Zaktualizowano:
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: wzór 2026
Proces rekrutacyjny
Recruitify Team
Do bieżącej rekrutacji zgoda kandydata zwykle nie jest potrzebna, ponieważ pracodawca przetwarza dane na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy i przepisów o niezbędności do zawarcia umowy. Zgoda staje się konieczna wyłącznie wtedy, gdy firma chce przetwarzać dane wykraczające poza ten katalog, przechowywać CV na potrzeby przyszłych naborów albo przetwarzać dane szczególnej kategorii, na przykład informacje o stanie zdrowia. Kandydat może tę zgodę w każdej chwili wycofać, a rekruter musi mu to realnie umożliwić.
Krótko mówiąc:
Zgoda na przetwarzanie danych jest konieczna tylko wtedy, gdy firma chce korzystać z danych wykraczających poza katalog z art. 22(1) Kodeksu pracy, na przykład do dalszych rekrutacji lub przetwarzania danych szczególnych.
Klauzula w CV powinna być zwięzła i odzwierciedlać zakres zamierzonych działań, na przykład zgoda na przetwarzanie danych wyłącznie na potrzeby obecnej rekrutacji lub na przyszłe nabory z określonym czasem przechowywania.
Podstawą prawną przetwarzania danych w rekrutacji jest art. 22(1) Kodeksu pracy, a zgoda jest tylko alternatywną, najmniej wiążącą podstawą, stosowaną wyłącznie, gdy dane wykraczają poza ustawowy katalog.
Zgoda na przyszłe rekrutacje musi mieć jasno określony czas przechowywania, zwykle 6-12 miesięcy, oraz odrębny sposób jej wycofania, na przykład przez link w e-mailu.
Automatyczne systemy rekrutacyjne, takie jak ATS, powinny zapewniać pełny ślad zgód, zawierać datę, treść i sposób wycofania, aby spełniać wymogi RODO i ułatwić ewentualną kontrolę.
RecruitifyUporządkuj zgody i audyt rekrutacjiRecruitify łączy zarządzanie zgodami RODO z pełnym śladem audytowym w jednym systemie dla agencji rekrutacyjnych i działów HR.Poznaj Recruitify
Spis treści
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: aktualny wzór klauzuli do CV
Podstawy prawne: kiedy potrzebna jest zgoda, a kiedy wystarczy Kodeks pracy
Zgoda na przyszłe rekrutacje i okresy przechowywania CV
Jak poprawnie zbierać zgodę w formularzach online i w systemie ATS
Gdzie umieścić klauzulę: w CV, liście motywacyjnym czy ogłoszeniu?
Gotowe wzory klauzul do skopiowania
Co rekruterzy robią źle: perspektywa Recruitify
Jak Recruitify porządkuje zgody i ślad audytowy w rekrutacji
Źródła
Najczęściej zadawane pytania
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: aktualny wzór klauzuli do CV
Klauzula w CV to najbardziej widoczny element całego procesu, ale jej treść zależy od tego, co firma faktycznie chce zrobić z danymi kandydata. Krótki wariant wystarcza, gdy dokumenty dotyczą jednej, konkretnej rekrutacji i nie wykraczają poza dane z art. 22(1) Kodeksu pracy.
Wzór krótki, stosowany w aplikacjach na konkretne stanowisko:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w niniejszym dokumencie dla potrzeb bieżącego procesu rekrutacji przez [nazwa firmy].”
Ten zapis ma sens praktyczny głównie wtedy, gdy CV zawiera dane dobrowolne, na przykład zdjęcie, które nie należy do katalogu ustawowego. Podobną, urzędową formułę wykorzystuje się w naborach do administracji publicznej.pdf), gdzie zgoda obejmuje wyłącznie dane przekazane w danym dokumencie.
Wzór rozbudowany, gdy firma chce zatrzymać CV na dłużej:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia bieżących oraz przyszłych procesów rekrutacyjnych przez określony, rozsądny okres od dnia wysłania aplikacji. Zgodę można wycofać w każdym momencie, wysyłając wiadomość na adres [e-mail].”
Ta wersja wymaga jasnego okresu przechowywania i odrębnej zgody od tej dotyczącej bieżącego naboru, co potwierdzają Gov.
Kilka wskazówek redakcyjnych, które ułatwiają zgodność z RODO:
Klauzulę umieszcza się na końcu CV, po sekcji z doświadczeniem i wykształceniem, nigdy na początku dokumentu.
Podpis odręczny nie jest wymagany przy aplikacjach elektronicznych, wystarczy sama treść zgody w dokumencie.
Formułkę pisze się w tym samym języku co ogłoszenie o pracę, bez mieszania polskiego z angielskimi terminami prawnymi.
Podstawy prawne: kiedy potrzebna jest zgoda, a kiedy wystarczy Kodeks pracy
Art. 22(1) Kodeksu pracy określa zamknięty katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata bez pytania go o zgodę: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez samego kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy na danym stanowisku. To sprawia, że Kodeks pracy jest podstawą prawną dla większości standardowych procesów rekrutacyjnych, a nie zgoda.
RODO daje kilka odrębnych podstaw przetwarzania i to od nich trzeba zaczynać analizę, zanim ktoś sięgnie po formularz zgody. Art. 6 ust. 1 lit. b dotyczy działań niezbędnych do zawarcia umowy, na przykład przygotowania oferty zatrudnienia. Art. 6 ust. 1 lit. c obejmuje obowiązki wynikające z przepisów prawa, takie jak przechowywanie dokumentacji kadrowej po zatrudnieniu. Art. 6 ust. 1 lit. f, czyli prawnie uzasadniony interes administratora, bywa stosowany np. przy weryfikacji referencji, choć wymaga ostrożności i udokumentowanego testu bilansującego.
Zgoda pozostaje najsłabszą z tych podstaw, bo w relacji pracodawca-kandydat trudno mówić o pełnej dobrowolności. Wytyczne Prezesa UODO dotyczące zgody wprost wskazują, że zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i łatwa do wycofania, a w relacjach o wyraźnej nierównowadze sił, do których zalicza się rekrutację, ten warunek bywa trudny do spełnienia.
Sam UODO ostrzega przed sytuacją odwrotną, czyli sięganiem po zgodę wtedy, gdy istnieje inna, wystarczająca przesłanka prawna. Urząd wprost wskazuje, że pytanie kandydata o zgodę na przetwarzanie danych, które już objęte jest Kodeksem pracy, jest nieprawidłowe i wprowadza w błąd co do faktycznej podstawy przetwarzania. Praktyczna reguła brzmi więc: najpierw sprawdź, czy dane są objęte inną przesłanką, a zgodę stosuj tylko dla tego, co wykracza poza ustawowy katalog.
Ryzyko związane z opieraniem procesu na zgodzie jest podwójne. Kandydat może ją wycofać w każdej chwili, co zmusza firmę do usunięcia danych z aktywnego procesu, a jeśli zgoda nigdy nie była naprawdę dobrowolna, cała podstawa przetwarzania może zostać uznana za nieważną od początku.
