Opas vuodelle 2027
ATS-järjestelmä – mikä se on, miten se toimii ja miten valitset parhaan ATS-ratkaisun vuonna 2027
Mikä ATS-järjestelmä on, miten se toimii ja miksi toimistosi tarvitsee ATS:n, jossa on mukana CRM ja contracting? Ominaisuudet, tekoäly, GDPR, AI Act sekä valintatarkistuslista.
Opas vuodelle 2026
ATS-järjestelmä – mikä se on, miten se toimii ja miten valitset parhaan ATS-ratkaisun vuonna 2026
Mikä ATS-järjestelmä on, miten se toimii ja miksi toimistosi tarvitsee ATS:n, jossa on mukana CRM ja contracting? Ominaisuudet, tekoäly, GDPR, AI Act sekä valintatarkistuslista.
Opas vuodelle 2026
ATS-järjestelmä – mikä se on, miten se toimii ja miten valitset parhaan ATS-ratkaisun vuonna 2026
Mikä ATS-järjestelmä on, miten se toimii ja miksi toimistosi tarvitsee ATS:n, jossa on mukana CRM ja contracting? Ominaisuudet, tekoäly, GDPR, AI Act sekä valintatarkistuslista.
Opas vuodelle 2026
ATS-järjestelmä – mikä se on, miten se toimii ja miten valitset parhaan ATS-ratkaisun vuonna 2026
Mikä ATS-järjestelmä on, miten se toimii ja miksi toimistosi tarvitsee ATS:n, jossa on mukana CRM ja contracting? Ominaisuudet, tekoäly, GDPR, AI Act sekä valintatarkistuslista.
ATS-järjestelmä (Applicant Tracking System) on ohjelmisto, joka kokoaa koko rekrytointiprosessisi yhteen paikkaan: työpaikkailmoituksen julkaisusta ja CV-seulonnasta aina palkkaukseen asti. Jos toimistosi tai HR-osastosi pyörittää rekrytointeja yhä Excelin, sähköpostin ja useiden eri viestinten sekamelskassa, tämä opas on tehty juuri sinulle.
Sähköposteihin hukkuvat CV:t, vastausta odottavat ehdokkaat, projektin perään kyselevä asiakas ja sinä etsimässä kahden viikon takaista haastattelumuistiinpanoa. Kuulostaako tutulta? Juuri nämä haasteet moderni ATS taklaa puolestasi.
Tästä oppaasta saat selville:
mitä ATS-järjestelmä tekee ja miten se oikeasti toimii,
mitkä ominaisuudet ovat ehdottomia modernille rekrytointiohjelmistolle vuonna 2027,
mitä rekrytointitoimisto tarvitsee toimiessaan Perm-, Executive Search-, Staffing- tai IT contracting -mallilla,
miten ATS tehostaa HR-tiimin työtä ja vahvistaa työnantajamielikuvaa,
miksi toimistosi tarvitsee saumattoman integraation: ATS yhdistettynä CRM-järjestelmään,
miten tehostat prospektointia yrityslistoilla (Company Pools),
miksi IT-rekrytointitoimisto tarvitsee alihankintamoduulin (body leasing),
miten tekoäly mullistaa rekrytoijan arjen,
miten varmistat GDPR:n, palkka-avoimuuden ja AI Act -säädösten vaatimustenmukaisuuden,
miten valitset ja otat käyttöön ATS-järjestelmän täysin ilman kaaosta.
Mikä on ATS-järjestelmä ja mitä se tekee?
ATS on lyhenne sanoista Applicant Tracking System, eli hakijaseurantajärjestelmä. Se on rekrytointiohjelmisto, joka kokoaa hakemukset kaikista lähteistä, tallentaa ne yhteen tietokantaan ja ohjaa jokaisen ehdokkaan sujuvasti rekrytointiprosessin eri vaiheiden läpi.
Käytännössä ATS-järjestelmä korvaa kolme työkalua, joihin useimmat rekrytoijat tukeutuvat ilman erillistä ammattiohjelmistoa:
sähköpostilaatikon – hakemukset ohjautuvat suoraan järjestelmään täpötäyden inboxin sijaan,
Excel-taulukot – statukset, arvioinnit ja muistiinpanot linkittyvät suoraan ehdokkaaseen,
verkkolevyn CV-kansiot – ehdokastietokanta on helposti haettavissa ja täysin GDPR-yhteensopiva.
Mistä ATS-järjestelmät saivat alkunsa?
Ensimmäiset ATS-järjestelmät kehitettiin Yhdysvalloissa 1990-luvun lopulla, kun työpaikkaportaalit alkoivat tuottaa satoja hakemuksia yhtä avointa paikkaa kohden. Aluksi ne olivat yksinkertaisia tietokantoja, joihin vain suuryrityksillä oli varaa.
Nykypäivänä ATS toimii pilvessä (SaaS-mallilla), maksaa vain murto-osan aiemmista järjestelmistä ja skaalautuu vaivattomasti niin 3 hengen rekrytointitoimistolle kuin satoja työntekijöitä vuosittain palkkaavalle HR-osastollekin. Uusimman sukupolven ATS-järjestelmät hyödyntävät tekoälyä: ne eivät vain säilö dataa, vaan tehostavat aktiivisesti esikarsintaa ja viestintää.
ATS, CRM ja sopimusmoduuli – modernin rekrytointijärjestelmän kolme kulmakiveä
Moduuli
Mihin sitä käytetään
Kuka hyötyy tästä eniten?
Hakijanseurantajärjestelmä (ATS)
Rekrytoinnin hallinta, ehdokaskanta, pipeline, viestintä
Kaikille rekrytoiville: rekrytointitoimistoille ja HR-tiimeille
Rekrytoinnin CRM
Asiakkaat, kontaktit, myyntiputki (BizDev) ja prospektointi yrityslistoilla
Rekrytointitoimistot, headhunterit, IT-yritykset
Sopimustenhallintamoduuli
Alihankkijat, hinnat, katteet, määräajat ja sopimusten jatkot
IT contracting-, body leasing- ja staffing-toimistot
Perinteinen ATS päättää työnsä palkkaukseen. Nykyaikainen rekrytointijärjestelmä kattaa koko elinkaaren: asiakashankinnasta ja rekrytoinnista aina asiakkaalla työskentelevän alihankkijan laskutukseen asti. Vakituisen henkilöstön tiedot, lomat ja palkat kuuluvat erillisiin HR-työkaluihin, joihin emme tässä artikkelissa syvenny.
Miten ATS toimii? Rekrytointiprosessi askel askeleelta
ATS-järjestelmä ohjaa jokaisen rekrytoinnin saman toistuvan ja tehokkaan suppilon läpi: aina osaajatarpeesta allekirjoitettuun sopimukseen asti. Näin se toimii käytännössä:
Rekrytointiprojektin luominen. Rekrytoija luo tehtävän järjestelmään, määrittelee vaatimukset, nimeää tiimin ja (rekrytointitoimistossa) liittää mukaan asiakkaan.
Ilmoituksen julkaisu. Yhdellä klikkauksella työpaikkailmoitus siirtyy urasivulle, työpaikkaportaaleihin ja sosiaaliseen mediaan. Jokainen hakemus merkitään lähteellä, joten näet heti, mitkä kanavat oikeasti tuottavat tulosta.
Hakemusten kerääminen. Lomakkeiden, sähköpostien ja portaalien kautta tulleet ansioluettelot kertyvät yhteen keskitettyyn tietokantaan. Järjestelmä poimii tiedot CV:stä automaattisesti (parsing) ja luo hakijaprofiilin.
Esivalinta ja pisteytys. Hakijat suodatetaan ja arvioidaan vaatimusten perusteella. Nykyaikaisessa ATS-järjestelmässä tekoäly tekee esikarsinnan ja AI Match -pisteytyksen tehtävään – rekrytoija tekee lopulliset päätökset.
Prosessin vaiheet (pipeline). Hakija etenee vaiheesta toiseen, esimerkiksi: ”Uusi” → ”Screening” → ”Haastattelu” → ”Tarjous”. Kanban-näkymä antaa selkeän kokonaiskuvan prosessista yhdellä ruudulla.
Hakijaviestintä. Lähetät sähköpostit, tekstiviestit ja haastattelukutsut suoraan järjestelmästä valmiilla pohjilla. Koko viestintähistoria tallentuu automaattisesti hakijan profiiliin.
Yhteistyö rekrytoivan esihenkilön tai asiakkaan kanssa. Rekrytoija jakaa shortlistin suoraan järjestelmästä, ja asiakas tai esihenkilö voi arvioida hakijat sekä jättää kommentit ilman edestakaista CV:iden sähköpostirumbaa.
Tarjous ja palkkaus. Valittu huippuosaaja saa tarjouksen, ja muille hakijoille lähtee ammattimainen palaute. Jos kyseessä on alihankkija (B2B, body leasing), hänen hintansa, katteensa ja sopimusaikansa siirtyvät suoraan sopimusmoduuliin – ja CRM:ään jää merkintä asiakkaan voitetusta projektista.
Raportointi. Lopuksi järjestelmä visualisoi rekrytointiajan (time to hire), kanavien tehokkuuden ja rekrytoijien työkuorman.
Suurin ero perinteiseen ”sähköpostilla säätämiseen”: jokaisen rekrytoinnin jälkeen käteesi jää järjestelmällinen ja arvokas hakijatietokanta, jota voit hyödyntää suoraan seuraavissa toimeksiannoissa.
ATS-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet
Vuonna 2027 tehokas ATS ei ole enää pelkkä CV-tietokanta, vaan koko rekrytointisi komentokeskus. Tässä ovat ominaisuudet, jotka sinun kannattaa ehdottomasti tarkistaa ennen rekrytointiohjelmiston valintaa:
Ominaisuus
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä
Ehdokaskanta ja talent poolit
Kaikki profiilit, CV:t, muistiinpanot ja yhteydenottohistoria yhdessä paikassa – ryhmiteltynä talent pooleihin tulevia projektejasi varten.
CV Parsing (OCR-teknologialla)
Automatisoi ansioluetteloiden tietojen luku – myös skannatuista tiedostoista. Ei enää manuaalista näpyttelyä, mukana älykäs duplikaattien tunnistus.
Sourcing: selainlaajennus, X-Ray, Boolean
Lisää profiileja verkosta yhdellä klikkauksella ja tee tarkkoja hakuja sekä omasta kannastasi että internetistä
Multiposting ja urasivusto
Julkaise työpaikkailmoitus useilla työpaikkasivustoilla ja omalla urasivullasi yhdellä klikkauksella
Pipeline ja Kanban-näkymä
Täysi näkyvyys jokaisen ehdokkaan rekrytointivaiheeseen
Anonyymi ansioluettelo
Anonyymit CV:t asiakkaallesi ilman ehdokkaan yhteystietoja – täysin toimistosi omalla visuaalisella ilmeellä brändättynä
CRM ja myyntiputki (BizDev)
Asiakkaat, kontaktit, myyntimahdollisuudet ja voitettujen diilien muuntaminen suoraan rekrytointiprojekteiksi
Company Pools (yrityspoolit)
Yrityslistat prospektointiin ja myyntiin – rakenna ne CRM:ssä aivan kuten ehdokaspoolit
Sopimustenhallintamoduuli
Asiakastoimeksiannoissa olevat kontraktorit, tuntihinnat, katteet, valuutat, sopimusten määräajat ja jatkot sekä vapaat osaajat (bench)
Viestintäkeskus ja automaatio
Sähköpostit, tekstiviestit, valmiit mallit, muistutukset ja follow-upit – suoraan järjestelmästä
AI-ominaisuudet
Ehdokkaiden AI Scoring ja AI Matching, työpaikkailmoitusten luonti, tiivistelmät ja vastaavien CV:iden haku
GDPR-suostumusten vaivaton hallinta
Suostumukset tarkoituksen ja lähteen mukaan, säilytysajat, anonymisointi ja aukoton auditointipolku
Raportit ja analytiikka
Time to hire, eri lähteiden teho, rekrytoijien tulokset ja projektikohtainen kate
Kaikki yritykset eivät tarvitse jokaista ominaisuutta heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Tärkeintä on, että ATS kasvaa liiketoimintasi mukana – ilman tarvetta vaihtaa järjestelmää tiimin laajentuessa.
Näin ATS-järjestelmä vie liiketoimintasi uudelle tasolle
ATS-järjestelmän suurin hyöty on aika: rekrytoijasi lakkaavat kopioimasta tietoja ja etsimästä dokumentteja – ja alkavat keskittyä olennaiseen eli keskusteluihin ehdokkaiden ja asiakkaiden kanssa. Eikä se suinkaan ole ainoa etu.
1. Nopeampi rekrytointiprosessi
Hakemusten automaattinen kerääminen, CV:iden parsing ja valmiit viestipohjat tehostavat jokaista vaihetta. Ehdokas saa vastauksen nopeammin, ja sinä suljet toimeksiannon ennen kuin huippuosaaja tarttuu kilpailijan tarjoukseen.
2. Yksikään ehdokas ei unohdu
Jokaisella hakemuksella on oma vastuuhenkilö, status ja historia. Ei enää lomalla olevan rekrytoijan sähköpostiin hautautuneita ansioluetteloita.
3. Ehdokaskanta, joka tekee työtä puolestasi
Tänään hylätty ehdokas voi olla täydellinen Match puolen vuoden kuluttua. ATS-järjestelmässä löydät hänet sekunneissa sen sijaan, että julkaisisit uuden ilmoituksen ja maksaisit jälleen kalliista työpaikkaportaaleista.
4. Ensiluokkainen ehdokaskokemus (candidate experience)
Nopeat vastaukset, selkeä viestintä prosessin etenemisestä ja laadukas palaute rakentavat vahvaa työnantajamielikuvaa. Rekrytointitoimistolle erinomainen ehdokaskokemus tuo suoria suosituksia ja nostaa mainetta alan ammattilaisten silmissä.
5. Saumatonta yhteistyötä ilman kaaosta
Rekrytoijat, hiring managerit ja asiakkaat näkevät samat, aina ajantasaiset tiedot. Kysymyksiä siitä, missä vaiheessa mennään, ei enää tarvita – kaikki on suoraan näkyvillä järjestelmässä.
6. Dataan perustuvaa päätöksentekoa
Raportit paljastavat selkeästi, mitkä lähteet tuottavat parhaat palkkaukset, missä vaiheessa ehdokkaat karsiutuvat ja kuinka kauan rekrytointi todellisuudessa kestää. Tämä on vankka pohja budjetin optimointiin sekä tuloksellisiin neuvotteluihin johtoryhmän tai asiakkaan kanssa.
7. Tietoturva ja GDPR-vaatimustenmukaisuus kunnossa
Suostumukset, säilytysajat ja käyttöoikeudet ovat täysin järjestelmän hallinnassa – eivät rekrytoijan muistin varassa. Lue lisää aiheesta osiosta GDPR ja AI Act.
ATS rekrytointitoimistolle vs. ATS HR-osastolle
Rekrytointitoimistona tarvitset CRM-järjestelmään yhdistetyn ATS:n, sillä viet jatkuvasti eteenpäin kahta kriittistä prosessia rinnakkain: ehdokkaiden rekrytointia ja palveluiden myyntiä asiakkaille. Sisäinen HR-tiimi rekrytoi vain yhdelle organisaatiolle, joten heille tärkeintä on yhteistyö hiring managerien kanssa ja employer branding.
Alue
Rekrytointitoimisto
HR-tiimi
Kenelle rekrytoit
Usealle asiakkaalle samanaikaisesti
Omaan toimistoosi
Kaikkein tärkein moduuli
ATS + CRM (asiakkaat, toimeksiannot, myynti)
ATS + saumaton yhteistyö hiring managerien kanssa
Kandidaattipooli
Yrityksesi arvokkain pääoma, hyödynnettävissä useissa projekteissa
Talent pool tulevia rekrytointeja varten
Ulkoinen viestintä
Shortlistit ja asiakasraportit
Urasivusto ja työnantajamielikuva
Laskutus
Fee, success fee sekä asiakas- ja alihankintasopimukset
Osaston rekrytointibudjetti
Tärkeimmät raportit
Liikevaihto per rekrytoija, tuloksellisuus per asiakas
Time to hire, rekrytointikustannukset, lähteet
Miksi rekrytointitoimisto tarvitsee ATS- ja CRM-järjestelmän samassa paketissa?
Toimistossasi sama myyjä tai rekrytoija hankkii asiakkaan, vie projektia eteenpäin ja huolehtii ehdokkaista. Jos asiakastiedot ovat yhdessä työkalussa ja ehdokkaat toisessa, menetät kokonaiskuvan yhteistyöstä.
ATS integroidulla CRM-ratkaisulla mahdollistaa sen, että voit:
hallita asiakasmyynnin pipelinea saumattomasti rinnakkain rekrytointiprojektien kanssa,
nähdä asiakkaan koko yhteistyöhistorian ja kaikki heidän toimeksiantonsa yhdellä silmäyksellä,
rakentaa shortlistan hetkessä suoraan nykyisestä ehdokaskannasta,
laskuttaa projektit ja hallinnoida alihankkijoita keskitetysti yhdessä paikassa.
Tämä tekee eron pelkän ”CV-arkiston” ja sellaisen työkalun välillä, joka todella kasvattaa toimistosi liikevaihtoa.
ATS-järjestelmä rekrytointitoimistolle – mitä jokainen liiketoimintamalli todella tarvitsee
Rekrytointitoimisto voittaa nopeudella: asiakas lähettää usein saman toimeksiannon usealle toimistolle ja valitsee sen, joka esittelee oikean ehdokkaan ensimmäisenä. Siksi rekrytointitoimiston ATS-järjestelmän täytyy lyhentää aikaa toimeksiannosta shortlistalle – pelkän CV-arkistoinnin sijaan.
Kilpajuoksu toimeksiannosta – miltä se näyttää käytännössä?
Maanantai klo 9.00. Asiakas lähettää toimeksiannon Senior Product Designer -rooliin kolmelle toimistolle:
Toimisto A julkaisee ilmoituksen ja odottaa hakemuksia. Ensimmäinen ehdokas esitellään perjantaina.
Toimisto B etsii manuaalisesti ja soittelee ehdokkaille. Ehdokas toimitetaan asiakkaalle keskiviikkona.
Toimisto C haravoi oman tietokantansa tekoälyn avulla: klo 9.04 sillä on lista sopivista henkilöistä arvioineen, ja ehdokas on asiakkaalla jo ennen lounasta.
Toimisto C voittaa toimeksiannon. Ero ei synny työtuntien määrästä, vaan kyvystä hyödyntää salamannopeasti jo olemassa olevia ehdokkaita.
Perm ja Executive Search
Suorahaussa ja vaativissa asiantuntijarekrytoinneissa ratkaisevat taustatyön laatu ja ehdoton luottamuksellisuus. ATS:n tulee tukea:
markkinakartoitusta ja longlisteja – potentiaalisten ehdokkaiden kattavaa kartoittamista koko markkinalta ennen shortlistan luomista,
asiakasraportointia – selkeitä katsauksia projektin etenemisestä ja ehdokkaiden tilanteesta,
Blind CV -profiileja – anonyymeja profiileja, jotka suojaavat ehdokasta ja toimiston palkkiota,
tietoturvaa ja luottamuksellisuutta – tarkkaa pääsynhallintaa siihen, kuka tiimistä näkee arkaluonteiset projektit ja asiakastiedot.
Henkilöstövuokraus ja massarekrytointi
Staffing-puolella volyymit ovat suuria ja tahti kova, usein useisiin samankaltaisiin rooleihin kerralla. Ratkaisevia ovat:
massaviestintä – sähköposti- ja SMS-pohjat, sujuva viestintä useille ehdokkaille yhdellä klikkauksella,
nopea suodatus sijainnin, saatavuuden ja osaamisen mukaan,
talent poolit, jotka ovat valmiina heti hyödynnettäväksi asiakkaan seuraaviin tilauksiin,
aktiivisuusmuistutukset – järjestelmä hälyttää heti, jos ehdokas seisoo projektissa liian pitkään ilman toimenpiteitä.
IT-alihankinta ja resursointi (body leasing)
Tässä rekrytointi on vasta yhteistyön alku. Toimisto tarvitsee ATS-järjestelmän, johon on integroitu sopimushallintamoduuli – työkalu, joka pitää huolen tuntihinnoista, katteista, valuutoista ja sopimuskausista sekä näyttää suoraan vapaana olevat konsultit (bench). Lisätietoja löydät sopimushallintaa käsittelevästä osiosta.
Tee tietokannastasi rahaa – älä maksa samoista ehdokkaista kahdesti
Jokainen toimisto investoi ehdokkaiden tavoittamiseen: ilmoituksiin, LinkedIn-lisensseihin ja sourcereiden työaikaan. Oikea ATS varmistaa, että kerran hankittu ehdokas tuottaa toimistolle arvoa vuodesta toiseen. Syvähaku omasta kannasta ja tekoäly, joka ehdottaa automaattisesti sopivia henkilöitä uusiin toimeksiantoihin, leikkaavat suoraan Sourcing-kustannuksiasi.
ATS-järjestelmä HR-tiimille – sisäinen rekrytointi ilman kaaosta
HR-tiimi ei myy rekrytointipalveluita, mutta heillä on omat ”asiakkaansa”: esihenkilöt, jotka tarvitsevat tekijöitä heti, sekä johto, joka kyselee kulujen ja aikataulujen perään. Huippuluokan ATS HR:lle virtaviivaistaa yhteistyön heidän kanssaan ja vahvistaa samalla työnantajamielikuvaa ehdokkaiden silmissä.
Sisäisen rekrytoinnin tyypilliset haasteet
Kymmeniä avoimia hakuja samanaikaisesti – jokainen eri esihenkilön ja eri kriteerien kera.
CV:t pyörivät sähköposteissa HR:n ja esihenkilöiden välillä, ja palaute ehdokkaista katoaa viestiketjuihin.
Ehdokkaat odottavat vastausta viikkokaupalla, koska kukaan ei tiedä, kenen vastuulla viestiminen on.
Johto vaatii dataa rekrytointikustannuksista ja parhaista kanavista, jolloin HR joutuu kokoamaan raportit käsin useista tiedostoista.
Aiemmissa hauissa mukana olleet huippuosaajat unohdetaan, koska heitä ei etsitä uuden tarpeen tullen.
Mitä laadukas ATS tuo HR-tiimille?
Sujuva yhteistyö esihenkilöiden kanssa – esihenkilö näkee omat ehdokkaansa, arvioi ja kommentoi suoraan järjestelmässä ilman sähköpostirumbaa.
Urasivut ja hakulomakkeet – yrityksen brändin mukainen urasivu sekä räätälöidyt hakulomakkeet, joista tiedot tallentuvat suoraan kantaan.
