą paczkę dokumentacji, konkretnych menedżerów odpowiedzialnych wewnątrz agencji oraz kalendarz kolejnych kroków akcji.

Taki moduł musi również od ręki odpowiadać na szalenie operacyjne pytania:

  • Które umowy dobiegają końca w przeciągu najbliższych 30 dni?

  • Którzy nasi świetni specjaliści „uwolnią się” na rynek w przyszłym kwartale?

  • Które projekty mają największy potencjał komercyjny na natychmiastowe przedłużenie?

  • Którzy klienci outsourcują u nas największą flotę specjalistów?

  • Gdzie do jasnej cholery brakuje wpiętych w akta dokumentów z podpisem zaufanym?

  • Jakie są dokładne uwarunkowania rozliczeń tego jednego, konkretnego kontraktu B2B?

  • Kto z Account Managerów dzierży na sobie pełną odpowiedzialność za następny krok w danym projekcie?

Wartość takiego narzędzia wcale nie polega na utworzeniu po prostu kolejnej, nudnej bazy danych do przewijania. Wartość to ostateczne wymazanie konieczności ręcznego rekonstruowania obrazu sytuacji za każdym razem, gdy padnie najmniejsze z tych pytań.

Ta sama pętla informacji napędza potężne raportowanie na sam szczyt firmy. Management może na bieżąco kontrolować armię aktywnych konsultantów, prognozy przychodów oparte o zgaszone kontrakty, zaangażowanie klientów i długofalowy rozwój całej dywizji Body Leasingu.

Gdy operacyjna codzienność zostanie w końcu ustrukturyzowana, staje się doskonałym, merytorycznym podwoziem dla krytycznych, strategicznych decyzji zarządczych.

Dlaczego wbudowaliśmy Contracting do samego jądra Recruitify

Decyzja o wpięciu w pełni rozwiniętej funkcjonalności contractingowej bezpośrednio w tkankę Recruitify nie była przypadkiem. Agencje rekrutacyjne coraz częściej i coraz mocniej potrzebują platformy zarządzającej czymś więcej niż tylko rurociągiem nowych CV w lejku rekrutacyjnym.

Ogromna część agencji swobodnie miksuje dziś modele rekrutacji stałych (Permanent) z czystym contractingiem, body leasingiem (B2B), outsourcingiem eksperckim, czy dostarczaniem ludzi w rozliczeniach na bazie Time & Material. W tych modelach biznesowych relacja z rynkiem absolutnie nie zrywa się z momentem wystawienia pierwszej faktury za znalezienie kandydata (success fee). Kontraktor wchodzi do zespołu, relacja z klientem pędzi dalej z pełną mocą, parametry handlowe pozostają niezwykle aktywne i żywe w Excelu, a wewnętrzny zespół agencji musi dumnie i czujnie nawigować tym wszystkim przez kolejne długie miesiące czy lata projektu.

Właśnie dlatego contracting nigdy nie powinien operować z pozycji samotnego arkusza Excel ukrytego na dysku, lub smutnej bazy na zapleczu (back-office), brutalnie odciętej od gorącego świata rekrutacji (delivery) i sprzedaży (sales).

W Recruitify rekord Kontraktu jest spoiwem – skleja danego eksperta z konkretnym klientem, konkretnym projektem i szerszym, długoterminowym planem komercyjnym. Zespół widzi na wyciągnięcie kliknięcia myszką status samej umowy, daty rozpoczęcia i zaplanowanego zamknięcia, zabetonowane ustalenia co do stawek godzinowych lub ryczałtu, niezbędne referencje do wystawienia faktury z systemów księgowych, osoby przypisane w agencji, podpięte, niezbędne załączniki prawne oraz całą masę informacji krytycznych z perspektywy mądrego poprowadzenia współpracy.

Zamiast po detektywistycznym nitkowaniu po profilach kandydatów, folderach i wciąż niezamkniętych, krzyczących na czerwono okienkach mailowych w tle, żeby zrozumieć prostą rzecz, użytkownicy otwierają konkretny, lśniący rekord Kontraktu i w mikrosekundzie pojmują kto, dla kogo, za ile, i do kiedy tak naprawdę robi tam dobrą robotę.

Ten dedykowany moduł nieustannie chroni zespoły przed tym, by data wygaśnięcia świetnego projektu nie wybuchła im niespodziewanie w twarz. Headhunterzy z rynków i Account Managerowie operujący przy klientach dostają do dyspozycji realny, luksusowy czas, by omówić ewentualne warianty przedłużenia umowy, odpowiednio podgrzać nastroje eksperta, przygotowując go mentalnie do zmiany zlecenia na inny priorytet technologiczny, i zabezpieczyć w spokoju kwestie formalnej papierologii.

Całe przypisanie Assignmentu utrzymuje twarde linki i relacje w bazie z profilem, byłą historią eksperta, klientem firmowym oraz wytypowanymi, dedykowanymi osobami zarządzającymi.

Oznacza to, że kontrakt nie staje się nudnym, oderwanym od życia wpisem administracyjnym dla księgowej. Staje się bijącym sercem pełnej operacyjnej relacji biznesowej, którą zarządzasz wygodnie wprost z kokpitu Recruitify.

Recruitify z premedytacją łączy Kandydatów, Klientów, Kontakty rynkowe, Projekty Rekrutacyjne z krwi i kości, Pule Sukcesów (Placements), Umowy B2B, Terminy i kalendarze, twarde repozytorium Dokumentacji prawnej, codzienne zarządzanie Taskami operacyjnymi, Historię komunikacji wielokanałowej oraz drapieżny wywiad Handlowy (Sales Context) w jeden potężny system-organizm. Działy Talent Acquisition, działy zarządzania kluczowymi klientami, ramię Operations oraz kadra zarządcza C-Level potrafią mądrze i bez zgrzytów poruszać się i opierać decyzje biznesowe dokładnie w oparciu o to samo, żywe źródło danych.

Celem nadrzędnym całego tego ekosystemu nie było zmuszenie handlowców i twardych delivery rekruterów do zostania nudnymi, bezdusznymi administratorami plików Word. Celem było wyposażyć nowoczesną Agencję w brutalną wręcz strukturyzację i żelazną widoczność procesów, i to na tyle gęstą, by mogła ona brać udział i nawigować we wszystkich wieloletnich zleceniach, nie gubiąc po drodze żadnego, cennego centa ze złotego przychodu rozrzuconego zazwyczaj gdzieś bezpowrotnie w chmurze plików.

Ponieważ profesjonalny Contracting absolutnie nie jest oddzielonym od reszty życia, nudnym procesem księgowym dla back-office'u. Rozpoczyna się dokładnie od morderczej walki w samej rekrutacji, czerpie mądrze pełnymi garściami po drodze przy zarządzaniu dostarczaniem projektu, a po drodze wytwarza potężny potok genialnych możliwości na masowe przedłużenia kontraktów handlowych, podwójne odsprzedaże ekspertów i rewelacyjnie napędza wieloletnią kooperację opartą na autentycznym zaufaniu.

Jedna relacja. Jedna mądra widoczność w systemie

Kandydat techniczny. Klient biznesowy. Dokument kontraktowy. Podpisane załączniki i protokoły godzin. To wcale nie są abstrakcyjne i niepołączone byty cyfrowe tkwiące na dysku C.

Oni wszyscy opisują Twoją jedną i tę samą twardą relację opartą o przychód biznesowy.

Gdy fragmenty tej prawdy porozrzucasz i pochowasz na dyskach, serwerach czy kalendarzach – Twój zespół po każdym jednym kliknięciu, niczym w kiepskiej grze planszowej, powraca do żmudnego i męczącego spajania ich ręcznie taśmą klejącą. Jednak gdy te atomy od samego początku zarządzane są w spójnym systemie ATS/CRM, cała opowieść jest na stole od początku do samego końca.

