Eksport danych z ATS polega na wyciągnięciu z systemu rekrutacyjnego profili kandydatów, aplikacji, projektów, notatek, statusów i załączników w formie, którą da się odczytać poza tym systemem. Najczęściej robi się go przy zmianie systemu, przy archiwizacji, na potrzeby raportowania albo po żądaniu kandydata, który chce otrzymać kopię swoich danych. Dobrze przeprowadzony eksport ma trzy cechy: obejmuje tylko dane, które wolno przetwarzać, zachowuje powiązania między rekordami i jest zabezpieczony od chwili wygenerowania pliku aż do jego usunięcia. Poniżej opisano, jak osiągnąć każdą z nich.

Kluczowe wnioski

• Eksport z ATS to zwykle kilka plików: tabele z danymi (CSV, XLSX lub JSON) oraz osobne archiwum z CV i dokumentami. Sama tabela kandydatów nie jest pełnym eksportem.

• Powiązania między kandydatem, aplikacją, projektem i klientem przetrwają tylko wtedy, gdy każdy plik zawiera stałe identyfikatory rekordów.

• Zakres eksportu warto ustalić przed kliknięciem przycisku: dane kandydatów, którym minął okres przechowywania, nie powinny trafiać do nowego systemu.

• Plik eksportu zawiera dane osobowe, więc wymaga szyfrowania, ograniczonego dostępu i udokumentowanej decyzji o jego usunięciu.

• Kompletność sprawdza się liczbami (kandydaci, projekty, pliki) i na próbie rekordów, szczególnie u kandydatów z wieloma aplikacjami.

Spis treści

• 1. Kiedy potrzebny jest eksport danych z ATS

• 2. Jakie dane można wyeksportować

• 3. Formaty eksportu i zachowanie powiązań

• 4. Eksport krok po kroku: uprawnienia i przebieg

• 5. Czas trwania i najczęstsze przeszkody

• 6. Bezpieczeństwo i RODO

• 7. Kontrola kompletności po eksporcie

• 8. Przygotowanie danych do importu w nowym systemie

• Perspektywa Recruitify: eksport jako test dojrzałości procesu

• Uporządkowana baza po migracji

• FAQ

• Źródła

Spis treści

1. Kiedy potrzebny jest eksport danych z ATS

2. Jakie dane można wyeksportować

3. Formaty eksportu i zachowanie powiązań

4. Eksport krok po kroku: uprawnienia i przebieg

5. Czas trwania i najczęstsze przeszkody

6. Bezpieczeństwo i RODO

7. Kontrola kompletności po eksporcie

8. Przygotowanie danych do importu w nowym systemie

1. Kiedy potrzebny jest eksport danych z ATS

Eksport nie zawsze oznacza przeprowadzkę do innego narzędzia. W praktyce pojawia się w kilku sytuacjach, a każda z nich wymaga innego zakresu danych:

• Zmiana systemu rekrutacyjnego. To najszerszy eksport: kandydaci, historia procesów, dokumenty, a w agencjach także klienci i zlecenia. Etapy takiej zmiany opisuje poradnik o migracji kandydatów między systemami ATS.

• Raportowanie i analityka. Tu zwykle wystarczą dane zanonimizowane lub zagregowane: liczba aplikacji, czas do zatrudnienia, źródła kandydatów, konwersja między etapami.

• Archiwizacja przed wygaszeniem umowy z dostawcą. Organizacja zachowuje dane, które ma obowiązek lub uzasadnienie przechowywać, zanim dostęp do starego systemu wygaśnie.

• Żądanie osoby, której dane dotyczą. Kandydat może zażądać kopii swoich danych albo ich przeniesienia. Wtedy eksport dotyczy jednej osoby i podlega przepisom RODO opisanym w sekcji 6.

• Audyt lub kontrola. Zestawienie zgód, okresów przechowywania i historii usunięć pomaga wykazać zgodność z przepisami.

Określenie celu na początku decyduje o wszystkim, co następuje: o zakresie pól, formacie, osobach z dostępem i terminie usunięcia pliku.