Multiposting – julkaise työpaikkailmoitus yhdellä klikkauksella useissa kanavissa ja seuraa tarkasti, mistä parhaat tekijät tulevat.
Suositteluohjelmat – henkilöstölle omat suosittelulinkit ja selkeä seuranta, kuka vinkkasi kenestäkin.
Viestipohjat ja automaatiot – jokainen ehdokas saa aina tiedon prosessin etenemisestä, myös karsiutuessaan varhaisessa vaiheessa.
Talent pool – aiemmissa hauissa loistaneet finalistit talteen, valmiina nopeaan yhteydenottoon uuden roolin auetessa.
Blind CV ja kriteeripohjainen arviointi – minimoi tiedostamattomat ennakkoluulot ja varmista objektiivinen valinta.
Raportointi johdolle – Time-to-Hire, kanavien teho sekä avointen rekrytointien kokonaistilanne aina selkeästi näkyvillä.
Employer branding alkaa itse prosessista
Ehdokas arvioi työnantajaa suoraan rekrytointikokemuksen perusteella: saiko hän vastauksen, tietääkö hän seuraavat askeleet ja tuliko hylkäysviestissäkin asiallista palautetta. ATS takaa laadukkaan ehdokaskokemuksen myös silloin, kun rekrytoijalla on viikon kiireisin hetki käsillä. Kun lisäksi otetaan huomioon palkka-avoimuus, nopea ja läpinäkyvä prosessi nousee ratkaisevaksi kilpailueduksi parhaista tekijöistä kamppailtaessa.
Palvelukeskukset (SSC) ja IT-yritykset
Palvelukeskuksissa ja teknologiayrityksissä rekrytointimäärät ovat suuria ja toistuvia, ja HR-tiimit toimivat usein monikansallisessa ja -kielisessä ympäristössä. Tällöin ratkaisevaan rooliin nousevat monikieliset tekoälytyökalut ilmoitusten tekoon, salamannopea osaajahaku teknologioiden tai kielitaidon perusteella sekä viestinnän automaatio, joiden avulla yksi rekrytoija hallitsee useita prosesseja tehokkaasti samaan aikaan.
Rekrytoinnin CRM osana ATS-järjestelmää – rekrytointi on myyntiä
Rekrytointitoimisto tekee tulosta vasta, kun sillä on asiakas. Siksi toimiston moderni ATS vaatii täysiverisen myynnin CRM-ratkaisun – pelkkä yhteystietolista ei riitä. Kun myyntiä pyöritetään erillisessä työkalussa (tai myyjän omassa Excelissä), toimisto menettää arvokkaan asiakashistorian jokaisen tiimivaihdoksen myötä.
Mitä CRM-järjestelmältä vaaditaan rekrytointialalla?
Asiakas- ja kontaktikanta – yritykset, päättäjät, hiring managerit sekä puhelu- ja tapaamishistoria saumattomasti yhdessä paikassa.
Myyntiputki (BizDev) – hallitse myyntimahdollisuudet vaiheittain: esim. ”Ensikontakti” → ”Tapaaminen” → ”Tarjous” → ”Voitettu”.
Liidin muuntaminen toimeksiannoksi yhdellä klikkauksella – voitettu myyntimahdollisuus siirtyy välittömästi rekrytointiprojektiksi ATS-järjestelmään ilman turhaa manuaalityötä.
Asiakkaan 360°-näkymä – kaikki toimeksiannot, esitellyt ehdokkaat, aktiiviset alihankkijat ja kertyvä liikevaihto yhdestä keskitetystä näkymästä.
Tehtävät ja muistutukset – follow-upit asiakkaille, jotka ”palaavat asiaan ensi vuosineljänneksellä”, pysyvät varmasti hallinnassa eivätkä katoa kalenteriin.
Käyttöoikeuksien hallinta – määritä tarkasti, mitä asiakastietoja kukin rekrytoija näkee.
Kaupallista kandidaattikantasi tehokkaasti
ATS:n ja CRM:n yhdistäminen antaa toimistollesi ylivoimaisen kilpailuedun kahta erillistä työkalua käyttäviin kilpailijoihin verrattuna. Kun asiakas avaa uuden toimeksiannon, rekrytoija hyödyntää heti omaa osaajapooliaan: AI tekee automaattisesti Match-vertailun ja nostaa esiin parhaat kandidaatit, jotka toimistosi tuntee jo vuosien takaa. Toimita shortlist asiakkaalle muutamassa tunnissa – usein ennen kuin kilpailijat ovat edes ehtineet julkaista työpaikkailmoitustaan – ja säästä merkittävästi sourcing-kuluissa.
Turvaa liiketoimintasi jatkuvuus tiimivaihdoksissa
Rekrytointialalla myyjät ja rekrytoijat vaihtuvat. Kun asiakassuhteet ja -keskustelut dokumentoidaan yrityksen omaan CRM-järjestelmään myyjän oman puhelimen sijaan, arvokas asiakashistoria ja suhteet säilyvät aina yrityksen omistuksessa. Tämä on yksi ratkaisevimmista syistä valita integroitu ATS ja CRM.
Company Pools – tehosta prospektointia ja yrityslistojen hallintaa
Company Pools ovat CRM-järjestelmän yritysryhmiä, jotka toimivat aivan kuten talent poolit – ehdokkaiden sijaan niihin vain kootaan ne unelma-asiakkaat, joiden kanssa toimistosi haluaa tehdä kauppaa. Tämä on työkalu rekrytointitoimistoille, jotka eivät jää odottelemaan toimeksiantoja, vaan rakentavat myyntiään proaktiivisesti.
Rekrytoijat ovat jo vuosia ryhmitelleet ehdokkaita pooleihin: "Senior Java -kehittäjät", "Helsingin kirjanpitäjät", "aiempien prosessien finalistit". Sama logiikka tekee ihmeitä asiakashankinnassa. Sen sijaan, että kontaktoitavat yritykset lojuisivat taulukkolaskennassa, myyjäsi rakentaa poolin suoraan CRM:ään. Jokaisesta yrityksestä näkyvät heti kontaktihistoria, päättäjät ja aiemmat projektit.
Mihin Company Pools -työkalua käytetään?
Prospektointiin – kvartaalin kohdeyritykset, kuten "50–200 hengen software houset Suomessa", joita myyntitiimi käy järjestelmällisesti läpi vaihe vaiheelta.
Myyntikampanjoihin – tietyn toimialan tai alueen yritykset räätälöityä tarjoomaa varten, esimerkiksi IT-rekrytointiin tai alihankintaan.
Passiivisten asiakkaiden aktivointiin – yritykset, joiden kanssa toimistosi on tehnyt yhteistyötä, mutta joilla ei juuri nyt ole aktiivisia projekteja.
Ehdokaslähtöiseen myyntiin – yritykset, joille kannattaa heti tarjota tietokantasi huippuosaajaa ennen kuin he ehtivät edes avata hakua.
Markkinajakoon tiimissä – jokainen myyjä tai rekrytoija tietää tarkalleen omat kohdeyrityksensä, eikä kukaan soita samaan yritykseen kahdesti.
Miksi tämä on ratkaisevaa nimenomaan ATS-järjestelmässä?
ATS-järjestelmään integroitu yrityspooli tarjoaa jotain, mihin perinteinen myynti-CRM ei pysty: näet suoraan, ketä ehdokaskannastasi voit kyseiselle yritykselle tarjota, mitä rooleja olet heille aiemmin rekrytoinut ja ketkä asiantuntijat työskentelevät heillä jo nyt. Näin myyntikeskustelu alkaa suoraan kovalla arvolla eikä geneerisellä yritysesittelyllä.
Sopimushallinnan moduuli ATS-järjestelmässä – tehosta IT contracting- ja body leasing -toimintaasi
Jos toimistosi välittää asiantuntijoita asiakkaille B2B-sopimuksilla, ATS ilman sopimushallintamoduulia näyttää vain puolet liiketoiminnastasi. Rekrytointi päättyy sopimuksen allekirjoitukseen, mutta konsultin tuottama liikevaihto juoksee seuraavat kuukaudet tai jopa vuodet.
IT-alihankinta- ja body leasing -mallissa toimistosi tekee tulosta asiakaslaskutuksen ja konsultin palkkion välisellä erotuksella. Jokaista sopimusta on hallittava aktiivisesti: seurattava päättymispäiviä, neuvoteltava jatkoja, laskettava katteita ja löydettävä nopeasti uusi projekti vapautuvalle asiantuntijalle. Excelissä hoidettuna tämä on suora tie menetettyihin jatkosopimuksiin ja unohtuneisiin konsultteihin.
Mitä hyötyä sopimushallintamoduulista on?
Konsultti- ja projektirekisteri – kuka työskentelee, millä asiakkaalla, missä projektissa ja mistä lähtien.
Hinnat ja katteet – asiakashinta, konsultin hinta ja toimistosi kate jokaisesta asiantuntijasta, myös eri valuutoissa.
Määräajat ja jatkot – automaattiset hälytykset ennen sopimuksen päättymistä sekä liitteiden ja jatkojen historia.
Penkki (bench) – selkeä näkymä vapautuvista tai heti saatavilla olevista konsulteista, jotka ovat valmiina seuraavalle asiakkaalle.
Kannattavuus – liikevaihto ja kate per asiakas, per konsultti ja per myyjä.
Miksi sopimushallinnan tulisi olla samassa järjestelmässä kuin ATS ja CRM?
Koska IT-rekrytointitoimistossa nämä kolme prosessia muodostavat yhden yhtenäisen ketjun. Myyjä hankkii asiakkaan CRM:ssä, rekrytoija löytää osaajan ATS:ssä ja sopimushallintamoduuli valvoo yhteistyötä aina maaliin saakka. Kun konsultti palaa penkille, tekoäly voi heti osoittaa sopivat avoimet projektit, ja CRM ehdottaa suoraan potentiaalisia asiakkaita, joille häntä kannattaa tarjota. Yksi järjestelmä kolmen sijaan varmistaa, ettei yksikään myyntimahdollisuus valu hukkaan.
Tekoäly ATS-järjestelmissä – mitä todellista hyötyä se tuo?
ATS-järjestelmän AI ei korvaa rekrytoijaa, vaan vapauttaa hänet aikaa vievistä rutiinitehtävistä. Lopullisen päätöksen ehdokkaasta tekee aina ihminen.
Tärkeimmät AI-ratkaisut rekrytoinnissa:
Ehdokkaiden AI Scoring ja AI Matching – AI vertaa ehdokkaan profiilia tehtävän vaatimuksiin ja kertoo, keneen kannattaa tarttua ensimmäisenä.
Työpaikkailmoitusten generointi – muutamasta pääkohdasta syntyy hetkessä houkutteleva ja kattava työpaikkailmoitus useilla eri kielillä.
Älykäs CV-parsing – AI ymmärtää kokemuksen kontekstin, ei pelkkiä avainsanoja.
Yhteenvedot ehdokkaista ja haastatteluista – viisisivuisen CV:n selaamisen sijaan rekrytoija saa suoraan tiiviin yhteenvedon vahvuuksista ja mahdollisista riskeistä.
Viestien luominen – personoidut viestit ehdokkaille ja asiakkaille käden käänteessä.
Luonnollisen kielen haku omasta tietokannasta – hae suoraan vaikkapa: "Java developer, Helsinki, 5 vuoden kokemus, avoin hybridityölle".
Ehdokasesittelyt asiakkaille – laadukas shortlist perusteluineen suoraan asiakkaalle automaattisesti.
Myytti: "AI-ohjattu ATS hylkää CV:t ennen kuin ihminen ehtii edes nähdä niitä"
Tämä on yksi yleisimmistä hakijoiden harhaluuloista. Oikein suunniteltu AI-pohjainen ATS tukee ja tehostaa rekrytoijan työtä esivalinnassa, mutta ei koskaan tee päätöksiä itsenäisesti. Tämä Human-in-the-Loop-malli on täysin linjassa myös GDPR:n ja EU:n tekoälyasetuksen (AI Act) kanssa.
Mihin kannattaa kiinnittää huomiota AI-pohjaista ATS-järjestelmää valittaessa?
Tiedätkö varmasti, mikä AI-malli dataasi käsittelee ja missä sitä säilytetään (mieluiten EU:n alueella)?
Huolehtiiko toimittaja siitä, että sen malleja ei kouluteta sinun ehdokkaidesi tiedoilla?
Ovatko tulokset läpinäkyviä – näetkö selkeästi, miksi ehdokas sai tietyn AI Scoring -tuloksen?
Voitko halutessasi kytkeä pois päältä tietyt AI-toiminnot?
ATS-järjestelmä ja GDPR, AI Act sekä palkka-avoimuus
Vuonna 2027 ATS-järjestelmä ei ole vain mukavuustekijä – se on kriittinen työkalu lainmukaiseen toimintaan: GDPR, uudet palkka-avoimuutta koskevat säädökset ja EU:n AI Act vaativat täyttä yhteensopivuutta. Tässä on kaikki, mitä sinun tulee tietää rekrytointitoimistona tai HR-osastona.
GDPR rekrytoinnissa
Ehdokkaiden tiedot ovat henkilötietoja, ja rekrytoija vastaa niiden lainmukaisesta käsittelystä. Oikea ATS-järjestelmä auttaa sinua:
keräämään suostumukset tietojen käsittelyyn nykyisissä ja tulevissa rekrytoinneissa sekä pitämään kirjaa siitä, mikä suostumus koskee mitäkin prosessia,
hallitsemaan säilytysaikoja ja poistamaan tai anonymisoimaan tiedot automaattisesti määräajan umpeuduttua,
toteuttamaan ehdokkaan oikeudet – pääsy tietoihin, oikaiseminen ja poistaminen sujuvasti käden käänteessä,
hallitsemaan käyttöoikeuksia – kukin käyttäjä näkee vain sen, mitä hänen kuuluukin nähdä,
tallentamaan toimintahistorian, mikä on korvaamatonta mahdollisen tarkastuksen sattuessa.
Varmista myös, missä palveluntarjoaja säilyttää tietoja (mieluiten EU-alueella) ja allekirjoittaako hän kanssasi kattavan tietojenkäsittelysopimuksen (DPA).
Palkka-avoimuus työpaikkailmoituksissa
Joulukuun 24. päivästä 2025 alkaen sovelletaan työlainsäädännön säännöksiä, jotka panevat täytäntöön osan EU:n palkka-avoimuusdirektiivistä (HRappka). Työnantajan on annettava ehdokkaalle tieto aloituspalkasta tai palkkahaarukasta – joko ilmoituksessa, ennen haastattelua tai viimeistään ennen työsopimuksen tekemistä. Ehdokkaalta ei myöskään saa kysyä nykyistä tai aiempia palkkatietoja, ja työpaikkailmoitusten sekä tehtävänimikkeiden on oltava sukupuolineutraaleja (Bezprawnik).
Moderni ATS tekee tästä vaivatonta käytännössä: ilmoituspohjat valmiilla palkkahaitaripaikalla, hakulomakkeet ilman kysymyksiä aiemmasta palkkatasosta ja aukoton järjestelmäjälki siitä, milloin ehdokas sai palkkatiedon.
AI Act – mitä se tarkoittaa AI-ominaisuuksilla varustetuille ATS-järjestelmille?
EU:n AI Act luokittelee rekrytoinnissa käytettävät AI-järjestelmät (esim. hakemusten suodatukseen ja ehdokkaiden arviointiin) korkean riskin järjestelmiksi. Digital Omnibus -asetuksen (EU) 2026/1744 myötä tälle kategorialle asetetut velvoitteet astuvat voimaan 2. joulukuuta 2027 aiemmin kaavaillun elokuun 2026 sijaan (Future Manager World).
Osa säännöistä on kuitenkin voimassa jo nyt:
helmikuusta 2025 alkaen tunteiden tunnistaminen työpaikalla – myös ehdokkaiden kohdalla rekrytointiprosessissa – on kielletty,
elokuusta 2026 alkaen sovelletaan läpinäkyvyysvaatimuksia – rekrytointichatbotin kanssa keskustelevan ehdokkaan on aina tiedettävä asioivansa AI:n kanssa.
Mitä tämä merkitsee, kun valitset ATS-ratkaisua? Valitse kumppani, jonka AI-toiminnot on rakennettu ihmisen valvontaa, tulosten selitettävyyttä ja toimintojen lokitusta varten. Investoimalla jo nyt tulevaisuudenkestävään työkaluun säästät yrityksesi kalliilta järjestelmänvaihdolta vuonna 2027.
Tämä osio on tarkoitettu vain tiedoksi, eikä se muodosta oikeudellista neuvontaa.
Miten valita oikea ATS? Muistilista vuodelle 2027
Paras ATS-järjestelmä on se, joka sopii suoraan sinun toimintamalliisi – ei se, jolla on pisin ominaisuuslista. Käy tämä muistilista läpi ennen sopimuksen allekirjoittamista:
Sopivuus liiketoimintaasi
[ ] Onko järjestelmä rakennettu rekrytointitoimistoille, in-house HR-tiimeille vai molemmille?
[ ] Sisältääkö se täysiverisen CRM-ratkaisun myyntiputkineen pelkän yhteystietolistan sijaan?
[ ] Mahdollistaako se yrityspoolien (Company Pools) rakentamisen prospektointia ja myyntikampanjoita varten?
[ ] Löytyykö siitä sopimushallintamoduuli hintoineen, marginaaleineen ja sopimuskausineen, jos teet IT contracting -palvelua tai henkilöstövuokrausta?
[ ] Kestääkö se skaalautumisen – rekrytoijien, projektien ja ehdokkaiden määrän kasvun – vuoden tai kahden päästä?
Paikallinen markkina
[ ] Ovatko käyttöliittymä ja tukipalvelut saatavilla paikallisesti?
[ ] Integroituuko järjestelmä paikallisiin työpaikkaportaaleihin?
[ ] Huomioiko se paikallisen lainsäädännön ja vaatimukset: GDPR, työlainsäädäntö, palkka-avoimuus?
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
[ ] Missä tietoja säilytetään ja allekirjoittaako toimittaja tietojenkäsittelysopimuksen (DPA)?
[ ] Hallitseeko järjestelmä suostumukset ja tietojen säilytysajat automaattisesti?
[ ] Ovatko tekoälytoiminnot läpinäkyviä ja ihmisen hallinnassa?
Käytettävyys
[ ] Oppivatko rekrytoijasi järjestelmän käytön päivissä viikkojen sijaan?
[ ] Löytyykö siitä mobiilisovellus tai sujuva mobiiliversio?
[ ] Pääsetkö testaamaan järjestelmää maksuttomalla demotilillä?
Kustannukset ja kumppanuus
[ ] Onko hinnoittelu läpinäkyvää (esim. per käyttäjä) ilman piilokuluja eri moduuleista?
[ ] Auttaako toimittaja datan migraatiossa Excelistä tai aiemmasta järjestelmästä?
[ ] Saatko yhteyden oikeaan yhteyshenkilöön pelkän tukilomakkeen sijaan?
Vinkki: Pyydä demo suoraan omalla, aidolla rekrytointiprosessillasi. Näet 30 minuutissa enemmän kuin 30 myyntipresentaation diassa.
ATS-järjestelmän käyttöönotto askel askeleelta
ATS:n käyttöönotto pienessä tai keskisuuressa toimistossa voidaan hoitaa muutamassa viikossa – kun aloitat prosessista etkä asetuksista.
Määrittele nykyinen prosessisi. Kirjaa ylös rekrytointivaiheet, ehdokaslähteet ja mukana olevat henkilöt. Tästä muodostuu järjestelmäsi pipelinen runko.
Nimeä käyttöönoton vastuuhenkilö. Yksi henkilö vastaa konfiguroinnista, koulutuksista ja tiimin palautteen keräämisestä.
Siivoa ja siirrä data. Siirrä aktiiviset projektit, asiakkaat ja ehdokkaat, joilla on voimassa olevat GDPR-suostumukset. Älä siirrä kaaosta: nyt on täydellinen hetki tietokannan siivoamiseen.
Konfiguroi vaiheet, pohjat ja käyttöoikeudet. Työpaikkailmoitukset, sähköpostit, statukset ja käyttäjäroolit kuntoon.
Yhdistä integraatiot. Sähköposti, kalenteri, työpaikkaportaalit ja urasivu.
Kouluta tiimi aidolla projektilla. Tehokkainta on oppia käynnissä olevan rekrytoinnin avulla, ei keinotekoisella testidatalla.
Ota käyttöön nyrkkisääntö: ”Jos sitä ei ole ATS:ssä, sitä ei ole tapahtunut”. Ilman tätä osa tiimistä palaa takaisin Exceliin.
Tee väliarviointi 30 päivän jälkeen. Tarkista raportit, kerää palaute ja hienosäädä asetukset.
Yleisimmät virheet ATS:n käyttöönotossa
Järjestelmän valinta ”varmuuden vuoksi” – monimutkainen työkalu, jonka ominaisuuksista tiimi hyödyntää vain 20 %.
Rekrytoijien jättäminen valintaprosessin ulkopuolelle, jolloin työkalu koetaan ylhäältä päin saneltuna pakkopullana.
Rinnakkaiskäyttö ATS:ssä ja Excelissä, mikä kaksinkertaistaa työn ja sotkee datan.
GDPR:n unohtaminen datasiirrossa – siirretään ehdokkaita, joiden suostumukset ovat vanhentuneet aikoja sitten.
Onnistumisen mittareiden puute – ilman selkeää vertailukohtaa et pysty osoittamaan, kuinka paljon aikaa järjestelmä oikeasti säästää.
Recruitify – ATS, CRM, AI ja alihankintojen hallinta yhdellä tehokkaalla alustalla
Recruitify on puolalainen ATS-järjestelmä, joka yhdistää rekrytoinnin, rekrytointipalveluiden myynnin ja alihankkijoiden hallinnan yhteen paikkaan: aina asiakashankinnasta ja sourcing-työstä toimeksiannon laskutukseen saakka. Alustaan luottaa jo yli 250 yritystä, ja käyttäjät ovat antaneet sille Capterrassa huikean 4,9 tähden arvosanan.
ATS ja sourcing
Kandidaattitietokanta talent pool -ryhmillä, Boolean-haulla sekä CV:n sisältöön perustuvalla haulla.
Sourcing-selainlaajennus ja X-Ray Search profiilien lisäämiseen verkosta yhdellä klikkauksella.
CV-parseri OCR-tekniikalla ja kaksoiskappaleiden poistolla.
Multiposting, räätälöity urasivu omalla brändäyksellä ja hakulomakkeet.
Blind CV asiakkaalle sekunneissa.
CRM, BizDev ja Company Pools
Täysiverinen myynnin CRM BizDev-putkella ja voitettujen diilien automaattisella muunnolla rekrytointiprojekteiksi.
Company Pools – yrityslistat prospektointiin, myyntikampanjoihin ja passiivisten asiakkaiden aktivointiin.