Ta doskonała krystaliczna widoczność sprawia w konsekwencji, że biznes usług kontraktowych może się napędzać i swobodnie skalować w obojętnych na wielkość liczbach. Tnie do zera poleganie wyłącznie na chwiejnej, jednostkowej pamięci. Budzi zespoły z letargu znacznie szybciej, niż kontrakt oficjalnie wygaśnie na biurku. Wzmacnia i zespala kolosalnie twardą współpracę między potężnymi dywizjami Rekrutacji a Sprzedażą, dając szansę na fenomenalne, szybkie reinwestowanie na rynek starych kandydatów B2B oraz jeszcze mądrzejsze zagospodarowywanie na mapie zaprzyjaźnionych od lat klientów.

Świetne i mądre oprogramowanie dla branży HR absolutnie nie ma prawa wyłączać się w tym momencie, gdy mrugający znacznik statusu zmieni się na "Hired", a wyczekiwany od dawna konsultant siada przy swoim biurku projektowym.

Dla topowych Agencji zajmujących się Contractingiem – dokładnie w tamtym ułamku sekundy, startuje tak naprawdę cała właściwa rozgrywka o marżę.

A ta gra z rynku, domaga się absolutnie od Was, na starcie równie twardej, bezkompromisowej struktury i gładkiego, w pełni naoliwionego narzędziowego systemu co sam brutalny lejek pozyskiwania i wyselekcjonowania kandydatów, który ten wspaniały i rentowny moment operacyjny wcześniej doprowadził i skutecznie zapoczątkował.

Aktualizacje i nowości

Bądź na bieżąco z najnowszymi innowacjami, funkcjami i wskazówkami dotyczącymi Recruitify!

Imię
E-mail

Podając swój adres e-mail w ramach formularza zapisu na newsletter wyrażasz zgodę na jego przetwarzanie w celu przesyłania informacji marketingowych dotyczących produktów i usług Administratora. Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w powyższym celu jest Recruitify Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KRS 0000709889). Więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych osobowych i praw osób, których dane dotyczą znajdziesz w dokumencie Polityka prywatności.

Udostępnij

Opublikowane

Kategoria

ATS

Autor

Iwo Paliszewski

moduł kontraktingu

Zaktualizowano:

Contracting: Kiedy kandydat, klient, kontrakt i dokumenty muszą być w jednym miejscu

Nowości

Iwo Paliszewski

Iwo Paliszewski

Contracting w rekrutacji: Dlaczego zatrudnienie to dopiero początek procesu?

Rekrutacja nie zawsze kończy się w momencie zatrudnienia.

W przypadku rekrutacji stałych (permanent hiring) proces zazwyczaj ma bardzo jasny punkt końcowy. Kandydat przyjmuje ofertę, dołącza do firmy, a projekt rekrutacyjny w systemie zostaje odhaczony jako „zakończony”. Mogą pojawić się jeszcze drobne działania onboardingowe lub wiadomości follow-up, ale z perspektywy agencji – główny proces delivery osiągnął swój cel.

Z contractingiem jest zupełnie inaczej.

Kiedy kontraktor (konsultant zewnętrzny) zaczyna pracę dla klienta, relacja wcale się nie zamyka. Ona wkracza w zupełnie nową fazę. Pojawia się kontrakt, którym trzeba zarządzać, data rozpoczęcia i zakończenia do stałego monitorowania, warunki handlowe do śledzenia, stosy dokumentów do zebrania, przedłużenia (extensions) do omówienia oraz ciągła komunikacja pomiędzy kontraktorem, klientem a agencją.

Rekruter mógł znaleźć właściwą osobę, ale operacyjnie rzecz biorąc – praca po prostu zmieniła swoją formę.

Właśnie dlatego contracting nie może być sprawnie zarządzany jako luźny zbiór niepowiązanych profili kandydatów, teczek klientów, Exceli, folderów na dysku i przypomnień w kalendarzu. Kandydat, klient, przypisanie do projektu (assignment), kontrakt i kluczowe dokumenty – to wszystko opisuje jedną, nierozerwalną relację komercyjną. I te wszystkie elementy muszą pozostać ze sobą połączone.

Contracting tworzy zupełnie inny rodzaj procesu rekrutacyjnego

Tradycyjne systemy rekrutacyjne (ATS) są zazwyczaj zaprojektowane wokół etapów rekrutacji. Kandydat aplikuje, przechodzi przez screening i wywiady, dostaje ofertę, a na końcu zostaje zatrudniony lub odrzucony. Celem systemu jest pomoc rekruterom w przepychaniu ludzi przez ten lejek i zachowaniu pełnej widoczności procesu.

Ten model doskonale sprawdza się przy rekrutacjach stałych. Ale contracting wprowadza kolejną, grubą warstwę operacyjną.

Kiedy kontraktor startuje z projektem, agencja nadal musi zarządzać tym, co dzieje się dalej. Projekt może trwać trzy miesiące, pół roku albo kilka lat. Klient może przedłużyć współpracę, zmienić zakres obowiązków lub poprosić o kolejnego konsultanta. Kontraktor może zostać przerzucony na inny projekt u tego samego klienta. Warunki handlowe mogą zostać renegocjowane. Dokumenty mogą wymagać odnowienia, aktualizacji lub podmiany.

Daty rozpoczęcia, daty zakończenia, okresy wypowiedzenia, stawki dzienne (day rates), zakresy odpowiedzialności, referencje do fakturowania i szanse na przedłużenie – to wszystko wymaga nieustannej uwagi przez cały cykl życia projektu.

Zatrudnienie przestaje być wyłącznie ostatecznym wynikiem. Staje się aktywną relacją, którą trzeba zarządzać w czasie.

Oznacza to, że system musi rozumieć coś znacznie więcej niż to, „kto został zatrudniony”. Musi wiedzieć, gdzie dany kontraktor aktualnie pracuje, dla którego klienta, na jakich warunkach, jak długo to jeszcze potrwa i co dokładnie musi się wydarzyć za chwilę.

Problem zaczyna się, gdy każdy element relacji żyje w innym miejscu

W wielu agencjach informacje o contractingu są drastycznie rozproszone po kilku różnych narzędziach. Profil kandydata tkwi w systemie ATS. Informacje o kliencie żyją w CRM-ie. Daty i stawki kontraktów klei się w arkuszu kalkulacyjnym. Podpisane umowy lądują na współdzielonym dysku. Ważne deadline’y migają komuś w osobistym kalendarzu. Dyskusje o przedłużeniach kontraktu toną w wątkach mailowych, a detale do faktur są ręcznie, z partyzanta przepisywane do działu finansów.

Każdy z tych elementów może wydawać się „do ogarnięcia” w pojedynkę. Problem staje się brutalnie widoczny, gdy zespół musi szybko zrozumieć całość relacji.

  • Rekruter patrzący na profil kandydata może nie widzieć od razu, w jakim projekcie ta osoba obecnie uczestniczy.

  • Account Manager przygotowujący się do rozmowy z klientem może nie mieć pojęcia, które z kontraktów lada chwila dobiegają końca.

  • Specjalista ds. operacji może musieć przeryć kilka folderów, by potwierdzić kompletność dokumentacji.

  • Zarząd może mieć potężny problem ze zrozumieniem, ilu aktywnych kontraktorów obecnie pracuje, którzy klienci generują najwyższy przychód i ile kluczowych projektów zakończy się w nadchodzących miesiącach.

Dane istnieją, ale cały ich kontekst jest brutalnie pofragmentowany. W efekcie każda odpowiedź na głupie pytanie wymaga dodatkowego „przeklikiwania” się. Ktoś musi otworzyć ATS, znaleźć właściwy plik Excela, przekopać maile i potwierdzić, czy dane są jeszcze aktualne.

Cały proces staje się zakładnikiem indywidualnej pamięci i osobistych metod pracy pojedynczych osób. A to jedno z największych ryzyk operacyjnych w rosnącym biznesie contractingowym.

Kontraktor jest połączony z czymś więcej niż tylko jednym rekordem

Kontraktor to nie jest po prostu „kolejny kandydat w bazie”. Jest nierozerwalnie połączony z klientem, osobą kontaktową, konkretnym projektem, procesem rekrutacyjnym, warunkami komercyjnymi, dokumentami, datami, historią komunikacji i – potencjalnie – kilkoma wewnętrznymi właścicielami w agencji (owners).

Różne działy agencji w różnym czasie potrzebują zupełnie innych wycinków tych informacji.