Zgoda na przyszłe rekrutacje i okresy przechowywania CV
Przechowywanie CV „na przyszłość” to jeden z najczęstszych powodów, dla których firma faktycznie potrzebuje zgody kandydata. Bieżąca rekrutacja kończy się w momencie zamknięcia procesu, a każde dalsze przetwarzanie danych wymaga odrębnej, wyraźnej podstawy.
Zgoda na przyszłe nabory jest niezbędna, gdy:
firma chce zachować CV kandydata po zakończeniu konkretnego procesu rekrutacyjnego,
dane mają być wykorzystane do innych, przyszłych ofert pracy niż ta, na którą kandydat aplikował,
firma planuje profilowanie lub automatyczne dopasowywanie kandydata do nowych stanowisk.
Okres przechowywania powinien być konkretny, a nie sformułowany jako „do wycofania zgody” bez żadnego limitu czasowego. W praktyce rekrutacyjnej najczęściej przyjmuje się 6 lub 12 miesięcy, licząc od dnia wysłania aplikacji lub od zakończenia ostatniego procesu, w którym kandydat brał udział. Wybór okresu warto powiązać z realną rotacją stanowisk w firmie, a nie ustawiać go „na wszelki wypadek” na kilka lat.
Porada profesjonalisty: Nie łącz zgody na przyszłe rekrutacje z inną zgodą, na przykład na profilowanie czy przetwarzanie danych szczególnych. Rozdzielenie zgód eliminuje ryzyko tzw. zgody wiązanej, którą UODO traktuje jako wadę formalną unieważniającą całą podstawę przetwarzania.
Dokumentacja zgody musi zawierać jej treść, datę wyrażenia i sposób, w jaki została zebrana. Procedura wycofania powinna być tak prosta, jak samo jej wyrażenie: jedno kliknięcie w formularzu online wymaga jednego kliknięcia przy wycofaniu, a nie konieczności wysyłania pisma czy dzwonienia do działu HR. Dobrą praktyką jest połączenie okresu przechowywania z polityką retencji dokumentów, która porządkuje też inne kategorie danych firmowych, nie tylko rekrutacyjnych.
Jak poprawnie zbierać zgodę w formularzach online i w systemie ATS
Formularz rekrutacyjny i system ATS to miejsca, gdzie błędy projektowe najczęściej prowadzą do nieważnej zgody. Trzy zasady porządkują ten proces od strony technicznej.
Aktywne potwierdzenie, nigdy checkbox domyślnie zaznaczony. Kandydat musi sam kliknąć pole zgody. Wstępnie zaznaczony checkbox nie spełnia warunku dobrowolności opisanego w wytycznych UODO.
Oddzielne zgody dla oddzielnych celów. Zgoda na bieżącą rekrutację, zgoda na przyszłe nabory i zgoda na profilowanie powinny być trzema osobnymi polami, nie jednym zbiorczym oświadczeniem.
Logowanie każdej zgody z pełnym kontekstem. System powinien zapisać treść zgody, znacznik czasu, adres IP oraz wersję formularza, jaką kandydat widział w momencie zaznaczenia pola.
Mechanizm wycofania zgody musi być dostępny bez kontaktowania się z działem HR osobiście. Link do wycofania w mailu potwierdzającym aplikację albo prosty formularz w panelu kandydata rozwiązuje ten problem w kilka sekund. Praktyczne wytyczne dotyczące projektowania zgód podkreślają, że jeśli udzielenie zgody zajmuje jedno kliknięcie, jej wycofanie powinno zajmować tyle samo, a UODO już karało firmy, które utrudniały ten proces.
Porada profesjonalisty: Po każdym wycofaniu zgody wysyłaj automatyczne potwierdzenie e-mailem. To prosty dowód, że żądanie zostało zarejestrowane i obsłużone, co bardzo ułatwia odpowiedź na ewentualną kontrolę.
Dobrze skonfigurowany system ATS automatyzuje większość tych kroków, od rejestracji zgody po przypomnienia o upływającym okresie przechowywania danych kandydata.
Gdzie umieścić klauzulę: w CV, liście motywacyjnym czy ogłoszeniu?
Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO leży po stronie pracodawcy, nie kandydata, i to on musi go spełnić niezależnie od tego, czy klauzula znajdzie się w CV. Ogłoszenie o pracę powinno zawierać krótką informację o administratorze danych i celu przetwarzania, najlepiej z linkiem do pełnej klauzuli informacyjnej na stronie firmy.
Sama zgoda ma sens tylko w CV lub w formularzu aplikacyjnym, nigdy w liście motywacyjnym, który jest dokumentem swobodnym i nie powinien nieść funkcji prawnej. Najlepsze miejsce to ostatni akapit CV, tuż przed danymi kontaktowymi. Podpis odręczny nie jest wymagany w aplikacjach elektronicznych, a wymuszanie go bywa traktowane jako sztuczna bariera formalna, którą warto unikać.
Gotowe wzory klauzul do skopiowania
Poniższe formuły odpowiadają czterem najczęstszym sytuacjom w praktyce rekrutacyjnej. Każdą warto dopasować do konkretnego procesu, zamiast kopiować ją bez zmian.
Wzór krótki, do bieżącej rekrutacji:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w aplikacji dla potrzeb obecnego procesu rekrutacji prowadzonego przez [nazwa firmy] (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).”
Stosuj go, gdy CV zawiera tylko dane dobrowolne, na przykład zdjęcie, a proces dotyczy jednego, konkretnego stanowiska.
Wzór rozbudowany, z przechowywaniem na przyszłe rekrutacje:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych przez określony, rozsądny okres od dnia przesłania aplikacji. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili poprzez [link/adres e-mail], co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.”
Ten wariant wymaga odrębnego pola zgody, oddzielonego od zgody na bieżący nabór, i dokładnego okresu przechowywania.
Wzór dla danych szczególnej kategorii:
„Wyrażam wyraźną zgodę na przetwarzanie danych osobowych dotyczących [np. stanu zdrowia w zakresie orzeczenia o niepełnosprawności] w celu [np. dostosowania warunków rekrutacji], zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.”
Zgoda na dane szczególne musi być wyraźna, czyli dodatkowo podkreślona i oddzielona od pozostałych oświadczeń, a jej treść powinna precyzyjnie wskazywać kategorię danych i konkretny cel przetwarzania. Każdą z tych zgód należy zapisać razem z datą, treścią i wersją formularza, w którym kandydat ją zaznaczył, co ułatwia odtworzenie całego przebiegu procesu w razie kontroli.
Co rekruterzy robią źle: perspektywa Recruitify
Najczęstszy błąd, jaki widzimy w praktyce rekrutacyjnej, to kopiowanie jednej uniwersalnej klauzuli zgody do każdego procesu, niezależnie od tego, jakich danych faktycznie dotyczy. Druga powtarzająca się pomyłka to zgoda „na wszystko i bez terminu”, która w razie kontroli trudno się broni.
Systemy rekrutacyjne z modułem zarządzania zgodami rozwiązują to inaczej: każda zgoda ma własny znacznik czasu, treść i status, co pozwala odtworzyć cały przebieg zdarzeń bez szukania w skrzynce mailowej. To różnica między zgodnością deklarowaną a zgodnością, którą można udowodnić.