Asiakastietojen näkyvyyden hallinta tiimissä sekä täysi vuorovaikutushistoria, joka pysyy aina yrityksessäsi.
Alihankinta ja body leasing
Alihankkijoiden hallintamoduuli: tuntihinnat, katteet, valuutat, määräajat ja sopimusten jatkot.
Bench-näkymä ja kannattavuuden seuranta jokaisen konsultin osalta.
Tuki suorarekrytointiin (Perm), Executive Search -hakuun, henkilöstövuokraukseen ja IT Contracting -malliin.
Recruitify AI Suite – 8 tehokasta AI-toimintoa
AI-toiminto
Mitä se tekee
Työpaikkailmoitusten laatija
Luo työpaikkakuvaukset ja -ilmoitukset sekunneissa
Automatisoitu ansioluetteloiden jäsennys (CV Parsing)
Jäsentelee CV-tiedot automaattisesti – unohda manuaalinen kirjaaminen
Anonymisoitu hakijayhteenveto
Luo anonyymit hakijaprofiilit suoraan Blind CV -muotoon
Find Similar CV
Löytää profiilia vastaavat huippukandidaatit automaattisesti
Candidate Scoring
Pisteyttää ehdokkaat asteikolla 0–100 suhteessa toimeksiannon vaatimuksiin – selkein perusteluin
Candidate Matching
Tekee tarkan Matchin oman tietokantasi kandidaattien ja uusien projektien välillä
Reverse Project Match
Osoittaa heti sopivat projektit jokaiselle ehdokkaalle
Kehittynyt samankaltaisuushaku
Yhdistää suodattimet, Boolean-haut ja malli-CV:t parhaiden Match-kandidaattien löytämiseksi
Lue lisää toiminnoista sivulta Funkcje AI.
Miten AI Scoring toimii Recruitifyssa?
Scoring AI vertaa työpaikkailmoituksen tai toimeksiannon vaatimuksia ehdokkaan profiiliin (CV ja hakulomakkeen vastaukset) ja antaa tuloksen asteikolla 0–100 pistettä. Rekrytoija avaa projektin ja näkee välittömästi parhaiten osuvat tekijät kärjessä sen sijaan, että selaisi hakemuksia saapumisjärjestyksessä.
Tulos ei ole vain pelkkä luku. Älykäs moottori ymmärtää kontekstin ja merkityksen, ei vain avainsanoja: ”tiiminhallinta” ja ”johdin 8 hengen osastoa” tarkoittavat sille samaa osaamista. Se erottaa pakolliset vaatimukset toivottavista ja ottaa huomioon toimialan, roolin tason, sijainnin sekä saatavuuden. Tuloksen mukana saat selkeät perustelut ja vinkit jatkokysymyksiin, kuten palkkatoiveeseen. Lopullisen päätöksen tekee aina rekrytoija.
AI käytännössä – kolme aitoa tilannetta rekrytoijan arjesta
Uusi toimeksianto sisään – ja parhaat ehdokkaat löytyvätkin jo omasta kannasta. Candidate Matching haravoi koko tietokantasi minuuteissa ja nostaa esiin helmet, jotka tiimi oli jo ehtinyt unohtaa – esimerkiksi kolme vuotta sitten lisätyn osaajan, johon oltiin yhteydessä yli vuosi sitten. AI Scoring pisteyttää heidät uutta toimeksiantoa varten, ja toimitat shortlistan asiakkaalle ennen kuin kilpailijat ehtivät edes julkaista ilmoitustaan.
Ehdokas ei tullut valituksi prosessiin. Hylkäys yhdessä projektissa ei tarkoita yhteistyön päättymistä. Reverse Project Match näyttää heti, mihin muihin avoimiin toimeksiantoihin ehdokas sopisi täydellisesti. Huippuosaaja ei valu hukkaan, ja toimistosi saa heti uuden mahdollisuuden lisälaskutukseen.
Täydellinen ehdokas ei halua vaihtaa työpaikkaa. Find Similar CV löytää kannastasi yhdellä klikkauksella profiililtaan vastaavat tekijät. Advanced Similarity Search yhdistää tämän tarkkoihin filttereihin (kuten sijainti, kokemus, kielitaito, yhteistyömalli) ja Boolean-hakuun. Kun sinulla on malliprofiili, AI etsii sille ”kloonit”.
Muut AI-ominaisuudet päivittäisen työn tehostajina
Job Writer luo houkuttelevan ja hakukoneoptimoidun työpaikkailmoituksen haluamallasi kielellä ja äänensävyllä – vapaasti muokattavissa.
AI Candidate Summary analysoi CV:n sekä koko yhteydenpito- ja muistiinpanojen historian luoden ytimekkään tiivistelmän ehdokkaan soveltuvuudesta ja tilanteesta.
Blind Summary ja Blind CV piilottavat yhteystiedot automaattisesti ja brändäävät profiilin toimistosi ilmeen mukaiseksi – toimitat anonyymin ja edustavan CV:n asiakkaalle sekunneissa.
CV Parsing lukee PDF- ja DOCX-tiedostot, ja OCR-tekniikan ansiosta myös skannaukset ja kuvat. Se tunnistaa yritykset, tittelit ja päivämäärät sekä tarkistaa automaattisesti kaksoiskappaleet kannasta.
Ehdokaskannan haku ja hallinta
Ehdokaskanta on rekrytointitoimiston arvokkain omaisuus – kunhan oikea tekijä löytyy heti. Recruitifylla haet vaivattomasti:
CV:n sisällön, taitojen ja avainsanojen perusteella,
tägien, sijainnin, projektien ja rekrytointivaiheiden mukaan,
annettujen tai puuttuvien GDPR-suostumusten mukaan,
tarkoilla Boolean-hauilla, esim. (“React” OR “Vue”) AND “TypeScript” NOT “junior”, yhdistettynä kymmeniin suodattimiin.
Lisäksi järjestelmä ehdottaa automaattisesti kantaan sopivia ehdokkaita projektiin ja varoittaa, jos joku hakija seisoo prosessissa liian pitkään.
Viestintä, automaatio ja urasivut
Keskitetty viestintäkeskus – kaikki viestit ehdokkaiden ja asiakkaiden kanssa yhdessä paikassa, suoraan profiileihin linkitettynä.
Sähköposti- ja SMS-pohjat – kutsut, vastaukset ja tilannepäivitykset yhdellä klikkauksella, myös massaviesteinä.
Automaatio – rutiinitoiminnot ja follow-up-muistutukset hoituvat taustalla automaattisesti.
Brändätyt urasivut ja hakulomakkeet – ehdokas hakee brändisi mukaisella sivulla, ja tiedot suostumuksineen siirtyvät suoraan kantaan.
Suosittelujärjestelmä ja lähdeseurantalinkit – tiedät aina, mistä kukin Lead tai hakija tuli ja kuka häntä suositteli.
Tiimityö, käyttöoikeudet ja raportointi
Käyttäjät ja tiimit – roolit, tiimit ja projektitunnisteet skaalautuvat yrityksesi rakenteen mukaan.
Näkyvyyden hallinta – voit rajata valittujen asiakkaiden tai toimeksiantojen näkyvyyttä tietyiltä rekrytoijilta.
KPI-raportit – tiimin ja rekrytoijien tulokset, eri kanavien tehokkuus sekä konsultoinnissa ja vuokrauksessa tarkka marginaaliseuranta.
Käyttöönottotuki – Recruitifyn asiantuntijatiimi auttaa prosessien optimoinnissa järjestelmään tai datan siirrossa aiemmasta työkalustasi.
Recruitify rekrytointitoimistoille
Recruitify toimii toimistosi kattavana käyttöjärjestelmänä: uusasiakashankinnasta CRM:ssä ja Company Pool -työskentelystä aina Sourcing-, AI Matching- ja AI Scoring -vaiheisiin sekä asiakkaalle toimitettavaan Blind CV -profiiliin ja konsultin tuntilaskutukseen asti. Se tukee suorahakua (Executive Search), perusrekrytointeja (Perm), Staffingia ja IT Contractingia. Lue lisää sivulta järjestelmä rekrytointitoimistoille.
Recruitify HR-osastoille
HR-tiimille Recruitify tuo selkeyttä useiden esihenkilöiden samanaikaisiin rekrytointeihin: urasivut, multiposting, GDPR-yhteensopivat lomakkeet, viestipohjat, aiemmista hauista kertyvä talent pool sekä suorat raportit johdolle. AI hoitaa ilmoitusten kirjoittamisen ja ehdokkaiden esiarvioinnin, minkä ansiosta pienikin tiimi hallitsee vaivattomasti suuria rekrytointivolyymeja.
Mitä asiakkaamme sanovat
Asiakkaat arvostavat erityisesti sitä, että kaikki toiminnot löytyvät samasta työkalusta. Shimin toimitusjohtaja Dariusz Nowara kehuu järjestelmää ”intuitiiviseksi ja käyttäjäystävälliseksi”, josta pääsee käsiksi ehdokkaisiin, asiakkaisiin ja prosessiin ennätysnopeasti. Anna Maria Pociask, Linkgroupin Head of Business Development, korostaa tekoälyavusteisen rekrytoijan säästäneen heidän tiimiltään valtavasti aikaa ehdokkaiden etsinnässä.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Data säilytetään Microsoft Azuren suojatussa infrastruktuurissa ETA-alueen konesaleissa.
Ehdokkaidesi tietoja ei koskaan käytetä julkisten AI-mallien kouluttamiseen.
GDPR-moduuli: käyttötarkoitus- ja lähdekohtaiset suostumukset, tietojen säilytysajat, anonymisointi ja täysi audit trail.
Tekoälyominaisuudet kehitetään tulevaa EU:n tekoälyasetusta (AI Act) silmällä pitäen: pisteytystulokset ovat aina perusteltuja, ja ihminen tekee lopullisen valinnan.
Koe Recruitify käytännössä
Katso, miten moderni ATS-järjestelmä Recruitify nopeuttaa toimeksiantojasi, ja testaa sitä omassa rekrytoinnissasi. Avaa ilmainen tili heti tai varaa nopea demo, jossa näytämme, miten AI Matching ja AI Scoring poimivat parhaan Match-tuloksen suoraan omasta kannastasi.
UKK – usein kysytyt kysymykset ATS-järjestelmästä
Mikä on ATS?
ATS (Applicant Tracking System) on rekrytoinnin hallintajärjestelmä. Se kokoaa hakijat yhteen keskitettyyn tietokantaan, ohjaa heidät rekrytointiprosessin läpi, automatisoi viestinnän ja tarjoaa tarkkaa dataa tuloksista.
Mitä ATS-lyhenne tarkoittaa?
ATS tulee sanoista Applicant Tracking System, eli hakijaseurantajärjestelmä.
Tarvitseeko pieni rekrytointitoimisto ATS-järjestelmää?
Kyllä. Heti kun käynnissä on useampi haku samanaikaisesti, Excel ja sähköposti käyvät riittämättömiksi. SaaS-mallilla toimiva ATS on saatavilla joustavalla tilauksella, joten se maksaa itsensä takaisin jo 2–3 hengen tiimeissä.
Paljonko ATS-järjestelmä maksaa?
Useimmat ATS-järjestelmät toimivat kuukausi- tai vuositilauksella, jossa hinta määräytyy käyttäjämäärien tai ominaisuuksien mukaan. Kokonaishinta riippuu rekrytoijien määrästä, valituista moduuleista (esim. CRM, AI) sekä tukipalveluiden laajuudesta.
Onko ATS GDPR-yhteensopiva?
Laadukas ATS-järjestelmä takaa suoran GDPR-yhteensopivuuden: se kerää suostumukset, hallinnoi tietojen säilytysaikoja ja mahdollistaa tietojen poistamisen vaivattomasti. Varmista myös, missä palveluntarjoaja säilyttää tietoja ja onko heillä valmius DPA-sopimuksen solmimiseen.
Hylkääkö ATS ansioluettelot automaattisesti?
Ei suinkaan. Hyvin rakennetussa järjestelmässä AI auttaa arvioimaan hakijan sopivuutta, mutta lopullisen päätöksen tekee aina rekrytoija.
Miten ATS eroaa CRM-järjestelmästä?
ATS on optimoitu rekrytointiprosessien ja hakijakannan hallintaan, kun taas CRM vastaa asiakassuhteiden ja myynnin ohjaamisesta. Rekrytointitoimistot tarvitsevat useimmiten molemmat – saumattomasti samassa järjestelmässä.
Kuinka kauan ATS-järjestelmän käyttöönotto kestää?
Pienissä ja keskisuurissa organisaatioissa käyttöönotto vie yleensä vain muutamasta päivästä pariin viikkoon riippuen siirrettävän datan määrästä sekä integraatioista.
Tarvitseeko rekrytointitoimisto CRM-ratkaisua ATS-järjestelmäänsä?
Ehdottomasti. Toimisto rekrytoi osaajia ja myy palveluita asiakkaille rinta rinnan. Yhteinen CRM ja ATS muuttaa voitetut myyntimahdollisuudet suoraan toimeksiannoiksi, näyttää täyden asiakashistorian ja pitää tärkeät asiakassuhteet tallessa tiimimuutoksista huolimatta.
Mitä Company Pools -altaat ovat?
Company Pools -kokonaisuudet ovat CRM:n yritysaltaita, jotka toimivat samalla periaatteella kuin hakijoiden talent pools. Ne tehostavat prospektointia, myyntikampanjoita, passiivisten asiakkaiden aktivointia ja markkinoiden jakamista myyjien kesken.
Mikä on ATS-järjestelmän sopimushallintamoduuli?
Se on työkalu asiakasprojekteissa työskentelevien konsulttien hallintaan – täydellinen IT-alihankintaan ja resurssivuokraukseen (body leasing). Se pitää huolen hinnoittelusta, katteista, valuutoista, määräajoista ja sopimusjatkoista sekä näyttää heti penkillä (bench) vapaana olevat asiantuntijat.
Mikä on paras ATS resurssivuokraukseen ja IT-alihankintaan?
Valitse alusta, joka yhdistää ATS:n, CRM:n ja sopimushallinnan. Vain silloin hallitset koko syklin yhdellä järjestelmällä: uusasiakashankinnan, konsultin rekrytoinnin ja sopimusten seurannan aina jatkosopimuksiin asti.
Millainen ATS sopii yrityksen HR-osastolle?
HR-tiimin kannattaa valita ATS, joka virtaviivaistaa yhteistyötä rekrytoivien esihenkilöiden kanssa, sisältää urasivut ja monikanavaisen julkaisun (multiposting), automatisoi hakijaviestinnän, hoitaa GDPR-suostumukset ja tarjoaa valmiit raportit johdolle. AI-toiminnot – kuten työpaikkailmoitusten luonti ja hakijoiden pisteytys – antavat pienellekin tiimille mahdollisuuden viedä läpi useita hakuja yhtä aikaa.
Auttaako ATS työntekijöiden suositteluohjelmissa?
Kyllä. Suosittelutoiminnolla varustettu ATS generoi yksilölliset suosittelulinkit ja kirjaa ylös jokaisen suosittelijan. Näin palkkioiden maksaminen on vaivatonta ja näet heti, kuinka tuottava kyseinen kanava todella on.
Miten ATS auttaa toimistoa voittamaan enemmän toimeksiantoja?
Ennen kaikkea nopeudella. Kun asiakas lähettää saman toimeksiannon usealle toimistolle, nopein laatuosuma voittaa kilpailun. AI-vetoinen ATS hakee tietokannasta ja arvioi parhaan Match-tuloksen minuuteissa – näin shortlist toimitetaan asiakkaalle parhaimmillaan saman päivän aikana.
Sopiiko ATS henkilöstövuokraukseen?
Kyllä, kunhan järjestelmä tarjoaa massaviestintätyökalut (sähköposti- ja SMS-pohjat), salamannopeat suodatukset sijainnin ja saatavuuden mukaan sekä talent poolit, joista poimit osaajat heti uusiin tilauksiin.
Miten CV optimoidaan ATS-järjestelmää varten? (hakijoiden yleinen kysymys)
Käytä selkeää formaattia (PDF tai DOCX), vakiintuneita otsikoita sekä työpaikkailmoituksen mukaisia ammattinimikkeitä ja taitoja. Vältä tekstiä kuvissa sekä monimutkaisia taulukoita, jotka voivat vaikeuttaa datan lukemista.
ATS-järjestelmä (Applicant Tracking System) on ohjelmisto, joka kokoaa koko rekrytointiprosessisi yhteen paikkaan: työpaikkailmoituksen julkaisusta ja CV-seulonnasta aina palkkaukseen asti. Jos toimistosi tai HR-osastosi pyörittää rekrytointeja yhä Excelin, sähköpostin ja useiden eri viestinten sekamelskassa, tämä opas on tehty juuri sinulle.
Sähköposteihin hukkuvat CV:t, vastausta odottavat ehdokkaat, projektin perään kyselevä asiakas ja sinä etsimässä kahden viikon takaista haastattelumuistiinpanoa. Kuulostaako tutulta? Juuri nämä haasteet moderni ATS taklaa puolestasi.
Tästä oppaasta saat selville:
mitä ATS-järjestelmä tekee ja miten se oikeasti toimii,
mitkä ominaisuudet ovat ehdottomia modernille rekrytointiohjelmistolle vuonna 2027,
mitä rekrytointitoimisto tarvitsee toimiessaan Perm-, Executive Search-, Staffing- tai IT contracting -mallilla,
miten ATS tehostaa HR-tiimin työtä ja vahvistaa työnantajamielikuvaa,
miksi toimistosi tarvitsee saumattoman integraation: ATS yhdistettynä CRM-järjestelmään,
miten tehostat prospektointia yrityslistoilla (Company Pools),
miksi IT-rekrytointitoimisto tarvitsee alihankintamoduulin (body leasing),
miten tekoäly mullistaa rekrytoijan arjen,
miten varmistat GDPR:n, palkka-avoimuuden ja AI Act -säädösten vaatimustenmukaisuuden,
miten valitset ja otat käyttöön ATS-järjestelmän täysin ilman kaaosta.
Mikä on ATS-järjestelmä ja mitä se tekee?
ATS on lyhenne sanoista Applicant Tracking System, eli hakijaseurantajärjestelmä. Se on rekrytointiohjelmisto, joka kokoaa hakemukset kaikista lähteistä, tallentaa ne yhteen tietokantaan ja ohjaa jokaisen ehdokkaan sujuvasti rekrytointiprosessin eri vaiheiden läpi.
Käytännössä ATS-järjestelmä korvaa kolme työkalua, joihin useimmat rekrytoijat tukeutuvat ilman erillistä ammattiohjelmistoa:
sähköpostilaatikon – hakemukset ohjautuvat suoraan järjestelmään täpötäyden inboxin sijaan,
Excel-taulukot – statukset, arvioinnit ja muistiinpanot linkittyvät suoraan ehdokkaaseen,
verkkolevyn CV-kansiot – ehdokastietokanta on helposti haettavissa ja täysin GDPR-yhteensopiva.
Mistä ATS-järjestelmät saivat alkunsa?
Ensimmäiset ATS-järjestelmät kehitettiin Yhdysvalloissa 1990-luvun lopulla, kun työpaikkaportaalit alkoivat tuottaa satoja hakemuksia yhtä avointa paikkaa kohden. Aluksi ne olivat yksinkertaisia tietokantoja, joihin vain suuryrityksillä oli varaa.
Nykypäivänä ATS toimii pilvessä (SaaS-mallilla), maksaa vain murto-osan aiemmista järjestelmistä ja skaalautuu vaivattomasti niin 3 hengen rekrytointitoimistolle kuin satoja työntekijöitä vuosittain palkkaavalle HR-osastollekin. Uusimman sukupolven ATS-järjestelmät hyödyntävät tekoälyä: ne eivät vain säilö dataa, vaan tehostavat aktiivisesti esikarsintaa ja viestintää.
ATS, CRM ja sopimusmoduuli – modernin rekrytointijärjestelmän kolme kulmakiveä
Moduuli
Mihin sitä käytetään
Kuka hyötyy tästä eniten?
Hakijanseurantajärjestelmä (ATS)
Rekrytoinnin hallinta, ehdokaskanta, pipeline, viestintä
Kaikille rekrytoiville: rekrytointitoimistoille ja HR-tiimeille
Rekrytoinnin CRM
Asiakkaat, kontaktit, myyntiputki (BizDev) ja prospektointi yrityslistoilla
Rekrytointitoimistot, headhunterit, IT-yritykset
Sopimustenhallintamoduuli
Alihankkijat, hinnat, katteet, määräajat ja sopimusten jatkot
IT contracting-, body leasing- ja staffing-toimistot
Perinteinen ATS päättää työnsä palkkaukseen. Nykyaikainen rekrytointijärjestelmä kattaa koko elinkaaren: asiakashankinnasta ja rekrytoinnista aina asiakkaalla työskentelevän alihankkijan laskutukseen asti. Vakituisen henkilöstön tiedot, lomat ja palkat kuuluvat erillisiin HR-työkaluihin, joihin emme tässä artikkelissa syvenny.
Miten ATS toimii? Rekrytointiprosessi askel askeleelta
ATS-järjestelmä ohjaa jokaisen rekrytoinnin saman toistuvan ja tehokkaan suppilon läpi: aina osaajatarpeesta allekirjoitettuun sopimukseen asti. Näin se toimii käytännössä:
Rekrytointiprojektin luominen. Rekrytoija luo tehtävän järjestelmään, määrittelee vaatimukset, nimeää tiimin ja (rekrytointitoimistossa) liittää mukaan asiakkaan.
Ilmoituksen julkaisu. Yhdellä klikkauksella työpaikkailmoitus siirtyy urasivulle, työpaikkaportaaleihin ja sosiaaliseen mediaan. Jokainen hakemus merkitään lähteellä, joten näet heti, mitkä kanavat oikeasti tuottavat tulosta.
Hakemusten kerääminen. Lomakkeiden, sähköpostien ja portaalien kautta tulleet ansioluettelot kertyvät yhteen keskitettyyn tietokantaan. Järjestelmä poimii tiedot CV:stä automaattisesti (parsing) ja luo hakijaprofiilin.
Esivalinta ja pisteytys. Hakijat suodatetaan ja arvioidaan vaatimusten perusteella. Nykyaikaisessa ATS-järjestelmässä tekoäly tekee esikarsinnan ja AI Match -pisteytyksen tehtävään – rekrytoija tekee lopulliset päätökset.
Prosessin vaiheet (pipeline). Hakija etenee vaiheesta toiseen, esimerkiksi: ”Uusi” → ”Screening” → ”Haastattelu” → ”Tarjous”. Kanban-näkymä antaa selkeän kokonaiskuvan prosessista yhdellä ruudulla.
Hakijaviestintä. Lähetät sähköpostit, tekstiviestit ja haastattelukutsut suoraan järjestelmästä valmiilla pohjilla. Koko viestintähistoria tallentuu automaattisesti hakijan profiiliin.