  • Rekruter musi rozumieć doświadczenie, umiejętności, oczekiwania, dostępność i historię poprzednich projektów kontraktora.

  • Account Manager musi widzieć całą relację z klientem, czas trwania umowy, wynegocjowane warunki, potencjał na przedłużenie i wszelkie otwarte rozmowy handlowe.

  • Dział Operacji musi wiedzieć, czy dokumentacja prawna jest spięta na ostatni guzik i czy nie zbliżają się żadne formalne deadline'y.

  • Zarząd (Management) potrzebuje pełnej widoczności aktywnych projektów, zbliżających się dat wygaśnięcia umów, koncentracji na kluczowych klientach i projekcji przyszłych przychodów.

To nie są oddzielne ścieżki pracy. To po prostu różne perspektywy tej samej relacji. Gdy te informacje są ze sobą połączone, rekrutacja, sprzedaż, account management i operacje mogą czerpać z jednego, tego samego źródła prawdy. Gdy są pofragmentowane – każdy dział tworzy sobie własną, alternatywną wersję rzeczywistości.

Daty kontraktów nie mogą polegać na ludzkiej pamięci

Data zakończenia kontraktu to nie jest zwykłe pole administracyjne do odhaczenia. To potężny sygnał operacyjny i biznesowy.

Jeśli dany projekt kończy się za sześć tygodni, trzeba podjąć decyzje. Klient może chcieć przedłużyć współpracę. Stawka lub zakres projektu mogą wymagać twardych renegocjacji. Kontraktor może potrzebować zupełnie nowego zlecenia. Dokumenty mogą wymagać aneksowania. Konieczne może być znalezienie zastępstwa. Dział finansów musi przygotować się na zmiany w cyklu rozliczeniowym.

Im szybciej zespół zauważy zbliżającą się datę, z tym większą liczbą asów w rękawie wchodzi do gry. Jeśli ta informacja pojawia się za późno, cała firma działa wyłącznie reaktywnie. Klient może już podjąć decyzję o zakończeniu wsparcia. Kontraktor mógł przyjąć ofertę od kogoś innego. Rekruter ma zbyt mało czasu, by rzetelnie przygotować zastępstwo. Przychód cicho wyparowuje z lejka finansowego tylko dlatego, że nikt nie rozpoczął rozmów o przedłużeniu odpowiednio wcześnie.

Dlatego monitorowanie kontraktów powinno być rdzenną częścią samego workflow, a nie dodatkowym zadaniem, o którym przypominają karteczki przyklejone do monitora.

System powinien jasno oświetlać zbliżające się daty, ułatwiać przypisywanie odpowiedzialności i alarmować odpowiednie osoby, zanim sytuacja zrobi się naprawdę nerwowa. Dobrze zaprojektowany proces contractingu nie czeka bezczynnie, aż umowa wygaśnie, by zapytać: „I co teraz robimy?”. On tworzy czas, by móc mądrze działać.

Dokumenty potrzebują kontekstu, a nie tylko magazynu

Zarządzanie dokumentacją to kolejny obszar, gdzie contracting potrafi niesamowicie utrudnić życie. W zależności od modelu, agencja musi panować nad umowami ramowymi z klientami (MSA), umowami z kontraktorami (B2B), zamówieniami na poszczególne zlecenia (Statements of Work / SoW), aneksami, certyfikatami technicznymi, zgodami compliance, akceptacjami stawek roboczogodzin, skanami dokumentów i całą masą innych plików spiętych z danym projektem.

Samo zrzucanie ich do jednego folderu w chmurze to za mało.

Zespół musi błyskawicznie widzieć, z jakim dokładnie kontraktorem, klientem, projektem i kontraktem powiązany jest dany plik. Musi być absolutnie jasne, która wersja jest ostateczna, czy czegokolwiek brakuje i czy któryś z certyfikatów lada chwila traci ważność.

Bez tego głębokiego kontekstu, firmowy dysk z umowami staje się kolejnym martwym archiwum. Pliki niby fizycznie tam są, ale ich odnalezienie i zinterpretowanie wciąż wymaga uciążliwej pracy ręcznej.

Gdy dokumenty są twardo połączone z odpowiednim kontraktem i zleceniem, stają się integralną częścią procesu operacyjnego. Rekruter otwiera kartę kontraktora i od razu rozumie status formalny, bez konieczności pytania kogokolwiek. Account Manager widzi pełen kontekst prawno-biznesowy danego klienta. Dział Operacji na jednym ekranie widzi kontrolki brakującej dokumentacji.

Celem systemu nigdy nie powinno być tworzenie dodatkowej biurokracji. Celem jest całkowite wyeliminowanie administracji wymuszonej przez niepołączone, rozrzucone informacje.

Contracting to potężny element zarządzania relacjami (CRM)

Rekrutacja kontraktowa to nie tylko obsługa samych konsultantów. To absolutnie kluczowe narzędzie do głębokiego rozwoju relacji z klientami.

Aktywny kontraktor na pokładzie daje agencji ciągły, namacalny dostęp do wewnątrz organizacji klienta. W trakcie trwania projektu agencja zdobywa bezcenny wgląd w tempo wzrostu zespołów, zbliżające się wdrożenia technologiczne, luki kompetencyjne, zmieniane priorytety i nadchodzący popyt rynkowy.

Przedłużenie kontraktu zawsze bywa świetną, nową szansą komercyjną. Jedno udane zatrudnienie (placement) często pociąga za sobą domina kolejnych zleceń. Kontraktor, którego projekt dobiega końca, to naturalny sygnał, że klient może potrzebować zastępstwa, przerzucenia specjalisty do innego działu lub szerszej, szczerej rozmowy o przyszłości biznesu.

Te genialne sygnały najczęściej wypływają z działań stricte operacyjnych (delivery), a rzadko podczas formalnych, umówionych „rozmów sprzedażowych”. Właśnie dlatego contracting i system klasy CRM nie mogą operować w dwóch równoległych rzeczywistościach.

Profil klienta musi pokazywać znacznie więcej niż tylko adres biura i otwarte szanse sprzedażowe w lejku. Musi dawać błyskawiczną widoczność aktywnych zleceń, historycznych „placements”, przypisanych kontraktorów, okresów obowiązywania umów, całej historii współpracy i krytycznych, nadchodzących dat końcowych.

Delivery naturalnie generuje potężne szanse handlowe. Zintegrowany system pomaga agencji błyskawicznie je zauważyć i skapitalizować.

Relacja z kontraktorem również wymaga ciągłości

Kontraktorzy często obsługiwani są w zupełnie inny sposób niż pracownicy na kontraktach stałych, ale waga i jakość samej relacji z nimi nie traci tu ani odrobiny na znaczeniu.

Przed startem zlecenia kontraktor potrzebuje krystalicznie czystej komunikacji dotyczącej wymagań sprzętowych, obiegu dokumentów, daty rozpoczęcia, procedur raportowania czasu pracy i tego, do kogo ma kierować poszczególne pytania. W trakcie projektu agencja musi badać satysfakcję (NPS), gasić pożary organizacyjne, rozmawiać o przedłużeniach lub pytać o powrót na rynek. Komunikacja nie może nagle wygasnąć tylko dlatego, że człowiek pojawił się na projekcie klienta i włączył Teamsy.

Zakończenie projektu jest dokładnie tak samo krytyczne. Kontraktor schodzący ze zlecenia nie może po prostu wpaść z powrotem do bazy kandydatów z przypiętą łatką, jakby nigdy nic się nie wydarzyło. Jego bogata historia w projekcie, relacje zdobyte u konkretnego klienta, sprawdzony performance, nowe skille techniczne nabyte w boju, uaktualnione oczekiwania co do stawki dziennej i ramy nowej dostępności rynkowej – czynią go nieprawdopodobnie cennym nabytkiem przy kolejnych rekrutacjach.

Dlatego mądrze poukładany proces contractingu wzmacnia oba fronty: bieżące realizacje i przyszłe rekrutacje. Każdy zakończony projekt powiększa twardą wiedzę agencji o tym człowieku. Jeśli zarchiwizujesz i ochronisz ten kontekst, jego kolejne zatrudnienie będzie błyskawiczne i niebywale trafne. Jeśli to zgubisz, zespół po raz kolejny rozpocznie wyścig w oparciu o wadliwe, zdezaktualizowane dane.

