Miksi pelkkä ATS ei enää riitä – ja miksi tarvitsette aidon rekrytointijärjestelmän

Monet rekrytointitiimit ja toimistojen omistajat toteavat luottavaisesti, että heillä on jo käytössään ATS (hakijaseurantajärjestelmä). Ja teknisesti ottaen näin onkin.

Käytössänne on paikka, jonne hakemukset saapuvat, jossa ansioluetteloita säilytetään, jossa kandidaatit siirtyvät tilalta toiselle ja jossa rekrytoijat voivat seurata rekrytoinnin perusvaiheita. Monille organisaatioille tämä oli alun perin ATS-järjestelmien (Applicant Tracking System) peruslupaus: tuoda järjestystä hakijavirtaan ja auttaa tiimejä pääsemään eroon pelkkien sähköpostikansioiden ja Excel-taulukoiden varassa toimimisesta.

Ajan myötä rekrytointi ja erityisesti asiantuntijahaku ovat kuitenkin muuttuneet valtavasti.

Kyse ei ole enää vain siitä, pystyykö yrityksenne arkistoimaan hakemuksia. Olennaisin kysymys on: toimiiko koko rekrytointiprosessinne todellisuudessa yhtenä saumattomana ja tulosta tekevänä järjestelmänä?

Ja tässä piilee se ratkaiseva ero teidän ja kilpailijoidenne välillä.

Perinteinen ATS on usein vain yksi palapelin osa

Perinteinen ATS auttaa hallitsemaan ehdokkaita aktiivisten projektien sisällä. Yleensä se hoitaa hakemusten vastaanoton, tilapäivitykset, CV-tietokannan, muistiinpanot ja perusviestinnän.

Se on hyödyllistä ja useimmiten täysin välttämätöntä. Nykyajan tehokas rekrytointi ja suorarekrytointi tapahtuvat kuitenkin harvoin pelkästään ATS:n sisällä.

Ehdokashankinta (sourcing) tapahtuu LinkedInissä tai ulkoisissa tietokannoissa. Viestintä kandidaatin kanssa siirtyy sähköpostiin, InMail-viesteihin, puheluihin ja toisinaan tekstiviesteihin. Palaute hiring managereilta päätyy sähköpostiketjuihin, palaverimuistiinpanoihin, Slackiin tai vapaamuotoisiin keskusteluihin. Rekrytointitoimistojen myynti ja asiakkuuksien hallinta elävät usein täysin erillisessä CRM-järjestelmässä. Raportteja kasataan manuaalisesti. Osaajapoolit (talent pools) jäävät usein kuolleiksi kategorioiksi, joihin kukaan ei aktiivisesti palaa.

Vaikka toimistonne voikin ylpeänä todeta, että ”meillä on ATS”, todellinen tuottava työ saattaa silti olla pirstaloitunut useisiin eri kanaviin.

Teillä on työkalu. Mutta itse prosessi on sirpaleinen ja tehoton.

Ehdokkaiden säilöminen ei ole sama asia kuin rekrytoinnin johtaminen

Tämä on kenties kaikkein tärkein erottava tekijä kasvuun tähtäävälle toimistolle.

Perinteinen ATS osaa säilöä ehdokkaita. Aidon, nykyaikaisen rekrytointijärjestelmän on puolestaan autettava tiimiänne johtamaan koko rekrytointiprosessia kokonaisvaltaisesti alusta loppuun (end-to-end).

Tämä tarkoittaa tukea paitsi hakulomakkeen jättämisen hetkellä, myös kaikessa muussa sen ympärillä: suorahaussa, oman tietokannan älykkäässä hyödyntämisessä, monikanavaisessa viestinnässä, GDPR-suostumusten hallinnassa, yhteistyössä asiakkaiden kanssa, tehtävienhallinnassa, muistutuksissa, raportoinnissa, automaatiossa ja pitkäjänteisessä kandidaattiputken rakentamisessa.

Jos järjestelmänne vain tallentaa tietoa siitä, mitä on jo tapahtunut – se on pelkkä arkisto. Jos järjestelmä taas auttaa tiimiänne päättämään, mitä seuraavaksi kannattaa tehdä – siitä tulee liiketoimintanne moottori.

Tällä erolla on paljon suurempi merkitys liikevaihdollenne kuin monet uskovatkaan. Rekrytointiprojektit eivät kariudu vain siksi, etteikö kandidaatteja olisi. Ne kariutuvat, kun unohdamme follow-upit, viivyttelemme palautteissa, toimimme vanhentuneen tiedon varassa, kommunikaatio asiakkaan kanssa pätkii tai kukaan ei yksinkertaisesti muista, kuka huippu-ehdokas olisi kannattanut kontaktoida uudelleen.

Nämä eivät ole tiedon tallennuksen ongelmia. Nämä ovat prosessin johtamisen ongelmia.