Yhteistyö rekrytoivan esihenkilön tai asiakkaan kanssa. Rekrytoija jakaa shortlistin suoraan järjestelmästä, ja asiakas tai esihenkilö voi arvioida hakijat sekä jättää kommentit ilman edestakaista CV:iden sähköpostirumbaa.
Tarjous ja palkkaus. Valittu huippuosaaja saa tarjouksen, ja muille hakijoille lähtee ammattimainen palaute. Jos kyseessä on alihankkija (B2B, body leasing), hänen hintansa, katteensa ja sopimusaikansa siirtyvät suoraan sopimusmoduuliin – ja CRM:ään jää merkintä asiakkaan voitetusta projektista.
Raportointi. Lopuksi järjestelmä visualisoi rekrytointiajan (time to hire), kanavien tehokkuuden ja rekrytoijien työkuorman.
Suurin ero perinteiseen ”sähköpostilla säätämiseen”: jokaisen rekrytoinnin jälkeen käteesi jää järjestelmällinen ja arvokas hakijatietokanta, jota voit hyödyntää suoraan seuraavissa toimeksiannoissa.
ATS-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet
Vuonna 2027 tehokas ATS ei ole enää pelkkä CV-tietokanta, vaan koko rekrytointisi komentokeskus. Tässä ovat ominaisuudet, jotka sinun kannattaa ehdottomasti tarkistaa ennen rekrytointiohjelmiston valintaa:
Ominaisuus
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä
Ehdokaskanta ja talent poolit
Kaikki profiilit, CV:t, muistiinpanot ja yhteydenottohistoria yhdessä paikassa – ryhmiteltynä talent pooleihin tulevia projektejasi varten.
CV Parsing (OCR-teknologialla)
Automatisoi ansioluetteloiden tietojen luku – myös skannatuista tiedostoista. Ei enää manuaalista näpyttelyä, mukana älykäs duplikaattien tunnistus.
Sourcing: selainlaajennus, X-Ray, Boolean
Lisää profiileja verkosta yhdellä klikkauksella ja tee tarkkoja hakuja sekä omasta kannastasi että internetistä
Multiposting ja urasivusto
Julkaise työpaikkailmoitus useilla työpaikkasivustoilla ja omalla urasivullasi yhdellä klikkauksella
Pipeline ja Kanban-näkymä
Täysi näkyvyys jokaisen ehdokkaan rekrytointivaiheeseen
Anonyymi ansioluettelo
Anonyymit CV:t asiakkaallesi ilman ehdokkaan yhteystietoja – täysin toimistosi omalla visuaalisella ilmeellä brändättynä
CRM ja myyntiputki (BizDev)
Asiakkaat, kontaktit, myyntimahdollisuudet ja voitettujen diilien muuntaminen suoraan rekrytointiprojekteiksi
Company Pools (yrityspoolit)
Yrityslistat prospektointiin ja myyntiin – rakenna ne CRM:ssä aivan kuten ehdokaspoolit
Sopimustenhallintamoduuli
Asiakastoimeksiannoissa olevat kontraktorit, tuntihinnat, katteet, valuutat, sopimusten määräajat ja jatkot sekä vapaat osaajat (bench)
Viestintäkeskus ja automaatio
Sähköpostit, tekstiviestit, valmiit mallit, muistutukset ja follow-upit – suoraan järjestelmästä
AI-ominaisuudet
Ehdokkaiden AI Scoring ja AI Matching, työpaikkailmoitusten luonti, tiivistelmät ja vastaavien CV:iden haku
GDPR-suostumusten vaivaton hallinta
Suostumukset tarkoituksen ja lähteen mukaan, säilytysajat, anonymisointi ja aukoton auditointipolku
Raportit ja analytiikka
Time to hire, eri lähteiden teho, rekrytoijien tulokset ja projektikohtainen kate
Kaikki yritykset eivät tarvitse jokaista ominaisuutta heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Tärkeintä on, että ATS kasvaa liiketoimintasi mukana – ilman tarvetta vaihtaa järjestelmää tiimin laajentuessa.
Näin ATS-järjestelmä vie liiketoimintasi uudelle tasolle
ATS-järjestelmän suurin hyöty on aika: rekrytoijasi lakkaavat kopioimasta tietoja ja etsimästä dokumentteja – ja alkavat keskittyä olennaiseen eli keskusteluihin ehdokkaiden ja asiakkaiden kanssa. Eikä se suinkaan ole ainoa etu.
1. Nopeampi rekrytointiprosessi
Hakemusten automaattinen kerääminen, CV:iden parsing ja valmiit viestipohjat tehostavat jokaista vaihetta. Ehdokas saa vastauksen nopeammin, ja sinä suljet toimeksiannon ennen kuin huippuosaaja tarttuu kilpailijan tarjoukseen.
2. Yksikään ehdokas ei unohdu
Jokaisella hakemuksella on oma vastuuhenkilö, status ja historia. Ei enää lomalla olevan rekrytoijan sähköpostiin hautautuneita ansioluetteloita.
3. Ehdokaskanta, joka tekee työtä puolestasi
Tänään hylätty ehdokas voi olla täydellinen Match puolen vuoden kuluttua. ATS-järjestelmässä löydät hänet sekunneissa sen sijaan, että julkaisisit uuden ilmoituksen ja maksaisit jälleen kalliista työpaikkaportaaleista.
4. Ensiluokkainen ehdokaskokemus (candidate experience)
Nopeat vastaukset, selkeä viestintä prosessin etenemisestä ja laadukas palaute rakentavat vahvaa työnantajamielikuvaa. Rekrytointitoimistolle erinomainen ehdokaskokemus tuo suoria suosituksia ja nostaa mainetta alan ammattilaisten silmissä.
5. Saumatonta yhteistyötä ilman kaaosta
Rekrytoijat, hiring managerit ja asiakkaat näkevät samat, aina ajantasaiset tiedot. Kysymyksiä siitä, missä vaiheessa mennään, ei enää tarvita – kaikki on suoraan näkyvillä järjestelmässä.
6. Dataan perustuvaa päätöksentekoa
Raportit paljastavat selkeästi, mitkä lähteet tuottavat parhaat palkkaukset, missä vaiheessa ehdokkaat karsiutuvat ja kuinka kauan rekrytointi todellisuudessa kestää. Tämä on vankka pohja budjetin optimointiin sekä tuloksellisiin neuvotteluihin johtoryhmän tai asiakkaan kanssa.
7. Tietoturva ja GDPR-vaatimustenmukaisuus kunnossa
Suostumukset, säilytysajat ja käyttöoikeudet ovat täysin järjestelmän hallinnassa – eivät rekrytoijan muistin varassa. Lue lisää aiheesta osiosta GDPR ja AI Act.
ATS rekrytointitoimistolle vs. ATS HR-osastolle
Rekrytointitoimistona tarvitset CRM-järjestelmään yhdistetyn ATS:n, sillä viet jatkuvasti eteenpäin kahta kriittistä prosessia rinnakkain: ehdokkaiden rekrytointia ja palveluiden myyntiä asiakkaille. Sisäinen HR-tiimi rekrytoi vain yhdelle organisaatiolle, joten heille tärkeintä on yhteistyö hiring managerien kanssa ja employer branding.
Alue
Rekrytointitoimisto
HR-tiimi
Kenelle rekrytoit
Usealle asiakkaalle samanaikaisesti
Omaan toimistoosi
Kaikkein tärkein moduuli
ATS + CRM (asiakkaat, toimeksiannot, myynti)
ATS + saumaton yhteistyö hiring managerien kanssa
Kandidaattipooli
Yrityksesi arvokkain pääoma, hyödynnettävissä useissa projekteissa
Talent pool tulevia rekrytointeja varten
Ulkoinen viestintä
Shortlistit ja asiakasraportit
Urasivusto ja työnantajamielikuva
Laskutus
Fee, success fee sekä asiakas- ja alihankintasopimukset
Osaston rekrytointibudjetti
Tärkeimmät raportit
Liikevaihto per rekrytoija, tuloksellisuus per asiakas
Time to hire, rekrytointikustannukset, lähteet
Miksi rekrytointitoimisto tarvitsee ATS- ja CRM-järjestelmän samassa paketissa?
Toimistossasi sama myyjä tai rekrytoija hankkii asiakkaan, vie projektia eteenpäin ja huolehtii ehdokkaista. Jos asiakastiedot ovat yhdessä työkalussa ja ehdokkaat toisessa, menetät kokonaiskuvan yhteistyöstä.
ATS integroidulla CRM-ratkaisulla mahdollistaa sen, että voit:
hallita asiakasmyynnin pipelinea saumattomasti rinnakkain rekrytointiprojektien kanssa,
nähdä asiakkaan koko yhteistyöhistorian ja kaikki heidän toimeksiantonsa yhdellä silmäyksellä,
rakentaa shortlistan hetkessä suoraan nykyisestä ehdokaskannasta,
laskuttaa projektit ja hallinnoida alihankkijoita keskitetysti yhdessä paikassa.
Tämä tekee eron pelkän ”CV-arkiston” ja sellaisen työkalun välillä, joka todella kasvattaa toimistosi liikevaihtoa.
ATS-järjestelmä rekrytointitoimistolle – mitä jokainen liiketoimintamalli todella tarvitsee
Rekrytointitoimisto voittaa nopeudella: asiakas lähettää usein saman toimeksiannon usealle toimistolle ja valitsee sen, joka esittelee oikean ehdokkaan ensimmäisenä. Siksi rekrytointitoimiston ATS-järjestelmän täytyy lyhentää aikaa toimeksiannosta shortlistalle – pelkän CV-arkistoinnin sijaan.
Kilpajuoksu toimeksiannosta – miltä se näyttää käytännössä?
Maanantai klo 9.00. Asiakas lähettää toimeksiannon Senior Product Designer -rooliin kolmelle toimistolle:
Toimisto A julkaisee ilmoituksen ja odottaa hakemuksia. Ensimmäinen ehdokas esitellään perjantaina.
Toimisto B etsii manuaalisesti ja soittelee ehdokkaille. Ehdokas toimitetaan asiakkaalle keskiviikkona.
Toimisto C haravoi oman tietokantansa tekoälyn avulla: klo 9.04 sillä on lista sopivista henkilöistä arvioineen, ja ehdokas on asiakkaalla jo ennen lounasta.
Toimisto C voittaa toimeksiannon. Ero ei synny työtuntien määrästä, vaan kyvystä hyödyntää salamannopeasti jo olemassa olevia ehdokkaita.
Perm ja Executive Search
Suorahaussa ja vaativissa asiantuntijarekrytoinneissa ratkaisevat taustatyön laatu ja ehdoton luottamuksellisuus. ATS:n tulee tukea:
markkinakartoitusta ja longlisteja – potentiaalisten ehdokkaiden kattavaa kartoittamista koko markkinalta ennen shortlistan luomista,
asiakasraportointia – selkeitä katsauksia projektin etenemisestä ja ehdokkaiden tilanteesta,
Blind CV -profiileja – anonyymeja profiileja, jotka suojaavat ehdokasta ja toimiston palkkiota,
tietoturvaa ja luottamuksellisuutta – tarkkaa pääsynhallintaa siihen, kuka tiimistä näkee arkaluonteiset projektit ja asiakastiedot.
Henkilöstövuokraus ja massarekrytointi
Staffing-puolella volyymit ovat suuria ja tahti kova, usein useisiin samankaltaisiin rooleihin kerralla. Ratkaisevia ovat:
massaviestintä – sähköposti- ja SMS-pohjat, sujuva viestintä useille ehdokkaille yhdellä klikkauksella,
nopea suodatus sijainnin, saatavuuden ja osaamisen mukaan,
talent poolit, jotka ovat valmiina heti hyödynnettäväksi asiakkaan seuraaviin tilauksiin,
aktiivisuusmuistutukset – järjestelmä hälyttää heti, jos ehdokas seisoo projektissa liian pitkään ilman toimenpiteitä.
IT-alihankinta ja resursointi (body leasing)
Tässä rekrytointi on vasta yhteistyön alku. Toimisto tarvitsee ATS-järjestelmän, johon on integroitu sopimushallintamoduuli – työkalu, joka pitää huolen tuntihinnoista, katteista, valuutoista ja sopimuskausista sekä näyttää suoraan vapaana olevat konsultit (bench). Lisätietoja löydät sopimushallintaa käsittelevästä osiosta.
Tee tietokannastasi rahaa – älä maksa samoista ehdokkaista kahdesti
Jokainen toimisto investoi ehdokkaiden tavoittamiseen: ilmoituksiin, LinkedIn-lisensseihin ja sourcereiden työaikaan. Oikea ATS varmistaa, että kerran hankittu ehdokas tuottaa toimistolle arvoa vuodesta toiseen. Syvähaku omasta kannasta ja tekoäly, joka ehdottaa automaattisesti sopivia henkilöitä uusiin toimeksiantoihin, leikkaavat suoraan Sourcing-kustannuksiasi.
ATS-järjestelmä HR-tiimille – sisäinen rekrytointi ilman kaaosta
HR-tiimi ei myy rekrytointipalveluita, mutta heillä on omat ”asiakkaansa”: esihenkilöt, jotka tarvitsevat tekijöitä heti, sekä johto, joka kyselee kulujen ja aikataulujen perään. Huippuluokan ATS HR:lle virtaviivaistaa yhteistyön heidän kanssaan ja vahvistaa samalla työnantajamielikuvaa ehdokkaiden silmissä.
Sisäisen rekrytoinnin tyypilliset haasteet
Kymmeniä avoimia hakuja samanaikaisesti – jokainen eri esihenkilön ja eri kriteerien kera.
CV:t pyörivät sähköposteissa HR:n ja esihenkilöiden välillä, ja palaute ehdokkaista katoaa viestiketjuihin.
Ehdokkaat odottavat vastausta viikkokaupalla, koska kukaan ei tiedä, kenen vastuulla viestiminen on.
Johto vaatii dataa rekrytointikustannuksista ja parhaista kanavista, jolloin HR joutuu kokoamaan raportit käsin useista tiedostoista.
Aiemmissa hauissa mukana olleet huippuosaajat unohdetaan, koska heitä ei etsitä uuden tarpeen tullen.
Mitä laadukas ATS tuo HR-tiimille?
Sujuva yhteistyö esihenkilöiden kanssa – esihenkilö näkee omat ehdokkaansa, arvioi ja kommentoi suoraan järjestelmässä ilman sähköpostirumbaa.
Urasivut ja hakulomakkeet – yrityksen brändin mukainen urasivu sekä räätälöidyt hakulomakkeet, joista tiedot tallentuvat suoraan kantaan.
Multiposting – julkaise työpaikkailmoitus yhdellä klikkauksella useissa kanavissa ja seuraa tarkasti, mistä parhaat tekijät tulevat.
Suositteluohjelmat – henkilöstölle omat suosittelulinkit ja selkeä seuranta, kuka vinkkasi kenestäkin.
Viestipohjat ja automaatiot – jokainen ehdokas saa aina tiedon prosessin etenemisestä, myös karsiutuessaan varhaisessa vaiheessa.
Talent pool – aiemmissa hauissa loistaneet finalistit talteen, valmiina nopeaan yhteydenottoon uuden roolin auetessa.
Blind CV ja kriteeripohjainen arviointi – minimoi tiedostamattomat ennakkoluulot ja varmista objektiivinen valinta.
Raportointi johdolle – Time-to-Hire, kanavien teho sekä avointen rekrytointien kokonaistilanne aina selkeästi näkyvillä.
Employer branding alkaa itse prosessista
Ehdokas arvioi työnantajaa suoraan rekrytointikokemuksen perusteella: saiko hän vastauksen, tietääkö hän seuraavat askeleet ja tuliko hylkäysviestissäkin asiallista palautetta. ATS takaa laadukkaan ehdokaskokemuksen myös silloin, kun rekrytoijalla on viikon kiireisin hetki käsillä. Kun lisäksi otetaan huomioon palkka-avoimuus, nopea ja läpinäkyvä prosessi nousee ratkaisevaksi kilpailueduksi parhaista tekijöistä kamppailtaessa.
Palvelukeskukset (SSC) ja IT-yritykset
Palvelukeskuksissa ja teknologiayrityksissä rekrytointimäärät ovat suuria ja toistuvia, ja HR-tiimit toimivat usein monikansallisessa ja -kielisessä ympäristössä. Tällöin ratkaisevaan rooliin nousevat monikieliset tekoälytyökalut ilmoitusten tekoon, salamannopea osaajahaku teknologioiden tai kielitaidon perusteella sekä viestinnän automaatio, joiden avulla yksi rekrytoija hallitsee useita prosesseja tehokkaasti samaan aikaan.
Rekrytoinnin CRM osana ATS-järjestelmää – rekrytointi on myyntiä
Rekrytointitoimisto tekee tulosta vasta, kun sillä on asiakas. Siksi toimiston moderni ATS vaatii täysiverisen myynnin CRM-ratkaisun – pelkkä yhteystietolista ei riitä. Kun myyntiä pyöritetään erillisessä työkalussa (tai myyjän omassa Excelissä), toimisto menettää arvokkaan asiakashistorian jokaisen tiimivaihdoksen myötä.
Mitä CRM-järjestelmältä vaaditaan rekrytointialalla?
Asiakas- ja kontaktikanta – yritykset, päättäjät, hiring managerit sekä puhelu- ja tapaamishistoria saumattomasti yhdessä paikassa.
Myyntiputki (BizDev) – hallitse myyntimahdollisuudet vaiheittain: esim. ”Ensikontakti” → ”Tapaaminen” → ”Tarjous” → ”Voitettu”.
Liidin muuntaminen toimeksiannoksi yhdellä klikkauksella – voitettu myyntimahdollisuus siirtyy välittömästi rekrytointiprojektiksi ATS-järjestelmään ilman turhaa manuaalityötä.
Asiakkaan 360°-näkymä – kaikki toimeksiannot, esitellyt ehdokkaat, aktiiviset alihankkijat ja kertyvä liikevaihto yhdestä keskitetystä näkymästä.
Tehtävät ja muistutukset – follow-upit asiakkaille, jotka ”palaavat asiaan ensi vuosineljänneksellä”, pysyvät varmasti hallinnassa eivätkä katoa kalenteriin.
Käyttöoikeuksien hallinta – määritä tarkasti, mitä asiakastietoja kukin rekrytoija näkee.
Kaupallista kandidaattikantasi tehokkaasti
ATS:n ja CRM:n yhdistäminen antaa toimistollesi ylivoimaisen kilpailuedun kahta erillistä työkalua käyttäviin kilpailijoihin verrattuna. Kun asiakas avaa uuden toimeksiannon, rekrytoija hyödyntää heti omaa osaajapooliaan: AI tekee automaattisesti Match-vertailun ja nostaa esiin parhaat kandidaatit, jotka toimistosi tuntee jo vuosien takaa. Toimita shortlist asiakkaalle muutamassa tunnissa – usein ennen kuin kilpailijat ovat edes ehtineet julkaista työpaikkailmoitustaan – ja säästä merkittävästi sourcing-kuluissa.
Turvaa liiketoimintasi jatkuvuus tiimivaihdoksissa
Rekrytointialalla myyjät ja rekrytoijat vaihtuvat. Kun asiakassuhteet ja -keskustelut dokumentoidaan yrityksen omaan CRM-järjestelmään myyjän oman puhelimen sijaan, arvokas asiakashistoria ja suhteet säilyvät aina yrityksen omistuksessa. Tämä on yksi ratkaisevimmista syistä valita integroitu ATS ja CRM.
Company Pools – tehosta prospektointia ja yrityslistojen hallintaa
Company Pools ovat CRM-järjestelmän yritysryhmiä, jotka toimivat aivan kuten talent poolit – ehdokkaiden sijaan niihin vain kootaan ne unelma-asiakkaat, joiden kanssa toimistosi haluaa tehdä kauppaa. Tämä on työkalu rekrytointitoimistoille, jotka eivät jää odottelemaan toimeksiantoja, vaan rakentavat myyntiään proaktiivisesti.
Rekrytoijat ovat jo vuosia ryhmitelleet ehdokkaita pooleihin: "Senior Java -kehittäjät", "Helsingin kirjanpitäjät", "aiempien prosessien finalistit". Sama logiikka tekee ihmeitä asiakashankinnassa. Sen sijaan, että kontaktoitavat yritykset lojuisivat taulukkolaskennassa, myyjäsi rakentaa poolin suoraan CRM:ään. Jokaisesta yrityksestä näkyvät heti kontaktihistoria, päättäjät ja aiemmat projektit.
Mihin Company Pools -työkalua käytetään?
Prospektointiin – kvartaalin kohdeyritykset, kuten "50–200 hengen software houset Suomessa", joita myyntitiimi käy järjestelmällisesti läpi vaihe vaiheelta.
Myyntikampanjoihin – tietyn toimialan tai alueen yritykset räätälöityä tarjoomaa varten, esimerkiksi IT-rekrytointiin tai alihankintaan.
Passiivisten asiakkaiden aktivointiin – yritykset, joiden kanssa toimistosi on tehnyt yhteistyötä, mutta joilla ei juuri nyt ole aktiivisia projekteja.
Ehdokaslähtöiseen myyntiin – yritykset, joille kannattaa heti tarjota tietokantasi huippuosaajaa ennen kuin he ehtivät edes avata hakua.
Markkinajakoon tiimissä – jokainen myyjä tai rekrytoija tietää tarkalleen omat kohdeyrityksensä, eikä kukaan soita samaan yritykseen kahdesti.
Miksi tämä on ratkaisevaa nimenomaan ATS-järjestelmässä?
ATS-järjestelmään integroitu yrityspooli tarjoaa jotain, mihin perinteinen myynti-CRM ei pysty: näet suoraan, ketä ehdokaskannastasi voit kyseiselle yritykselle tarjota, mitä rooleja olet heille aiemmin rekrytoinut ja ketkä asiantuntijat työskentelevät heillä jo nyt. Näin myyntikeskustelu alkaa suoraan kovalla arvolla eikä geneerisellä yritysesittelyllä.
Sopimushallinnan moduuli ATS-järjestelmässä – tehosta IT contracting- ja body leasing -toimintaasi
Jos toimistosi välittää asiantuntijoita asiakkaille B2B-sopimuksilla, ATS ilman sopimushallintamoduulia näyttää vain puolet liiketoiminnastasi. Rekrytointi päättyy sopimuksen allekirjoitukseen, mutta konsultin tuottama liikevaihto juoksee seuraavat kuukaudet tai jopa vuodet.