Dlaczego arkusze kalkulacyjne robią się niebezpieczne przy skalowaniu

Arkusz Excel może spokojnie działać, gdy agencja zarządza garstką kontraktorów. Problem wybucha w twarz dokładnie w momencie, gdy biznes zaczyna gwałtownie rosnąć.

Więcej projektów oznacza więcej dat do pilnowania, dziesiątki nowych umów B2B i NDA do weryfikacji, skomplikowane drabinki stawek do śledzenia i dziesiątki relacji do podtrzymania na najwyższym poziomie. Różni pracownicy zaczynają aktualizować w tym samym czasie różne wersje plików. Wkrada się chaos, pomyłki i niespójne notatki. Dane kopiowane są „z palca” z jednego systemu do drugiego. Ważne komórki pozostają puste, bo nikt w firmie już nie pamięta, kto jest ostatecznie ownerem danej wartości.

Excel może i na oko wciąż wygląda elegancko i jest dobrze sformatowany, ale cały proces wokół niego zaczyna niebezpiecznie balansować na linie ludzkiej dyscypliny i pamięci. A to generuje namacalne ryzyka biznesowe: Przeoczysz end-date kończącej się umowy. Nie zaktualizujesz na czas zmienionej stawki roboczogodziny. Certyfikat wyląduje w błędnym, chmurowym folderze. Ktoś wyśle do klienta pismo na bazie zdezaktualizowanej zakładki z pliku. Zarząd spędzi dwa dni na kompilowaniu raportu kwartalnego, bo każda liczba musi być ręcznie uwiarygodniona przez handlowców.

Rosnąca, potężna agencja contractingowa potrzebuje absolutnie czegoś więcej niż płaskiej, scrollowanej listy z aktywnymi projektami w tabeli przestawnej. Potrzebuje zintegrowanych rekordów, jednoznacznego ownershipu, zautomatyzowanych przypomnień, chronologii zdarzeń i elitarnej analityki. Zespół musi mieć swobodę błyskawicznego przechodzenia od okna kontraktora wprost do karty klienta, zlecenia, dokumentacji finansowej i wywiadu komercyjnego, bez każdorazowego układania tych puzzli w myślach.

Pytanie brzmi bowiem nie: „Czy arkusz kalkulacyjny pomieści nasze dane?” (bo pomieści). Prawdziwe pytanie brzmi: „Czy utrzyma w ryzach nasz proces przy gwałtownym skalowaniu biznesu?”

Czym dokładnie powinien zarządzać mądry moduł Contractingowy

Użyteczny moduł do zarządzania contractingiem musi wziąć w jeden nierozerwalny uścisk wszystkie rdzenne filary przypisania (assignment) i zaprezentować je wyraźnie w jednym miejscu.

Zespół musi widzieć na tacy kontraktora, klienta, konkretne stanowisko u klienta, status umowy prawnej, daty start/end, wynegocjowane warunki ramowe, referencje fakturowe, przypiętą paczkę dokumentacji, konkretnych menedżerów odpowiedzialnych wewnątrz agencji oraz kalendarz kolejnych kroków akcji.

Taki moduł musi również od ręki odpowiadać na szalenie operacyjne pytania:

  • Które umowy dobiegają końca w przeciągu najbliższych 30 dni?

  • Którzy nasi świetni specjaliści „uwolnią się” na rynek w przyszłym kwartale?

  • Które projekty mają największy potencjał komercyjny na natychmiastowe przedłużenie?

  • Którzy klienci outsourcują u nas największą flotę specjalistów?

  • Gdzie do jasnej cholery brakuje wpiętych w akta dokumentów z podpisem zaufanym?

  • Jakie są dokładne uwarunkowania rozliczeń tego jednego, konkretnego kontraktu B2B?

  • Kto z Account Managerów dzierży na sobie pełną odpowiedzialność za następny krok w danym projekcie?

Wartość takiego narzędzia wcale nie polega na utworzeniu po prostu kolejnej, nudnej bazy danych do przewijania. Wartość to ostateczne wymazanie konieczności ręcznego rekonstruowania obrazu sytuacji za każdym razem, gdy padnie najmniejsze z tych pytań.

Ta sama pętla informacji napędza potężne raportowanie na sam szczyt firmy. Management może na bieżąco kontrolować armię aktywnych konsultantów, prognozy przychodów oparte o zgaszone kontrakty, zaangażowanie klientów i długofalowy rozwój całej dywizji Body Leasingu.

Gdy operacyjna codzienność zostanie w końcu ustrukturyzowana, staje się doskonałym, merytorycznym podwoziem dla krytycznych, strategicznych decyzji zarządczych.

Dlaczego wbudowaliśmy Contracting do samego jądra Recruitify

Decyzja o wpięciu w pełni rozwiniętej funkcjonalności contractingowej bezpośrednio w tkankę Recruitify nie była przypadkiem. Agencje rekrutacyjne coraz częściej i coraz mocniej potrzebują platformy zarządzającej czymś więcej niż tylko rurociągiem nowych CV w lejku rekrutacyjnym.

Ogromna część agencji swobodnie miksuje dziś modele rekrutacji stałych (Permanent) z czystym contractingiem, body leasingiem (B2B), outsourcingiem eksperckim, czy dostarczaniem ludzi w rozliczeniach na bazie Time & Material. W tych modelach biznesowych relacja z rynkiem absolutnie nie zrywa się z momentem wystawienia pierwszej faktury za znalezienie kandydata (success fee). Kontraktor wchodzi do zespołu, relacja z klientem pędzi dalej z pełną mocą, parametry handlowe pozostają niezwykle aktywne i żywe w Excelu, a wewnętrzny zespół agencji musi dumnie i czujnie nawigować tym wszystkim przez kolejne długie miesiące czy lata projektu.

Właśnie dlatego contracting nigdy nie powinien operować z pozycji samotnego arkusza Excel ukrytego na dysku, lub smutnej bazy na zapleczu (back-office), brutalnie odciętej od gorącego świata rekrutacji (delivery) i sprzedaży (sales).

W Recruitify rekord Kontraktu jest spoiwem – skleja danego eksperta z konkretnym klientem, konkretnym projektem i szerszym, długoterminowym planem komercyjnym. Zespół widzi na wyciągnięcie kliknięcia myszką status samej umowy, daty rozpoczęcia i zaplanowanego zamknięcia, zabetonowane ustalenia co do stawek godzinowych lub ryczałtu, niezbędne referencje do wystawienia faktury z systemów księgowych, osoby przypisane w agencji, podpięte, niezbędne załączniki prawne oraz całą masę informacji krytycznych z perspektywy mądrego poprowadzenia współpracy.

Zamiast po detektywistycznym nitkowaniu po profilach kandydatów, folderach i wciąż niezamkniętych, krzyczących na czerwono okienkach mailowych w tle, żeby zrozumieć prostą rzecz, użytkownicy otwierają konkretny, lśniący rekord Kontraktu i w mikrosekundzie pojmują kto, dla kogo, za ile, i do kiedy tak naprawdę robi tam dobrą robotę.

Ten dedykowany moduł nieustannie chroni zespoły przed tym, by data wygaśnięcia świetnego projektu nie wybuchła im niespodziewanie w twarz. Headhunterzy z rynków i Account Managerowie operujący przy klientach dostają do dyspozycji realny, luksusowy czas, by omówić ewentualne warianty przedłużenia umowy, odpowiednio podgrzać nastroje eksperta, przygotowując go mentalnie do zmiany zlecenia na inny priorytet technologiczny, i zabezpieczyć w spokoju kwestie formalnej papierologii.

Całe przypisanie Assignmentu utrzymuje twarde linki i relacje w bazie z profilem, byłą historią eksperta, klientem firmowym oraz wytypowanymi, dedykowanymi osobami zarządzającymi.

