Case Study
Od freelancera do 30-osobowej agencji: jak jedno narzędzie pomogło zbudować skalowalny biznes rekrutacyjny
Branża:
Lokalizacja:
Wielkość firmy:
Wyzwania
Kiedy działał jako jednoosobowa firma, wszystko robił sam - sourcing, kwalifikacje, sales, obsługę klientów. Na biurku leżały dwa laptopy, trzy arkusze Excela i kilkanaście otwartych zakładek w przeglądarce.
Typowe problemy freelancera:
1. Chaos w danych i brak systematyczności
Kandydaci zapisani w plikach, notatki w telefonie, taski w Asanie.
Nic nie łączyło się ze sobą.
2. Brak czasu na rozwój biznesu
Każda rekrutacja była wykonywana ręcznie od zera — trudno było działać proaktywnie, budować bazę talentów czy pielęgnować relacje z klientami.
3. Brak narzędzia, które można skalować
Wiedział, że jego system pracy w Excelu nie przetrwa, jeśli zatrudni pierwszego pracownika.
4. Obawa przed utratą danych
Nie chciał ryzykować, że utraci kandydatów, historię kontaktu czy informacje o klientach.
„Byłem małą firmą, ale pracowałem jak duża agencja - tylko bez narzędzi, które duże agencje mają. Wiedziałem, że jeśli tego nie uporządkuję teraz, nie będę mógł się rozwijać.”
CEO
Dlaczego recruitify
Podczas analizy narzędzi szukał czegoś, co:
pozwoli mu pracować szybciej,
ale jednocześnie będzie skalowalne,
nie wymaga długiej konfiguracji,
i pomoże, zanim zatrudni pierwszy zespół.
Większość systemów ATS była:
albo zbyt skomplikowana,
albo zbyt droga,
albo nie obsługiwała CRM-u i sprzedaży.
Recruitify wyróżniło się czterema elementami:
ATS + CRM + Automatyzacja w jednym narzędziu | Mógł jednocześnie:
|
System, który „rośnie razem z firmą” | Od jednego użytkownika do 30 - bez zmiany narzędzia, bez przestojów. |
Talent Poole i automatyzacja sourcingu | Najlepszych kandydatów gromadził automatycznie i mógł ponownie wykorzystać ich przy kolejnych projektach. |
UX, który nie wymagał wdrożenia | Mógł zacząć pracę tego samego dnia. |
Wdrożenie
Wdrożenie było szybkie:
import CV z Excela i Gmaila,
utworzenie pierwszych talent pooli (Marketing, Product, React/Node),
wdrożenie CRM,
podstawowe automatyzacje follow-upów i nurturingu kandydatów,
konfiguracja dashboardów dla przyszłych pracowników.
Gdy zatrudnił pierwszą osobę, wystarczyło dosłownie:
utworzyć użytkownika,
dać instrukcję 15 minut,
i wszyscy pracowali w tym samym procesie.
Rozwój firmy - jak Recruitify pomógł skalować biznes
1 → 5 pracowników: struktura procesów
Kandydaci mieli przejrzyste statusy
Klienci otrzymywali spójne raporty
CRM zaczął generować pierwsze leady z cross-sellingu
5 → 15 pracowników: automatyzacja i standaryzacja
scalone pipeline’y
automatyczne wiadomości
szablony job adów i shortlist
talent poole jako główne źródło kandydatów
15 → 30 pracowników: skalowalna agencja
pełne raportowanie
widoczność aktywności konsultantów
szybsze onboardowanie nowych rekruterów
większa przewidywalność przychodów i pipeline’u
Dziś firma obsługuje 70+ projektów miesięcznie, w dużej mierze dzięki temu, że pierwsze fundamenty były zbudowane na skalowalnym systemie.
„Nie musiałem zatrudniać ludzi od administracji - bo Recruitify od początku robiło za mój back-office.”
- Founder & CEO, Warszawa
Rezultaty
Wzrost firmy z 1 do 30 pracowników w 3 lata | Bez zmiany narzędzia, bez chaosu, bez utraty historii. |
3× więcej zamykanych ról | Dzięki Talent Poolom i automatyzacji. |
50% mniej czasu na administrację | Raporty, maile i follow-upy generują się automatycznie. |
Szybsze wdrażanie nowych pracowników | Standardy procesów są takie same dla wszystkich, od 1 dnia. |
Wyższa jakość obsługi klientów | Spójne shortlisty, raporty i komunikacja. |
Najważniejsze wnioski
Freelancers i małe agencje potrzebują narzędzia, które pozwala rosnąć - nie tylko „działać tu i teraz”.
Recruitify daje profesjonalne procesy od pierwszego dnia działalności.
Skala jest możliwa tylko wtedy, gdy dane, pipeline i komunikacja są uporządkowane.
Prosty system + spójne procesy = szybki onboarding i rosnący zespół.
Zyskali
skalowalne narzędzie do rekrutacji i sprzedaży
automatyzację oszczędzającą godziny tygodniowo
talent poole jako główne źródło kandydatów
dane, które rosną wraz z firmą
profesjonalną obsługę klientów już od etapu freelancera
Skontaktuj się z nami
Dowiedz się, jak Recruitify może pomóc Twojej firmie IT połączyć rekrutację, outsourcing i staffing projektów w jednym systemie.
Zobacz również
Case Study
19 lis 2025
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Zobacz więcej
Case Study
19 lis 2025
Jak software house uporządkował pipeline developerów i zwiększył możliwości sprzedażowe dzięki Recruitify
Jak dział HR w firmie usługowej skrócił time-to-hire i poprawił doświadczenie kandydatów dzięki Recruitify
Zobacz więcej