IT-alihankinta- ja body leasing -mallissa toimistosi tekee tulosta asiakaslaskutuksen ja konsultin palkkion välisellä erotuksella. Jokaista sopimusta on hallittava aktiivisesti: seurattava päättymispäiviä, neuvoteltava jatkoja, laskettava katteita ja löydettävä nopeasti uusi projekti vapautuvalle asiantuntijalle. Excelissä hoidettuna tämä on suora tie menetettyihin jatkosopimuksiin ja unohtuneisiin konsultteihin.
Mitä hyötyä sopimushallintamoduulista on?
Konsultti- ja projektirekisteri – kuka työskentelee, millä asiakkaalla, missä projektissa ja mistä lähtien.
Hinnat ja katteet – asiakashinta, konsultin hinta ja toimistosi kate jokaisesta asiantuntijasta, myös eri valuutoissa.
Määräajat ja jatkot – automaattiset hälytykset ennen sopimuksen päättymistä sekä liitteiden ja jatkojen historia.
Penkki (bench) – selkeä näkymä vapautuvista tai heti saatavilla olevista konsulteista, jotka ovat valmiina seuraavalle asiakkaalle.
Kannattavuus – liikevaihto ja kate per asiakas, per konsultti ja per myyjä.
Miksi sopimushallinnan tulisi olla samassa järjestelmässä kuin ATS ja CRM?
Koska IT-rekrytointitoimistossa nämä kolme prosessia muodostavat yhden yhtenäisen ketjun. Myyjä hankkii asiakkaan CRM:ssä, rekrytoija löytää osaajan ATS:ssä ja sopimushallintamoduuli valvoo yhteistyötä aina maaliin saakka. Kun konsultti palaa penkille, tekoäly voi heti osoittaa sopivat avoimet projektit, ja CRM ehdottaa suoraan potentiaalisia asiakkaita, joille häntä kannattaa tarjota. Yksi järjestelmä kolmen sijaan varmistaa, ettei yksikään myyntimahdollisuus valu hukkaan.
Tekoäly ATS-järjestelmissä – mitä todellista hyötyä se tuo?
ATS-järjestelmän AI ei korvaa rekrytoijaa, vaan vapauttaa hänet aikaa vievistä rutiinitehtävistä. Lopullisen päätöksen ehdokkaasta tekee aina ihminen.
Tärkeimmät AI-ratkaisut rekrytoinnissa:
Ehdokkaiden AI Scoring ja AI Matching – AI vertaa ehdokkaan profiilia tehtävän vaatimuksiin ja kertoo, keneen kannattaa tarttua ensimmäisenä.
Työpaikkailmoitusten generointi – muutamasta pääkohdasta syntyy hetkessä houkutteleva ja kattava työpaikkailmoitus useilla eri kielillä.
Älykäs CV-parsing – AI ymmärtää kokemuksen kontekstin, ei pelkkiä avainsanoja.
Yhteenvedot ehdokkaista ja haastatteluista – viisisivuisen CV:n selaamisen sijaan rekrytoija saa suoraan tiiviin yhteenvedon vahvuuksista ja mahdollisista riskeistä.
Viestien luominen – personoidut viestit ehdokkaille ja asiakkaille käden käänteessä.
Luonnollisen kielen haku omasta tietokannasta – hae suoraan vaikkapa: "Java developer, Helsinki, 5 vuoden kokemus, avoin hybridityölle".
Ehdokasesittelyt asiakkaille – laadukas shortlist perusteluineen suoraan asiakkaalle automaattisesti.
Myytti: "AI-ohjattu ATS hylkää CV:t ennen kuin ihminen ehtii edes nähdä niitä"
Tämä on yksi yleisimmistä hakijoiden harhaluuloista. Oikein suunniteltu AI-pohjainen ATS tukee ja tehostaa rekrytoijan työtä esivalinnassa, mutta ei koskaan tee päätöksiä itsenäisesti. Tämä Human-in-the-Loop-malli on täysin linjassa myös GDPR:n ja EU:n tekoälyasetuksen (AI Act) kanssa.
Mihin kannattaa kiinnittää huomiota AI-pohjaista ATS-järjestelmää valittaessa?
Tiedätkö varmasti, mikä AI-malli dataasi käsittelee ja missä sitä säilytetään (mieluiten EU:n alueella)?
Huolehtiiko toimittaja siitä, että sen malleja ei kouluteta sinun ehdokkaidesi tiedoilla?
Ovatko tulokset läpinäkyviä – näetkö selkeästi, miksi ehdokas sai tietyn AI Scoring -tuloksen?
Voitko halutessasi kytkeä pois päältä tietyt AI-toiminnot?
ATS-järjestelmä ja GDPR, AI Act sekä palkka-avoimuus
Vuonna 2027 ATS-järjestelmä ei ole vain mukavuustekijä – se on kriittinen työkalu lainmukaiseen toimintaan: GDPR, uudet palkka-avoimuutta koskevat säädökset ja EU:n AI Act vaativat täyttä yhteensopivuutta. Tässä on kaikki, mitä sinun tulee tietää rekrytointitoimistona tai HR-osastona.
GDPR rekrytoinnissa
Ehdokkaiden tiedot ovat henkilötietoja, ja rekrytoija vastaa niiden lainmukaisesta käsittelystä. Oikea ATS-järjestelmä auttaa sinua:
keräämään suostumukset tietojen käsittelyyn nykyisissä ja tulevissa rekrytoinneissa sekä pitämään kirjaa siitä, mikä suostumus koskee mitäkin prosessia,
hallitsemaan säilytysaikoja ja poistamaan tai anonymisoimaan tiedot automaattisesti määräajan umpeuduttua,
toteuttamaan ehdokkaan oikeudet – pääsy tietoihin, oikaiseminen ja poistaminen sujuvasti käden käänteessä,
hallitsemaan käyttöoikeuksia – kukin käyttäjä näkee vain sen, mitä hänen kuuluukin nähdä,
tallentamaan toimintahistorian, mikä on korvaamatonta mahdollisen tarkastuksen sattuessa.
Varmista myös, missä palveluntarjoaja säilyttää tietoja (mieluiten EU-alueella) ja allekirjoittaako hän kanssasi kattavan tietojenkäsittelysopimuksen (DPA).
Palkka-avoimuus työpaikkailmoituksissa
Joulukuun 24. päivästä 2025 alkaen sovelletaan työlainsäädännön säännöksiä, jotka panevat täytäntöön osan EU:n palkka-avoimuusdirektiivistä (HRappka). Työnantajan on annettava ehdokkaalle tieto aloituspalkasta tai palkkahaarukasta – joko ilmoituksessa, ennen haastattelua tai viimeistään ennen työsopimuksen tekemistä. Ehdokkaalta ei myöskään saa kysyä nykyistä tai aiempia palkkatietoja, ja työpaikkailmoitusten sekä tehtävänimikkeiden on oltava sukupuolineutraaleja (Bezprawnik).
Moderni ATS tekee tästä vaivatonta käytännössä: ilmoituspohjat valmiilla palkkahaitaripaikalla, hakulomakkeet ilman kysymyksiä aiemmasta palkkatasosta ja aukoton järjestelmäjälki siitä, milloin ehdokas sai palkkatiedon.
AI Act – mitä se tarkoittaa AI-ominaisuuksilla varustetuille ATS-järjestelmille?
EU:n AI Act luokittelee rekrytoinnissa käytettävät AI-järjestelmät (esim. hakemusten suodatukseen ja ehdokkaiden arviointiin) korkean riskin järjestelmiksi. Digital Omnibus -asetuksen (EU) 2026/1744 myötä tälle kategorialle asetetut velvoitteet astuvat voimaan 2. joulukuuta 2027 aiemmin kaavaillun elokuun 2026 sijaan (Future Manager World).
Osa säännöistä on kuitenkin voimassa jo nyt:
helmikuusta 2025 alkaen tunteiden tunnistaminen työpaikalla – myös ehdokkaiden kohdalla rekrytointiprosessissa – on kielletty,
elokuusta 2026 alkaen sovelletaan läpinäkyvyysvaatimuksia – rekrytointichatbotin kanssa keskustelevan ehdokkaan on aina tiedettävä asioivansa AI:n kanssa.
Mitä tämä merkitsee, kun valitset ATS-ratkaisua? Valitse kumppani, jonka AI-toiminnot on rakennettu ihmisen valvontaa, tulosten selitettävyyttä ja toimintojen lokitusta varten. Investoimalla jo nyt tulevaisuudenkestävään työkaluun säästät yrityksesi kalliilta järjestelmänvaihdolta vuonna 2027.
Tämä osio on tarkoitettu vain tiedoksi, eikä se muodosta oikeudellista neuvontaa.
Miten valita oikea ATS? Muistilista vuodelle 2027
Paras ATS-järjestelmä on se, joka sopii suoraan sinun toimintamalliisi – ei se, jolla on pisin ominaisuuslista. Käy tämä muistilista läpi ennen sopimuksen allekirjoittamista:
Sopivuus liiketoimintaasi
[ ] Onko järjestelmä rakennettu rekrytointitoimistoille, in-house HR-tiimeille vai molemmille?
[ ] Sisältääkö se täysiverisen CRM-ratkaisun myyntiputkineen pelkän yhteystietolistan sijaan?
[ ] Mahdollistaako se yrityspoolien (Company Pools) rakentamisen prospektointia ja myyntikampanjoita varten?
[ ] Löytyykö siitä sopimushallintamoduuli hintoineen, marginaaleineen ja sopimuskausineen, jos teet IT contracting -palvelua tai henkilöstövuokrausta?
[ ] Kestääkö se skaalautumisen – rekrytoijien, projektien ja ehdokkaiden määrän kasvun – vuoden tai kahden päästä?
Paikallinen markkina
[ ] Ovatko käyttöliittymä ja tukipalvelut saatavilla paikallisesti?
[ ] Integroituuko järjestelmä paikallisiin työpaikkaportaaleihin?
[ ] Huomioiko se paikallisen lainsäädännön ja vaatimukset: GDPR, työlainsäädäntö, palkka-avoimuus?
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
[ ] Missä tietoja säilytetään ja allekirjoittaako toimittaja tietojenkäsittelysopimuksen (DPA)?
[ ] Hallitseeko järjestelmä suostumukset ja tietojen säilytysajat automaattisesti?
[ ] Ovatko tekoälytoiminnot läpinäkyviä ja ihmisen hallinnassa?
Käytettävyys
[ ] Oppivatko rekrytoijasi järjestelmän käytön päivissä viikkojen sijaan?
[ ] Löytyykö siitä mobiilisovellus tai sujuva mobiiliversio?
[ ] Pääsetkö testaamaan järjestelmää maksuttomalla demotilillä?
Kustannukset ja kumppanuus
[ ] Onko hinnoittelu läpinäkyvää (esim. per käyttäjä) ilman piilokuluja eri moduuleista?
[ ] Auttaako toimittaja datan migraatiossa Excelistä tai aiemmasta järjestelmästä?
[ ] Saatko yhteyden oikeaan yhteyshenkilöön pelkän tukilomakkeen sijaan?
Vinkki: Pyydä demo suoraan omalla, aidolla rekrytointiprosessillasi. Näet 30 minuutissa enemmän kuin 30 myyntipresentaation diassa.
ATS-järjestelmän käyttöönotto askel askeleelta
ATS:n käyttöönotto pienessä tai keskisuuressa toimistossa voidaan hoitaa muutamassa viikossa – kun aloitat prosessista etkä asetuksista.
Määrittele nykyinen prosessisi. Kirjaa ylös rekrytointivaiheet, ehdokaslähteet ja mukana olevat henkilöt. Tästä muodostuu järjestelmäsi pipelinen runko.
Nimeä käyttöönoton vastuuhenkilö. Yksi henkilö vastaa konfiguroinnista, koulutuksista ja tiimin palautteen keräämisestä.
Siivoa ja siirrä data. Siirrä aktiiviset projektit, asiakkaat ja ehdokkaat, joilla on voimassa olevat GDPR-suostumukset. Älä siirrä kaaosta: nyt on täydellinen hetki tietokannan siivoamiseen.
Konfiguroi vaiheet, pohjat ja käyttöoikeudet. Työpaikkailmoitukset, sähköpostit, statukset ja käyttäjäroolit kuntoon.
Yhdistä integraatiot. Sähköposti, kalenteri, työpaikkaportaalit ja urasivu.
Kouluta tiimi aidolla projektilla. Tehokkainta on oppia käynnissä olevan rekrytoinnin avulla, ei keinotekoisella testidatalla.
Ota käyttöön nyrkkisääntö: ”Jos sitä ei ole ATS:ssä, sitä ei ole tapahtunut”. Ilman tätä osa tiimistä palaa takaisin Exceliin.
Tee väliarviointi 30 päivän jälkeen. Tarkista raportit, kerää palaute ja hienosäädä asetukset.
Yleisimmät virheet ATS:n käyttöönotossa
Järjestelmän valinta ”varmuuden vuoksi” – monimutkainen työkalu, jonka ominaisuuksista tiimi hyödyntää vain 20 %.
Rekrytoijien jättäminen valintaprosessin ulkopuolelle, jolloin työkalu koetaan ylhäältä päin saneltuna pakkopullana.
Rinnakkaiskäyttö ATS:ssä ja Excelissä, mikä kaksinkertaistaa työn ja sotkee datan.
GDPR:n unohtaminen datasiirrossa – siirretään ehdokkaita, joiden suostumukset ovat vanhentuneet aikoja sitten.
Onnistumisen mittareiden puute – ilman selkeää vertailukohtaa et pysty osoittamaan, kuinka paljon aikaa järjestelmä oikeasti säästää.
Recruitify – ATS, CRM, AI ja alihankintojen hallinta yhdellä tehokkaalla alustalla
Recruitify on puolalainen ATS-järjestelmä, joka yhdistää rekrytoinnin, rekrytointipalveluiden myynnin ja alihankkijoiden hallinnan yhteen paikkaan: aina asiakashankinnasta ja sourcing-työstä toimeksiannon laskutukseen saakka. Alustaan luottaa jo yli 250 yritystä, ja käyttäjät ovat antaneet sille Capterrassa huikean 4,9 tähden arvosanan.
ATS ja sourcing
Kandidaattitietokanta talent pool -ryhmillä, Boolean-haulla sekä CV:n sisältöön perustuvalla haulla.
Sourcing-selainlaajennus ja X-Ray Search profiilien lisäämiseen verkosta yhdellä klikkauksella.
CV-parseri OCR-tekniikalla ja kaksoiskappaleiden poistolla.
Multiposting, räätälöity urasivu omalla brändäyksellä ja hakulomakkeet.
Blind CV asiakkaalle sekunneissa.
CRM, BizDev ja Company Pools
Täysiverinen myynnin CRM BizDev-putkella ja voitettujen diilien automaattisella muunnolla rekrytointiprojekteiksi.
Company Pools – yrityslistat prospektointiin, myyntikampanjoihin ja passiivisten asiakkaiden aktivointiin.
Asiakastietojen näkyvyyden hallinta tiimissä sekä täysi vuorovaikutushistoria, joka pysyy aina yrityksessäsi.
Alihankinta ja body leasing
Alihankkijoiden hallintamoduuli: tuntihinnat, katteet, valuutat, määräajat ja sopimusten jatkot.
Bench-näkymä ja kannattavuuden seuranta jokaisen konsultin osalta.
Tuki suorarekrytointiin (Perm), Executive Search -hakuun, henkilöstövuokraukseen ja IT Contracting -malliin.
Recruitify AI Suite – 8 tehokasta AI-toimintoa
AI-toiminto
Mitä se tekee
Työpaikkailmoitusten laatija
Luo työpaikkakuvaukset ja -ilmoitukset sekunneissa
Automatisoitu ansioluetteloiden jäsennys (CV Parsing)
Jäsentelee CV-tiedot automaattisesti – unohda manuaalinen kirjaaminen
Anonymisoitu hakijayhteenveto
Luo anonyymit hakijaprofiilit suoraan Blind CV -muotoon
Find Similar CV
Löytää profiilia vastaavat huippukandidaatit automaattisesti
Candidate Scoring
Pisteyttää ehdokkaat asteikolla 0–100 suhteessa toimeksiannon vaatimuksiin – selkein perusteluin
Candidate Matching
Tekee tarkan Matchin oman tietokantasi kandidaattien ja uusien projektien välillä
Reverse Project Match
Osoittaa heti sopivat projektit jokaiselle ehdokkaalle
Kehittynyt samankaltaisuushaku
Yhdistää suodattimet, Boolean-haut ja malli-CV:t parhaiden Match-kandidaattien löytämiseksi
Lue lisää toiminnoista sivulta Funkcje AI.
Miten AI Scoring toimii Recruitifyssa?
Scoring AI vertaa työpaikkailmoituksen tai toimeksiannon vaatimuksia ehdokkaan profiiliin (CV ja hakulomakkeen vastaukset) ja antaa tuloksen asteikolla 0–100 pistettä. Rekrytoija avaa projektin ja näkee välittömästi parhaiten osuvat tekijät kärjessä sen sijaan, että selaisi hakemuksia saapumisjärjestyksessä.
Tulos ei ole vain pelkkä luku. Älykäs moottori ymmärtää kontekstin ja merkityksen, ei vain avainsanoja: ”tiiminhallinta” ja ”johdin 8 hengen osastoa” tarkoittavat sille samaa osaamista. Se erottaa pakolliset vaatimukset toivottavista ja ottaa huomioon toimialan, roolin tason, sijainnin sekä saatavuuden. Tuloksen mukana saat selkeät perustelut ja vinkit jatkokysymyksiin, kuten palkkatoiveeseen. Lopullisen päätöksen tekee aina rekrytoija.
AI käytännössä – kolme aitoa tilannetta rekrytoijan arjesta
Uusi toimeksianto sisään – ja parhaat ehdokkaat löytyvätkin jo omasta kannasta. Candidate Matching haravoi koko tietokantasi minuuteissa ja nostaa esiin helmet, jotka tiimi oli jo ehtinyt unohtaa – esimerkiksi kolme vuotta sitten lisätyn osaajan, johon oltiin yhteydessä yli vuosi sitten. AI Scoring pisteyttää heidät uutta toimeksiantoa varten, ja toimitat shortlistan asiakkaalle ennen kuin kilpailijat ehtivät edes julkaista ilmoitustaan.
Ehdokas ei tullut valituksi prosessiin. Hylkäys yhdessä projektissa ei tarkoita yhteistyön päättymistä. Reverse Project Match näyttää heti, mihin muihin avoimiin toimeksiantoihin ehdokas sopisi täydellisesti. Huippuosaaja ei valu hukkaan, ja toimistosi saa heti uuden mahdollisuuden lisälaskutukseen.
Täydellinen ehdokas ei halua vaihtaa työpaikkaa. Find Similar CV löytää kannastasi yhdellä klikkauksella profiililtaan vastaavat tekijät. Advanced Similarity Search yhdistää tämän tarkkoihin filttereihin (kuten sijainti, kokemus, kielitaito, yhteistyömalli) ja Boolean-hakuun. Kun sinulla on malliprofiili, AI etsii sille ”kloonit”.
Muut AI-ominaisuudet päivittäisen työn tehostajina
Job Writer luo houkuttelevan ja hakukoneoptimoidun työpaikkailmoituksen haluamallasi kielellä ja äänensävyllä – vapaasti muokattavissa.
AI Candidate Summary analysoi CV:n sekä koko yhteydenpito- ja muistiinpanojen historian luoden ytimekkään tiivistelmän ehdokkaan soveltuvuudesta ja tilanteesta.
Blind Summary ja Blind CV piilottavat yhteystiedot automaattisesti ja brändäävät profiilin toimistosi ilmeen mukaiseksi – toimitat anonyymin ja edustavan CV:n asiakkaalle sekunneissa.
CV Parsing lukee PDF- ja DOCX-tiedostot, ja OCR-tekniikan ansiosta myös skannaukset ja kuvat. Se tunnistaa yritykset, tittelit ja päivämäärät sekä tarkistaa automaattisesti kaksoiskappaleet kannasta.
Ehdokaskannan haku ja hallinta
Ehdokaskanta on rekrytointitoimiston arvokkain omaisuus – kunhan oikea tekijä löytyy heti. Recruitifylla haet vaivattomasti:
CV:n sisällön, taitojen ja avainsanojen perusteella,
tägien, sijainnin, projektien ja rekrytointivaiheiden mukaan,
annettujen tai puuttuvien GDPR-suostumusten mukaan,
tarkoilla Boolean-hauilla, esim. (“React” OR “Vue”) AND “TypeScript” NOT “junior”, yhdistettynä kymmeniin suodattimiin.
Lisäksi järjestelmä ehdottaa automaattisesti kantaan sopivia ehdokkaita projektiin ja varoittaa, jos joku hakija seisoo prosessissa liian pitkään.
Viestintä, automaatio ja urasivut
Keskitetty viestintäkeskus – kaikki viestit ehdokkaiden ja asiakkaiden kanssa yhdessä paikassa, suoraan profiileihin linkitettynä.
Sähköposti- ja SMS-pohjat – kutsut, vastaukset ja tilannepäivitykset yhdellä klikkauksella, myös massaviesteinä.
Automaatio – rutiinitoiminnot ja follow-up-muistutukset hoituvat taustalla automaattisesti.
Brändätyt urasivut ja hakulomakkeet – ehdokas hakee brändisi mukaisella sivulla, ja tiedot suostumuksineen siirtyvät suoraan kantaan.
Suosittelujärjestelmä ja lähdeseurantalinkit – tiedät aina, mistä kukin Lead tai hakija tuli ja kuka häntä suositteli.
Tiimityö, käyttöoikeudet ja raportointi
Käyttäjät ja tiimit – roolit, tiimit ja projektitunnisteet skaalautuvat yrityksesi rakenteen mukaan.
Näkyvyyden hallinta – voit rajata valittujen asiakkaiden tai toimeksiantojen näkyvyyttä tietyiltä rekrytoijilta.
KPI-raportit – tiimin ja rekrytoijien tulokset, eri kanavien tehokkuus sekä konsultoinnissa ja vuokrauksessa tarkka marginaaliseuranta.
Käyttöönottotuki – Recruitifyn asiantuntijatiimi auttaa prosessien optimoinnissa järjestelmään tai datan siirrossa aiemmasta työkalustasi.
Recruitify rekrytointitoimistoille
Recruitify toimii toimistosi kattavana käyttöjärjestelmänä: uusasiakashankinnasta CRM:ssä ja Company Pool -työskentelystä aina Sourcing-, AI Matching- ja AI Scoring -vaiheisiin sekä asiakkaalle toimitettavaan Blind CV -profiiliin ja konsultin tuntilaskutukseen asti. Se tukee suorahakua (Executive Search), perusrekrytointeja (Perm), Staffingia ja IT Contractingia. Lue lisää sivulta järjestelmä rekrytointitoimistoille.