Oznacza to, że kontrakt nie staje się nudnym, oderwanym od życia wpisem administracyjnym dla księgowej. Staje się bijącym sercem pełnej operacyjnej relacji biznesowej, którą zarządzasz wygodnie wprost z kokpitu Recruitify.

Recruitify z premedytacją łączy Kandydatów, Klientów, Kontakty rynkowe, Projekty Rekrutacyjne z krwi i kości, Pule Sukcesów (Placements), Umowy B2B, Terminy i kalendarze, twarde repozytorium Dokumentacji prawnej, codzienne zarządzanie Taskami operacyjnymi, Historię komunikacji wielokanałowej oraz drapieżny wywiad Handlowy (Sales Context) w jeden potężny system-organizm. Działy Talent Acquisition, działy zarządzania kluczowymi klientami, ramię Operations oraz kadra zarządcza C-Level potrafią mądrze i bez zgrzytów poruszać się i opierać decyzje biznesowe dokładnie w oparciu o to samo, żywe źródło danych.

Celem nadrzędnym całego tego ekosystemu nie było zmuszenie handlowców i twardych delivery rekruterów do zostania nudnymi, bezdusznymi administratorami plików Word. Celem było wyposażyć nowoczesną Agencję w brutalną wręcz strukturyzację i żelazną widoczność procesów, i to na tyle gęstą, by mogła ona brać udział i nawigować we wszystkich wieloletnich zleceniach, nie gubiąc po drodze żadnego, cennego centa ze złotego przychodu rozrzuconego zazwyczaj gdzieś bezpowrotnie w chmurze plików.

Ponieważ profesjonalny Contracting absolutnie nie jest oddzielonym od reszty życia, nudnym procesem księgowym dla back-office'u. Rozpoczyna się dokładnie od morderczej walki w samej rekrutacji, czerpie mądrze pełnymi garściami po drodze przy zarządzaniu dostarczaniem projektu, a po drodze wytwarza potężny potok genialnych możliwości na masowe przedłużenia kontraktów handlowych, podwójne odsprzedaże ekspertów i rewelacyjnie napędza wieloletnią kooperację opartą na autentycznym zaufaniu.

Jedna relacja. Jedna mądra widoczność w systemie

Kandydat techniczny. Klient biznesowy. Dokument kontraktowy. Podpisane załączniki i protokoły godzin. To wcale nie są abstrakcyjne i niepołączone byty cyfrowe tkwiące na dysku C.

Oni wszyscy opisują Twoją jedną i tę samą twardą relację opartą o przychód biznesowy.

Gdy fragmenty tej prawdy porozrzucasz i pochowasz na dyskach, serwerach czy kalendarzach – Twój zespół po każdym jednym kliknięciu, niczym w kiepskiej grze planszowej, powraca do żmudnego i męczącego spajania ich ręcznie taśmą klejącą. Jednak gdy te atomy od samego początku zarządzane są w spójnym systemie ATS/CRM, cała opowieść jest na stole od początku do samego końca.

Ta doskonała krystaliczna widoczność sprawia w konsekwencji, że biznes usług kontraktowych może się napędzać i swobodnie skalować w obojętnych na wielkość liczbach. Tnie do zera poleganie wyłącznie na chwiejnej, jednostkowej pamięci. Budzi zespoły z letargu znacznie szybciej, niż kontrakt oficjalnie wygaśnie na biurku. Wzmacnia i zespala kolosalnie twardą współpracę między potężnymi dywizjami Rekrutacji a Sprzedażą, dając szansę na fenomenalne, szybkie reinwestowanie na rynek starych kandydatów B2B oraz jeszcze mądrzejsze zagospodarowywanie na mapie zaprzyjaźnionych od lat klientów.

Świetne i mądre oprogramowanie dla branży HR absolutnie nie ma prawa wyłączać się w tym momencie, gdy mrugający znacznik statusu zmieni się na "Hired", a wyczekiwany od dawna konsultant siada przy swoim biurku projektowym.

Dla topowych Agencji zajmujących się Contractingiem – dokładnie w tamtym ułamku sekundy, startuje tak naprawdę cała właściwa rozgrywka o marżę.

A ta gra z rynku, domaga się absolutnie od Was, na starcie równie twardej, bezkompromisowej struktury i gładkiego, w pełni naoliwionego narzędziowego systemu co sam brutalny lejek pozyskiwania i wyselekcjonowania kandydatów, który ten wspaniały i rentowny moment operacyjny wcześniej doprowadził i skutecznie zapoczątkował.

Aktualizacje i nowości

Bądź na bieżąco z najnowszymi innowacjami, funkcjami i wskazówkami dotyczącymi Recruitify!

Imię
E-mail

Podając swój adres e-mail w ramach formularza zapisu na newsletter wyrażasz zgodę na jego przetwarzanie w celu przesyłania informacji marketingowych dotyczących produktów i usług Administratora. Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w powyższym celu jest Recruitify Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KRS 0000709889). Więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych osobowych i praw osób, których dane dotyczą znajdziesz w dokumencie Polityka prywatności.

Udostępnij

Opublikowane

Kategoria

ATS

Autor

Iwo Paliszewski

moduł kontraktingu

Zaktualizowano:

Contracting: Kiedy kandydat, klient, kontrakt i dokumenty muszą być w jednym miejscu

Nowości

Iwo Paliszewski

Iwo Paliszewski

Contracting w rekrutacji: Dlaczego zatrudnienie to dopiero początek procesu?

Rekrutacja nie zawsze kończy się w momencie zatrudnienia.

W przypadku rekrutacji stałych (permanent hiring) proces zazwyczaj ma bardzo jasny punkt końcowy. Kandydat przyjmuje ofertę, dołącza do firmy, a projekt rekrutacyjny w systemie zostaje odhaczony jako „zakończony”. Mogą pojawić się jeszcze drobne działania onboardingowe lub wiadomości follow-up, ale z perspektywy agencji – główny proces delivery osiągnął swój cel.

Z contractingiem jest zupełnie inaczej.

Kiedy kontraktor (konsultant zewnętrzny) zaczyna pracę dla klienta, relacja wcale się nie zamyka. Ona wkracza w zupełnie nową fazę. Pojawia się kontrakt, którym trzeba zarządzać, data rozpoczęcia i zakończenia do stałego monitorowania, warunki handlowe do śledzenia, stosy dokumentów do zebrania, przedłużenia (extensions) do omówienia oraz ciągła komunikacja pomiędzy kontraktorem, klientem a agencją.

Rekruter mógł znaleźć właściwą osobę, ale operacyjnie rzecz biorąc – praca po prostu zmieniła swoją formę.

Właśnie dlatego contracting nie może być sprawnie zarządzany jako luźny zbiór niepowiązanych profili kandydatów, teczek klientów, Exceli, folderów na dysku i przypomnień w kalendarzu. Kandydat, klient, przypisanie do projektu (assignment), kontrakt i kluczowe dokumenty – to wszystko opisuje jedną, nierozerwalną relację komercyjną. I te wszystkie elementy muszą pozostać ze sobą połączone.

Contracting tworzy zupełnie inny rodzaj procesu rekrutacyjnego

Tradycyjne systemy rekrutacyjne (ATS) są zazwyczaj zaprojektowane wokół etapów rekrutacji. Kandydat aplikuje, przechodzi przez screening i wywiady, dostaje ofertę, a na końcu zostaje zatrudniony lub odrzucony. Celem systemu jest pomoc rekruterom w przepychaniu ludzi przez ten lejek i zachowaniu pełnej widoczności procesu.

Ten model doskonale sprawdza się przy rekrutacjach stałych. Ale contracting wprowadza kolejną, grubą warstwę operacyjną.

Kiedy kontraktor startuje z projektem, agencja nadal musi zarządzać tym, co dzieje się dalej. Projekt może trwać trzy miesiące, pół roku albo kilka lat. Klient może przedłużyć współpracę, zmienić zakres obowiązków lub poprosić o kolejnego konsultanta. Kontraktor może zostać przerzucony na inny projekt u tego samego klienta. Warunki handlowe mogą zostać renegocjowane. Dokumenty mogą wymagać odnowienia, aktualizacji lub podmiany.

