Kun muut lähtivät lomalle, me suuntasimme kentälle. Heinäkuu on aika, jolloin useimmat ihmiset painavat "pause"-nappia - automaattiset vastaukset, tyhjät laatikot, klassinen "palataan asiaan syyskuussa". Mutta joskus juuri silloin ketterimmät rekrytointitiimit tekevät rohkeita päätöksiä.

Yksi asiakkaistamme – rekrytointitoimisto – päätti, että tämä kesä on täydellinen hetki järjestää asia, joka on jo vuosia pysynyt mielessä: ylikasvanut ja kaoottinen ehdokasrekisteri. Yli 35 000 tietuetta hajallaan eri työkaluissa, vanhentuneissa järjestelmissä ja Excel-taulukoissa… oli aika vakaville järjestelyille.

Joten kun ala pakkasi varvastossuja, me pakkasimme asiantuntemuksemme.

Ongelma: Ylikasvanut tietokanta ja järjestelmä, joka ei pysynyt kyydissä

Toimisto kasvoi erittäin nopeasti. Mutta - kuten usein käy - teknologia ei pysynyt kasvun vauhdissa. Tiimi jongleerasi monia projekteja, vaihtoi työkaluja ja menetti arvokasta aikaa perustoimintoihin: ehdokkaiden etsimiseen, kontaktihistorian tarkistamiseen, yritykseen hallita "kuka puhui kenenkin kanssa viimeksi".

Ennen kuin voisimme parantaa mitään, oli selvitettävä useiden vuosien kertyneet tiedot. Tässä oli kohtaamme haaste:

• Yli 35 000 ehdokastietuetta eri lähteistä

• Kaksoiskappaleet, tagien puuttuminen, vanhentuneet yhteystiedot

• Puutteellinen näkyvyys kontaktien ja aktiviteettien historiaan

• Mahdollisuuden puute raporttien luomiseen ja konversioiden seuraamiseen

• Tiimi, joka kasvoi… yhdessä turhautumisen kanssa

Ja silti heillä ei ollut varaa mihinkään seisokkeihin. Rekrytoinnin oli jatkuttava - päivittäin.

Prosessi: Tarkkaa suunnittelua, paljon kahvia ja ei katkoja

Aloitimme prosessin suunnittelulla yhdessä asiakkaan tiimin kanssa. Ilman kiirettä ja ilman oikoteitä - vankka siirtostrategia ja runsaasti datatyötä, joka voi kuulostaa jännityksettömältä… mutta rakastamme sitä.

Emme valehtele - tietojen vienti edellisestä ATS-järjestelmästä ei ollut helppoa.

Täydellisen vientitiedoston saaminen kesti muutaman yrityksen. Osa tiedoista oli puutteellista, ehdokkaiden tietoja puuttui, ja itse vienti oli huonosti jäsennelty. Tämä vaati paljon lisätyötä, manuaalista sovittamista ja - rehellisesti sanottuna - hieman salapoliisitaitoja.

Mutta teimme sen.

Näin koko prosessi eteni:

• Tietojen yhdistäminen eri lähteistä (vanha ATS, Excel-tiedostot, sähköpostimuistiinpanot)

• Tietueiden puhdistaminen ja standardointi, jotta ne olisivat käyttökelpoisia ja yhdenmukaisia

• Kaksoiskappaleiden poistaminen, puutteiden täyttäminen ja historiallisten muistiinpanojen säilyttäminen

• Tietojen tuonti Recruitify-järjestelmään täydellä suostumusten ja viestintähistorian seurannalla

• Suodattimien, etikettien ja älykkäiden Talent Poolien määrittäminen - siten, että lähteistö käynnistyi ensimmäisestä päivästä alkaen

Parasta? Asiakkaan tiimi työskenteli koko ajan häiriöttä. Ei "mustaa ruutua", ei katkoksia. Vain hiljainen, sujuva siirto taustalla.

Tulos: Järjestelmä, joka tukee tiimiä – eikä hankaloita

Tänään sama toimisto toimii puhtaalla, järjestelmällisellä ja helposti haettavilla tietokannalla. Lähteistö kestää sekunnin. Rekrytoijat saavat automaattisia muistutuksia ja toimintasuosituksia. Asiakaspäälliköt luovat raportteja asiakkaille muutamalla klikkauksella.

Mutta muutokset eivät koskeneet vain ehdokkaiden hallintaa.

Autimme heitä ottamaan käyttöön CRM-moduulin Recruitifyssä, joka tehosti asiakkuuksien hallintaa ja myynnin kehittämistä - eli sen työn osion, joka aiemmin oli hajallaan Excelleissä ja erillisissä työkaluissa. Nyt koko tiimillä on yksi, yhtenäinen näkymä asiakkaista, avoimista rekrytoinneista, toimista ja tulevista myyntimahdollisuuksista.

Se ei ollut pelkästään "järjestelmän muutos". Se oli paluu järjestykseen, selkeyteen ja hallintaan - ensimmäisestä kontaktista ehdokkaaseen aina asiakassuhteisiin asti. Ja juuri siinä piilee todellinen arvo.

Heidän kommenttinsa projektin päätyttyä? "Tämä olisi pitänyt tehdä jo vuosi sitten."

Kuulemme sitä melko usein.

Lopuksi

Joskus tuntuu, että sotkun hallinta on liian suuri haaste - kunnes siivoat ja kysyt itseltäsi: kuinka me ylipäätään aikaisemmin työskentelimme?

Tämä projekti alkoi ehdokastietokannan järjestämisellä, mutta sen lopputuloksena muuttui koko toimiston toimintatapa - myös asiakastyössä.

Joten jos edelleen käytät työkaluja, jotka eivät "keskustele" keskenään, hoidat myyntiä Excelissä tai luotat sähköpostimuistiin ehdokkaiden ja asiakkaiden hallinnassa… ehkä juuri tämä kesä on sinun hetki tehdä muutos.

Meillä on suunnitelma. Sinä tuo vain kahvi.