Recruitify HR-osastoille
HR-tiimille Recruitify tuo selkeyttä useiden esihenkilöiden samanaikaisiin rekrytointeihin: urasivut, multiposting, GDPR-yhteensopivat lomakkeet, viestipohjat, aiemmista hauista kertyvä talent pool sekä suorat raportit johdolle. AI hoitaa ilmoitusten kirjoittamisen ja ehdokkaiden esiarvioinnin, minkä ansiosta pienikin tiimi hallitsee vaivattomasti suuria rekrytointivolyymeja.
Mitä asiakkaamme sanovat
Asiakkaat arvostavat erityisesti sitä, että kaikki toiminnot löytyvät samasta työkalusta. Shimin toimitusjohtaja Dariusz Nowara kehuu järjestelmää ”intuitiiviseksi ja käyttäjäystävälliseksi”, josta pääsee käsiksi ehdokkaisiin, asiakkaisiin ja prosessiin ennätysnopeasti. Anna Maria Pociask, Linkgroupin Head of Business Development, korostaa tekoälyavusteisen rekrytoijan säästäneen heidän tiimiltään valtavasti aikaa ehdokkaiden etsinnässä.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Data säilytetään Microsoft Azuren suojatussa infrastruktuurissa ETA-alueen konesaleissa.
Ehdokkaidesi tietoja ei koskaan käytetä julkisten AI-mallien kouluttamiseen.
GDPR-moduuli: käyttötarkoitus- ja lähdekohtaiset suostumukset, tietojen säilytysajat, anonymisointi ja täysi audit trail.
Tekoälyominaisuudet kehitetään tulevaa EU:n tekoälyasetusta (AI Act) silmällä pitäen: pisteytystulokset ovat aina perusteltuja, ja ihminen tekee lopullisen valinnan.
Koe Recruitify käytännössä
Katso, miten moderni ATS-järjestelmä Recruitify nopeuttaa toimeksiantojasi, ja testaa sitä omassa rekrytoinnissasi. Avaa ilmainen tili heti tai varaa nopea demo, jossa näytämme, miten AI Matching ja AI Scoring poimivat parhaan Match-tuloksen suoraan omasta kannastasi.
UKK – usein kysytyt kysymykset ATS-järjestelmästä
Mikä on ATS?
ATS (Applicant Tracking System) on rekrytoinnin hallintajärjestelmä. Se kokoaa hakijat yhteen keskitettyyn tietokantaan, ohjaa heidät rekrytointiprosessin läpi, automatisoi viestinnän ja tarjoaa tarkkaa dataa tuloksista.
Mitä ATS-lyhenne tarkoittaa?
ATS tulee sanoista Applicant Tracking System, eli hakijaseurantajärjestelmä.
Tarvitseeko pieni rekrytointitoimisto ATS-järjestelmää?
Kyllä. Heti kun käynnissä on useampi haku samanaikaisesti, Excel ja sähköposti käyvät riittämättömiksi. SaaS-mallilla toimiva ATS on saatavilla joustavalla tilauksella, joten se maksaa itsensä takaisin jo 2–3 hengen tiimeissä.
Paljonko ATS-järjestelmä maksaa?
Useimmat ATS-järjestelmät toimivat kuukausi- tai vuositilauksella, jossa hinta määräytyy käyttäjämäärien tai ominaisuuksien mukaan. Kokonaishinta riippuu rekrytoijien määrästä, valituista moduuleista (esim. CRM, AI) sekä tukipalveluiden laajuudesta.
Onko ATS GDPR-yhteensopiva?
Laadukas ATS-järjestelmä takaa suoran GDPR-yhteensopivuuden: se kerää suostumukset, hallinnoi tietojen säilytysaikoja ja mahdollistaa tietojen poistamisen vaivattomasti. Varmista myös, missä palveluntarjoaja säilyttää tietoja ja onko heillä valmius DPA-sopimuksen solmimiseen.
Hylkääkö ATS ansioluettelot automaattisesti?
Ei suinkaan. Hyvin rakennetussa järjestelmässä AI auttaa arvioimaan hakijan sopivuutta, mutta lopullisen päätöksen tekee aina rekrytoija.
Miten ATS eroaa CRM-järjestelmästä?
ATS on optimoitu rekrytointiprosessien ja hakijakannan hallintaan, kun taas CRM vastaa asiakassuhteiden ja myynnin ohjaamisesta. Rekrytointitoimistot tarvitsevat useimmiten molemmat – saumattomasti samassa järjestelmässä.
Kuinka kauan ATS-järjestelmän käyttöönotto kestää?
Pienissä ja keskisuurissa organisaatioissa käyttöönotto vie yleensä vain muutamasta päivästä pariin viikkoon riippuen siirrettävän datan määrästä sekä integraatioista.
Tarvitseeko rekrytointitoimisto CRM-ratkaisua ATS-järjestelmäänsä?
Ehdottomasti. Toimisto rekrytoi osaajia ja myy palveluita asiakkaille rinta rinnan. Yhteinen CRM ja ATS muuttaa voitetut myyntimahdollisuudet suoraan toimeksiannoiksi, näyttää täyden asiakashistorian ja pitää tärkeät asiakassuhteet tallessa tiimimuutoksista huolimatta.
Mitä Company Pools -altaat ovat?
Company Pools -kokonaisuudet ovat CRM:n yritysaltaita, jotka toimivat samalla periaatteella kuin hakijoiden talent pools. Ne tehostavat prospektointia, myyntikampanjoita, passiivisten asiakkaiden aktivointia ja markkinoiden jakamista myyjien kesken.
Mikä on ATS-järjestelmän sopimushallintamoduuli?
Se on työkalu asiakasprojekteissa työskentelevien konsulttien hallintaan – täydellinen IT-alihankintaan ja resurssivuokraukseen (body leasing). Se pitää huolen hinnoittelusta, katteista, valuutoista, määräajoista ja sopimusjatkoista sekä näyttää heti penkillä (bench) vapaana olevat asiantuntijat.
Mikä on paras ATS resurssivuokraukseen ja IT-alihankintaan?
Valitse alusta, joka yhdistää ATS:n, CRM:n ja sopimushallinnan. Vain silloin hallitset koko syklin yhdellä järjestelmällä: uusasiakashankinnan, konsultin rekrytoinnin ja sopimusten seurannan aina jatkosopimuksiin asti.
Millainen ATS sopii yrityksen HR-osastolle?
HR-tiimin kannattaa valita ATS, joka virtaviivaistaa yhteistyötä rekrytoivien esihenkilöiden kanssa, sisältää urasivut ja monikanavaisen julkaisun (multiposting), automatisoi hakijaviestinnän, hoitaa GDPR-suostumukset ja tarjoaa valmiit raportit johdolle. AI-toiminnot – kuten työpaikkailmoitusten luonti ja hakijoiden pisteytys – antavat pienellekin tiimille mahdollisuuden viedä läpi useita hakuja yhtä aikaa.
Auttaako ATS työntekijöiden suositteluohjelmissa?
Kyllä. Suosittelutoiminnolla varustettu ATS generoi yksilölliset suosittelulinkit ja kirjaa ylös jokaisen suosittelijan. Näin palkkioiden maksaminen on vaivatonta ja näet heti, kuinka tuottava kyseinen kanava todella on.
Miten ATS auttaa toimistoa voittamaan enemmän toimeksiantoja?
Ennen kaikkea nopeudella. Kun asiakas lähettää saman toimeksiannon usealle toimistolle, nopein laatuosuma voittaa kilpailun. AI-vetoinen ATS hakee tietokannasta ja arvioi parhaan Match-tuloksen minuuteissa – näin shortlist toimitetaan asiakkaalle parhaimmillaan saman päivän aikana.
Sopiiko ATS henkilöstövuokraukseen?
Kyllä, kunhan järjestelmä tarjoaa massaviestintätyökalut (sähköposti- ja SMS-pohjat), salamannopeat suodatukset sijainnin ja saatavuuden mukaan sekä talent poolit, joista poimit osaajat heti uusiin tilauksiin.
Miten CV optimoidaan ATS-järjestelmää varten? (hakijoiden yleinen kysymys)
Käytä selkeää formaattia (PDF tai DOCX), vakiintuneita otsikoita sekä työpaikkailmoituksen mukaisia ammattinimikkeitä ja taitoja. Vältä tekstiä kuvissa sekä monimutkaisia taulukoita, jotka voivat vaikeuttaa datan lukemista.
ATS-järjestelmä (Applicant Tracking System) on ohjelmisto, joka kokoaa koko rekrytointiprosessisi yhteen paikkaan: työpaikkailmoituksen julkaisusta ja CV-seulonnasta aina palkkaukseen asti. Jos toimistosi tai HR-osastosi pyörittää rekrytointeja yhä Excelin, sähköpostin ja useiden eri viestinten sekamelskassa, tämä opas on tehty juuri sinulle.
Sähköposteihin hukkuvat CV:t, vastausta odottavat ehdokkaat, projektin perään kyselevä asiakas ja sinä etsimässä kahden viikon takaista haastattelumuistiinpanoa. Kuulostaako tutulta? Juuri nämä haasteet moderni ATS taklaa puolestasi.
Tästä oppaasta saat selville:
mitä ATS-järjestelmä tekee ja miten se oikeasti toimii,
mitkä ominaisuudet ovat ehdottomia modernille rekrytointiohjelmistolle vuonna 2027,
mitä rekrytointitoimisto tarvitsee toimiessaan Perm-, Executive Search-, Staffing- tai IT contracting -mallilla,
miten ATS tehostaa HR-tiimin työtä ja vahvistaa työnantajamielikuvaa,
miksi toimistosi tarvitsee saumattoman integraation: ATS yhdistettynä CRM-järjestelmään,
miten tehostat prospektointia yrityslistoilla (Company Pools),
miksi IT-rekrytointitoimisto tarvitsee alihankintamoduulin (body leasing),
miten tekoäly mullistaa rekrytoijan arjen,
miten varmistat GDPR:n, palkka-avoimuuden ja AI Act -säädösten vaatimustenmukaisuuden,
miten valitset ja otat käyttöön ATS-järjestelmän täysin ilman kaaosta.
Mikä on ATS-järjestelmä ja mitä se tekee?
ATS on lyhenne sanoista Applicant Tracking System, eli hakijaseurantajärjestelmä. Se on rekrytointiohjelmisto, joka kokoaa hakemukset kaikista lähteistä, tallentaa ne yhteen tietokantaan ja ohjaa jokaisen ehdokkaan sujuvasti rekrytointiprosessin eri vaiheiden läpi.
Käytännössä ATS-järjestelmä korvaa kolme työkalua, joihin useimmat rekrytoijat tukeutuvat ilman erillistä ammattiohjelmistoa:
sähköpostilaatikon – hakemukset ohjautuvat suoraan järjestelmään täpötäyden inboxin sijaan,
Excel-taulukot – statukset, arvioinnit ja muistiinpanot linkittyvät suoraan ehdokkaaseen,
verkkolevyn CV-kansiot – ehdokastietokanta on helposti haettavissa ja täysin GDPR-yhteensopiva.
Mistä ATS-järjestelmät saivat alkunsa?
Ensimmäiset ATS-järjestelmät kehitettiin Yhdysvalloissa 1990-luvun lopulla, kun työpaikkaportaalit alkoivat tuottaa satoja hakemuksia yhtä avointa paikkaa kohden. Aluksi ne olivat yksinkertaisia tietokantoja, joihin vain suuryrityksillä oli varaa.
Nykypäivänä ATS toimii pilvessä (SaaS-mallilla), maksaa vain murto-osan aiemmista järjestelmistä ja skaalautuu vaivattomasti niin 3 hengen rekrytointitoimistolle kuin satoja työntekijöitä vuosittain palkkaavalle HR-osastollekin. Uusimman sukupolven ATS-järjestelmät hyödyntävät tekoälyä: ne eivät vain säilö dataa, vaan tehostavat aktiivisesti esikarsintaa ja viestintää.
ATS, CRM ja sopimusmoduuli – modernin rekrytointijärjestelmän kolme kulmakiveä
Moduuli
Mihin sitä käytetään
Kuka hyötyy tästä eniten?
Hakijanseurantajärjestelmä (ATS)
Rekrytoinnin hallinta, ehdokaskanta, pipeline, viestintä
Kaikille rekrytoiville: rekrytointitoimistoille ja HR-tiimeille
Rekrytoinnin CRM
Asiakkaat, kontaktit, myyntiputki (BizDev) ja prospektointi yrityslistoilla
Rekrytointitoimistot, headhunterit, IT-yritykset
Sopimustenhallintamoduuli
Alihankkijat, hinnat, katteet, määräajat ja sopimusten jatkot
IT contracting-, body leasing- ja staffing-toimistot
Perinteinen ATS päättää työnsä palkkaukseen. Nykyaikainen rekrytointijärjestelmä kattaa koko elinkaaren: asiakashankinnasta ja rekrytoinnista aina asiakkaalla työskentelevän alihankkijan laskutukseen asti. Vakituisen henkilöstön tiedot, lomat ja palkat kuuluvat erillisiin HR-työkaluihin, joihin emme tässä artikkelissa syvenny.
Miten ATS toimii? Rekrytointiprosessi askel askeleelta
ATS-järjestelmä ohjaa jokaisen rekrytoinnin saman toistuvan ja tehokkaan suppilon läpi: aina osaajatarpeesta allekirjoitettuun sopimukseen asti. Näin se toimii käytännössä:
Rekrytointiprojektin luominen. Rekrytoija luo tehtävän järjestelmään, määrittelee vaatimukset, nimeää tiimin ja (rekrytointitoimistossa) liittää mukaan asiakkaan.
Ilmoituksen julkaisu. Yhdellä klikkauksella työpaikkailmoitus siirtyy urasivulle, työpaikkaportaaleihin ja sosiaaliseen mediaan. Jokainen hakemus merkitään lähteellä, joten näet heti, mitkä kanavat oikeasti tuottavat tulosta.
Hakemusten kerääminen. Lomakkeiden, sähköpostien ja portaalien kautta tulleet ansioluettelot kertyvät yhteen keskitettyyn tietokantaan. Järjestelmä poimii tiedot CV:stä automaattisesti (parsing) ja luo hakijaprofiilin.
Esivalinta ja pisteytys. Hakijat suodatetaan ja arvioidaan vaatimusten perusteella. Nykyaikaisessa ATS-järjestelmässä tekoäly tekee esikarsinnan ja AI Match -pisteytyksen tehtävään – rekrytoija tekee lopulliset päätökset.
Prosessin vaiheet (pipeline). Hakija etenee vaiheesta toiseen, esimerkiksi: ”Uusi” → ”Screening” → ”Haastattelu” → ”Tarjous”. Kanban-näkymä antaa selkeän kokonaiskuvan prosessista yhdellä ruudulla.
Hakijaviestintä. Lähetät sähköpostit, tekstiviestit ja haastattelukutsut suoraan järjestelmästä valmiilla pohjilla. Koko viestintähistoria tallentuu automaattisesti hakijan profiiliin.
Yhteistyö rekrytoivan esihenkilön tai asiakkaan kanssa. Rekrytoija jakaa shortlistin suoraan järjestelmästä, ja asiakas tai esihenkilö voi arvioida hakijat sekä jättää kommentit ilman edestakaista CV:iden sähköpostirumbaa.
Tarjous ja palkkaus. Valittu huippuosaaja saa tarjouksen, ja muille hakijoille lähtee ammattimainen palaute. Jos kyseessä on alihankkija (B2B, body leasing), hänen hintansa, katteensa ja sopimusaikansa siirtyvät suoraan sopimusmoduuliin – ja CRM:ään jää merkintä asiakkaan voitetusta projektista.
Raportointi. Lopuksi järjestelmä visualisoi rekrytointiajan (time to hire), kanavien tehokkuuden ja rekrytoijien työkuorman.
Suurin ero perinteiseen ”sähköpostilla säätämiseen”: jokaisen rekrytoinnin jälkeen käteesi jää järjestelmällinen ja arvokas hakijatietokanta, jota voit hyödyntää suoraan seuraavissa toimeksiannoissa.
ATS-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet
Vuonna 2027 tehokas ATS ei ole enää pelkkä CV-tietokanta, vaan koko rekrytointisi komentokeskus. Tässä ovat ominaisuudet, jotka sinun kannattaa ehdottomasti tarkistaa ennen rekrytointiohjelmiston valintaa:
Ominaisuus
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä
Ehdokaskanta ja talent poolit
Kaikki profiilit, CV:t, muistiinpanot ja yhteydenottohistoria yhdessä paikassa – ryhmiteltynä talent pooleihin tulevia projektejasi varten.
CV Parsing (OCR-teknologialla)
Automatisoi ansioluetteloiden tietojen luku – myös skannatuista tiedostoista. Ei enää manuaalista näpyttelyä, mukana älykäs duplikaattien tunnistus.
Sourcing: selainlaajennus, X-Ray, Boolean
Lisää profiileja verkosta yhdellä klikkauksella ja tee tarkkoja hakuja sekä omasta kannastasi että internetistä
Multiposting ja urasivusto
Julkaise työpaikkailmoitus useilla työpaikkasivustoilla ja omalla urasivullasi yhdellä klikkauksella
Pipeline ja Kanban-näkymä
Täysi näkyvyys jokaisen ehdokkaan rekrytointivaiheeseen
Anonyymi ansioluettelo
Anonyymit CV:t asiakkaallesi ilman ehdokkaan yhteystietoja – täysin toimistosi omalla visuaalisella ilmeellä brändättynä
CRM ja myyntiputki (BizDev)
Asiakkaat, kontaktit, myyntimahdollisuudet ja voitettujen diilien muuntaminen suoraan rekrytointiprojekteiksi
Company Pools (yrityspoolit)
Yrityslistat prospektointiin ja myyntiin – rakenna ne CRM:ssä aivan kuten ehdokaspoolit
Sopimustenhallintamoduuli
Asiakastoimeksiannoissa olevat kontraktorit, tuntihinnat, katteet, valuutat, sopimusten määräajat ja jatkot sekä vapaat osaajat (bench)
Viestintäkeskus ja automaatio
Sähköpostit, tekstiviestit, valmiit mallit, muistutukset ja follow-upit – suoraan järjestelmästä
AI-ominaisuudet
Ehdokkaiden AI Scoring ja AI Matching, työpaikkailmoitusten luonti, tiivistelmät ja vastaavien CV:iden haku
GDPR-suostumusten vaivaton hallinta
Suostumukset tarkoituksen ja lähteen mukaan, säilytysajat, anonymisointi ja aukoton auditointipolku
Raportit ja analytiikka
Time to hire, eri lähteiden teho, rekrytoijien tulokset ja projektikohtainen kate
Kaikki yritykset eivät tarvitse jokaista ominaisuutta heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Tärkeintä on, että ATS kasvaa liiketoimintasi mukana – ilman tarvetta vaihtaa järjestelmää tiimin laajentuessa.
Näin ATS-järjestelmä vie liiketoimintasi uudelle tasolle
ATS-järjestelmän suurin hyöty on aika: rekrytoijasi lakkaavat kopioimasta tietoja ja etsimästä dokumentteja – ja alkavat keskittyä olennaiseen eli keskusteluihin ehdokkaiden ja asiakkaiden kanssa. Eikä se suinkaan ole ainoa etu.
1. Nopeampi rekrytointiprosessi
Hakemusten automaattinen kerääminen, CV:iden parsing ja valmiit viestipohjat tehostavat jokaista vaihetta. Ehdokas saa vastauksen nopeammin, ja sinä suljet toimeksiannon ennen kuin huippuosaaja tarttuu kilpailijan tarjoukseen.
2. Yksikään ehdokas ei unohdu
Jokaisella hakemuksella on oma vastuuhenkilö, status ja historia. Ei enää lomalla olevan rekrytoijan sähköpostiin hautautuneita ansioluetteloita.
3. Ehdokaskanta, joka tekee työtä puolestasi
Tänään hylätty ehdokas voi olla täydellinen Match puolen vuoden kuluttua. ATS-järjestelmässä löydät hänet sekunneissa sen sijaan, että julkaisisit uuden ilmoituksen ja maksaisit jälleen kalliista työpaikkaportaaleista.
4. Ensiluokkainen ehdokaskokemus (candidate experience)
Nopeat vastaukset, selkeä viestintä prosessin etenemisestä ja laadukas palaute rakentavat vahvaa työnantajamielikuvaa. Rekrytointitoimistolle erinomainen ehdokaskokemus tuo suoria suosituksia ja nostaa mainetta alan ammattilaisten silmissä.
5. Saumatonta yhteistyötä ilman kaaosta
Rekrytoijat, hiring managerit ja asiakkaat näkevät samat, aina ajantasaiset tiedot. Kysymyksiä siitä, missä vaiheessa mennään, ei enää tarvita – kaikki on suoraan näkyvillä järjestelmässä.
6. Dataan perustuvaa päätöksentekoa
Raportit paljastavat selkeästi, mitkä lähteet tuottavat parhaat palkkaukset, missä vaiheessa ehdokkaat karsiutuvat ja kuinka kauan rekrytointi todellisuudessa kestää. Tämä on vankka pohja budjetin optimointiin sekä tuloksellisiin neuvotteluihin johtoryhmän tai asiakkaan kanssa.
7. Tietoturva ja GDPR-vaatimustenmukaisuus kunnossa
Suostumukset, säilytysajat ja käyttöoikeudet ovat täysin järjestelmän hallinnassa – eivät rekrytoijan muistin varassa. Lue lisää aiheesta osiosta GDPR ja AI Act.
ATS rekrytointitoimistolle vs. ATS HR-osastolle
Rekrytointitoimistona tarvitset CRM-järjestelmään yhdistetyn ATS:n, sillä viet jatkuvasti eteenpäin kahta kriittistä prosessia rinnakkain: ehdokkaiden rekrytointia ja palveluiden myyntiä asiakkaille. Sisäinen HR-tiimi rekrytoi vain yhdelle organisaatiolle, joten heille tärkeintä on yhteistyö hiring managerien kanssa ja employer branding.
Alue
Rekrytointitoimisto
HR-tiimi
Kenelle rekrytoit
Usealle asiakkaalle samanaikaisesti
Omaan toimistoosi
Kaikkein tärkein moduuli
ATS + CRM (asiakkaat, toimeksiannot, myynti)
ATS + saumaton yhteistyö hiring managerien kanssa
Kandidaattipooli
Yrityksesi arvokkain pääoma, hyödynnettävissä useissa projekteissa
Talent pool tulevia rekrytointeja varten
Ulkoinen viestintä
Shortlistit ja asiakasraportit
Urasivusto ja työnantajamielikuva
Laskutus
Fee, success fee sekä asiakas- ja alihankintasopimukset
Osaston rekrytointibudjetti
Tärkeimmät raportit
Liikevaihto per rekrytoija, tuloksellisuus per asiakas
Time to hire, rekrytointikustannukset, lähteet
Miksi rekrytointitoimisto tarvitsee ATS- ja CRM-järjestelmän samassa paketissa?