Daty rozpoczęcia, daty zakończenia, okresy wypowiedzenia, stawki dzienne (day rates), zakresy odpowiedzialności, referencje do fakturowania i szanse na przedłużenie – to wszystko wymaga nieustannej uwagi przez cały cykl życia projektu.

Zatrudnienie przestaje być wyłącznie ostatecznym wynikiem. Staje się aktywną relacją, którą trzeba zarządzać w czasie.

Oznacza to, że system musi rozumieć coś znacznie więcej niż to, „kto został zatrudniony”. Musi wiedzieć, gdzie dany kontraktor aktualnie pracuje, dla którego klienta, na jakich warunkach, jak długo to jeszcze potrwa i co dokładnie musi się wydarzyć za chwilę.

Problem zaczyna się, gdy każdy element relacji żyje w innym miejscu

W wielu agencjach informacje o contractingu są drastycznie rozproszone po kilku różnych narzędziach. Profil kandydata tkwi w systemie ATS. Informacje o kliencie żyją w CRM-ie. Daty i stawki kontraktów klei się w arkuszu kalkulacyjnym. Podpisane umowy lądują na współdzielonym dysku. Ważne deadline’y migają komuś w osobistym kalendarzu. Dyskusje o przedłużeniach kontraktu toną w wątkach mailowych, a detale do faktur są ręcznie, z partyzanta przepisywane do działu finansów.

Każdy z tych elementów może wydawać się „do ogarnięcia” w pojedynkę. Problem staje się brutalnie widoczny, gdy zespół musi szybko zrozumieć całość relacji.

  • Rekruter patrzący na profil kandydata może nie widzieć od razu, w jakim projekcie ta osoba obecnie uczestniczy.

  • Account Manager przygotowujący się do rozmowy z klientem może nie mieć pojęcia, które z kontraktów lada chwila dobiegają końca.

  • Specjalista ds. operacji może musieć przeryć kilka folderów, by potwierdzić kompletność dokumentacji.

  • Zarząd może mieć potężny problem ze zrozumieniem, ilu aktywnych kontraktorów obecnie pracuje, którzy klienci generują najwyższy przychód i ile kluczowych projektów zakończy się w nadchodzących miesiącach.

Dane istnieją, ale cały ich kontekst jest brutalnie pofragmentowany. W efekcie każda odpowiedź na głupie pytanie wymaga dodatkowego „przeklikiwania” się. Ktoś musi otworzyć ATS, znaleźć właściwy plik Excela, przekopać maile i potwierdzić, czy dane są jeszcze aktualne.

Cały proces staje się zakładnikiem indywidualnej pamięci i osobistych metod pracy pojedynczych osób. A to jedno z największych ryzyk operacyjnych w rosnącym biznesie contractingowym.

Kontraktor jest połączony z czymś więcej niż tylko jednym rekordem

Kontraktor to nie jest po prostu „kolejny kandydat w bazie”. Jest nierozerwalnie połączony z klientem, osobą kontaktową, konkretnym projektem, procesem rekrutacyjnym, warunkami komercyjnymi, dokumentami, datami, historią komunikacji i – potencjalnie – kilkoma wewnętrznymi właścicielami w agencji (owners).

Różne działy agencji w różnym czasie potrzebują zupełnie innych wycinków tych informacji.

  • Rekruter musi rozumieć doświadczenie, umiejętności, oczekiwania, dostępność i historię poprzednich projektów kontraktora.

  • Account Manager musi widzieć całą relację z klientem, czas trwania umowy, wynegocjowane warunki, potencjał na przedłużenie i wszelkie otwarte rozmowy handlowe.

  • Dział Operacji musi wiedzieć, czy dokumentacja prawna jest spięta na ostatni guzik i czy nie zbliżają się żadne formalne deadline'y.

  • Zarząd (Management) potrzebuje pełnej widoczności aktywnych projektów, zbliżających się dat wygaśnięcia umów, koncentracji na kluczowych klientach i projekcji przyszłych przychodów.

To nie są oddzielne ścieżki pracy. To po prostu różne perspektywy tej samej relacji. Gdy te informacje są ze sobą połączone, rekrutacja, sprzedaż, account management i operacje mogą czerpać z jednego, tego samego źródła prawdy. Gdy są pofragmentowane – każdy dział tworzy sobie własną, alternatywną wersję rzeczywistości.

Daty kontraktów nie mogą polegać na ludzkiej pamięci

Data zakończenia kontraktu to nie jest zwykłe pole administracyjne do odhaczenia. To potężny sygnał operacyjny i biznesowy.

Jeśli dany projekt kończy się za sześć tygodni, trzeba podjąć decyzje. Klient może chcieć przedłużyć współpracę. Stawka lub zakres projektu mogą wymagać twardych renegocjacji. Kontraktor może potrzebować zupełnie nowego zlecenia. Dokumenty mogą wymagać aneksowania. Konieczne może być znalezienie zastępstwa. Dział finansów musi przygotować się na zmiany w cyklu rozliczeniowym.

Im szybciej zespół zauważy zbliżającą się datę, z tym większą liczbą asów w rękawie wchodzi do gry. Jeśli ta informacja pojawia się za późno, cała firma działa wyłącznie reaktywnie. Klient może już podjąć decyzję o zakończeniu wsparcia. Kontraktor mógł przyjąć ofertę od kogoś innego. Rekruter ma zbyt mało czasu, by rzetelnie przygotować zastępstwo. Przychód cicho wyparowuje z lejka finansowego tylko dlatego, że nikt nie rozpoczął rozmów o przedłużeniu odpowiednio wcześnie.

Dlatego monitorowanie kontraktów powinno być rdzenną częścią samego workflow, a nie dodatkowym zadaniem, o którym przypominają karteczki przyklejone do monitora.

System powinien jasno oświetlać zbliżające się daty, ułatwiać przypisywanie odpowiedzialności i alarmować odpowiednie osoby, zanim sytuacja zrobi się naprawdę nerwowa. Dobrze zaprojektowany proces contractingu nie czeka bezczynnie, aż umowa wygaśnie, by zapytać: „I co teraz robimy?”. On tworzy czas, by móc mądrze działać.

Dokumenty potrzebują kontekstu, a nie tylko magazynu

Zarządzanie dokumentacją to kolejny obszar, gdzie contracting potrafi niesamowicie utrudnić życie. W zależności od modelu, agencja musi panować nad umowami ramowymi z klientami (MSA), umowami z kontraktorami (B2B), zamówieniami na poszczególne zlecenia (Statements of Work / SoW), aneksami, certyfikatami technicznymi, zgodami compliance, akceptacjami stawek roboczogodzin, skanami dokumentów i całą masą innych plików spiętych z danym projektem.

Samo zrzucanie ich do jednego folderu w chmurze to za mało.

Zespół musi błyskawicznie widzieć, z jakim dokładnie kontraktorem, klientem, projektem i kontraktem powiązany jest dany plik. Musi być absolutnie jasne, która wersja jest ostateczna, czy czegokolwiek brakuje i czy któryś z certyfikatów lada chwila traci ważność.

Bez tego głębokiego kontekstu, firmowy dysk z umowami staje się kolejnym martwym archiwum. Pliki niby fizycznie tam są, ale ich odnalezienie i zinterpretowanie wciąż wymaga uciążliwej pracy ręcznej.

Gdy dokumenty są twardo połączone z odpowiednim kontraktem i zleceniem, stają się integralną częścią procesu operacyjnego. Rekruter otwiera kartę kontraktora i od razu rozumie status formalny, bez konieczności pytania kogokolwiek. Account Manager widzi pełen kontekst prawno-biznesowy danego klienta. Dział Operacji na jednym ekranie widzi kontrolki brakującej dokumentacji.

Celem systemu nigdy nie powinno być tworzenie dodatkowej biurokracji. Celem jest całkowite wyeliminowanie administracji wymuszonej przez niepołączone, rozrzucone informacje.

Contracting to potężny element zarządzania relacjami (CRM)

Rekrutacja kontraktowa to nie tylko obsługa samych konsultantów. To absolutnie kluczowe narzędzie do głębokiego rozwoju relacji z klientami.

