Hakijaseurantajärjestelmät (Applicant Tracking System, ATS) ovat nykyaikaisten rekrytointiprosessien olennainen osa. Niiden suosion kasvaessa on kuitenkin syntynyt monia myyttejä ja väärinkäsityksiä, jotka aiheuttavat huolta hakijoille, rekrytoijille ja liiketoimintapäättäjille, jotka ottavat ATS-järjestelmiä käyttöön yrityksissään.

“Hylkääkö järjestelmä hakemukseni ennen kuin ihminen lukee sen?”

“Pitäisikö minun lisätä CV:hen lauseita valkoisella fontilla päästäkseni haastatteluun?”

“Onko ATS-järjestelmiä luotu vain suurille organisaatioille?"

“Toimiiko jokainen ATS-järjestelmä samalla tavalla ja onko niillä samoja ominaisuuksia?"

“Kuinka valita paras järjestelmä yritykselleni?”

Nämä ovat vain joitakin kysymyksiä, joita rekrytoijat, hakijat ja johtajat esittävät. 

Onko siis ATS rekrytoijan ja hakijan ystävä vai vihollinen? Mitkä ovat tosiasiat, ja mikä jää myyttien varaan?

Kutsumme asiantuntijakeskusteluun - Nicole Tomanek, HR- ja EB-asiantuntija ja HRismatic-blogin kirjoittaja sekä Iwo Paliszewski, Recruitifyn kasvupäällikkö, kanssasi murtamaan suosituimmat ATS-järjestelmiin liittyvät myytit.

Lukitseeko ATS-järjestelmä automaattisesti CV:t ennen ihmisen lukemista?

“Se on kaupunkilegenda”, selittää Iwo Paliszewski, Recruitify.

"ATS-järjestelmät eivät automaattisesti hylkää hakijoiden hakemuksia. On kuitenkin ominaisuuksia, jotka voivat luokitella hakijoita tietyillä kriteereillä. Esimerkiksi, jos ajokorttia vaaditaan tiettyyn tehtävään ja hakija ilmoittaa hakemuslomakkeessa, ettei hänellä ole sitä, järjestelmä voi automaattisesti siirtää hänet hakijaryhmään, joka ei täytä tätä vaatimusta. Teoriassa tätä voidaan pitää hylkäämisenä, mutta käytännössä tällaiset hakijat eivät silti päässeet jatkovaiheisiin rekrytointiprosessissa, mikä on hyvä muistaa" - jatkaa hän.

Asiantuntija korostaa, että useimmilla ATS-järjestelmillä ei ole kehittyneitä algoritmeja automaattiseen hakemusten hylkäämiseen. Niiden päätehtävä on koota CV:t, luokitella ne ja helpottaa rekrytoijien työtä. Lopulta, ihminen - rekrytoija - päättää seuraavista askelista rekrytointiprosessissa, ja ATS-järjestelmä toimii tukevana työkaluna, ei korvaa inhimillistä arviointia.

Pitäisikö CV:hen lisätä avainsanoja valkoisella fontilla?

Jotkut hakijat käyttävät käytäntöä lisätä avainsanoja valkoisella fontilla CV:hensä, uskoen, että se parantaa heidän sijoittumistaan ATS-järjestelmissä tai liittää heidät sopiviin projekteihin. Asiantuntijat kuitenkin yksimielisesti kumoavat tämän myytin ja korostavat, että tällaiset toimet ovat tehottomia ja voivat jopa vahingoittaa hakijaa rekrytointiprosessissa.

“Lopulta hakemuksen onnistumisesta päättää ihminen”, korostaa Iwo Paliszewski, Recruitify.

Nicole Tomanek varoittaa, että tällaiset käytännöt voivat jopa vahingoittaa hakijaa, koska hakemukset käyvät edelleen rekrytoijan käsittelyssä, joka henkilökohtaisesti suorittaa varmistusprosessin. 

"Yritykset keinotekoisesti sovittaa CV:t useisiin työpaikkailmoituksiin lisäämällä vääriä avainsanoja voivat johtaa negatiivisiin merkintöihin hakijaprofiilissa rekrytointijärjestelmässä. Avain menestykseen on tarkka CV:n mukauttaminen tiettyyn työpaikkailmoitukseen, käyttämällä sopivia, oikeita avainsanoja, joita ei tarvitse laittaa valkoisella fontilla, vaan tuoda esille CV:ssä osoittaen soveltuvuutensa hakemukseen" - selittää Nicole. 

Asiantuntijat suosittelevat käyttämään ilmoituksessa käytettyä kieltä ja käyttämään nykyaikaisia työkaluja, jotka auttavat paremmin mukauttamaan CV:tä tietyn tehtävän vaatimuksiin. 