Toimistossasi sama myyjä tai rekrytoija hankkii asiakkaan, vie projektia eteenpäin ja huolehtii ehdokkaista. Jos asiakastiedot ovat yhdessä työkalussa ja ehdokkaat toisessa, menetät kokonaiskuvan yhteistyöstä.
ATS integroidulla CRM-ratkaisulla mahdollistaa sen, että voit:
hallita asiakasmyynnin pipelinea saumattomasti rinnakkain rekrytointiprojektien kanssa,
nähdä asiakkaan koko yhteistyöhistorian ja kaikki heidän toimeksiantonsa yhdellä silmäyksellä,
rakentaa shortlistan hetkessä suoraan nykyisestä ehdokaskannasta,
laskuttaa projektit ja hallinnoida alihankkijoita keskitetysti yhdessä paikassa.
Tämä tekee eron pelkän ”CV-arkiston” ja sellaisen työkalun välillä, joka todella kasvattaa toimistosi liikevaihtoa.
ATS-järjestelmä rekrytointitoimistolle – mitä jokainen liiketoimintamalli todella tarvitsee
Rekrytointitoimisto voittaa nopeudella: asiakas lähettää usein saman toimeksiannon usealle toimistolle ja valitsee sen, joka esittelee oikean ehdokkaan ensimmäisenä. Siksi rekrytointitoimiston ATS-järjestelmän täytyy lyhentää aikaa toimeksiannosta shortlistalle – pelkän CV-arkistoinnin sijaan.
Kilpajuoksu toimeksiannosta – miltä se näyttää käytännössä?
Maanantai klo 9.00. Asiakas lähettää toimeksiannon Senior Product Designer -rooliin kolmelle toimistolle:
Toimisto A julkaisee ilmoituksen ja odottaa hakemuksia. Ensimmäinen ehdokas esitellään perjantaina.
Toimisto B etsii manuaalisesti ja soittelee ehdokkaille. Ehdokas toimitetaan asiakkaalle keskiviikkona.
Toimisto C haravoi oman tietokantansa tekoälyn avulla: klo 9.04 sillä on lista sopivista henkilöistä arvioineen, ja ehdokas on asiakkaalla jo ennen lounasta.
Toimisto C voittaa toimeksiannon. Ero ei synny työtuntien määrästä, vaan kyvystä hyödyntää salamannopeasti jo olemassa olevia ehdokkaita.
Perm ja Executive Search
Suorahaussa ja vaativissa asiantuntijarekrytoinneissa ratkaisevat taustatyön laatu ja ehdoton luottamuksellisuus. ATS:n tulee tukea:
markkinakartoitusta ja longlisteja – potentiaalisten ehdokkaiden kattavaa kartoittamista koko markkinalta ennen shortlistan luomista,
asiakasraportointia – selkeitä katsauksia projektin etenemisestä ja ehdokkaiden tilanteesta,
Blind CV -profiileja – anonyymeja profiileja, jotka suojaavat ehdokasta ja toimiston palkkiota,
tietoturvaa ja luottamuksellisuutta – tarkkaa pääsynhallintaa siihen, kuka tiimistä näkee arkaluonteiset projektit ja asiakastiedot.
Henkilöstövuokraus ja massarekrytointi
Staffing-puolella volyymit ovat suuria ja tahti kova, usein useisiin samankaltaisiin rooleihin kerralla. Ratkaisevia ovat:
massaviestintä – sähköposti- ja SMS-pohjat, sujuva viestintä useille ehdokkaille yhdellä klikkauksella,
nopea suodatus sijainnin, saatavuuden ja osaamisen mukaan,
talent poolit, jotka ovat valmiina heti hyödynnettäväksi asiakkaan seuraaviin tilauksiin,
aktiivisuusmuistutukset – järjestelmä hälyttää heti, jos ehdokas seisoo projektissa liian pitkään ilman toimenpiteitä.
IT-alihankinta ja resursointi (body leasing)
Tässä rekrytointi on vasta yhteistyön alku. Toimisto tarvitsee ATS-järjestelmän, johon on integroitu sopimushallintamoduuli – työkalu, joka pitää huolen tuntihinnoista, katteista, valuutoista ja sopimuskausista sekä näyttää suoraan vapaana olevat konsultit (bench). Lisätietoja löydät sopimushallintaa käsittelevästä osiosta.
Tee tietokannastasi rahaa – älä maksa samoista ehdokkaista kahdesti
Jokainen toimisto investoi ehdokkaiden tavoittamiseen: ilmoituksiin, LinkedIn-lisensseihin ja sourcereiden työaikaan. Oikea ATS varmistaa, että kerran hankittu ehdokas tuottaa toimistolle arvoa vuodesta toiseen. Syvähaku omasta kannasta ja tekoäly, joka ehdottaa automaattisesti sopivia henkilöitä uusiin toimeksiantoihin, leikkaavat suoraan Sourcing-kustannuksiasi.
ATS-järjestelmä HR-tiimille – sisäinen rekrytointi ilman kaaosta
HR-tiimi ei myy rekrytointipalveluita, mutta heillä on omat ”asiakkaansa”: esihenkilöt, jotka tarvitsevat tekijöitä heti, sekä johto, joka kyselee kulujen ja aikataulujen perään. Huippuluokan ATS HR:lle virtaviivaistaa yhteistyön heidän kanssaan ja vahvistaa samalla työnantajamielikuvaa ehdokkaiden silmissä.
Sisäisen rekrytoinnin tyypilliset haasteet
Kymmeniä avoimia hakuja samanaikaisesti – jokainen eri esihenkilön ja eri kriteerien kera.
CV:t pyörivät sähköposteissa HR:n ja esihenkilöiden välillä, ja palaute ehdokkaista katoaa viestiketjuihin.
Ehdokkaat odottavat vastausta viikkokaupalla, koska kukaan ei tiedä, kenen vastuulla viestiminen on.
Johto vaatii dataa rekrytointikustannuksista ja parhaista kanavista, jolloin HR joutuu kokoamaan raportit käsin useista tiedostoista.
Aiemmissa hauissa mukana olleet huippuosaajat unohdetaan, koska heitä ei etsitä uuden tarpeen tullen.
Mitä laadukas ATS tuo HR-tiimille?
Sujuva yhteistyö esihenkilöiden kanssa – esihenkilö näkee omat ehdokkaansa, arvioi ja kommentoi suoraan järjestelmässä ilman sähköpostirumbaa.
Urasivut ja hakulomakkeet – yrityksen brändin mukainen urasivu sekä räätälöidyt hakulomakkeet, joista tiedot tallentuvat suoraan kantaan.
Multiposting – julkaise työpaikkailmoitus yhdellä klikkauksella useissa kanavissa ja seuraa tarkasti, mistä parhaat tekijät tulevat.
Suositteluohjelmat – henkilöstölle omat suosittelulinkit ja selkeä seuranta, kuka vinkkasi kenestäkin.
Viestipohjat ja automaatiot – jokainen ehdokas saa aina tiedon prosessin etenemisestä, myös karsiutuessaan varhaisessa vaiheessa.
Talent pool – aiemmissa hauissa loistaneet finalistit talteen, valmiina nopeaan yhteydenottoon uuden roolin auetessa.
Blind CV ja kriteeripohjainen arviointi – minimoi tiedostamattomat ennakkoluulot ja varmista objektiivinen valinta.
Raportointi johdolle – Time-to-Hire, kanavien teho sekä avointen rekrytointien kokonaistilanne aina selkeästi näkyvillä.
Employer branding alkaa itse prosessista
Ehdokas arvioi työnantajaa suoraan rekrytointikokemuksen perusteella: saiko hän vastauksen, tietääkö hän seuraavat askeleet ja tuliko hylkäysviestissäkin asiallista palautetta. ATS takaa laadukkaan ehdokaskokemuksen myös silloin, kun rekrytoijalla on viikon kiireisin hetki käsillä. Kun lisäksi otetaan huomioon palkka-avoimuus, nopea ja läpinäkyvä prosessi nousee ratkaisevaksi kilpailueduksi parhaista tekijöistä kamppailtaessa.
Palvelukeskukset (SSC) ja IT-yritykset
Palvelukeskuksissa ja teknologiayrityksissä rekrytointimäärät ovat suuria ja toistuvia, ja HR-tiimit toimivat usein monikansallisessa ja -kielisessä ympäristössä. Tällöin ratkaisevaan rooliin nousevat monikieliset tekoälytyökalut ilmoitusten tekoon, salamannopea osaajahaku teknologioiden tai kielitaidon perusteella sekä viestinnän automaatio, joiden avulla yksi rekrytoija hallitsee useita prosesseja tehokkaasti samaan aikaan.
Rekrytoinnin CRM osana ATS-järjestelmää – rekrytointi on myyntiä
Rekrytointitoimisto tekee tulosta vasta, kun sillä on asiakas. Siksi toimiston moderni ATS vaatii täysiverisen myynnin CRM-ratkaisun – pelkkä yhteystietolista ei riitä. Kun myyntiä pyöritetään erillisessä työkalussa (tai myyjän omassa Excelissä), toimisto menettää arvokkaan asiakashistorian jokaisen tiimivaihdoksen myötä.
Mitä CRM-järjestelmältä vaaditaan rekrytointialalla?
Asiakas- ja kontaktikanta – yritykset, päättäjät, hiring managerit sekä puhelu- ja tapaamishistoria saumattomasti yhdessä paikassa.
Myyntiputki (BizDev) – hallitse myyntimahdollisuudet vaiheittain: esim. ”Ensikontakti” → ”Tapaaminen” → ”Tarjous” → ”Voitettu”.
Liidin muuntaminen toimeksiannoksi yhdellä klikkauksella – voitettu myyntimahdollisuus siirtyy välittömästi rekrytointiprojektiksi ATS-järjestelmään ilman turhaa manuaalityötä.
Asiakkaan 360°-näkymä – kaikki toimeksiannot, esitellyt ehdokkaat, aktiiviset alihankkijat ja kertyvä liikevaihto yhdestä keskitetystä näkymästä.
Tehtävät ja muistutukset – follow-upit asiakkaille, jotka ”palaavat asiaan ensi vuosineljänneksellä”, pysyvät varmasti hallinnassa eivätkä katoa kalenteriin.
Käyttöoikeuksien hallinta – määritä tarkasti, mitä asiakastietoja kukin rekrytoija näkee.
Kaupallista kandidaattikantasi tehokkaasti
ATS:n ja CRM:n yhdistäminen antaa toimistollesi ylivoimaisen kilpailuedun kahta erillistä työkalua käyttäviin kilpailijoihin verrattuna. Kun asiakas avaa uuden toimeksiannon, rekrytoija hyödyntää heti omaa osaajapooliaan: AI tekee automaattisesti Match-vertailun ja nostaa esiin parhaat kandidaatit, jotka toimistosi tuntee jo vuosien takaa. Toimita shortlist asiakkaalle muutamassa tunnissa – usein ennen kuin kilpailijat ovat edes ehtineet julkaista työpaikkailmoitustaan – ja säästä merkittävästi sourcing-kuluissa.
Turvaa liiketoimintasi jatkuvuus tiimivaihdoksissa
Rekrytointialalla myyjät ja rekrytoijat vaihtuvat. Kun asiakassuhteet ja -keskustelut dokumentoidaan yrityksen omaan CRM-järjestelmään myyjän oman puhelimen sijaan, arvokas asiakashistoria ja suhteet säilyvät aina yrityksen omistuksessa. Tämä on yksi ratkaisevimmista syistä valita integroitu ATS ja CRM.
Company Pools – tehosta prospektointia ja yrityslistojen hallintaa
Company Pools ovat CRM-järjestelmän yritysryhmiä, jotka toimivat aivan kuten talent poolit – ehdokkaiden sijaan niihin vain kootaan ne unelma-asiakkaat, joiden kanssa toimistosi haluaa tehdä kauppaa. Tämä on työkalu rekrytointitoimistoille, jotka eivät jää odottelemaan toimeksiantoja, vaan rakentavat myyntiään proaktiivisesti.
Rekrytoijat ovat jo vuosia ryhmitelleet ehdokkaita pooleihin: "Senior Java -kehittäjät", "Helsingin kirjanpitäjät", "aiempien prosessien finalistit". Sama logiikka tekee ihmeitä asiakashankinnassa. Sen sijaan, että kontaktoitavat yritykset lojuisivat taulukkolaskennassa, myyjäsi rakentaa poolin suoraan CRM:ään. Jokaisesta yrityksestä näkyvät heti kontaktihistoria, päättäjät ja aiemmat projektit.
Mihin Company Pools -työkalua käytetään?
Prospektointiin – kvartaalin kohdeyritykset, kuten "50–200 hengen software houset Suomessa", joita myyntitiimi käy järjestelmällisesti läpi vaihe vaiheelta.
Myyntikampanjoihin – tietyn toimialan tai alueen yritykset räätälöityä tarjoomaa varten, esimerkiksi IT-rekrytointiin tai alihankintaan.
Passiivisten asiakkaiden aktivointiin – yritykset, joiden kanssa toimistosi on tehnyt yhteistyötä, mutta joilla ei juuri nyt ole aktiivisia projekteja.
Ehdokaslähtöiseen myyntiin – yritykset, joille kannattaa heti tarjota tietokantasi huippuosaajaa ennen kuin he ehtivät edes avata hakua.
Markkinajakoon tiimissä – jokainen myyjä tai rekrytoija tietää tarkalleen omat kohdeyrityksensä, eikä kukaan soita samaan yritykseen kahdesti.
Miksi tämä on ratkaisevaa nimenomaan ATS-järjestelmässä?
ATS-järjestelmään integroitu yrityspooli tarjoaa jotain, mihin perinteinen myynti-CRM ei pysty: näet suoraan, ketä ehdokaskannastasi voit kyseiselle yritykselle tarjota, mitä rooleja olet heille aiemmin rekrytoinut ja ketkä asiantuntijat työskentelevät heillä jo nyt. Näin myyntikeskustelu alkaa suoraan kovalla arvolla eikä geneerisellä yritysesittelyllä.
Sopimushallinnan moduuli ATS-järjestelmässä – tehosta IT contracting- ja body leasing -toimintaasi
Jos toimistosi välittää asiantuntijoita asiakkaille B2B-sopimuksilla, ATS ilman sopimushallintamoduulia näyttää vain puolet liiketoiminnastasi. Rekrytointi päättyy sopimuksen allekirjoitukseen, mutta konsultin tuottama liikevaihto juoksee seuraavat kuukaudet tai jopa vuodet.
IT-alihankinta- ja body leasing -mallissa toimistosi tekee tulosta asiakaslaskutuksen ja konsultin palkkion välisellä erotuksella. Jokaista sopimusta on hallittava aktiivisesti: seurattava päättymispäiviä, neuvoteltava jatkoja, laskettava katteita ja löydettävä nopeasti uusi projekti vapautuvalle asiantuntijalle. Excelissä hoidettuna tämä on suora tie menetettyihin jatkosopimuksiin ja unohtuneisiin konsultteihin.
Mitä hyötyä sopimushallintamoduulista on?
Konsultti- ja projektirekisteri – kuka työskentelee, millä asiakkaalla, missä projektissa ja mistä lähtien.
Hinnat ja katteet – asiakashinta, konsultin hinta ja toimistosi kate jokaisesta asiantuntijasta, myös eri valuutoissa.
Määräajat ja jatkot – automaattiset hälytykset ennen sopimuksen päättymistä sekä liitteiden ja jatkojen historia.
Penkki (bench) – selkeä näkymä vapautuvista tai heti saatavilla olevista konsulteista, jotka ovat valmiina seuraavalle asiakkaalle.
Kannattavuus – liikevaihto ja kate per asiakas, per konsultti ja per myyjä.
Miksi sopimushallinnan tulisi olla samassa järjestelmässä kuin ATS ja CRM?
Koska IT-rekrytointitoimistossa nämä kolme prosessia muodostavat yhden yhtenäisen ketjun. Myyjä hankkii asiakkaan CRM:ssä, rekrytoija löytää osaajan ATS:ssä ja sopimushallintamoduuli valvoo yhteistyötä aina maaliin saakka. Kun konsultti palaa penkille, tekoäly voi heti osoittaa sopivat avoimet projektit, ja CRM ehdottaa suoraan potentiaalisia asiakkaita, joille häntä kannattaa tarjota. Yksi järjestelmä kolmen sijaan varmistaa, ettei yksikään myyntimahdollisuus valu hukkaan.
Tekoäly ATS-järjestelmissä – mitä todellista hyötyä se tuo?
ATS-järjestelmän AI ei korvaa rekrytoijaa, vaan vapauttaa hänet aikaa vievistä rutiinitehtävistä. Lopullisen päätöksen ehdokkaasta tekee aina ihminen.
Tärkeimmät AI-ratkaisut rekrytoinnissa:
Ehdokkaiden AI Scoring ja AI Matching – AI vertaa ehdokkaan profiilia tehtävän vaatimuksiin ja kertoo, keneen kannattaa tarttua ensimmäisenä.
Työpaikkailmoitusten generointi – muutamasta pääkohdasta syntyy hetkessä houkutteleva ja kattava työpaikkailmoitus useilla eri kielillä.
Älykäs CV-parsing – AI ymmärtää kokemuksen kontekstin, ei pelkkiä avainsanoja.
Yhteenvedot ehdokkaista ja haastatteluista – viisisivuisen CV:n selaamisen sijaan rekrytoija saa suoraan tiiviin yhteenvedon vahvuuksista ja mahdollisista riskeistä.
Viestien luominen – personoidut viestit ehdokkaille ja asiakkaille käden käänteessä.
Luonnollisen kielen haku omasta tietokannasta – hae suoraan vaikkapa: "Java developer, Helsinki, 5 vuoden kokemus, avoin hybridityölle".
Ehdokasesittelyt asiakkaille – laadukas shortlist perusteluineen suoraan asiakkaalle automaattisesti.
Myytti: "AI-ohjattu ATS hylkää CV:t ennen kuin ihminen ehtii edes nähdä niitä"
Tämä on yksi yleisimmistä hakijoiden harhaluuloista. Oikein suunniteltu AI-pohjainen ATS tukee ja tehostaa rekrytoijan työtä esivalinnassa, mutta ei koskaan tee päätöksiä itsenäisesti. Tämä Human-in-the-Loop-malli on täysin linjassa myös GDPR:n ja EU:n tekoälyasetuksen (AI Act) kanssa.
Mihin kannattaa kiinnittää huomiota AI-pohjaista ATS-järjestelmää valittaessa?
Tiedätkö varmasti, mikä AI-malli dataasi käsittelee ja missä sitä säilytetään (mieluiten EU:n alueella)?
Huolehtiiko toimittaja siitä, että sen malleja ei kouluteta sinun ehdokkaidesi tiedoilla?
Ovatko tulokset läpinäkyviä – näetkö selkeästi, miksi ehdokas sai tietyn AI Scoring -tuloksen?
Voitko halutessasi kytkeä pois päältä tietyt AI-toiminnot?
ATS-järjestelmä ja GDPR, AI Act sekä palkka-avoimuus
Vuonna 2027 ATS-järjestelmä ei ole vain mukavuustekijä – se on kriittinen työkalu lainmukaiseen toimintaan: GDPR, uudet palkka-avoimuutta koskevat säädökset ja EU:n AI Act vaativat täyttä yhteensopivuutta. Tässä on kaikki, mitä sinun tulee tietää rekrytointitoimistona tai HR-osastona.
GDPR rekrytoinnissa
Ehdokkaiden tiedot ovat henkilötietoja, ja rekrytoija vastaa niiden lainmukaisesta käsittelystä. Oikea ATS-järjestelmä auttaa sinua:
keräämään suostumukset tietojen käsittelyyn nykyisissä ja tulevissa rekrytoinneissa sekä pitämään kirjaa siitä, mikä suostumus koskee mitäkin prosessia,
hallitsemaan säilytysaikoja ja poistamaan tai anonymisoimaan tiedot automaattisesti määräajan umpeuduttua,
toteuttamaan ehdokkaan oikeudet – pääsy tietoihin, oikaiseminen ja poistaminen sujuvasti käden käänteessä,
hallitsemaan käyttöoikeuksia – kukin käyttäjä näkee vain sen, mitä hänen kuuluukin nähdä,
tallentamaan toimintahistorian, mikä on korvaamatonta mahdollisen tarkastuksen sattuessa.
Varmista myös, missä palveluntarjoaja säilyttää tietoja (mieluiten EU-alueella) ja allekirjoittaako hän kanssasi kattavan tietojenkäsittelysopimuksen (DPA).
Palkka-avoimuus työpaikkailmoituksissa
Joulukuun 24. päivästä 2025 alkaen sovelletaan työlainsäädännön säännöksiä, jotka panevat täytäntöön osan EU:n palkka-avoimuusdirektiivistä (HRappka). Työnantajan on annettava ehdokkaalle tieto aloituspalkasta tai palkkahaarukasta – joko ilmoituksessa, ennen haastattelua tai viimeistään ennen työsopimuksen tekemistä. Ehdokkaalta ei myöskään saa kysyä nykyistä tai aiempia palkkatietoja, ja työpaikkailmoitusten sekä tehtävänimikkeiden on oltava sukupuolineutraaleja (Bezprawnik).
Moderni ATS tekee tästä vaivatonta käytännössä: ilmoituspohjat valmiilla palkkahaitaripaikalla, hakulomakkeet ilman kysymyksiä aiemmasta palkkatasosta ja aukoton järjestelmäjälki siitä, milloin ehdokas sai palkkatiedon.
AI Act – mitä se tarkoittaa AI-ominaisuuksilla varustetuille ATS-järjestelmille?
EU:n AI Act luokittelee rekrytoinnissa käytettävät AI-järjestelmät (esim. hakemusten suodatukseen ja ehdokkaiden arviointiin) korkean riskin järjestelmiksi. Digital Omnibus -asetuksen (EU) 2026/1744 myötä tälle kategorialle asetetut velvoitteet astuvat voimaan 2. joulukuuta 2027 aiemmin kaavaillun elokuun 2026 sijaan (Future Manager World).
Osa säännöistä on kuitenkin voimassa jo nyt:
helmikuusta 2025 alkaen tunteiden tunnistaminen työpaikalla – myös ehdokkaiden kohdalla rekrytointiprosessissa – on kielletty,
elokuusta 2026 alkaen sovelletaan läpinäkyvyysvaatimuksia – rekrytointichatbotin kanssa keskustelevan ehdokkaan on aina tiedettävä asioivansa AI:n kanssa.
Mitä tämä merkitsee, kun valitset ATS-ratkaisua? Valitse kumppani, jonka AI-toiminnot on rakennettu ihmisen valvontaa, tulosten selitettävyyttä ja toimintojen lokitusta varten. Investoimalla jo nyt tulevaisuudenkestävään työkaluun säästät yrityksesi kalliilta järjestelmänvaihdolta vuonna 2027.