Aktywny kontraktor na pokładzie daje agencji ciągły, namacalny dostęp do wewnątrz organizacji klienta. W trakcie trwania projektu agencja zdobywa bezcenny wgląd w tempo wzrostu zespołów, zbliżające się wdrożenia technologiczne, luki kompetencyjne, zmieniane priorytety i nadchodzący popyt rynkowy.

Przedłużenie kontraktu zawsze bywa świetną, nową szansą komercyjną. Jedno udane zatrudnienie (placement) często pociąga za sobą domina kolejnych zleceń. Kontraktor, którego projekt dobiega końca, to naturalny sygnał, że klient może potrzebować zastępstwa, przerzucenia specjalisty do innego działu lub szerszej, szczerej rozmowy o przyszłości biznesu.

Te genialne sygnały najczęściej wypływają z działań stricte operacyjnych (delivery), a rzadko podczas formalnych, umówionych „rozmów sprzedażowych”. Właśnie dlatego contracting i system klasy CRM nie mogą operować w dwóch równoległych rzeczywistościach.

Profil klienta musi pokazywać znacznie więcej niż tylko adres biura i otwarte szanse sprzedażowe w lejku. Musi dawać błyskawiczną widoczność aktywnych zleceń, historycznych „placements”, przypisanych kontraktorów, okresów obowiązywania umów, całej historii współpracy i krytycznych, nadchodzących dat końcowych.

Delivery naturalnie generuje potężne szanse handlowe. Zintegrowany system pomaga agencji błyskawicznie je zauważyć i skapitalizować.

Relacja z kontraktorem również wymaga ciągłości

Kontraktorzy często obsługiwani są w zupełnie inny sposób niż pracownicy na kontraktach stałych, ale waga i jakość samej relacji z nimi nie traci tu ani odrobiny na znaczeniu.

Przed startem zlecenia kontraktor potrzebuje krystalicznie czystej komunikacji dotyczącej wymagań sprzętowych, obiegu dokumentów, daty rozpoczęcia, procedur raportowania czasu pracy i tego, do kogo ma kierować poszczególne pytania. W trakcie projektu agencja musi badać satysfakcję (NPS), gasić pożary organizacyjne, rozmawiać o przedłużeniach lub pytać o powrót na rynek. Komunikacja nie może nagle wygasnąć tylko dlatego, że człowiek pojawił się na projekcie klienta i włączył Teamsy.

Zakończenie projektu jest dokładnie tak samo krytyczne. Kontraktor schodzący ze zlecenia nie może po prostu wpaść z powrotem do bazy kandydatów z przypiętą łatką, jakby nigdy nic się nie wydarzyło. Jego bogata historia w projekcie, relacje zdobyte u konkretnego klienta, sprawdzony performance, nowe skille techniczne nabyte w boju, uaktualnione oczekiwania co do stawki dziennej i ramy nowej dostępności rynkowej – czynią go nieprawdopodobnie cennym nabytkiem przy kolejnych rekrutacjach.

Dlatego mądrze poukładany proces contractingu wzmacnia oba fronty: bieżące realizacje i przyszłe rekrutacje. Każdy zakończony projekt powiększa twardą wiedzę agencji o tym człowieku. Jeśli zarchiwizujesz i ochronisz ten kontekst, jego kolejne zatrudnienie będzie błyskawiczne i niebywale trafne. Jeśli to zgubisz, zespół po raz kolejny rozpocznie wyścig w oparciu o wadliwe, zdezaktualizowane dane.

Dlaczego arkusze kalkulacyjne robią się niebezpieczne przy skalowaniu

Arkusz Excel może spokojnie działać, gdy agencja zarządza garstką kontraktorów. Problem wybucha w twarz dokładnie w momencie, gdy biznes zaczyna gwałtownie rosnąć.

Więcej projektów oznacza więcej dat do pilnowania, dziesiątki nowych umów B2B i NDA do weryfikacji, skomplikowane drabinki stawek do śledzenia i dziesiątki relacji do podtrzymania na najwyższym poziomie. Różni pracownicy zaczynają aktualizować w tym samym czasie różne wersje plików. Wkrada się chaos, pomyłki i niespójne notatki. Dane kopiowane są „z palca” z jednego systemu do drugiego. Ważne komórki pozostają puste, bo nikt w firmie już nie pamięta, kto jest ostatecznie ownerem danej wartości.

Excel może i na oko wciąż wygląda elegancko i jest dobrze sformatowany, ale cały proces wokół niego zaczyna niebezpiecznie balansować na linie ludzkiej dyscypliny i pamięci. A to generuje namacalne ryzyka biznesowe: Przeoczysz end-date kończącej się umowy. Nie zaktualizujesz na czas zmienionej stawki roboczogodziny. Certyfikat wyląduje w błędnym, chmurowym folderze. Ktoś wyśle do klienta pismo na bazie zdezaktualizowanej zakładki z pliku. Zarząd spędzi dwa dni na kompilowaniu raportu kwartalnego, bo każda liczba musi być ręcznie uwiarygodniona przez handlowców.

Rosnąca, potężna agencja contractingowa potrzebuje absolutnie czegoś więcej niż płaskiej, scrollowanej listy z aktywnymi projektami w tabeli przestawnej. Potrzebuje zintegrowanych rekordów, jednoznacznego ownershipu, zautomatyzowanych przypomnień, chronologii zdarzeń i elitarnej analityki. Zespół musi mieć swobodę błyskawicznego przechodzenia od okna kontraktora wprost do karty klienta, zlecenia, dokumentacji finansowej i wywiadu komercyjnego, bez każdorazowego układania tych puzzli w myślach.

Pytanie brzmi bowiem nie: „Czy arkusz kalkulacyjny pomieści nasze dane?” (bo pomieści). Prawdziwe pytanie brzmi: „Czy utrzyma w ryzach nasz proces przy gwałtownym skalowaniu biznesu?”

Czym dokładnie powinien zarządzać mądry moduł Contractingowy

Użyteczny moduł do zarządzania contractingiem musi wziąć w jeden nierozerwalny uścisk wszystkie rdzenne filary przypisania (assignment) i zaprezentować je wyraźnie w jednym miejscu.

Zespół musi widzieć na tacy kontraktora, klienta, konkretne stanowisko u klienta, status umowy prawnej, daty start/end, wynegocjowane warunki ramowe, referencje fakturowe, przypiętą paczkę dokumentacji, konkretnych menedżerów odpowiedzialnych wewnątrz agencji oraz kalendarz kolejnych kroków akcji.

Taki moduł musi również od ręki odpowiadać na szalenie operacyjne pytania:

  • Które umowy dobiegają końca w przeciągu najbliższych 30 dni?

  • Którzy nasi świetni specjaliści „uwolnią się” na rynek w przyszłym kwartale?

  • Które projekty mają największy potencjał komercyjny na natychmiastowe przedłużenie?

  • Którzy klienci outsourcują u nas największą flotę specjalistów?

  • Gdzie do jasnej cholery brakuje wpiętych w akta dokumentów z podpisem zaufanym?

  • Jakie są dokładne uwarunkowania rozliczeń tego jednego, konkretnego kontraktu B2B?

  • Kto z Account Managerów dzierży na sobie pełną odpowiedzialność za następny krok w danym projekcie?

Wartość takiego narzędzia wcale nie polega na utworzeniu po prostu kolejnej, nudnej bazy danych do przewijania. Wartość to ostateczne wymazanie konieczności ręcznego rekonstruowania obrazu sytuacji za każdym razem, gdy padnie najmniejsze z tych pytań.

Ta sama pętla informacji napędza potężne raportowanie na sam szczyt firmy. Management może na bieżąco kontrolować armię aktywnych konsultantów, prognozy przychodów oparte o zgaszone kontrakty, zaangażowanie klientów i długofalowy rozwój całej dywizji Body Leasingu.

Gdy operacyjna codzienność zostanie w końcu ustrukturyzowana, staje się doskonałym, merytorycznym podwoziem dla krytycznych, strategicznych decyzji zarządczych.