- Recruitify Team
Jak Recruitify porządkuje zgody i ślad audytowy w rekrutacji
Ręczne śledzenie, kto, kiedy i na co wyraził zgodę, w arkuszu kalkulacyjnym albo rozproszonych mailach, to prosta droga do błędu przy pierwszej kontroli. Recruitify prowadzi rejestr zgód wewnątrz jednego systemu, w którym każda decyzja kandydata zostaje zapisana z pełnym śladem rewizyjnym, od momentu wyrażenia zgody po jej ewentualne wycofanie.
Moduł zgodności automatyzuje to, co w większości agencji nadal robi się manualnie: przypisuje okres przechowywania do każdego CV, przypomina o zbliżającym się terminie wygaśnięcia zgody i pozwala kandydatowi wycofać ją bez telefonu do rekrutera. Dzięki bazie kandydatów w ATS dane są jednocześnie bezpiecznie zanonimizowane tam, gdzie to potrzebne, i zachowują metadane niezbędne do raportowania. To eliminuje sytuację, w której zespół rekrutacyjny odkrywa problem ze zgodą już po zamknięciu procesu, a nie w momencie jej zbierania.
Jeśli zarządzasz rekrutacją dla kilku klientów lub kilkuset otwartych procesów naraz, sprawdź, jak Recruitify wspiera zarządzanie relacjami z klientami i sprzedaż obok samej rekrutacji, i zamów prezentację systemu, żeby zobaczyć moduł zgód w praktyce na własnych danych.
Źródła
Trzy dokumenty warto mieć zapisane jako podstawowe źródła przy pracy z klauzulami zgody. Wytyczne UODO dotyczące zgody tłumaczą warunki jej ważności krok po kroku. Gov.pl publikuje przykładowe klauzule i wzory informacyjne. Komisja Europejska opisuje elementy, jakie muszą wystąpić, by zgoda była prawnie skuteczna w całej Unii Europejskiej.
This article is general information, not a substitute for advice from a qualified lawyer. Consult a qualified legal professional about your own circumstances before acting on anything here.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych do rekrutacji?
Wystarczy zaznaczyć aktywnie pole zgody z jasną treścią, wskazującą administratora danych, cel przetwarzania i okres przechowywania, najlepiej w formularzu aplikacyjnym lub na końcu CV.
Jak brzmi aktualna klauzula do CV w 2026 roku?
Aktualna, krótka formuła brzmi: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w aplikacji dla potrzeb obecnego procesu rekrutacji prowadzonego przez [nazwa firmy]”, a jej rozbudowaną wersję z okresem przechowywania stosuje się przy zgodzie na przyszłe nabory.
Jak brzmi zgoda na przetwarzanie danych osobowych na przyszłe rekrutacje?
Zgoda ta musi wskazywać konkretny okres przechowywania, np. 12 miesięcy, oraz sposób wycofania zgody, i powinna być odrębnym polem od zgody na bieżący proces rekrutacyjny.
Jak brzmi klauzula RODO dotycząca rekrutacji?
Pełna klauzula RODO obejmuje informację o administratorze, celu i podstawie prawnej przetwarzania, okresie przechowywania danych oraz prawach kandydata, w tym prawie do wycofania zgody i wniesienia skargi do UODO.
Czy pracodawca musi prosić o zgodę na przetwarzanie CV?
Nie, jeśli dane ograniczają się do katalogu z art. 22(1) Kodeksu pracy i dotyczą tylko bieżącego procesu, zgoda kandydata nie jest wymagana, a podstawą przetwarzania są przepisy prawa pracy.
Rekomendacje
Aktualizacje i nowości
Bądź na bieżąco z najnowszymi innowacjami, funkcjami i wskazówkami dotyczącymi Recruitify!
Podając swój adres e-mail w ramach formularza zapisu na newsletter wyrażasz zgodę na jego przetwarzanie w celu przesyłania informacji marketingowych dotyczących produktów i usług Administratora. Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w powyższym celu jest Recruitify Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KRS 0000709889). Więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych osobowych i praw osób, których dane dotyczą znajdziesz w dokumencie Polityka prywatności.
Zaktualizowano:
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: wzór 2026
Proces rekrutacyjny
Recruitify Team
Do bieżącej rekrutacji zgoda kandydata zwykle nie jest potrzebna, ponieważ pracodawca przetwarza dane na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy i przepisów o niezbędności do zawarcia umowy. Zgoda staje się konieczna wyłącznie wtedy, gdy firma chce przetwarzać dane wykraczające poza ten katalog, przechowywać CV na potrzeby przyszłych naborów albo przetwarzać dane szczególnej kategorii, na przykład informacje o stanie zdrowia. Kandydat może tę zgodę w każdej chwili wycofać, a rekruter musi mu to realnie umożliwić.
Krótko mówiąc:
Zgoda na przetwarzanie danych jest konieczna tylko wtedy, gdy firma chce korzystać z danych wykraczających poza katalog z art. 22(1) Kodeksu pracy, na przykład do dalszych rekrutacji lub przetwarzania danych szczególnych.
Klauzula w CV powinna być zwięzła i odzwierciedlać zakres zamierzonych działań, na przykład zgoda na przetwarzanie danych wyłącznie na potrzeby obecnej rekrutacji lub na przyszłe nabory z określonym czasem przechowywania.
Podstawą prawną przetwarzania danych w rekrutacji jest art. 22(1) Kodeksu pracy, a zgoda jest tylko alternatywną, najmniej wiążącą podstawą, stosowaną wyłącznie, gdy dane wykraczają poza ustawowy katalog.
Zgoda na przyszłe rekrutacje musi mieć jasno określony czas przechowywania, zwykle 6-12 miesięcy, oraz odrębny sposób jej wycofania, na przykład przez link w e-mailu.
Automatyczne systemy rekrutacyjne, takie jak ATS, powinny zapewniać pełny ślad zgód, zawierać datę, treść i sposób wycofania, aby spełniać wymogi RODO i ułatwić ewentualną kontrolę.
RecruitifyUporządkuj zgody i audyt rekrutacjiRecruitify łączy zarządzanie zgodami RODO z pełnym śladem audytowym w jednym systemie dla agencji rekrutacyjnych i działów HR.Poznaj Recruitify
Spis treści
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: aktualny wzór klauzuli do CV
Podstawy prawne: kiedy potrzebna jest zgoda, a kiedy wystarczy Kodeks pracy
Zgoda na przyszłe rekrutacje i okresy przechowywania CV
Jak poprawnie zbierać zgodę w formularzach online i w systemie ATS
Gdzie umieścić klauzulę: w CV, liście motywacyjnym czy ogłoszeniu?
Gotowe wzory klauzul do skopiowania
Co rekruterzy robią źle: perspektywa Recruitify
Jak Recruitify porządkuje zgody i ślad audytowy w rekrutacji
Źródła
Najczęściej zadawane pytania
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: aktualny wzór klauzuli do CV
Klauzula w CV to najbardziej widoczny element całego procesu, ale jej treść zależy od tego, co firma faktycznie chce zrobić z danymi kandydata. Krótki wariant wystarcza, gdy dokumenty dotyczą jednej, konkretnej rekrutacji i nie wykraczają poza dane z art. 22(1) Kodeksu pracy.
