Case Study
Od arkuszy do automatyzacji: jak agencja rekrutacyjna usprawniła procesy i zyskała kontrolę nad bazą kandydatów dzięki Recruitify.
Branża:
Lokalizacja:
Wielkość firmy:
Wyzwania
Przez kilka lat zespół opierał się na arkuszach Excel, folderach na dysku i komunikacji mailowej
Początkowo działało to „wystarczająco dobrze”, jednak w miarę rozwoju firmy pojawiły się typowe dla agencji rekrutacyjnych problemy:
Rozproszone dane
kandydaci byli zapisani w różnych plikach, często zdublowani lub opisani w niejednolity sposób;
2. Brak wglądu w historię kontaktu
trudno było szybko sprawdzić, kto już rozmawiał z danym kandydatem i do jakich projektów był wcześniej zgłaszany;
Brak CRM dla sprzedaży
konsultanci handlowi korzystali z osobnych narzędzi, przez co trudno było łączyć dane o klientach z projektami rekrutacyjnymi;
Raportowanie i RODO
przygotowanie raportów dla klientów i zapewnienie zgodności z przepisami ochrony danych było czasochłonne i podatne na błędy.
Gdy liczba aktywnych projektów przekroczyła 50 miesięcznie, Excel przestał być wystarczający. Zespół wiedział, że dalszy rozwój wymaga centralizacji danych i zautomatyzowania procesów.
„Recruitify sprawiło, że nasze procesy wreszcie zaczęły działać jak system, a nie jak zbiór plików. Widoczność, automatyzacja i baza kandydatów, której wcześniej po prostu nie mieliśmy.”
Managing Partner, agencja rekrutacyjna.
Dlaczego recruitify
Zespół rozważał kilka popularnych systemów ATS dostępnych na rynku europejskim, ale większość z nich okazała się zbyt skomplikowana lub nie oferowała funkcji CRM i automatyzacji w jednym narzędziu.
Recruitify wyróżniło się połączeniem nowoczesnego ATS z modułami CRM, sprzedaży i automatyzacji, które pozwalają łączyć proces rekrutacji z rozwojem biznesu.
Decyzję przyspieszyły trzy kluczowe czynniki:
Import danych z poprzednich systemów i arkuszy | zespół Recruitify pomógł przenieść tysiące rekordów kandydatów i klientów, oczyszczając i strukturyzując bazę. |
Przejrzysty interfejs | konsultanci mogli rozpocząć pracę w systemie już po kilku godzinach szkolenia. |
Automatyzacja shortlist i talent pooli | Recruitify automatycznie zbiera kandydatów z różnych projektów, umożliwiając ich ponowne wykorzystanie w przyszłych rekrutacjach. |
Wdrożenie
Proces wdrożenia trwał niecałe trzy tygodnie. Zespół Recruitify pomógł w migracji danych, skonfigurował strukturę projektów i szablony raportów oraz przeszkolił użytkowników w pracy z modułami CRM i automatyzacją.
Zespół agencji rozpoczął pełną pracę w systemie po jednym dniu testów, bez konieczności korzystania z zewnętrznych konsultantów IT.
Zwiększona produktywność
liczba kandydatów prezentowanych klientom wzrosła o 30 procent w ciągu pierwszych trzech miesięcy.
Lepsza widoczność
każdy rekruter widzi historię kontaktów i statusy kandydatów w jednym miejscu.
Więcej leadów
dzięki modułowi CRM zespół handlowy wygenerował 20 procent więcej nowych zapytań.
Krótszy czas realizacji projektów
średni czas zamknięcia projektu skrócił się o 25 procent.
Zgodność z RODO
cała dokumentacja kandydatów jest zautomatyzowana i łatwa do audytu.
Recruitify sprawiło, że nasze procesy wreszcie zaczęły działać jak system, a nie jak zbiór plików. Widoczność, automatyzacja i baza kandydatów, której wcześniej po prostu nie mieliśmy.
Managing Partner, agencja rekrutacyjna
Rezultaty
Zwiększona produktywność | liczba kandydatów prezentowanych klientom wzrosła o 30% w ciągu pierwszych 3 miesięcy |
Lepsza widoczność | każdy rekruter widzi historię kontaktów i statusy kandydatów w jednym miejscu |
Więcej leadów | dzięki modułowi CRM zespół handlowy wygenerował 20% więcej nowych zapytań |
Krótszy czas realizacji projektów | średni czas zamknięcia projektu skrócił się o 25% |
Zgodność z RODO | cała dokumentacja kandydatów jest zautomatyzowana i łatwa do audytu. |
Najważniejsze wnioski
Z chaosu do struktury
Zespół przeniósł wszystkie dane z arkuszy i poprzedniego systemu do jednej, centralnej bazy.
Pełne połączenie rekrutacji i sprzedaży
Dzięki CRM i raportom menedżerowie mogą śledzić relacje z klientami, projekty i wyniki w jednym miejscu.
Automatyzacja shortlist i talent pooli
Najlepsi kandydaci są automatycznie przypisywani do przyszłych projektów, co skraca czas reakcji i zwiększa szanse na zamknięcie rekrutacji.
Zyskali
Centralną, wyszukiwalną bazę kandydatów i klientów;
Zautomatyzowane shortlisty i talent poole;
CRM i sprzedaż w jednym systemie;
Przejrzyste raporty i zgodność z RODO;
Więcej czasu na relacje, mniej na administrację.
Skontaktuj się z nami
Dowiedz się, jak Recruitify może pomóc Twojej firmie IT połączyć rekrutację, outsourcing i staffing projektów w jednym systemie.
Zobacz również
Case Study
19 lis 2025
Od freelancera do 30-osobowej agencji: jak jedno narzędzie pomogło zbudować skalowalny biznes rekrutacyjny
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Zobacz więcej
Case Study
19 lis 2025
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Zobacz więcej
