Dlaczego „mamy ATS-a” nie oznacza „mamy system rekrutacyjny”

Wiele zespołów rekrutacyjnych twierdzi, że ma już ATS-a. I z technicznego punktu widzenia to prawda.

Mają miejsce, do którego spływają aplikacje, gdzie przechowuje się CV, w którym kandydaci przechodzą przez kolejne statusy, a rekruterzy mogą śledzić podstawowe etapy zatrudniania. Dla wielu organizacji taka zresztą była pierwotna obietnica systemów ATS (Applicant Tracking System): zaprowadzić porządek w przepływie aplikacji i pomóc zespołom wyrwać się z zarządzania rekrutacją wyłącznie za pomocą folderów pocztowych i arkuszy kalkulacyjnych.

Ale z biegiem czasu rekrutacja bardzo się zmieniła.

Pytanie nie brzmi już tylko, czy firma potrafi magazynować aplikacje. Pytanie brzmi, czy cały proces rekrutacyjny faktycznie działa jako jeden spójny system.

I właśnie tutaj zaczyna się zasadnicza różnica.

ATS to często tylko jeden z elementów układanki

Tradycyjny ATS pomaga zarządzać kandydatami wewnątrz aktywnych projektów. Zazwyczaj obsługuje zbieranie aplikacji, statusy, bazę CV, notatki i podstawową komunikację.

To przydatne. W wielu przypadkach wręcz niezbędne. Jednak współczesna rekrutacja rzadko toczy się wyłącznie wewnątrz ATS-a.

Sourcing odbywa się na LinkedInie lub w zewnętrznych bazach. Komunikacja z kandydatem toczy się częściowo mailowo, częściowo przez wiadomości InMail, częściowo telefonicznie, a czasem przez SMS. Feedback od hiring managerów ląduje w wątkach mailowych, notatkach ze spotkań, na firmowym komunikatorze lub w luźnych rozmowach. Sprzedaż i relacje z klientami w agencjach rekrutacyjnych często żyją w zupełnie osobnym CRM-ie. Raporty bywają lepione ręcznie. Pule talentów (talent pools) nierzadko istnieją tylko jako martwe etykiety, do których nikt aktywnie nie wraca.

Więc nawet jeśli firma dumnie głosi, że „ma ATS-a”, prawdziwa praca wciąż może być rozrzucona po kilkunastu różnych miejscach.

ATS istnieje. Ale sam proces jest mocno pofragmentowany.

Magazynowanie kandydatów to nie to samo co zarządzanie rekrutacją

To prawdopodobnie najważniejsze rozróżnienie.

ATS potrafi magazynować kandydatów. Prawdziwy system rekrutacyjny powinien pomagać zespołowi zarządzać rekrutacją jako kompletnym, kompleksowym procesem (end-to-end).

Oznacza to wspieranie nie tylko momentu, w którym ktoś aplikuje, ale też wszystkiego dookoła: sourcingu, przeszukiwania własnej bazy, wielokanałowej komunikacji, zarządzania zgodami RODO, współpracy z biznesem, zarządzania klientami, zadań, przypomnień, raportowania, automatyzacji i długoterminowego budowania lejka kandydatów.

Jeśli system jedynie przechowuje informacje o tym, co już się wydarzyło – staje się zwykłym archiwum. Jeśli system pomaga zespołowi zdecydować, co powinno wydarzyć się w następnej kolejności – staje się częścią modelu operacyjnego.

Ta różnica ma dużo większe znaczenie, niż wydaje się wielu zespołom. Rekrutacje nie sypią się tylko wtedy, gdy brakuje kandydatów. One rozpadają się, gdy zapominamy o follow-upach, opóźniamy feedback, pracujemy na nieaktualnych danych, brakuje kalibracji z menedżerami, albo po prostu nikt nie wie, do którego kandydata warto byłoby po czasie wrócić.

To nie są problemy z przechowywaniem danych. To problemy z procesem.

Dlaczego zespoły wciąż omijają swoje ATS-y

Jednym z najwyraźniejszych sygnałów, że ATS nie funkcjonuje jako prawdziwy system rekrutacyjny, jest liczba „obejść”, które powstają wokół niego.