Wzór krótki, stosowany w aplikacjach na konkretne stanowisko:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w niniejszym dokumencie dla potrzeb bieżącego procesu rekrutacji przez [nazwa firmy].”
Ten zapis ma sens praktyczny głównie wtedy, gdy CV zawiera dane dobrowolne, na przykład zdjęcie, które nie należy do katalogu ustawowego. Podobną, urzędową formułę wykorzystuje się w naborach do administracji publicznej.pdf), gdzie zgoda obejmuje wyłącznie dane przekazane w danym dokumencie.
Wzór rozbudowany, gdy firma chce zatrzymać CV na dłużej:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia bieżących oraz przyszłych procesów rekrutacyjnych przez określony, rozsądny okres od dnia wysłania aplikacji. Zgodę można wycofać w każdym momencie, wysyłając wiadomość na adres [e-mail].”
Ta wersja wymaga jasnego okresu przechowywania i odrębnej zgody od tej dotyczącej bieżącego naboru, co potwierdzają Gov.
Kilka wskazówek redakcyjnych, które ułatwiają zgodność z RODO:
Klauzulę umieszcza się na końcu CV, po sekcji z doświadczeniem i wykształceniem, nigdy na początku dokumentu.
Podpis odręczny nie jest wymagany przy aplikacjach elektronicznych, wystarczy sama treść zgody w dokumencie.
Formułkę pisze się w tym samym języku co ogłoszenie o pracę, bez mieszania polskiego z angielskimi terminami prawnymi.
Podstawy prawne: kiedy potrzebna jest zgoda, a kiedy wystarczy Kodeks pracy
Art. 22(1) Kodeksu pracy określa zamknięty katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata bez pytania go o zgodę: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez samego kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy na danym stanowisku. To sprawia, że Kodeks pracy jest podstawą prawną dla większości standardowych procesów rekrutacyjnych, a nie zgoda.
RODO daje kilka odrębnych podstaw przetwarzania i to od nich trzeba zaczynać analizę, zanim ktoś sięgnie po formularz zgody. Art. 6 ust. 1 lit. b dotyczy działań niezbędnych do zawarcia umowy, na przykład przygotowania oferty zatrudnienia. Art. 6 ust. 1 lit. c obejmuje obowiązki wynikające z przepisów prawa, takie jak przechowywanie dokumentacji kadrowej po zatrudnieniu. Art. 6 ust. 1 lit. f, czyli prawnie uzasadniony interes administratora, bywa stosowany np. przy weryfikacji referencji, choć wymaga ostrożności i udokumentowanego testu bilansującego.
Zgoda pozostaje najsłabszą z tych podstaw, bo w relacji pracodawca-kandydat trudno mówić o pełnej dobrowolności. Wytyczne Prezesa UODO dotyczące zgody wprost wskazują, że zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i łatwa do wycofania, a w relacjach o wyraźnej nierównowadze sił, do których zalicza się rekrutację, ten warunek bywa trudny do spełnienia.
Sam UODO ostrzega przed sytuacją odwrotną, czyli sięganiem po zgodę wtedy, gdy istnieje inna, wystarczająca przesłanka prawna. Urząd wprost wskazuje, że pytanie kandydata o zgodę na przetwarzanie danych, które już objęte jest Kodeksem pracy, jest nieprawidłowe i wprowadza w błąd co do faktycznej podstawy przetwarzania. Praktyczna reguła brzmi więc: najpierw sprawdź, czy dane są objęte inną przesłanką, a zgodę stosuj tylko dla tego, co wykracza poza ustawowy katalog.
Ryzyko związane z opieraniem procesu na zgodzie jest podwójne. Kandydat może ją wycofać w każdej chwili, co zmusza firmę do usunięcia danych z aktywnego procesu, a jeśli zgoda nigdy nie była naprawdę dobrowolna, cała podstawa przetwarzania może zostać uznana za nieważną od początku.
Zgoda na przyszłe rekrutacje i okresy przechowywania CV
Przechowywanie CV „na przyszłość” to jeden z najczęstszych powodów, dla których firma faktycznie potrzebuje zgody kandydata. Bieżąca rekrutacja kończy się w momencie zamknięcia procesu, a każde dalsze przetwarzanie danych wymaga odrębnej, wyraźnej podstawy.
Zgoda na przyszłe nabory jest niezbędna, gdy:
firma chce zachować CV kandydata po zakończeniu konkretnego procesu rekrutacyjnego,
dane mają być wykorzystane do innych, przyszłych ofert pracy niż ta, na którą kandydat aplikował,
firma planuje profilowanie lub automatyczne dopasowywanie kandydata do nowych stanowisk.
Okres przechowywania powinien być konkretny, a nie sformułowany jako „do wycofania zgody” bez żadnego limitu czasowego. W praktyce rekrutacyjnej najczęściej przyjmuje się 6 lub 12 miesięcy, licząc od dnia wysłania aplikacji lub od zakończenia ostatniego procesu, w którym kandydat brał udział. Wybór okresu warto powiązać z realną rotacją stanowisk w firmie, a nie ustawiać go „na wszelki wypadek” na kilka lat.
Porada profesjonalisty: Nie łącz zgody na przyszłe rekrutacje z inną zgodą, na przykład na profilowanie czy przetwarzanie danych szczególnych. Rozdzielenie zgód eliminuje ryzyko tzw. zgody wiązanej, którą UODO traktuje jako wadę formalną unieważniającą całą podstawę przetwarzania.
Dokumentacja zgody musi zawierać jej treść, datę wyrażenia i sposób, w jaki została zebrana. Procedura wycofania powinna być tak prosta, jak samo jej wyrażenie: jedno kliknięcie w formularzu online wymaga jednego kliknięcia przy wycofaniu, a nie konieczności wysyłania pisma czy dzwonienia do działu HR. Dobrą praktyką jest połączenie okresu przechowywania z polityką retencji dokumentów, która porządkuje też inne kategorie danych firmowych, nie tylko rekrutacyjnych.
Jak poprawnie zbierać zgodę w formularzach online i w systemie ATS
Formularz rekrutacyjny i system ATS to miejsca, gdzie błędy projektowe najczęściej prowadzą do nieważnej zgody. Trzy zasady porządkują ten proces od strony technicznej.
Aktywne potwierdzenie, nigdy checkbox domyślnie zaznaczony. Kandydat musi sam kliknąć pole zgody. Wstępnie zaznaczony checkbox nie spełnia warunku dobrowolności opisanego w wytycznych UODO.
Oddzielne zgody dla oddzielnych celów. Zgoda na bieżącą rekrutację, zgoda na przyszłe nabory i zgoda na profilowanie powinny być trzema osobnymi polami, nie jednym zbiorczym oświadczeniem.
Logowanie każdej zgody z pełnym kontekstem. System powinien zapisać treść zgody, znacznik czasu, adres IP oraz wersję formularza, jaką kandydat widział w momencie zaznaczenia pola.