2. Jakie dane można wyeksportować

Zakres zależy od systemu i od uprawnień użytkownika, ale większość narzędzi rekrutacyjnych przechowuje dane w podobnych kategoriach. Poniższa tabela porządkuje je według tego, jak zwykle trafiają do eksportu.

Dwie kategorie sprawiają najwięcej kłopotów. Pierwsza to pola niestandardowe, czyli dodane przez organizację atrybuty, na przykład stack technologiczny, stawka B2B czy dostępność. Eksport standardowy bywa ich pozbawiony, więc trzeba je zaznaczyć ręcznie lub poprosić dostawcę o eksport pełny. Druga to historia komunikacji, której wiele systemów nie udostępnia w prostym eksporcie. Jeżeli ma ona wartość biznesową, warto zapytać dostawcę o nią na piśmie przed wypowiedzeniem umowy.

3. Formaty eksportu i zachowanie powiązań

Najczęściej spotykane formaty to:

• CSV - prosty i uniwersalny, czytelny dla każdego systemu importującego. Wymaga uzgodnienia separatora (przecinek lub średnik) i kodowania UTF-8, bo inaczej polskie znaki zamieniają się w nieczytelne symbole.

• XLSX - wygodny do przeglądania przez ludzi, mniej przewidywalny przy imporcie maszynowym, szczególnie w polach z datami i liczbami.

• JSON lub XML - zachowują strukturę zagnieżdżoną, na przykład kandydata z listą aplikacji i notatek w jednym rekordzie. Sprawdzają się przy eksporcie przez API.

• ZIP z załącznikami - pliki CV i dokumentów, zwykle w folderach lub z nazwami zawierającymi identyfikator kandydata.

Format jest mniej ważny niż spójność. Relacyjna struktura danych przetrwa eksport tylko wtedy, gdy spełnione są trzy warunki:

1. Każdy rekord ma stały identyfikator (ID kandydata, ID projektu, ID aplikacji, ID klienta), obecny we wszystkich plikach, w których ten rekord się pojawia.

2. Tabele łączące zawierają oba identyfikatory. Tabela aplikacji powinna mieć kolumny z ID kandydata i ID projektu, a tabela notatek z ID kandydata i, jeśli to możliwe, ID aplikacji.

3. Załączniki da się przypisać bez zgadywania. Nazwa pliku w rodzaju „12345_CV.pdf” albo osobny plik indeksu z kolumnami ID kandydata i ścieżki pliku eliminuje ryzyko podpięcia CV do niewłaściwej osoby.

Warto też ujednolicić format dat (najbezpieczniej RRRR-MM-DD) i zapisać słowniki statusów oraz tagów jako osobną listę. Dzięki temu w nowym systemie można je zmapować świadomie, zamiast odtwarzać ze strzępków.

4. Eksport krok po kroku: uprawnienia i przebieg

W większości systemów pełny eksport jest dostępny tylko dla administratora konta lub właściciela subskrypcji. Rekruter zazwyczaj może wyeksportować wyniki wyszukiwania lub listę kandydatów w projekcie, ale nie całą bazę z załącznikami. To rozwiązanie zamierzone: ogranicza ryzyko wycieku danych i odpowiada zasadzie minimalizacji dostępu.

Przebieg, który sprawdza się w praktyce:

1. Określ cel i zakres. Spisz, które kategorie danych są potrzebne, za jaki okres i czy obejmują zamknięte procesy.

2. Ustal podstawę prawną i retencję. Oddziel kandydatów z ważną zgodą lub innym uzasadnieniem przechowywania od tych, których dane należy usunąć, a nie przenosić.

3. Sprawdź uprawnienia. Potwierdź, kto ma rolę administratora i kto będzie miał dostęp do plików wynikowych. Najlepiej, by była to jedna lub dwie wskazane osoby.

4. Zrób próbny eksport. Wyeksportuj niewielki fragment, na przykład jeden projekt, i sprawdź kodowanie, separatory, pola niestandardowe i identyfikatory.