Rekruterzy prowadzą osobne pliki w Excelu, bo systemowe raporty są mało użyteczne. Zapisują prywatne notatki, bo system jest zbyt sztywny lub za wolny. Śledzą terminy przypomnień w osobistych kalendarzach. Kontekst relacji z kandydatem trzymają w skrzynkach mailowych. Korzystają z zewnętrznych narzędzi do wyszukiwania, planowania spotkań, raportowania i zarządzania relacjami z biznesem.

Nic z tych rzeczy zazwyczaj nie dzieje się dlatego, że rekruterzy kochają chaos. Dzieje się tak, ponieważ oficjalny system po prostu nie odzwierciedla tego, jak rekrutacja wygląda w praktyce.

Kiedy technologia nie wspiera rzeczywistego przepływu pracy, ludzie tworzą własny przepływ – całkowicie poza systemem.

Na początku wygląda to niegroźnie. Arkusz kalkulacyjny tu. Notatka tam. Skopiowana wiadomość. Ręczne przypomnienie w telefonie. Jednak z upływem czasu organizacja traci transparentność. Historia kontaktów staje się dziurawa. Jakość danych leci w dół. Raportowanie przestaje być wiarygodne. A kiedy rekruter odchodzi z firmy, ogromna część wiedzy o procesie odchodzi razem z nim.

Firma wciąż ma ATS-a. Ale nie ma już jednego, wspólnego źródła prawdy.

Agencje rekrutacyjne potrzebują czegoś więcej

To rozróżnienie staje się jeszcze ważniejsze w przypadku agencji rekrutacyjnych.

Dla wewnętrznego działu HR rekrutacja zazwyczaj zaczyna się od wakatu, a kończy na zatrudnieniu. Sam proces potrafi być szalenie złożony, ale strona stricte komercyjna często leży gdzieś indziej. Dla agencji rekrutacja to od samego początku pełnokrwisty proces biznesowy.

Mamy tu klientów, szanse sprzedażowe, zlecenia (job orders), prezentacje profili, pętle feedbacku, oferty, finalne zatrudnienia (placements), faktury i długoterminowe relacje po obu stronach rynku. Rekruter agencyjny musi rozumieć nie tylko to, kto pasuje do roli, ale też który klient jest właścicielem projektu, co ustalono biznesowo, kto jest decydentem, kiedy odbyła się ostatnia rozmowa i jakich kandydatów już zaprezentowano.

W takim środowisku prosty ATS to zdecydowanie za mało. Agencja nie potrzebuje wyłącznie śledzenia aplikujących. Musi w jednym, spójnym środowisku zarządzać relacjami, realizacją projektów (delivery), rozwojem biznesu i lejkiem kandydatów.

Im bardziej model rekrutacyjny opiera się na relacjach i biznesie, tym mniej użyteczny staje się wyizolowany, odcięty od kontekstu ATS.

Problem z systemami „wystarczająco dobrymi”

Wiele zespołów kurczowo trzyma się systemów, które są „wystarczająco dobre”.

Wystarczająco dobre, by zbierać aplikacje. Wystarczająco dobre, by przesuwać kandydatów na tablicy. Wystarczająco dobre, by gdzieś to CV trzymać. Wystarczająco dobre, by móc pochwalić się zdigitalizowaną rekrutacją.

Ale to bycie „wystarczająco dobrym” często po cichu ukrywa ogromne koszty operacyjne.

Jeśli rekruterzy wciąż spędzają godziny na przeklejaniu informacji między narzędziami, system wcale nie oszczędza im czasu. Jeśli baza pęka w szwach od zdezaktualizowanych profili, system wcale nie wspiera sourcingu. Jeśli hiring menedżerowie dają feedback poza systemem, wcale nie ułatwia on współpracy. A jeśli raporty trzeba kleić ręcznie, to ten system wcale nie daje Ci transparentności.

W ten sposób organizacje lądują w bardzo dziwnej sytuacji: technicznie posiadają technologię rekrutacyjną, ale pracownicy wciąż czują, jakby zarządzali procesem całkowicie ręcznie. I w wielu przypadkach tak właśnie jest. Tylko że teraz ta manualna praca jest rozciągnięta na znacznie więcej narzędzi.