Tämä osio on tarkoitettu vain tiedoksi, eikä se muodosta oikeudellista neuvontaa.
Miten valita oikea ATS? Muistilista vuodelle 2027
Paras ATS-järjestelmä on se, joka sopii suoraan sinun toimintamalliisi – ei se, jolla on pisin ominaisuuslista. Käy tämä muistilista läpi ennen sopimuksen allekirjoittamista:
Sopivuus liiketoimintaasi
[ ] Onko järjestelmä rakennettu rekrytointitoimistoille, in-house HR-tiimeille vai molemmille?
[ ] Sisältääkö se täysiverisen CRM-ratkaisun myyntiputkineen pelkän yhteystietolistan sijaan?
[ ] Mahdollistaako se yrityspoolien (Company Pools) rakentamisen prospektointia ja myyntikampanjoita varten?
[ ] Löytyykö siitä sopimushallintamoduuli hintoineen, marginaaleineen ja sopimuskausineen, jos teet IT contracting -palvelua tai henkilöstövuokrausta?
[ ] Kestääkö se skaalautumisen – rekrytoijien, projektien ja ehdokkaiden määrän kasvun – vuoden tai kahden päästä?
Paikallinen markkina
[ ] Ovatko käyttöliittymä ja tukipalvelut saatavilla paikallisesti?
[ ] Integroituuko järjestelmä paikallisiin työpaikkaportaaleihin?
[ ] Huomioiko se paikallisen lainsäädännön ja vaatimukset: GDPR, työlainsäädäntö, palkka-avoimuus?
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
[ ] Missä tietoja säilytetään ja allekirjoittaako toimittaja tietojenkäsittelysopimuksen (DPA)?
[ ] Hallitseeko järjestelmä suostumukset ja tietojen säilytysajat automaattisesti?
[ ] Ovatko tekoälytoiminnot läpinäkyviä ja ihmisen hallinnassa?
Käytettävyys
[ ] Oppivatko rekrytoijasi järjestelmän käytön päivissä viikkojen sijaan?
[ ] Löytyykö siitä mobiilisovellus tai sujuva mobiiliversio?
[ ] Pääsetkö testaamaan järjestelmää maksuttomalla demotilillä?
Kustannukset ja kumppanuus
[ ] Onko hinnoittelu läpinäkyvää (esim. per käyttäjä) ilman piilokuluja eri moduuleista?
[ ] Auttaako toimittaja datan migraatiossa Excelistä tai aiemmasta järjestelmästä?
[ ] Saatko yhteyden oikeaan yhteyshenkilöön pelkän tukilomakkeen sijaan?
Vinkki: Pyydä demo suoraan omalla, aidolla rekrytointiprosessillasi. Näet 30 minuutissa enemmän kuin 30 myyntipresentaation diassa.
ATS-järjestelmän käyttöönotto askel askeleelta
ATS:n käyttöönotto pienessä tai keskisuuressa toimistossa voidaan hoitaa muutamassa viikossa – kun aloitat prosessista etkä asetuksista.
Määrittele nykyinen prosessisi. Kirjaa ylös rekrytointivaiheet, ehdokaslähteet ja mukana olevat henkilöt. Tästä muodostuu järjestelmäsi pipelinen runko.
Nimeä käyttöönoton vastuuhenkilö. Yksi henkilö vastaa konfiguroinnista, koulutuksista ja tiimin palautteen keräämisestä.
Siivoa ja siirrä data. Siirrä aktiiviset projektit, asiakkaat ja ehdokkaat, joilla on voimassa olevat GDPR-suostumukset. Älä siirrä kaaosta: nyt on täydellinen hetki tietokannan siivoamiseen.
Konfiguroi vaiheet, pohjat ja käyttöoikeudet. Työpaikkailmoitukset, sähköpostit, statukset ja käyttäjäroolit kuntoon.
Yhdistä integraatiot. Sähköposti, kalenteri, työpaikkaportaalit ja urasivu.
Kouluta tiimi aidolla projektilla. Tehokkainta on oppia käynnissä olevan rekrytoinnin avulla, ei keinotekoisella testidatalla.
Ota käyttöön nyrkkisääntö: ”Jos sitä ei ole ATS:ssä, sitä ei ole tapahtunut”. Ilman tätä osa tiimistä palaa takaisin Exceliin.
Tee väliarviointi 30 päivän jälkeen. Tarkista raportit, kerää palaute ja hienosäädä asetukset.
Yleisimmät virheet ATS:n käyttöönotossa
Järjestelmän valinta ”varmuuden vuoksi” – monimutkainen työkalu, jonka ominaisuuksista tiimi hyödyntää vain 20 %.
Rekrytoijien jättäminen valintaprosessin ulkopuolelle, jolloin työkalu koetaan ylhäältä päin saneltuna pakkopullana.
Rinnakkaiskäyttö ATS:ssä ja Excelissä, mikä kaksinkertaistaa työn ja sotkee datan.
GDPR:n unohtaminen datasiirrossa – siirretään ehdokkaita, joiden suostumukset ovat vanhentuneet aikoja sitten.
Onnistumisen mittareiden puute – ilman selkeää vertailukohtaa et pysty osoittamaan, kuinka paljon aikaa järjestelmä oikeasti säästää.
Recruitify – ATS, CRM, AI ja alihankintojen hallinta yhdellä tehokkaalla alustalla
Recruitify on puolalainen ATS-järjestelmä, joka yhdistää rekrytoinnin, rekrytointipalveluiden myynnin ja alihankkijoiden hallinnan yhteen paikkaan: aina asiakashankinnasta ja sourcing-työstä toimeksiannon laskutukseen saakka. Alustaan luottaa jo yli 250 yritystä, ja käyttäjät ovat antaneet sille Capterrassa huikean 4,9 tähden arvosanan.
ATS ja sourcing
Kandidaattitietokanta talent pool -ryhmillä, Boolean-haulla sekä CV:n sisältöön perustuvalla haulla.
Sourcing-selainlaajennus ja X-Ray Search profiilien lisäämiseen verkosta yhdellä klikkauksella.
CV-parseri OCR-tekniikalla ja kaksoiskappaleiden poistolla.
Multiposting, räätälöity urasivu omalla brändäyksellä ja hakulomakkeet.
Blind CV asiakkaalle sekunneissa.
CRM, BizDev ja Company Pools
Täysiverinen myynnin CRM BizDev-putkella ja voitettujen diilien automaattisella muunnolla rekrytointiprojekteiksi.
Company Pools – yrityslistat prospektointiin, myyntikampanjoihin ja passiivisten asiakkaiden aktivointiin.
Asiakastietojen näkyvyyden hallinta tiimissä sekä täysi vuorovaikutushistoria, joka pysyy aina yrityksessäsi.
Alihankinta ja body leasing
Alihankkijoiden hallintamoduuli: tuntihinnat, katteet, valuutat, määräajat ja sopimusten jatkot.
Bench-näkymä ja kannattavuuden seuranta jokaisen konsultin osalta.
Tuki suorarekrytointiin (Perm), Executive Search -hakuun, henkilöstövuokraukseen ja IT Contracting -malliin.
Recruitify AI Suite – 8 tehokasta AI-toimintoa
AI-toiminto
Mitä se tekee
Työpaikkailmoitusten laatija
Luo työpaikkakuvaukset ja -ilmoitukset sekunneissa
Automatisoitu ansioluetteloiden jäsennys (CV Parsing)
Jäsentelee CV-tiedot automaattisesti – unohda manuaalinen kirjaaminen
Anonymisoitu hakijayhteenveto
Luo anonyymit hakijaprofiilit suoraan Blind CV -muotoon
Find Similar CV
Löytää profiilia vastaavat huippukandidaatit automaattisesti
Candidate Scoring
Pisteyttää ehdokkaat asteikolla 0–100 suhteessa toimeksiannon vaatimuksiin – selkein perusteluin
Candidate Matching
Tekee tarkan Matchin oman tietokantasi kandidaattien ja uusien projektien välillä
Reverse Project Match
Osoittaa heti sopivat projektit jokaiselle ehdokkaalle
Kehittynyt samankaltaisuushaku
Yhdistää suodattimet, Boolean-haut ja malli-CV:t parhaiden Match-kandidaattien löytämiseksi
Lue lisää toiminnoista sivulta Funkcje AI.
Miten AI Scoring toimii Recruitifyssa?
Scoring AI vertaa työpaikkailmoituksen tai toimeksiannon vaatimuksia ehdokkaan profiiliin (CV ja hakulomakkeen vastaukset) ja antaa tuloksen asteikolla 0–100 pistettä. Rekrytoija avaa projektin ja näkee välittömästi parhaiten osuvat tekijät kärjessä sen sijaan, että selaisi hakemuksia saapumisjärjestyksessä.
Tulos ei ole vain pelkkä luku. Älykäs moottori ymmärtää kontekstin ja merkityksen, ei vain avainsanoja: ”tiiminhallinta” ja ”johdin 8 hengen osastoa” tarkoittavat sille samaa osaamista. Se erottaa pakolliset vaatimukset toivottavista ja ottaa huomioon toimialan, roolin tason, sijainnin sekä saatavuuden. Tuloksen mukana saat selkeät perustelut ja vinkit jatkokysymyksiin, kuten palkkatoiveeseen. Lopullisen päätöksen tekee aina rekrytoija.
AI käytännössä – kolme aitoa tilannetta rekrytoijan arjesta
Uusi toimeksianto sisään – ja parhaat ehdokkaat löytyvätkin jo omasta kannasta. Candidate Matching haravoi koko tietokantasi minuuteissa ja nostaa esiin helmet, jotka tiimi oli jo ehtinyt unohtaa – esimerkiksi kolme vuotta sitten lisätyn osaajan, johon oltiin yhteydessä yli vuosi sitten. AI Scoring pisteyttää heidät uutta toimeksiantoa varten, ja toimitat shortlistan asiakkaalle ennen kuin kilpailijat ehtivät edes julkaista ilmoitustaan.
Ehdokas ei tullut valituksi prosessiin. Hylkäys yhdessä projektissa ei tarkoita yhteistyön päättymistä. Reverse Project Match näyttää heti, mihin muihin avoimiin toimeksiantoihin ehdokas sopisi täydellisesti. Huippuosaaja ei valu hukkaan, ja toimistosi saa heti uuden mahdollisuuden lisälaskutukseen.
Täydellinen ehdokas ei halua vaihtaa työpaikkaa. Find Similar CV löytää kannastasi yhdellä klikkauksella profiililtaan vastaavat tekijät. Advanced Similarity Search yhdistää tämän tarkkoihin filttereihin (kuten sijainti, kokemus, kielitaito, yhteistyömalli) ja Boolean-hakuun. Kun sinulla on malliprofiili, AI etsii sille ”kloonit”.
Muut AI-ominaisuudet päivittäisen työn tehostajina
Job Writer luo houkuttelevan ja hakukoneoptimoidun työpaikkailmoituksen haluamallasi kielellä ja äänensävyllä – vapaasti muokattavissa.
AI Candidate Summary analysoi CV:n sekä koko yhteydenpito- ja muistiinpanojen historian luoden ytimekkään tiivistelmän ehdokkaan soveltuvuudesta ja tilanteesta.
Blind Summary ja Blind CV piilottavat yhteystiedot automaattisesti ja brändäävät profiilin toimistosi ilmeen mukaiseksi – toimitat anonyymin ja edustavan CV:n asiakkaalle sekunneissa.
CV Parsing lukee PDF- ja DOCX-tiedostot, ja OCR-tekniikan ansiosta myös skannaukset ja kuvat. Se tunnistaa yritykset, tittelit ja päivämäärät sekä tarkistaa automaattisesti kaksoiskappaleet kannasta.
Ehdokaskannan haku ja hallinta
Ehdokaskanta on rekrytointitoimiston arvokkain omaisuus – kunhan oikea tekijä löytyy heti. Recruitifylla haet vaivattomasti:
CV:n sisällön, taitojen ja avainsanojen perusteella,
tägien, sijainnin, projektien ja rekrytointivaiheiden mukaan,
annettujen tai puuttuvien GDPR-suostumusten mukaan,
tarkoilla Boolean-hauilla, esim. (“React” OR “Vue”) AND “TypeScript” NOT “junior”, yhdistettynä kymmeniin suodattimiin.
Lisäksi järjestelmä ehdottaa automaattisesti kantaan sopivia ehdokkaita projektiin ja varoittaa, jos joku hakija seisoo prosessissa liian pitkään.
Viestintä, automaatio ja urasivut
Keskitetty viestintäkeskus – kaikki viestit ehdokkaiden ja asiakkaiden kanssa yhdessä paikassa, suoraan profiileihin linkitettynä.
Sähköposti- ja SMS-pohjat – kutsut, vastaukset ja tilannepäivitykset yhdellä klikkauksella, myös massaviesteinä.
Automaatio – rutiinitoiminnot ja follow-up-muistutukset hoituvat taustalla automaattisesti.
Brändätyt urasivut ja hakulomakkeet – ehdokas hakee brändisi mukaisella sivulla, ja tiedot suostumuksineen siirtyvät suoraan kantaan.
Suosittelujärjestelmä ja lähdeseurantalinkit – tiedät aina, mistä kukin Lead tai hakija tuli ja kuka häntä suositteli.
Tiimityö, käyttöoikeudet ja raportointi
Käyttäjät ja tiimit – roolit, tiimit ja projektitunnisteet skaalautuvat yrityksesi rakenteen mukaan.
Näkyvyyden hallinta – voit rajata valittujen asiakkaiden tai toimeksiantojen näkyvyyttä tietyiltä rekrytoijilta.
KPI-raportit – tiimin ja rekrytoijien tulokset, eri kanavien tehokkuus sekä konsultoinnissa ja vuokrauksessa tarkka marginaaliseuranta.
Käyttöönottotuki – Recruitifyn asiantuntijatiimi auttaa prosessien optimoinnissa järjestelmään tai datan siirrossa aiemmasta työkalustasi.
Recruitify rekrytointitoimistoille
Recruitify toimii toimistosi kattavana käyttöjärjestelmänä: uusasiakashankinnasta CRM:ssä ja Company Pool -työskentelystä aina Sourcing-, AI Matching- ja AI Scoring -vaiheisiin sekä asiakkaalle toimitettavaan Blind CV -profiiliin ja konsultin tuntilaskutukseen asti. Se tukee suorahakua (Executive Search), perusrekrytointeja (Perm), Staffingia ja IT Contractingia. Lue lisää sivulta järjestelmä rekrytointitoimistoille.
Recruitify HR-osastoille
HR-tiimille Recruitify tuo selkeyttä useiden esihenkilöiden samanaikaisiin rekrytointeihin: urasivut, multiposting, GDPR-yhteensopivat lomakkeet, viestipohjat, aiemmista hauista kertyvä talent pool sekä suorat raportit johdolle. AI hoitaa ilmoitusten kirjoittamisen ja ehdokkaiden esiarvioinnin, minkä ansiosta pienikin tiimi hallitsee vaivattomasti suuria rekrytointivolyymeja.
Mitä asiakkaamme sanovat
Asiakkaat arvostavat erityisesti sitä, että kaikki toiminnot löytyvät samasta työkalusta. Shimin toimitusjohtaja Dariusz Nowara kehuu järjestelmää ”intuitiiviseksi ja käyttäjäystävälliseksi”, josta pääsee käsiksi ehdokkaisiin, asiakkaisiin ja prosessiin ennätysnopeasti. Anna Maria Pociask, Linkgroupin Head of Business Development, korostaa tekoälyavusteisen rekrytoijan säästäneen heidän tiimiltään valtavasti aikaa ehdokkaiden etsinnässä.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Data säilytetään Microsoft Azuren suojatussa infrastruktuurissa ETA-alueen konesaleissa.
Ehdokkaidesi tietoja ei koskaan käytetä julkisten AI-mallien kouluttamiseen.
GDPR-moduuli: käyttötarkoitus- ja lähdekohtaiset suostumukset, tietojen säilytysajat, anonymisointi ja täysi audit trail.
Tekoälyominaisuudet kehitetään tulevaa EU:n tekoälyasetusta (AI Act) silmällä pitäen: pisteytystulokset ovat aina perusteltuja, ja ihminen tekee lopullisen valinnan.
Koe Recruitify käytännössä
Katso, miten moderni ATS-järjestelmä Recruitify nopeuttaa toimeksiantojasi, ja testaa sitä omassa rekrytoinnissasi. Avaa ilmainen tili heti tai varaa nopea demo, jossa näytämme, miten AI Matching ja AI Scoring poimivat parhaan Match-tuloksen suoraan omasta kannastasi.
UKK – usein kysytyt kysymykset ATS-järjestelmästä
Mikä on ATS?
ATS (Applicant Tracking System) on rekrytoinnin hallintajärjestelmä. Se kokoaa hakijat yhteen keskitettyyn tietokantaan, ohjaa heidät rekrytointiprosessin läpi, automatisoi viestinnän ja tarjoaa tarkkaa dataa tuloksista.
Mitä ATS-lyhenne tarkoittaa?
ATS tulee sanoista Applicant Tracking System, eli hakijaseurantajärjestelmä.
Tarvitseeko pieni rekrytointitoimisto ATS-järjestelmää?
Kyllä. Heti kun käynnissä on useampi haku samanaikaisesti, Excel ja sähköposti käyvät riittämättömiksi. SaaS-mallilla toimiva ATS on saatavilla joustavalla tilauksella, joten se maksaa itsensä takaisin jo 2–3 hengen tiimeissä.
Paljonko ATS-järjestelmä maksaa?
Useimmat ATS-järjestelmät toimivat kuukausi- tai vuositilauksella, jossa hinta määräytyy käyttäjämäärien tai ominaisuuksien mukaan. Kokonaishinta riippuu rekrytoijien määrästä, valituista moduuleista (esim. CRM, AI) sekä tukipalveluiden laajuudesta.
Onko ATS GDPR-yhteensopiva?
Laadukas ATS-järjestelmä takaa suoran GDPR-yhteensopivuuden: se kerää suostumukset, hallinnoi tietojen säilytysaikoja ja mahdollistaa tietojen poistamisen vaivattomasti. Varmista myös, missä palveluntarjoaja säilyttää tietoja ja onko heillä valmius DPA-sopimuksen solmimiseen.
Hylkääkö ATS ansioluettelot automaattisesti?
Ei suinkaan. Hyvin rakennetussa järjestelmässä AI auttaa arvioimaan hakijan sopivuutta, mutta lopullisen päätöksen tekee aina rekrytoija.
Miten ATS eroaa CRM-järjestelmästä?
ATS on optimoitu rekrytointiprosessien ja hakijakannan hallintaan, kun taas CRM vastaa asiakassuhteiden ja myynnin ohjaamisesta. Rekrytointitoimistot tarvitsevat useimmiten molemmat – saumattomasti samassa järjestelmässä.
Kuinka kauan ATS-järjestelmän käyttöönotto kestää?
Pienissä ja keskisuurissa organisaatioissa käyttöönotto vie yleensä vain muutamasta päivästä pariin viikkoon riippuen siirrettävän datan määrästä sekä integraatioista.
Tarvitseeko rekrytointitoimisto CRM-ratkaisua ATS-järjestelmäänsä?
Ehdottomasti. Toimisto rekrytoi osaajia ja myy palveluita asiakkaille rinta rinnan. Yhteinen CRM ja ATS muuttaa voitetut myyntimahdollisuudet suoraan toimeksiannoiksi, näyttää täyden asiakashistorian ja pitää tärkeät asiakassuhteet tallessa tiimimuutoksista huolimatta.
Mitä Company Pools -altaat ovat?
Company Pools -kokonaisuudet ovat CRM:n yritysaltaita, jotka toimivat samalla periaatteella kuin hakijoiden talent pools. Ne tehostavat prospektointia, myyntikampanjoita, passiivisten asiakkaiden aktivointia ja markkinoiden jakamista myyjien kesken.
Mikä on ATS-järjestelmän sopimushallintamoduuli?
Se on työkalu asiakasprojekteissa työskentelevien konsulttien hallintaan – täydellinen IT-alihankintaan ja resurssivuokraukseen (body leasing). Se pitää huolen hinnoittelusta, katteista, valuutoista, määräajoista ja sopimusjatkoista sekä näyttää heti penkillä (bench) vapaana olevat asiantuntijat.
Mikä on paras ATS resurssivuokraukseen ja IT-alihankintaan?
Valitse alusta, joka yhdistää ATS:n, CRM:n ja sopimushallinnan. Vain silloin hallitset koko syklin yhdellä järjestelmällä: uusasiakashankinnan, konsultin rekrytoinnin ja sopimusten seurannan aina jatkosopimuksiin asti.
Millainen ATS sopii yrityksen HR-osastolle?
HR-tiimin kannattaa valita ATS, joka virtaviivaistaa yhteistyötä rekrytoivien esihenkilöiden kanssa, sisältää urasivut ja monikanavaisen julkaisun (multiposting), automatisoi hakijaviestinnän, hoitaa GDPR-suostumukset ja tarjoaa valmiit raportit johdolle. AI-toiminnot – kuten työpaikkailmoitusten luonti ja hakijoiden pisteytys – antavat pienellekin tiimille mahdollisuuden viedä läpi useita hakuja yhtä aikaa.
Auttaako ATS työntekijöiden suositteluohjelmissa?
Kyllä. Suosittelutoiminnolla varustettu ATS generoi yksilölliset suosittelulinkit ja kirjaa ylös jokaisen suosittelijan. Näin palkkioiden maksaminen on vaivatonta ja näet heti, kuinka tuottava kyseinen kanava todella on.
Miten ATS auttaa toimistoa voittamaan enemmän toimeksiantoja?
Ennen kaikkea nopeudella. Kun asiakas lähettää saman toimeksiannon usealle toimistolle, nopein laatuosuma voittaa kilpailun. AI-vetoinen ATS hakee tietokannasta ja arvioi parhaan Match-tuloksen minuuteissa – näin shortlist toimitetaan asiakkaalle parhaimmillaan saman päivän aikana.
Sopiiko ATS henkilöstövuokraukseen?
Kyllä, kunhan järjestelmä tarjoaa massaviestintätyökalut (sähköposti- ja SMS-pohjat), salamannopeat suodatukset sijainnin ja saatavuuden mukaan sekä talent poolit, joista poimit osaajat heti uusiin tilauksiin.
Miten CV optimoidaan ATS-järjestelmää varten? (hakijoiden yleinen kysymys)
Käytä selkeää formaattia (PDF tai DOCX), vakiintuneita otsikoita sekä työpaikkailmoituksen mukaisia ammattinimikkeitä ja taitoja. Vältä tekstiä kuvissa sekä monimutkaisia taulukoita, jotka voivat vaikeuttaa datan lukemista.