5. Wygeneruj eksport pełny. Jeżeli system nie ma funkcji samodzielnego eksportu całej bazy, złóż pisemne zgłoszenie do dostawcy z listą kategorii danych, formatem i sposobem przekazania plików.

6. Przekaż pliki bezpiecznym kanałem. Szyfrowane archiwum lub zabezpieczone udostępnienie z wygasającym linkiem, nigdy zwykły załącznik e-mail.

7. Zapisz w dokumentacji, co zrobiono. Data, zakres, osoby z dostępem, miejsce przechowywania i planowany termin usunięcia plików.

5. Czas trwania i najczęstsze przeszkody

Samo wygenerowanie pliku w systemie trwa zwykle od kilku minut do kilku godzin, zależnie od wielkości bazy i liczby załączników. Eksport realizowany przez dostawcę na zgłoszenie może zająć dłużej, dlatego zakres i termin przekazania danych dobrze jest uzgodnić z wyprzedzeniem, a nie w ostatnich dniach umowy.

Najwięcej czasu pochłania jednak nie technika, lecz porządkowanie. Typowe przeszkody to:

• Limity wierszy lub rozmiaru pliku przy eksporcie z interfejsu, które wymuszają podział bazy na partie.

• Brak pól niestandardowych w eksporcie standardowym.

• Załączniki eksportowane osobno lub wcale, bez indeksu łączącego je z kandydatami.

• Duplikaty kandydatów powstałe z wielu aplikacji lub ręcznego dodawania.

• Niespójne słowniki, na przykład kilka wariantów tego samego statusu („odrzucony”, „odrzucona”, „negatyw”).

• Brak dostępu po wygaśnięciu umowy, jeśli eksport odłożono na ostatnią chwilę.

Każdy z tych problemów łatwiej rozwiązać przed eksportem niż po nim, ponieważ w starym systemie dane są jeszcze powiązane i widoczne w kontekście.

6. Bezpieczeństwo i RODO

Plik eksportu z ATS to skoncentrowana kopia danych osobowych setek lub tysięcy osób. Z punktu widzenia RODO jego wygenerowanie jest operacją przetwarzania, za którą odpowiada administrator danych.

Analiza ryzyka i rozliczalność. Ochrona danych opiera się na analizie ryzyka, a administrator samodzielnie dobiera odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, co przypomina Naczelny Sąd Administracyjny w informacji o RODO. To samo źródło podkreśla zasadę rozliczalności: administrator musi umieć wykazać, że spełnia wymagania, a udokumentowanie analizy ryzyka i przyjętych środków jest jednym ze sposobów, by to zrobić. W praktyce oznacza to krótki zapis każdej operacji eksportu, o którym mowa w kroku 7 powyżej.

Minimalizacja zakresu. Ustawienia narzędzi IT powinny domyślnie zapewniać bezpieczeństwo i ograniczać przetwarzanie do danych niezbędnych dla celu, na co zwraca uwagę omówienie RODO w rekrutacji przygotowane przez BPPZ. Autorzy tego materiału wskazują też, że sam system ATS nie gwarantuje zgodności z RODO, a przy wyborze narzędzia warto sprawdzić między innymi funkcje usuwania danych i rozdzielania rekrutacji. Ma to bezpośredni związek z eksportem: jeżeli system nie pozwala odfiltrować kandydatów po dacie wygaśnięcia zgody, ryzyko przeniesienia danych, których nie wolno już przechowywać, rośnie.

Żądania kandydatów. Art. 15 RODO daje osobie prawo do kopii jej danych, przy czym, jak wyjaśnia Urząd Ochrony Danych Osobowych w materiale o prawie dostępu, korzystanie z prawa do kopii nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób. Przy eksporcie danych jednego kandydata warto więc sprawdzić notatki, które mogą zawierać informacje o innych osobach, na przykład o rekomendujących. Z kolei art. 20 RODO, po spełnieniu warunków, przyznaje prawo do otrzymania danych dostarczonych administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Według wytycznych Grupy Roboczej Art. 29 dotyczących przenoszenia danych prawo to obejmuje dane dostarczone przez osobę i przetwarzane automatycznie na podstawie zgody lub umowy, a w kontekście HR należy oceniać poszczególne przypadki. CSV lub JSON spełnią wymóg formatu, PDF ze zrzutem ekranu już nie.