Mechanizm wycofania zgody musi być dostępny bez kontaktowania się z działem HR osobiście. Link do wycofania w mailu potwierdzającym aplikację albo prosty formularz w panelu kandydata rozwiązuje ten problem w kilka sekund. Praktyczne wytyczne dotyczące projektowania zgód podkreślają, że jeśli udzielenie zgody zajmuje jedno kliknięcie, jej wycofanie powinno zajmować tyle samo, a UODO już karało firmy, które utrudniały ten proces.
Porada profesjonalisty: Po każdym wycofaniu zgody wysyłaj automatyczne potwierdzenie e-mailem. To prosty dowód, że żądanie zostało zarejestrowane i obsłużone, co bardzo ułatwia odpowiedź na ewentualną kontrolę.
Dobrze skonfigurowany system ATS automatyzuje większość tych kroków, od rejestracji zgody po przypomnienia o upływającym okresie przechowywania danych kandydata.
Gdzie umieścić klauzulę: w CV, liście motywacyjnym czy ogłoszeniu?
Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO leży po stronie pracodawcy, nie kandydata, i to on musi go spełnić niezależnie od tego, czy klauzula znajdzie się w CV. Ogłoszenie o pracę powinno zawierać krótką informację o administratorze danych i celu przetwarzania, najlepiej z linkiem do pełnej klauzuli informacyjnej na stronie firmy.
Sama zgoda ma sens tylko w CV lub w formularzu aplikacyjnym, nigdy w liście motywacyjnym, który jest dokumentem swobodnym i nie powinien nieść funkcji prawnej. Najlepsze miejsce to ostatni akapit CV, tuż przed danymi kontaktowymi. Podpis odręczny nie jest wymagany w aplikacjach elektronicznych, a wymuszanie go bywa traktowane jako sztuczna bariera formalna, którą warto unikać.
Gotowe wzory klauzul do skopiowania
Poniższe formuły odpowiadają czterem najczęstszym sytuacjom w praktyce rekrutacyjnej. Każdą warto dopasować do konkretnego procesu, zamiast kopiować ją bez zmian.
Wzór krótki, do bieżącej rekrutacji:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w aplikacji dla potrzeb obecnego procesu rekrutacji prowadzonego przez [nazwa firmy] (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).”
Stosuj go, gdy CV zawiera tylko dane dobrowolne, na przykład zdjęcie, a proces dotyczy jednego, konkretnego stanowiska.
Wzór rozbudowany, z przechowywaniem na przyszłe rekrutacje:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych przez określony, rozsądny okres od dnia przesłania aplikacji. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili poprzez [link/adres e-mail], co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.”
Ten wariant wymaga odrębnego pola zgody, oddzielonego od zgody na bieżący nabór, i dokładnego okresu przechowywania.
Wzór dla danych szczególnej kategorii:
„Wyrażam wyraźną zgodę na przetwarzanie danych osobowych dotyczących [np. stanu zdrowia w zakresie orzeczenia o niepełnosprawności] w celu [np. dostosowania warunków rekrutacji], zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.”
Zgoda na dane szczególne musi być wyraźna, czyli dodatkowo podkreślona i oddzielona od pozostałych oświadczeń, a jej treść powinna precyzyjnie wskazywać kategorię danych i konkretny cel przetwarzania. Każdą z tych zgód należy zapisać razem z datą, treścią i wersją formularza, w którym kandydat ją zaznaczył, co ułatwia odtworzenie całego przebiegu procesu w razie kontroli.
Co rekruterzy robią źle: perspektywa Recruitify
Najczęstszy błąd, jaki widzimy w praktyce rekrutacyjnej, to kopiowanie jednej uniwersalnej klauzuli zgody do każdego procesu, niezależnie od tego, jakich danych faktycznie dotyczy. Druga powtarzająca się pomyłka to zgoda „na wszystko i bez terminu”, która w razie kontroli trudno się broni.
Systemy rekrutacyjne z modułem zarządzania zgodami rozwiązują to inaczej: każda zgoda ma własny znacznik czasu, treść i status, co pozwala odtworzyć cały przebieg zdarzeń bez szukania w skrzynce mailowej. To różnica między zgodnością deklarowaną a zgodnością, którą można udowodnić.
- Recruitify Team
Jak Recruitify porządkuje zgody i ślad audytowy w rekrutacji
Ręczne śledzenie, kto, kiedy i na co wyraził zgodę, w arkuszu kalkulacyjnym albo rozproszonych mailach, to prosta droga do błędu przy pierwszej kontroli. Recruitify prowadzi rejestr zgód wewnątrz jednego systemu, w którym każda decyzja kandydata zostaje zapisana z pełnym śladem rewizyjnym, od momentu wyrażenia zgody po jej ewentualne wycofanie.
Moduł zgodności automatyzuje to, co w większości agencji nadal robi się manualnie: przypisuje okres przechowywania do każdego CV, przypomina o zbliżającym się terminie wygaśnięcia zgody i pozwala kandydatowi wycofać ją bez telefonu do rekrutera. Dzięki bazie kandydatów w ATS dane są jednocześnie bezpiecznie zanonimizowane tam, gdzie to potrzebne, i zachowują metadane niezbędne do raportowania. To eliminuje sytuację, w której zespół rekrutacyjny odkrywa problem ze zgodą już po zamknięciu procesu, a nie w momencie jej zbierania.
Jeśli zarządzasz rekrutacją dla kilku klientów lub kilkuset otwartych procesów naraz, sprawdź, jak Recruitify wspiera zarządzanie relacjami z klientami i sprzedaż obok samej rekrutacji, i zamów prezentację systemu, żeby zobaczyć moduł zgód w praktyce na własnych danych.
Źródła
Trzy dokumenty warto mieć zapisane jako podstawowe źródła przy pracy z klauzulami zgody. Wytyczne UODO dotyczące zgody tłumaczą warunki jej ważności krok po kroku. Gov.pl publikuje przykładowe klauzule i wzory informacyjne. Komisja Europejska opisuje elementy, jakie muszą wystąpić, by zgoda była prawnie skuteczna w całej Unii Europejskiej.
This article is general information, not a substitute for advice from a qualified lawyer. Consult a qualified legal professional about your own circumstances before acting on anything here.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych do rekrutacji?
Wystarczy zaznaczyć aktywnie pole zgody z jasną treścią, wskazującą administratora danych, cel przetwarzania i okres przechowywania, najlepiej w formularzu aplikacyjnym lub na końcu CV.
Jak brzmi aktualna klauzula do CV w 2026 roku?
Aktualna, krótka formuła brzmi: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w aplikacji dla potrzeb obecnego procesu rekrutacji prowadzonego przez [nazwa firmy]”, a jej rozbudowaną wersję z okresem przechowywania stosuje się przy zgodzie na przyszłe nabory.
Jak brzmi zgoda na przetwarzanie danych osobowych na przyszłe rekrutacje?
Zgoda ta musi wskazywać konkretny okres przechowywania, np. 12 miesięcy, oraz sposób wycofania zgody, i powinna być odrębnym polem od zgody na bieżący proces rekrutacyjny.