Dlaczego wbudowaliśmy Contracting do samego jądra Recruitify

Decyzja o wpięciu w pełni rozwiniętej funkcjonalności contractingowej bezpośrednio w tkankę Recruitify nie była przypadkiem. Agencje rekrutacyjne coraz częściej i coraz mocniej potrzebują platformy zarządzającej czymś więcej niż tylko rurociągiem nowych CV w lejku rekrutacyjnym.

Ogromna część agencji swobodnie miksuje dziś modele rekrutacji stałych (Permanent) z czystym contractingiem, body leasingiem (B2B), outsourcingiem eksperckim, czy dostarczaniem ludzi w rozliczeniach na bazie Time & Material. W tych modelach biznesowych relacja z rynkiem absolutnie nie zrywa się z momentem wystawienia pierwszej faktury za znalezienie kandydata (success fee). Kontraktor wchodzi do zespołu, relacja z klientem pędzi dalej z pełną mocą, parametry handlowe pozostają niezwykle aktywne i żywe w Excelu, a wewnętrzny zespół agencji musi dumnie i czujnie nawigować tym wszystkim przez kolejne długie miesiące czy lata projektu.

Właśnie dlatego contracting nigdy nie powinien operować z pozycji samotnego arkusza Excel ukrytego na dysku, lub smutnej bazy na zapleczu (back-office), brutalnie odciętej od gorącego świata rekrutacji (delivery) i sprzedaży (sales).

W Recruitify rekord Kontraktu jest spoiwem – skleja danego eksperta z konkretnym klientem, konkretnym projektem i szerszym, długoterminowym planem komercyjnym. Zespół widzi na wyciągnięcie kliknięcia myszką status samej umowy, daty rozpoczęcia i zaplanowanego zamknięcia, zabetonowane ustalenia co do stawek godzinowych lub ryczałtu, niezbędne referencje do wystawienia faktury z systemów księgowych, osoby przypisane w agencji, podpięte, niezbędne załączniki prawne oraz całą masę informacji krytycznych z perspektywy mądrego poprowadzenia współpracy.

Zamiast po detektywistycznym nitkowaniu po profilach kandydatów, folderach i wciąż niezamkniętych, krzyczących na czerwono okienkach mailowych w tle, żeby zrozumieć prostą rzecz, użytkownicy otwierają konkretny, lśniący rekord Kontraktu i w mikrosekundzie pojmują kto, dla kogo, za ile, i do kiedy tak naprawdę robi tam dobrą robotę.

Ten dedykowany moduł nieustannie chroni zespoły przed tym, by data wygaśnięcia świetnego projektu nie wybuchła im niespodziewanie w twarz. Headhunterzy z rynków i Account Managerowie operujący przy klientach dostają do dyspozycji realny, luksusowy czas, by omówić ewentualne warianty przedłużenia umowy, odpowiednio podgrzać nastroje eksperta, przygotowując go mentalnie do zmiany zlecenia na inny priorytet technologiczny, i zabezpieczyć w spokoju kwestie formalnej papierologii.

Całe przypisanie Assignmentu utrzymuje twarde linki i relacje w bazie z profilem, byłą historią eksperta, klientem firmowym oraz wytypowanymi, dedykowanymi osobami zarządzającymi.

Oznacza to, że kontrakt nie staje się nudnym, oderwanym od życia wpisem administracyjnym dla księgowej. Staje się bijącym sercem pełnej operacyjnej relacji biznesowej, którą zarządzasz wygodnie wprost z kokpitu Recruitify.

Recruitify z premedytacją łączy Kandydatów, Klientów, Kontakty rynkowe, Projekty Rekrutacyjne z krwi i kości, Pule Sukcesów (Placements), Umowy B2B, Terminy i kalendarze, twarde repozytorium Dokumentacji prawnej, codzienne zarządzanie Taskami operacyjnymi, Historię komunikacji wielokanałowej oraz drapieżny wywiad Handlowy (Sales Context) w jeden potężny system-organizm. Działy Talent Acquisition, działy zarządzania kluczowymi klientami, ramię Operations oraz kadra zarządcza C-Level potrafią mądrze i bez zgrzytów poruszać się i opierać decyzje biznesowe dokładnie w oparciu o to samo, żywe źródło danych.

Celem nadrzędnym całego tego ekosystemu nie było zmuszenie handlowców i twardych delivery rekruterów do zostania nudnymi, bezdusznymi administratorami plików Word. Celem było wyposażyć nowoczesną Agencję w brutalną wręcz strukturyzację i żelazną widoczność procesów, i to na tyle gęstą, by mogła ona brać udział i nawigować we wszystkich wieloletnich zleceniach, nie gubiąc po drodze żadnego, cennego centa ze złotego przychodu rozrzuconego zazwyczaj gdzieś bezpowrotnie w chmurze plików.

Ponieważ profesjonalny Contracting absolutnie nie jest oddzielonym od reszty życia, nudnym procesem księgowym dla back-office'u. Rozpoczyna się dokładnie od morderczej walki w samej rekrutacji, czerpie mądrze pełnymi garściami po drodze przy zarządzaniu dostarczaniem projektu, a po drodze wytwarza potężny potok genialnych możliwości na masowe przedłużenia kontraktów handlowych, podwójne odsprzedaże ekspertów i rewelacyjnie napędza wieloletnią kooperację opartą na autentycznym zaufaniu.

Jedna relacja. Jedna mądra widoczność w systemie

Kandydat techniczny. Klient biznesowy. Dokument kontraktowy. Podpisane załączniki i protokoły godzin. To wcale nie są abstrakcyjne i niepołączone byty cyfrowe tkwiące na dysku C.

Oni wszyscy opisują Twoją jedną i tę samą twardą relację opartą o przychód biznesowy.

Gdy fragmenty tej prawdy porozrzucasz i pochowasz na dyskach, serwerach czy kalendarzach – Twój zespół po każdym jednym kliknięciu, niczym w kiepskiej grze planszowej, powraca do żmudnego i męczącego spajania ich ręcznie taśmą klejącą. Jednak gdy te atomy od samego początku zarządzane są w spójnym systemie ATS/CRM, cała opowieść jest na stole od początku do samego końca.

Ta doskonała krystaliczna widoczność sprawia w konsekwencji, że biznes usług kontraktowych może się napędzać i swobodnie skalować w obojętnych na wielkość liczbach. Tnie do zera poleganie wyłącznie na chwiejnej, jednostkowej pamięci. Budzi zespoły z letargu znacznie szybciej, niż kontrakt oficjalnie wygaśnie na biurku. Wzmacnia i zespala kolosalnie twardą współpracę między potężnymi dywizjami Rekrutacji a Sprzedażą, dając szansę na fenomenalne, szybkie reinwestowanie na rynek starych kandydatów B2B oraz jeszcze mądrzejsze zagospodarowywanie na mapie zaprzyjaźnionych od lat klientów.

Świetne i mądre oprogramowanie dla branży HR absolutnie nie ma prawa wyłączać się w tym momencie, gdy mrugający znacznik statusu zmieni się na "Hired", a wyczekiwany od dawna konsultant siada przy swoim biurku projektowym.

Dla topowych Agencji zajmujących się Contractingiem – dokładnie w tamtym ułamku sekundy, startuje tak naprawdę cała właściwa rozgrywka o marżę.

A ta gra z rynku, domaga się absolutnie od Was, na starcie równie twardej, bezkompromisowej struktury i gładkiego, w pełni naoliwionego narzędziowego systemu co sam brutalny lejek pozyskiwania i wyselekcjonowania kandydatów, który ten wspaniały i rentowny moment operacyjny wcześniej doprowadził i skutecznie zapoczątkował.

Aktualizacje i nowości

Bądź na bieżąco z najnowszymi innowacjami, funkcjami i wskazówkami dotyczącymi Recruitify!

Imię
E-mail

Podając swój adres e-mail w ramach formularza zapisu na newsletter wyrażasz zgodę na jego przetwarzanie w celu przesyłania informacji marketingowych dotyczących produktów i usług Administratora. Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w powyższym celu jest Recruitify Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KRS 0000709889). Więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych osobowych i praw osób, których dane dotyczą znajdziesz w dokumencie Polityka prywatności.

Udostępnij

Opublikowane

Kategoria

ATS

Autor

Iwo Paliszewski