Praktyczne zabezpieczenia pliku:

• szyfrowanie archiwum silnym hasłem przekazywanym innym kanałem niż sam plik,

• przechowywanie w jednym, kontrolowanym miejscu zamiast na laptopach i w skrzynkach e-mail,

• dostęp ograniczony do imiennie wskazanych osób,

• wyznaczony termin usunięcia plików po zakończeniu migracji lub archiwizacji,

• umowa powierzenia przetwarzania z nowym dostawcą przed importem danych.

W sytuacjach niejednoznacznych, na przykład przy przenoszeniu bazy kandydatów między podmiotami w grupie lub po przejęciu agencji, decyzję warto skonsultować z inspektorem ochrony danych albo prawnikiem specjalizującym się w RODO. Ogólne zasady porządkuje artykuł o zgodności z RODO w rekrutacji.

7. Kontrola kompletności po eksporcie

Weryfikację przeprowadza się dwa razy: zaraz po eksporcie, porównując pliki ze starym systemem, oraz po imporcie do nowego narzędzia. Lista kontrolna:

• Liczby. Liczba kandydatów, projektów, aplikacji i klientów w plikach powinna odpowiadać liczbom w systemie źródłowym, z uwzględnieniem świadomie wykluczonych rekordów.

• Załączniki. Liczba plików w archiwum zgodna z indeksem, a losowo wybrane CV otwierają się i należą do właściwych osób.

• Pola niestandardowe. Każde pole dodane przez organizację ma swoją kolumnę i wypełnione wartości.

• Polskie znaki. Nazwiska z „ą”, „ł” czy „ż” wyglądają poprawnie po otwarciu pliku.

• Daty i statusy. Jeden format dat, kompletny słownik statusów i tagów.

• Próba jakościowa. Kilkanaście profili sprawdzonych ręcznie od początku do końca: dane kontaktowe, aplikacje, notatki, oceny, dokumenty. W próbie powinni się znaleźć kandydaci z wieloma aplikacjami, bo to u nich najczęściej gubią się powiązania.

• Zgody i retencja. Daty wygaśnięcia zgód przeniesione razem z profilem, aby nowy system mógł je respektować.

Wyniki tej kontroli warto zapisać, bo stanowią część dokumentacji wymaganej przez zasadę rozliczalności.

8. Przygotowanie danych do importu w nowym systemie

Eksport jest połową pracy. Żeby dane były użyteczne od pierwszego dnia w nowym narzędziu, przed importem należy:

1. Zmapować pola. Każdej kolumnie z eksportu przypisać pole w nowym systemie, a pola bez odpowiednika świadomie przenieść do notatek albo pominąć.

2. Ujednolicić słowniki. Połączyć warianty statusów i tagów w jeden spójny zestaw, zgodny z etapami lejka w nowym systemie.

3. Usunąć duplikaty lub oznaczyć je do scalenia.

4. Odfiltrować dane po okresie przechowywania, zamiast przenosić je „na wszelki wypadek”.

5. Zrobić import testowy na małej partii i powtórzyć kontrolę z sekcji 7.

6. Przygotować zespół. Rekruterzy powinni wiedzieć, gdzie w nowym systemie znajdą historię kandydata i jak wygląda jego profil po imporcie.

Przy wyborze docelowego narzędzia warto od razu sprawdzić, czy pozwoli ono w przyszłości wyeksportować dane równie łatwo, jak je przyjmuje. Kryteria oceny systemu zebrano w tekście o wymaganiach wobec ATS dla agencji rekrutacyjnej.