Jak brzmi klauzula RODO dotycząca rekrutacji?
Pełna klauzula RODO obejmuje informację o administratorze, celu i podstawie prawnej przetwarzania, okresie przechowywania danych oraz prawach kandydata, w tym prawie do wycofania zgody i wniesienia skargi do UODO.
Czy pracodawca musi prosić o zgodę na przetwarzanie CV?
Nie, jeśli dane ograniczają się do katalogu z art. 22(1) Kodeksu pracy i dotyczą tylko bieżącego procesu, zgoda kandydata nie jest wymagana, a podstawą przetwarzania są przepisy prawa pracy.
Rekomendacje
Aktualizacje i nowości
Bądź na bieżąco z najnowszymi innowacjami, funkcjami i wskazówkami dotyczącymi Recruitify!
Podając swój adres e-mail w ramach formularza zapisu na newsletter wyrażasz zgodę na jego przetwarzanie w celu przesyłania informacji marketingowych dotyczących produktów i usług Administratora. Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w powyższym celu jest Recruitify Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KRS 0000709889). Więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych osobowych i praw osób, których dane dotyczą znajdziesz w dokumencie Polityka prywatności.
Zaktualizowano:
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: wzór 2026
Proces rekrutacyjny
Recruitify Team
Do bieżącej rekrutacji zgoda kandydata zwykle nie jest potrzebna, ponieważ pracodawca przetwarza dane na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy i przepisów o niezbędności do zawarcia umowy. Zgoda staje się konieczna wyłącznie wtedy, gdy firma chce przetwarzać dane wykraczające poza ten katalog, przechowywać CV na potrzeby przyszłych naborów albo przetwarzać dane szczególnej kategorii, na przykład informacje o stanie zdrowia. Kandydat może tę zgodę w każdej chwili wycofać, a rekruter musi mu to realnie umożliwić.
Krótko mówiąc:
Zgoda na przetwarzanie danych jest konieczna tylko wtedy, gdy firma chce korzystać z danych wykraczających poza katalog z art. 22(1) Kodeksu pracy, na przykład do dalszych rekrutacji lub przetwarzania danych szczególnych.
Klauzula w CV powinna być zwięzła i odzwierciedlać zakres zamierzonych działań, na przykład zgoda na przetwarzanie danych wyłącznie na potrzeby obecnej rekrutacji lub na przyszłe nabory z określonym czasem przechowywania.
Podstawą prawną przetwarzania danych w rekrutacji jest art. 22(1) Kodeksu pracy, a zgoda jest tylko alternatywną, najmniej wiążącą podstawą, stosowaną wyłącznie, gdy dane wykraczają poza ustawowy katalog.
Zgoda na przyszłe rekrutacje musi mieć jasno określony czas przechowywania, zwykle 6-12 miesięcy, oraz odrębny sposób jej wycofania, na przykład przez link w e-mailu.
Automatyczne systemy rekrutacyjne, takie jak ATS, powinny zapewniać pełny ślad zgód, zawierać datę, treść i sposób wycofania, aby spełniać wymogi RODO i ułatwić ewentualną kontrolę.
RecruitifyUporządkuj zgody i audyt rekrutacjiRecruitify łączy zarządzanie zgodami RODO z pełnym śladem audytowym w jednym systemie dla agencji rekrutacyjnych i działów HR.Poznaj Recruitify
Spis treści
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: aktualny wzór klauzuli do CV
Podstawy prawne: kiedy potrzebna jest zgoda, a kiedy wystarczy Kodeks pracy
Zgoda na przyszłe rekrutacje i okresy przechowywania CV
Jak poprawnie zbierać zgodę w formularzach online i w systemie ATS
Gdzie umieścić klauzulę: w CV, liście motywacyjnym czy ogłoszeniu?
Gotowe wzory klauzul do skopiowania
Co rekruterzy robią źle: perspektywa Recruitify
Jak Recruitify porządkuje zgody i ślad audytowy w rekrutacji
Źródła
Najczęściej zadawane pytania
Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji: aktualny wzór klauzuli do CV
Klauzula w CV to najbardziej widoczny element całego procesu, ale jej treść zależy od tego, co firma faktycznie chce zrobić z danymi kandydata. Krótki wariant wystarcza, gdy dokumenty dotyczą jednej, konkretnej rekrutacji i nie wykraczają poza dane z art. 22(1) Kodeksu pracy.
Wzór krótki, stosowany w aplikacjach na konkretne stanowisko:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w niniejszym dokumencie dla potrzeb bieżącego procesu rekrutacji przez [nazwa firmy].”
Ten zapis ma sens praktyczny głównie wtedy, gdy CV zawiera dane dobrowolne, na przykład zdjęcie, które nie należy do katalogu ustawowego. Podobną, urzędową formułę wykorzystuje się w naborach do administracji publicznej.pdf), gdzie zgoda obejmuje wyłącznie dane przekazane w danym dokumencie.
Wzór rozbudowany, gdy firma chce zatrzymać CV na dłużej:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia bieżących oraz przyszłych procesów rekrutacyjnych przez określony, rozsądny okres od dnia wysłania aplikacji. Zgodę można wycofać w każdym momencie, wysyłając wiadomość na adres [e-mail].”
Ta wersja wymaga jasnego okresu przechowywania i odrębnej zgody od tej dotyczącej bieżącego naboru, co potwierdzają Gov.
Kilka wskazówek redakcyjnych, które ułatwiają zgodność z RODO:
Klauzulę umieszcza się na końcu CV, po sekcji z doświadczeniem i wykształceniem, nigdy na początku dokumentu.
Podpis odręczny nie jest wymagany przy aplikacjach elektronicznych, wystarczy sama treść zgody w dokumencie.
Formułkę pisze się w tym samym języku co ogłoszenie o pracę, bez mieszania polskiego z angielskimi terminami prawnymi.
Podstawy prawne: kiedy potrzebna jest zgoda, a kiedy wystarczy Kodeks pracy
Art. 22(1) Kodeksu pracy określa zamknięty katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata bez pytania go o zgodę: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez samego kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy na danym stanowisku. To sprawia, że Kodeks pracy jest podstawą prawną dla większości standardowych procesów rekrutacyjnych, a nie zgoda.
RODO daje kilka odrębnych podstaw przetwarzania i to od nich trzeba zaczynać analizę, zanim ktoś sięgnie po formularz zgody. Art. 6 ust. 1 lit. b dotyczy działań niezbędnych do zawarcia umowy, na przykład przygotowania oferty zatrudnienia. Art. 6 ust. 1 lit. c obejmuje obowiązki wynikające z przepisów prawa, takie jak przechowywanie dokumentacji kadrowej po zatrudnieniu. Art. 6 ust. 1 lit. f, czyli prawnie uzasadniony interes administratora, bywa stosowany np. przy weryfikacji referencji, choć wymaga ostrożności i udokumentowanego testu bilansującego.
Zgoda pozostaje najsłabszą z tych podstaw, bo w relacji pracodawca-kandydat trudno mówić o pełnej dobrowolności. Wytyczne Prezesa UODO dotyczące zgody wprost wskazują, że zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i łatwa do wycofania, a w relacjach o wyraźnej nierównowadze sił, do których zalicza się rekrutację, ten warunek bywa trudny do spełnienia.
