Case Study
Jak firma IT uporządkowała staffing, rekrutację i współpracę z contractorami dzięki Recruitify
Branża:
Lokalizacja:
Wielkość firmy:
Wyzwania
Firma korzystała z kilku narzędzi jednocześnie:
stary ATS do rekrutacji wewnętrznych,
osobny CRM do obsługi klientów outsourcingowych,
arkuszy Excel do monitorowania dostępności contractorów,
maili i Teamsów do wymiany informacji między HR, Delivery i Project Managerami.
W rezultacie powstał chaos informacyjny, a główne problemy narastały z miesiąca na miesiąc:
1. Brak jednej bazy talentów
Kandydaci wewnętrzni i zewnętrzni byli w dwóch różnych systemach — rekruterzy często nie wiedzieli, że firma ma już odpowiedniego specjalistę w puli contractorów.
2. Trudność w szybkim staffingu projektów
Delivery Managerzy musieli ręcznie sprawdzać dostępność specjalistów w Excelu, co powodowało:
opóźnienia,
błędy,
ryzyko utraty kontraktów z powodu wolnej reakcji.
3. Brak widoczności dla Project Managerów
PM-owie nie mieli wglądu w pipeline kandydatów ani w statusy rekrutacji, co utrudniało zarządzanie projektami i planowanie zasobów.
4. Słaba współpraca między HR a Delivery
Komunikacja odbywała się głównie mailowo - nikt nie miał pewności, które informacje są aktualne.
„Wiedzieliśmy, że mamy świetnych ludzi, tylko… nikt nie wiedział, gdzie oni są. A gdy przychodził nowy projekt, zaczynaliśmy wszystko od zera.”
Head of Delivery
Dlaczego recruitify
Firma analizowała popularne korporacyjne ATS-y oraz narzędzia CRM, ale żadne z nich nie dawało jednego, kluczowego elementu: systemu, który łączy rekrutację wewnętrzną, outsourcing i zarządzanie contractorami w jednej platformie. Recruitify okazało się dokładnie tym brakującym ogniwem.
Najważniejsze powody wyboru:
Jedna scentralizowana baza talentów | Wszyscy kandydaci, pracownicy i kontraktorzy w jednym systemie - z pełną historią współpracy. |
Moduł Contracts |
Wszystko w jednym miejscu. |
Widoczność dla Delivery | Delivery Managerzy i Project Managerzy otrzymali dostęp do:
|
Automatyzacja rekrutacji i staffingu | System sam sugeruje kandydatów, którzy:
|
Wdrożenie
Wdrożenie trwało 1 miesiąc i obejmowało:
migrację danych z poprzedniego ATS,
import bazy contractorów z Excela,
zbudowanie wspólnej bazy Talent Pooli,
stworzenie widoków dla Delivery i PM-ów,
wdrożenie automatyzacji „availability check” i „skills matching”.
Zespół Recruitify przygotował również szablony raportów obłożenia zasobów dla zarządu i klienta.
Po dwóch tygodniach testów cała firma pracowała już w jednym systemie.
„Recruitify stało się naszym ‘single source of truth’. Wreszcie możemy planować projekty, bazując na danych, nie domysłach.”
Head of Delivery, Sztokholm
Rezultaty
Znacznie szybszy staffing projektów | Delivery skróciło czas wyszukania dostępnych specjalistów z kilku godzin do kilku minut. |
Lepsze wykorzystanie bazy talentów | Dzięki Talent Poolom i widokom dostępności firma przestała „kupować kompetencje, które już miała”. |
Wzrost liczby projektów obsługiwanych jednocześnie | Zespół nie musiał się już wymieniać informacjami mailowo - wszystkie statusy były w Recruitify. |
Lepsza współpraca HR–Delivery–PM | Każdy dział ma własny widok, ale na tych samych danych. To zwiększyło przejrzystość i skróciło komunikację operacyjną o 60%. |
Pełna kontrola nad outsourcingiem | Moduł Contracts pozwolił:
|
Najważniejsze wnioski
Jeden system może obsłużyć zarówno rekrutację wewnętrzną, jak i outsourcing.
Wspólna baza talentów + dostępność = szybszy staffing i niższe koszty.
Delivery, HR i PM-owie mogą pracować efektywnie, widząc te same dane.
Automatyzacja pomaga w proaktywnym planowaniu projektów.
Zyskali
Scentralizowaną bazę talentów (pracownicy + kontraktorzy)
Szybszy staffing i pełną widoczność dostępności
Moduł Contracts do body leasingu
Przejrzystą współpracę między HR, Delivery i PM-ami
Krótszy time-to-staff i lepszą obsługę klientów
Skontaktuj się z nami
Dowiedz się, jak Recruitify może pomóc Twojej firmie IT połączyć rekrutację, outsourcing i staffing projektów w jednym systemie.
Zobacz również
Case Study
19 lis 2025
Od freelancera do 30-osobowej agencji: jak jedno narzędzie pomogło zbudować skalowalny biznes rekrutacyjny
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Zobacz więcej
Case Study
19 lis 2025
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Zobacz więcej