Miksi rekrytoijat kiertävät ja välttävät nykyistä ATS-järjestelmäänne?

Yksi selkeimmistä merkeistä siitä, ettei ATS-järjestelmänne toimi todellisena rekrytointiratkaisuna, on sen ympärille syntyvien ”kiertoteiden” määrä.

Rekrytoijat ylläpitävät omia Excel-tiedostojaan, koska järjestelmän raportit ovat vaikeaselkoisia. He tekevät yksityisiä muistiinpanoja, koska järjestelmä on liian kankea tai hidas. He asettavat muistutuksia omiin kalentereihinsa ja pitävät tärkeimmät asiakas- ja kandidaattisuhteet omissa sähköposteissaan. He käyttävät ulkoisia työkaluja hakuun, aikataulutukseen ja asiakkuuksien hallintaan.

Tämä ei johdu siitä, että rekrytoijanne rakastaisivat kaaosta. Se johtuu siitä, että virallinen järjestelmänne ei yksinkertaisesti tue sitä, miten rekrytointia todellisuudessa tehdään tehokkaasti.

Kun teknologia ei tue todellista työnkulkua, ihmiset luovat omat prosessinsa – täysin järjestelmän ulkopuolella.

Aluksi tämä tuntuu harmittomalta. Taulukko tuolla, muistiinpano täällä. Mutta ajan myötä toimistonjohtajana menetät läpinäkyvyyden. Yhteydenpitohistoriasta tulee aukollinen, datan laatu heikkenee ja raportointi muuttuu epäluotettavaksi. Ja kun rekrytoija päättää vaihtaa työpaikkaa, valtava määrä arvokasta hiljaista tietoa ja ehdokassuhteita kävelee ovesta ulos hänen mukanaan.

Yrityksellänne on edelleen ATS. Mutta teiltä puuttuu yhteinen, ajantasainen tiedon lähde.

Rekrytointitoimistot tarvitsevat enemmän – te teette bisnestä

Tämä ero on moninkertaisesti kriittisempi rekrytointi- ja suorahakutoimistoille kuin sisäisille HR-tiimeille.

Sisäiselle HR-osastolle rekrytointi alkaa usein avoimesta tehtävästä ja päättyy palkkauspäätökseen. Rekrytointitoimistolle jokainen haku on alusta alkaen puhdasta liiketoimintaa.

Teillä on asiakkaita, myyntimahdollisuuksia, toimeksiantoja (job orders), profiiliesittelyitä, asiakaspalautteita, tarjouksia, onnistuneita rekrytointeja (placements), laskutusta ja pitkäaikaisia kumppanuuksia. Rekrytoijanne on ymmärrettävä paitsi se, kuka sopii rooliin, myös se, kuka asiakas omistaa projektin, mitä kaupallisesti sovittiin, kuka on päätöksentekijä ja mitä ehdokkaita asiakkaalle on jo aiemmin esitelty.

Tällaisessa ympäristössä pelkkä perinteinen ATS on auttamattomasti liian vähän. Toimistonne ei tarvitse vain hakijaseurantaa. Te tarvitsette yhden yhtenäisen ekosysteemin, jossa hallitsette asiakkuuksia, projektien toimitusta (delivery), uusasiakashankintaa ja kandidaattiputkea.

Mitä enemmän rekrytointimallinne perustuu asiantuntijuuteen ja asiakassuhteisiin, sitä hyödyttömämmäksi käy pelkkä eristetty ATS ilman liiketoimintakontekstia.

Varo ”ihan riittävän hyvän” järjestelmän ansaa

Monet toimistot takertuvat järjestelmiin, jotka ovat ”ihan riittävän hyviä”.

Ihan riittävän hyviä keräämään hakemuksia. Ihan riittävän hyviä siirtämään kortteja Kanban-ボードilla. Ihan riittävän hyviä säilyttämään ansioluetteloita jossain tallessa.

Mutta tämä tyytyväisyys piilottaa usein alleen valtavat manuaalisen työn kustannukset.

Jos rekrytoijasi käyttävät edelleen tunteja tietojen kopioimiseen työkalusta toiseen, järjestelmä ei säästä aikaanne. Jos tietokantananne pursuaa vanhentuneita profiileja, järjestelmä ei auta teitä löytämään parhaita osaajia nopeasti. Jos asiakkaat antavat palautetta järjestelmän ulkopuolella, se ei helpota yhteistyötä. Ja jos joudut itse kasaamaan raportit manuaalisesti, järjestelmä ei anna sinulle johtamiseen tarvittavaa näkyvyyttä.

Näin päädytään tilanteeseen, jossa teknisesti omistatte rekrytointityökalun, mutta tiiminne tekee työn silti lähes täysin manuaalisesti. Ja se maksaa teille rahaa hukatun ajan ja menetettyjen diilien muodossa.