Sam UODO ostrzega przed sytuacją odwrotną, czyli sięganiem po zgodę wtedy, gdy istnieje inna, wystarczająca przesłanka prawna. Urząd wprost wskazuje, że pytanie kandydata o zgodę na przetwarzanie danych, które już objęte jest Kodeksem pracy, jest nieprawidłowe i wprowadza w błąd co do faktycznej podstawy przetwarzania. Praktyczna reguła brzmi więc: najpierw sprawdź, czy dane są objęte inną przesłanką, a zgodę stosuj tylko dla tego, co wykracza poza ustawowy katalog.
Ryzyko związane z opieraniem procesu na zgodzie jest podwójne. Kandydat może ją wycofać w każdej chwili, co zmusza firmę do usunięcia danych z aktywnego procesu, a jeśli zgoda nigdy nie była naprawdę dobrowolna, cała podstawa przetwarzania może zostać uznana za nieważną od początku.
Zgoda na przyszłe rekrutacje i okresy przechowywania CV
Przechowywanie CV „na przyszłość” to jeden z najczęstszych powodów, dla których firma faktycznie potrzebuje zgody kandydata. Bieżąca rekrutacja kończy się w momencie zamknięcia procesu, a każde dalsze przetwarzanie danych wymaga odrębnej, wyraźnej podstawy.
Zgoda na przyszłe nabory jest niezbędna, gdy:
firma chce zachować CV kandydata po zakończeniu konkretnego procesu rekrutacyjnego,
dane mają być wykorzystane do innych, przyszłych ofert pracy niż ta, na którą kandydat aplikował,
firma planuje profilowanie lub automatyczne dopasowywanie kandydata do nowych stanowisk.
Okres przechowywania powinien być konkretny, a nie sformułowany jako „do wycofania zgody” bez żadnego limitu czasowego. W praktyce rekrutacyjnej najczęściej przyjmuje się 6 lub 12 miesięcy, licząc od dnia wysłania aplikacji lub od zakończenia ostatniego procesu, w którym kandydat brał udział. Wybór okresu warto powiązać z realną rotacją stanowisk w firmie, a nie ustawiać go „na wszelki wypadek” na kilka lat.
Porada profesjonalisty: Nie łącz zgody na przyszłe rekrutacje z inną zgodą, na przykład na profilowanie czy przetwarzanie danych szczególnych. Rozdzielenie zgód eliminuje ryzyko tzw. zgody wiązanej, którą UODO traktuje jako wadę formalną unieważniającą całą podstawę przetwarzania.
Dokumentacja zgody musi zawierać jej treść, datę wyrażenia i sposób, w jaki została zebrana. Procedura wycofania powinna być tak prosta, jak samo jej wyrażenie: jedno kliknięcie w formularzu online wymaga jednego kliknięcia przy wycofaniu, a nie konieczności wysyłania pisma czy dzwonienia do działu HR. Dobrą praktyką jest połączenie okresu przechowywania z polityką retencji dokumentów, która porządkuje też inne kategorie danych firmowych, nie tylko rekrutacyjnych.
Jak poprawnie zbierać zgodę w formularzach online i w systemie ATS
Formularz rekrutacyjny i system ATS to miejsca, gdzie błędy projektowe najczęściej prowadzą do nieważnej zgody. Trzy zasady porządkują ten proces od strony technicznej.
Aktywne potwierdzenie, nigdy checkbox domyślnie zaznaczony. Kandydat musi sam kliknąć pole zgody. Wstępnie zaznaczony checkbox nie spełnia warunku dobrowolności opisanego w wytycznych UODO.
Oddzielne zgody dla oddzielnych celów. Zgoda na bieżącą rekrutację, zgoda na przyszłe nabory i zgoda na profilowanie powinny być trzema osobnymi polami, nie jednym zbiorczym oświadczeniem.
Logowanie każdej zgody z pełnym kontekstem. System powinien zapisać treść zgody, znacznik czasu, adres IP oraz wersję formularza, jaką kandydat widział w momencie zaznaczenia pola.
Mechanizm wycofania zgody musi być dostępny bez kontaktowania się z działem HR osobiście. Link do wycofania w mailu potwierdzającym aplikację albo prosty formularz w panelu kandydata rozwiązuje ten problem w kilka sekund. Praktyczne wytyczne dotyczące projektowania zgód podkreślają, że jeśli udzielenie zgody zajmuje jedno kliknięcie, jej wycofanie powinno zajmować tyle samo, a UODO już karało firmy, które utrudniały ten proces.
Porada profesjonalisty: Po każdym wycofaniu zgody wysyłaj automatyczne potwierdzenie e-mailem. To prosty dowód, że żądanie zostało zarejestrowane i obsłużone, co bardzo ułatwia odpowiedź na ewentualną kontrolę.
Dobrze skonfigurowany system ATS automatyzuje większość tych kroków, od rejestracji zgody po przypomnienia o upływającym okresie przechowywania danych kandydata.
Gdzie umieścić klauzulę: w CV, liście motywacyjnym czy ogłoszeniu?
Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO leży po stronie pracodawcy, nie kandydata, i to on musi go spełnić niezależnie od tego, czy klauzula znajdzie się w CV. Ogłoszenie o pracę powinno zawierać krótką informację o administratorze danych i celu przetwarzania, najlepiej z linkiem do pełnej klauzuli informacyjnej na stronie firmy.
Sama zgoda ma sens tylko w CV lub w formularzu aplikacyjnym, nigdy w liście motywacyjnym, który jest dokumentem swobodnym i nie powinien nieść funkcji prawnej. Najlepsze miejsce to ostatni akapit CV, tuż przed danymi kontaktowymi. Podpis odręczny nie jest wymagany w aplikacjach elektronicznych, a wymuszanie go bywa traktowane jako sztuczna bariera formalna, którą warto unikać.
Gotowe wzory klauzul do skopiowania
Poniższe formuły odpowiadają czterem najczęstszym sytuacjom w praktyce rekrutacyjnej. Każdą warto dopasować do konkretnego procesu, zamiast kopiować ją bez zmian.
Wzór krótki, do bieżącej rekrutacji:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w aplikacji dla potrzeb obecnego procesu rekrutacji prowadzonego przez [nazwa firmy] (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).”
Stosuj go, gdy CV zawiera tylko dane dobrowolne, na przykład zdjęcie, a proces dotyczy jednego, konkretnego stanowiska.
Wzór rozbudowany, z przechowywaniem na przyszłe rekrutacje:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych przez określony, rozsądny okres od dnia przesłania aplikacji. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili poprzez [link/adres e-mail], co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.”
Ten wariant wymaga odrębnego pola zgody, oddzielonego od zgody na bieżący nabór, i dokładnego okresu przechowywania.
Wzór dla danych szczególnej kategorii:
„Wyrażam wyraźną zgodę na przetwarzanie danych osobowych dotyczących [np. stanu zdrowia w zakresie orzeczenia o niepełnosprawności] w celu [np. dostosowania warunków rekrutacji], zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.”
