Case Study
Od Excela do efektywności: jak agencja outsourcingowa usprawniła body leasing i raportowanie z Recruitify
Branża:
Lokalizacja:
Wielkość firmy:
Wyzwania
Wraz z rozwojem usług body leasingowych rosła złożoność projektów i liczba kontraktów do obsługi. Zespół korzystał z kombinacji Excela, plików PDF i komunikacji mailowej do monitorowania statusów specjalistów, umów i rozliczeń.
To prowadziło do typowych, lecz bolesnych problemów:
Brak przejrzystości
trudności z ustaleniem, którzy specjaliści są dostępni, na jakim etapie kontraktu się znajdują i kiedy kończą projekt.
Ryzyko błędów w raportach
ręczne zestawienia statusów i wynagrodzeń często zawierały nieścisłości.
Brak powiązania z procesem rekrutacyjnym
rekruterzy nie mieli pełnego wglądu w to, które kontrakty pochodzą z jakich projektów i dla jakich klientów.
Ograniczona skalowalność
im więcej projektów, tym więcej Excela - i coraz mniej czasu na realną obsługę klienta.
„Zespół rósł, przychody rósły, ale widoczność — nie. Excel był jak czarna skrzynka: dane wchodziły, ale trudno było je później sensownie odczytać.”
Partner firmy
Dlaczego recruitify
Po serii analiz różnych systemów agencja uznała, że większość narzędzi ATS nie rozwiązuje kluczowego problemu — zarządzania kontraktami i współpracą z klientami.
Recruitify jako jedno z nielicznych rozwiązań na rynku połączyło funkcje rekrutacyjne z CRM, modułem kontraktowym i zaawansowanym raportowaniem.
Najważniejsze argumenty, które przesądziły o decyzji:
Moduł “Contracts” dedykowany body leasingowi | pełna kontrola nad terminami, umowami, stawkami i historią współpracy z klientami. |
Centralna baza kandydatów i kontraktorów | każdy specjalista przypisany do klienta, projektu i statusu kontraktu. |
Integracja CRM + ATS | od pierwszego kontaktu handlowego po aktywny kontrakt, cały proces widoczny w jednym miejscu. |
Zaawansowane raporty i widoki KPI | pozwalające analizować obłożenie kontraktorów i rentowność projektów. |
RODO | Pełna zgodność z RODO i audytowalność danych. |
Wdrożenie
Migracja z Excela i poprzedniego systemu CRM zajęła niecały miesiąc. Zespół Recruitify pomógł zaimportować dane o ponad 8 000 specjalistów, 300 klientach i 500 aktywnych kontraktach.
Po tygodniu testów i szkoleń użytkownicy rozpoczęli pełną pracę w systemie, korzystając z modułów: Contracts, Candidates, CRM, Projects, Reports.
System został dopasowany do wewnętrznego modelu rozliczeń — w tym obsługi umów B2B, umów zleceń i wynajmu długoterminowego.
„Wcześniej mieliśmy dane, ale nie mieliśmy wglądu. Dziś możemy w kilka kliknięć sprawdzić, który kontrakt kończy się za dwa tygodnie — i od razu rozpocząć proces zastępstwa.”
Operations Director, agencja outsourcingowa
Rezultaty
100% widoczności kontraktów | każdy kontraktor ma przypisany status, termin zakończenia i powiązanego klienta |
Redukcja błędów w raportach o 80% | dane pobierane automatycznie z modułu Contracts i CRM |
Szybsze rozliczenia | raportowanie godzin i stawek odbywa się bezpośrednio w systemie |
Lepsza obsługa klienta | account managerowie mają natychmiastowy wgląd w statusy projektów i dostępność specjalistów |
Wzrost przychodów o 15% | dzięki szybszemu obrotowi kandydatami i efektywniejszemu wykorzystaniu bazy talentów |
Najważniejsze wnioski
Zintegrowane zarządzanie rekrutacją i kontraktami
Od pozyskania kandydata po zakończenie umowy - wszystkie dane w jednym miejscu.
Oszczędność czasu i mniejsze ryzyko błędów
Automatyczne raporty i przypomnienia o wygasających kontraktach.
Nowy poziom kontroli i skalowalności
Agencja może rozwijać się bez zwiększania liczby osób w back-office.
Zyskali
Jeden system dla rekrutacji, kontraktów i klientów
Pełną kontrolę nad body leasingiem i rozliczeniami
Szybsze raportowanie i mniejsze ryzyko błędów
Lepszą widoczność dostępności specjalistów
Wzrost przychodów dzięki efektywniejszej pracy zespołu
Skontaktuj się z nami
Dowiedz się, jak Recruitify może pomóc Twojej firmie IT połączyć rekrutację, outsourcing i staffing projektów w jednym systemie.
Zobacz również
Case Study
19 lis 2025
Od freelancera do 30-osobowej agencji: jak jedno narzędzie pomogło zbudować skalowalny biznes rekrutacyjny
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Zobacz więcej
Case Study
19 lis 2025
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Zobacz więcej