Iwo suosittelee: "Sen sijaan että lisäät avainsanoja valkoisella fontilla CV:hen, on parempi käyttää esimerkiksi AI-teknologiaa, jotta CV olisi hyvin mukautettu hakemukseen mikä todella lisää todennäköisyyttä saada kutsu haastatteluun".

Ovatko ATS-järjestelmät vain yrityksille?

Usein kysytään, mistä rekrytoinnin mittakaavasta tai kuinka monen työntekijän osalta ATS-järjestelmän käyttöönotto kannattaa harkita. Iwo Paliszewski kumoaa myytin, että ATS-järjestelmät on tarkoitettu vain suurille yrityksille.

"ATS-järjestelmät ovat saatavilla eri kokoisille yrityksille ja voivat tuoda hyötyjä jopa pienille organisaatioille," selittää Iwo. ATS-järjestelmän käyttöönoton pääedut ovat:

• Toistuvien tehtävien automatisointi

• Hakemusten parempi organisointi

• Helpottaa viestintää hakijoiden kanssa

• Tulevaisuuden talenttipoolin luominen

“Hakijoiden on tärkeää muistaa, että ATS-järjestelmä on usein heidän tukijansa, koska sen ansiosta he saavat palautetta hakemuksensa tilasta tai syistä olla pääsemättä jatkovaiheisiin” - sanoo Nicole.

Iwo Paliszewski korostaa, että avainasemassa on ATS-järjestelmän mukauttaminen yrityksen tarpeisiin ja mittakaavaan. Jopa pienet ja keskisuuret yritykset voivat hyötyä tällaisista ratkaisuista optimoimalla rekrytointi- ja talentinhallintaprosessejaan.

“ATS-järjestelmät eroavat toisistaan toiminnoilta ja moduuleilta, perushakemusten hallinnasta aina edistyneisiin ratkaisuihin, jotka kattavat myyntimoduulit, integraatiot muihin työkaluihin, analytiikka, muokkaukset, tuki eri rekrytointityypeille, employer branding -työkalut ja kansainvälisen rekrytoinnin hallinnan, missä oikean järjestelmän valinnan tulisi perustua organisaation erityistarpeisiin” - selittää Iwo.

Jos harkitset ATS-järjestelmän käyttöönottoa, kannattaa pohtia mitä odotat siltä, eikä olettaa, että kunkin palveluntarjoajan tarjouksessa on samat moduulit ja toiminnot.

Mikä on CV parseri ja mikä on sen rooli rekrytoinnissa?

CV-parserit auttavat rekrytoijia nopeuttamaan hakemusten läpikäyntiä, hakemalla tärkeimmät tiedot, kuten yhteystiedot, taidot tai työkokemuksen, mutta sitä usein syytetään automaattisesta hakemusten hylkäämisestä sen roolin ja toimintatapojen väärinymmärryksen vuoksi.

CV-parseri on teknologia, jonka tehtävänä on poimia avaintiedot hakijan CV:stä. Säilyttäen asiakirjan alkuperäisen version, joka on rekrytoijan käytettävissä, järjestelmästä, voimme milloin tahansa etsiä avainsanoja CV:stä - selittää Iwo.

“CV-parseri, jota on tärkeää muistaa, käytetään usein edistämään tasa-arvoista rekrytointia. ATS-järjestelmä luo standardoituja hakijoiden CV:tä, poistamalla tietoa, joka voisi johtaa syrjintään, kuten ikä tai valokuva. Näin arvioidaan pelkästään hakijan pätevyyksiä ja työkokemusta, ei henkilökohtaisia piirteitä, mikä edistää objektiivista hakemusten arviointia” - lisää Nicole.

Kuinka päästä rekrytointihaastatteluun? 

Asiantuntijat korostavat, että hakemuksen laatu on tärkeintä. 

Nicole neuvoo: "Personoi CV, käytä avainsanoja, jotka voivat kiinnostaa CV:n vastaanottajaa, eli rekrytoijaa, joka on vastuussa kyseisestä rekrytointiprosessista.".

Iwo lisää: "Kultainen sääntö, sen sijaan että miettisit valkoisia fontteja, käytä hetki, jotta CV:si puhuu ilmoituksen kieltä".

Siinä olivat kaikki myytit ja faktat ATS-järjestelmistä, joiden kanssa olemme tulleet toimeen. Haluatko kysyä, miten järjestelmämme toimii ja kuinka se voi nostaa rekrytointisi uudelle tasolle? Jätä yhteystietosi yhteydenottolomakkeeseemme!

Alla koko tapahtuman tallenne Suurimmat myytit ATS-järjestelmistä. Nauti :)