Zgoda na dane szczególne musi być wyraźna, czyli dodatkowo podkreślona i oddzielona od pozostałych oświadczeń, a jej treść powinna precyzyjnie wskazywać kategorię danych i konkretny cel przetwarzania. Każdą z tych zgód należy zapisać razem z datą, treścią i wersją formularza, w którym kandydat ją zaznaczył, co ułatwia odtworzenie całego przebiegu procesu w razie kontroli.
Co rekruterzy robią źle: perspektywa Recruitify
Najczęstszy błąd, jaki widzimy w praktyce rekrutacyjnej, to kopiowanie jednej uniwersalnej klauzuli zgody do każdego procesu, niezależnie od tego, jakich danych faktycznie dotyczy. Druga powtarzająca się pomyłka to zgoda „na wszystko i bez terminu”, która w razie kontroli trudno się broni.
Systemy rekrutacyjne z modułem zarządzania zgodami rozwiązują to inaczej: każda zgoda ma własny znacznik czasu, treść i status, co pozwala odtworzyć cały przebieg zdarzeń bez szukania w skrzynce mailowej. To różnica między zgodnością deklarowaną a zgodnością, którą można udowodnić.
- Recruitify Team
Jak Recruitify porządkuje zgody i ślad audytowy w rekrutacji
Ręczne śledzenie, kto, kiedy i na co wyraził zgodę, w arkuszu kalkulacyjnym albo rozproszonych mailach, to prosta droga do błędu przy pierwszej kontroli. Recruitify prowadzi rejestr zgód wewnątrz jednego systemu, w którym każda decyzja kandydata zostaje zapisana z pełnym śladem rewizyjnym, od momentu wyrażenia zgody po jej ewentualne wycofanie.
Moduł zgodności automatyzuje to, co w większości agencji nadal robi się manualnie: przypisuje okres przechowywania do każdego CV, przypomina o zbliżającym się terminie wygaśnięcia zgody i pozwala kandydatowi wycofać ją bez telefonu do rekrutera. Dzięki bazie kandydatów w ATS dane są jednocześnie bezpiecznie zanonimizowane tam, gdzie to potrzebne, i zachowują metadane niezbędne do raportowania. To eliminuje sytuację, w której zespół rekrutacyjny odkrywa problem ze zgodą już po zamknięciu procesu, a nie w momencie jej zbierania.
Jeśli zarządzasz rekrutacją dla kilku klientów lub kilkuset otwartych procesów naraz, sprawdź, jak Recruitify wspiera zarządzanie relacjami z klientami i sprzedaż obok samej rekrutacji, i zamów prezentację systemu, żeby zobaczyć moduł zgód w praktyce na własnych danych.
Źródła
Trzy dokumenty warto mieć zapisane jako podstawowe źródła przy pracy z klauzulami zgody. Wytyczne UODO dotyczące zgody tłumaczą warunki jej ważności krok po kroku. Gov.pl publikuje przykładowe klauzule i wzory informacyjne. Komisja Europejska opisuje elementy, jakie muszą wystąpić, by zgoda była prawnie skuteczna w całej Unii Europejskiej.
This article is general information, not a substitute for advice from a qualified lawyer. Consult a qualified legal professional about your own circumstances before acting on anything here.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych do rekrutacji?
Wystarczy zaznaczyć aktywnie pole zgody z jasną treścią, wskazującą administratora danych, cel przetwarzania i okres przechowywania, najlepiej w formularzu aplikacyjnym lub na końcu CV.
Jak brzmi aktualna klauzula do CV w 2026 roku?
Aktualna, krótka formuła brzmi: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w aplikacji dla potrzeb obecnego procesu rekrutacji prowadzonego przez [nazwa firmy]”, a jej rozbudowaną wersję z okresem przechowywania stosuje się przy zgodzie na przyszłe nabory.
Jak brzmi zgoda na przetwarzanie danych osobowych na przyszłe rekrutacje?
Zgoda ta musi wskazywać konkretny okres przechowywania, np. 12 miesięcy, oraz sposób wycofania zgody, i powinna być odrębnym polem od zgody na bieżący proces rekrutacyjny.
Jak brzmi klauzula RODO dotycząca rekrutacji?
Pełna klauzula RODO obejmuje informację o administratorze, celu i podstawie prawnej przetwarzania, okresie przechowywania danych oraz prawach kandydata, w tym prawie do wycofania zgody i wniesienia skargi do UODO.
Czy pracodawca musi prosić o zgodę na przetwarzanie CV?
Nie, jeśli dane ograniczają się do katalogu z art. 22(1) Kodeksu pracy i dotyczą tylko bieżącego procesu, zgoda kandydata nie jest wymagana, a podstawą przetwarzania są przepisy prawa pracy.
Rekomendacje
Aktualizacje i nowości
Bądź na bieżąco z najnowszymi innowacjami, funkcjami i wskazówkami dotyczącymi Recruitify!
Podając swój adres e-mail w ramach formularza zapisu na newsletter wyrażasz zgodę na jego przetwarzanie w celu przesyłania informacji marketingowych dotyczących produktów i usług Administratora. Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w powyższym celu jest Recruitify Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KRS 0000709889). Więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych osobowych i praw osób, których dane dotyczą znajdziesz w dokumencie Polityka prywatności.
Zobacz również
Pozyskiwanie talentów
Sourcing na LinkedIn: gotowe zapytania i sekwencja kontaktów
Skuteczne prowadzenie sourcingu na LinkedIn zaczyna się od opisu wymagań z osobą rekrutującą, poprawnego zapytania Boole'a i sekwencji trzech wiadomości.
10 wrz 2026
Zobacz więcej
ATS
Do 90% mniej czasu publikacji: multiposting ogłoszeń dla rekruterów z mapowaniem pól
Dla rekruterów: jak wdrożyć multiposting ogłoszeń z mapowaniem pól, automatycznym odnawianiem i testową publikacją. Zmniejsz czas publikacji nawet o 90%.
9 wrz 2026
Zobacz więcej
Proces rekrutacyjny
12 triggerów ATS gotowych do wdrożenia w workflow rekrutacyjnym dla HR
Przewodnik dla menedżerów HR: mapa etapów, 12 konfigurowalnych triggerów ATS i kluczowe KPI oraz dowody wdrożeń Recruitify, by szybko zastąpić arkusze.
8 wrz 2026
Zobacz więcej
Pozyskiwanie talentów
Sourcing na LinkedIn: gotowe zapytania i sekwencja kontaktów
Skuteczne prowadzenie sourcingu na LinkedIn zaczyna się od opisu wymagań z osobą rekrutującą, poprawnego zapytania Boole'a i sekwencji trzech wiadomości.
10 wrz 2026
Zobacz więcej
ATS
Do 90% mniej czasu publikacji: multiposting ogłoszeń dla rekruterów z mapowaniem pól
Dla rekruterów: jak wdrożyć multiposting ogłoszeń z mapowaniem pól, automatycznym odnawianiem i testową publikacją. Zmniejsz czas publikacji nawet o 90%.
9 wrz 2026
Zobacz więcej