Perspektywa Recruitify: eksport jako test dojrzałości procesu

Pracujemy z agencjami rekrutacyjnymi IT i działami HR, które przechodzą do nas z arkuszy kalkulacyjnych, z kilku niepołączonych narzędzi albo z innego systemu ATS. Z naszej perspektywy eksport danych bardzo szybko pokazuje, jak uporządkowany był proces. Jeżeli lejek sprzedażowy, rekrutacyjny i kontraktowy żyły w osobnych miejscach, eksport zamienia się w składanie danych z wielu źródeł i ręczne odtwarzanie powiązań między klientem, zleceniem a kandydatem.

Dlatego zalecamy, by traktować migrację jako okazję do porządków, a nie tylko kopiowania. Dane kandydatów, którym wygasła zgoda, nie powinny trafiać do nowego systemu. Duplikaty warto wychwycić już przy imporcie, a nie po miesiącu pracy. Własna baza kandydatów jest dla agencji realnym aktywem: dobrze zindeksowana pozwala wracać do osób, które wcześniej nie trafiły do żadnego projektu, i ograniczać zależność od zewnętrznych platform. Ten potencjał istnieje jednak tylko wtedy, gdy dane są kompletne, aktualne i przetwarzane zgodnie z prawem.

- Recruitify Team

Uporządkowana baza po migracji

Recruitify łączy system ATS, sprzedażowy CRM i moduł do zarządzania kontraktami IT w jednym narzędziu, więc dane klienta, zlecenia i kandydata nie wymagają już łączenia z osobnych plików. Przy imporcie pomaga AI CV Parser z technologią OCR: odczytuje pliki PDF, DOCX, skany i zdjęcia, w około 3 sekundy buduje ustrukturyzowany profil kandydata i automatycznie wychwytuje duplikaty.

Pakiet Zespół HR kosztuje od 265 zł miesięcznie za użytkownika, pakiet Agencja od 290 zł miesięcznie za użytkownika, a warunki pakietu Enterprise ustalane są indywidualnie. Szczegóły zawiera strona z cennikiem pakietów Recruitify, a przykład przejścia z arkuszy na jeden system opisuje case study agencji rekrutacyjnej.

FAQ

Kto może wykonać pełny eksport danych z ATS?

Zwykle tylko administrator konta lub właściciel subskrypcji. Rekruterzy mają najczęściej dostęp do eksportu list kandydatów w projektach, ale nie całej bazy z załącznikami. Jeżeli system nie oferuje samodzielnego eksportu pełnego, administrator składa pisemne zgłoszenie do dostawcy.

Czy eksport w Excelu wystarczy do zmiany systemu?

Rzadko. Arkusz z listą kandydatów nie obejmuje zwykle aplikacji, notatek, historii statusów ani plików CV. Pełny eksport to kilka powiązanych tabel ze stałymi identyfikatorami oraz archiwum z dokumentami i indeksem plików.

W jakim formacie przekazać dane kandydatowi, który o nie prosi?

Przy żądaniu przeniesienia danych na podstawie art. 20 RODO potrzebny jest format ustrukturyzowany, powszechnie używany i nadający się do odczytu maszynowego, na przykład CSV lub JSON. Przy żądaniu kopii na podstawie art. 15 przed wysyłką trzeba sprawdzić, czy notatki nie zawierają danych innych osób.

Czy wszystkich kandydatów trzeba przenieść do nowego systemu?

Nie, i zwykle nie powinno się tego robić. Dane osób, którym minął okres przechowywania lub wygasła zgoda, należy usunąć zamiast przenosić. Mniejsza, aktualna baza jest też bardziej użyteczna w codziennej pracy rekruterów.

Źródła

• Naczelny Sąd Administracyjny: Ochrona danych osobowych - wybrane informacje ogólne

• BPPZ: RODO w rekrutacji - LinkedIn, ATS i CV

• UODO: prawo dostępu do danych i prawo do kopii

• Grupa Robocza Art. 29: wytyczne dotyczące prawa do przenoszenia danych

Rekomendacje

• Żaden kandydat nie został utracony podczas zmiany systemu ATS: 6 etapów dla rekruterów

• Kompleksowy przewodnik po ATS: Wszystko, co musisz wiedzieć o systemach rekrutacyjnych

• Bezpieczeństwo danych ATS: jak spełnić wymogi RODO