System rekrutacyjny powinien tworzyć ciągłość

Prawdziwy system do rekrutacji powinien robić znacznie więcej niż tylko organizować bazę rekordów. Powinien tworzyć ciągłość.

Powinien pozwalać rekruterom płynnie przechodzić z jednego kroku do kolejnego, bez utraty cennego kontekstu. Łączyć kandydata z projektami, całą komunikacją, feedbackiem, historią zgód, informacjami o kliencie i analityką. Powinien ułatwiać zobaczenie, co wydarzyło się kiedyś, co dzieje się teraz, i co bezwzględnie musi wydarzyć się za chwilę.

Kandydaci aplikują różnymi kanałami. Rekruterzy sourcują na wielu platformach. Menedżerowie oczekują szybszych aktualizacji statusów. Klienci żądają przejrzystości. Bazy danych wymagają pielęgnacji, a automatyzacja wdziera się na kolejne etapy całego procesu.

W takim środowisku prawdziwa wartość technologii nie polega tylko na dokładaniu kolejnych funkcji. Jej wartość tkwi w łączeniu całego przepływu pracy (workflow) w jedną, nierozrywalną całość.

Samo AI nie naprawi pofragmentowanego systemu

To niezwykle ważny punkt w dzisiejszych dyskusjach o sztucznej inteligencji.

Wiele zespołów dorzuca dziś do swojego „stacku” narzędzia AI: parsowanie CV, pisanie ogłoszeń, matchowanie kandydatów, generowanie maili czy pytań rekrutacyjnych. Te narzędzia potrafią być szalenie pomocne.

Ale jeśli sam proces u podstaw jest mocno pofragmentowany, AI po prostu przyspieszy pracę tych samotnych fragmentów.

Pomoże szybciej napisać wiadomość, ale nie rozwiąże problemu tego, kto odpowiada za follow-up. Podsumuje CV, ale nie naprawi przedawnionych danych kontaktowych. Wygeneruje ciekawe wnioski, ale nie zbuduje jednego, wspólnego widoku na cały proces.

AI zyskuje prawdziwą moc dopiero wtedy, gdy operuje wewnątrz zintegrowanego, sprawnego systemu. Bez tego ryzykujemy, że sztuczna inteligencja stanie się zaledwie kolejną warstwą kurzu na i tak już mocno rozsypanym procesie.

Pytanie, które każdy zespół powinien sobie zadać

Prawdziwe pytanie wcale nie brzmi: „Czy mamy ATS-a?”. Znacznie lepsze pytanie to:

Czy nasz system rekrutacyjny faktycznie wspiera to, jak na co dzień pracujemy?

• Czy rekruterzy mogą łatwo znaleźć i wykorzystać ponownie kandydatów z bazy?

• Czy mogą z jednego miejsca zarządzać komunikacją i zadaniami?

• Czy hiring managerowie mogą dawać feedback bez wybijania się z procesu?

• Czy zespół widzi, gdzie dokładnie ucieka mu czas?

• Czy system potrafi obsłużyć zarówno bieżące projekty, jak i wieloletnie relacje z talentami?

Jeśli odpowiedź na większość tych pytań brzmi „nie”, to organizacja z pewnością posiada ATS-a. Ale nie ma prawdziwego systemu rekrutacyjnego.

Od śledzenia aplikacji do zarządzania rekrutacją

Termin ATS wciąż jest przydatny. Śledzenie statusów aplikujących nadal stanowi istotny fundament. Ale potrzeby nowoczesnych zespołów dawno już wyszły poza samo „śledzenie”.

Potrzebują one rozwiązań wspierających sourcing, wielokanałową komunikację, czystość danych, współpracę, analitykę, zarządzanie relacjami z kandydatem (CRM) oraz rozwój biznesu. Potrzebują technologii, która nie służy do archiwizowania śladów po rekrutacji, ale pomaga ją aktywnie koordynować.

Dzisiejsza rekrutacja to nie jest prosta rura, do której wrzuca się CV. To potężny, połączony ekosystem, bazujący na relacjach i napędzany tysiącami danych. A posiadanie ATS-a wcale nie jest tym samym, co posiadanie systemu, który potrafi tym zarządzać.