Modernin järjestelmän tulee luoda jatkuvuutta ja tehokkuutta

Oikean rekrytointijärjestelmän tehtävä on luoda jatkuvuutta ja tehdä toimistostanne tehokkaampi ja skaalautuvampi.

Sen on annettava rekrytoijille mahdollisuus siirtyä sujuvasti työvaiheesta toiseen menettämättä arvokasta kontekstia. Järjestelmän tulee sitoa ehdokas, projektit, viestintähistoria, palaute, luvat, asiakastiedot ja analytiikka yhteen. Sen pitää tehdä näkyväksi se, mitä tapahtui ennen, mitä tapahtuu nyt ja mitä on tehtävä seuraavaksi.

Ehdokkaat tulevat eri kanavista. Rekrytoijat tekevät suoranhakua useilla alustoilla. Asiakkaat odottavat nopeampia tuloksia ja täyttä läpinäkyvyyttä. Tietokannat vaativat jatkuvaa aktivointia, ja automaatio astuu kuvaan yhä vahvemmin.

Tässä ympäristössä teknologian arvo ei ole vain uusissa yksittäisissä toiminnoissa. Arvo on siinä, että koko työnkulku (workflow) yhdistetään yhdeksi katkeamattomaksi, tehokkaaksi kokonaisuudeksi.

Tekoäly (AI) ei pelasta rikkinäistä prosessia

Tämä on äärimmäisen tärkeä huomio nykyisessä tekoälykeskustelussa.

Monet toimistot lisäävät nyt työkalupakkiinsa erilaisia AI-työkaluja: CV-analyyseja, viestien luomista tai ehdokkaiden automaattista mätsäystä. Nämä voivat olla loistavia apuvälineitä.

Mutta jos perusprosessinne on pirstaloitunut, tekoäly vain nopeuttaa näiden pirstaleiden ja virheiden tekemistä.

Se auttaa kirjoittamaan viestin sekunneissa, mutta ei ratkaise sitä, kuka tekee tarvittavan yhteydenotatoseurannan. Se tiivistää CV:n, mutta ei korjaa vanhentuneita yhteystietojanne. Se luo hienoja koosteita, mutta ei korjaa sitä, että teiltä puuttuu yhtenäinen näkymä asiakasprojektiin.

AI tuo todellista kilpailuetua vasta silloin, kun se toimii integroidun ja suorituskykyisen järjestelmän sisällä. Muuten riskinä on, että tekoälystä tulee vain uusi irrallinen kerros jo ennestään hajanaiseen työtapaan.

Kysymys, joka jokaisen toimiston omistajan tulisi esittää itselleen

Oikea kysymys ei ole: ”Onko meillä ATS?”. Paljon parempi ja liiketoiminnallesi kriittisempi kysymys kuuluu:

Tukeeko nykyinen järjestelmämme todella sitä, miten me haluamme tehdä parasta mahdollista tulosta joka päivä?

• Löytävätkö rekrytoijanne sekunneissa parhaat ehdokkaat omasta kannastanne uudelleen hyödynnettäväksi?

• Voivatko he hallita viestintää, asiakkuuksia ja tehtäviä yhdestä ja samasta näkymästä?

• Saatteko asiakkailta strukturoidun palautteen suoraan järjestelmään ilman jatkuvaa sähköpostirumbaa?

• Näetkö yhdellä silmäyksellä, missä vaiheessa kaupat tai haut viivästyvät?

• Skaalautuuko järjestelmä tukemaan sekä tämän päivän hakuja että vuosien mittaisia kumppanuuksia huippuosaajien kanssa?

Jos vastauksena useimpiin näistä on ”ei”, toimistollanne on ehkä käytössään ATS, mutta teiltä puuttuu kasvuun ja tehokkuuteen tähtäävä rekrytointijärjestelmä.

Siirry hakijaseurannasta rekrytointiliiketoiminnan hallintaan

Käsite ATS on edelleen käytössä, ja hakijoiden tilojen seuranta on tärkeä perusta. Mutta modernin ja kasvuhakuisen rekrytointitoimiston tarpeet ovat jo ajat sitten kasvaneet ohi pelkästä ”seurannasta”.

Tarvitsette ratkaisun, joka vauhdittaa suorahakua, monikanavaista viestintää, datan puhtautta, kumppaniyhteistyötä, reaaliaikaista analytiikkaa sekä asiakkuuden hallintaa (CRM). Tarvitsette teknologiaa, joka ei toimi passiivisena arkistona, vaan auttaa teitä klousaamaan diilejä ja palkkauksia nopeammin.

Nykypäivän rekrytointi ei ole suoraviivainen putki. Se on dynaaminen, suhteisiin perustuva ja datalla johdettu kokonaisuus. Varmista, että käytössänne on järjestelmä, joka on rakennettu voittamaan.