Monissa organisaatioissa päätös siitä, kuka etenee rekrytointiprosessin seuraavaan vaiheeseen, tehdään hyvin varhaisessa vaiheessa. Usein jo ensimmäisellä hakemusten tarkastuskierroksella. Screening on hetki, jolloin rekrytoijan on nopeasti arvioitava, onko henkilöllä potentiaalia edetä haastatteluun.

Ongelma on siinä, että juuri tässä vaiheessa virheen tekeminen on helpointa.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että parhaat ehdokkaat saattavat jäädä huomaamatta ennen kuin kukaan ehtii puhua heidän kanssaan.

Ei siksi, että heiltä puuttuisi osaamista, vaan usein siksi, että heidän kokemustensa esittämistapa ei saanut oikeaa tulkintaa ensimmäisten kymmenien sekuntien analyysissä.

Screening on tänään vaikeampaa kuin aiemmin

Muutama vuosi sitten suurin haaste oli tavoittaa ehdokkaat. Tänään monilla aloilla ongelma on toisenlainen. Ehdokkaita on paljon. Aika heidän analysointiin - yhä vähemmän.

Yksi rooli saattaa tuottaa kymmeniä tai joskus satoja hakemuksia. Jokainen niistä vaatii lyhyenkin arvioinnin. Näissä olosuhteissa screeningistä tulee nopeiden päätösten tekemisen prosessi rajallisen tietomäärän perusteella.

Rekrytoija ei tutki jokaista CV:tä useita minuutteja. Usein ensimmäinen arvio kestää vain sekunteja.

Tämä ei ole ammattitaidon puutteen kysymys. Se on luonnollinen reaktio työmäärän laajuuteen.

Tulkintaongelma, ei vain ehdokkaiden laadun ongelma

Monet rekrytoijat myöntävät, että parhaat ehdokkaat tunnistaa vasta haastattelussa. Vasta silloin paljastuu, että henkilö, joka paperilla näytti keskinkertaiselta, omaa suuren tietämyksen, mielenkiintoisia kokemuksia tai ymmärtää liiketoimintakontekstin erinomaisesti.

Miksi häntä ei aiemmin huomattu?

Koska screeningissä on pitkälti kyse ansioluettelossa olevien signaalien tulkinnasta. Työnimikkeet, yritykset, kokemuksen kesto tai avainsanat tulevat usein ajatusoikoreitiksi, jotka johtavat päätökseen.

Tämä toimii hyvin monissa tapauksissa. Mutta joskus se johtaa siihen, että ehdokkaat, joilla on vähemmän ilmeinen urapolku, jäävät huomiotta.

Hakemusinflatio muuttaa pelin sääntöjä

Lisäksi on ilmiö, joka on alkanut korostua viime vuosina: hakemusinflatio.

Digitaalisten työkalujen ansiosta hakeminen on tullut erittäin helpoksi. Yksi klikkaus riittää lähettämään hakemuksen seuraavaan yritykseen. Yhä useammin myös tekoälyyn perustuvat työkalut auttavat tekemään hakemuksia, jotka voivat sovittaa CV:n ilmoitukseen muutamassa minuutissa.

Tuloksena hakemusten määrä kasvaa, mutta niiden informaatioarvo ei aina kasva sen myötä.

Rekrytoijan on analysoitava enemmän dokumentteja, jotka usein kuulostavat hyvin samanlaisilta. Näissä olosuhteissa on yhä vaikeampaa löytää henkilöitä, jotka todella erottuvat kokemuksellaan.

Kun päätöksiä tehdään aikapaineessa

Screening on vaihe, joka on alttein päätösväsymykselle. Kymmenten samankaltaisten hakemusten analysoiminen vaatii keskittymistä, ja jokainen seuraava päätös vaikeutuu.

Jonkin ajan kuluttua kognitiiviset oikopolut alkavat vaikuttaa. Rekrytoija etsii tunnettuja yritysnimiä, tiettyjä avainsanoja, samanlaisia työtehtäviä. Se on luonnollinen tapa käsitellä informaation ylitarjontaa.

Ongelma on siinä, että paras ehdokas ei aina sovi ilmeisimpään kaavaan.

Joskus hänen kokemuksensa on monimutkaisempaa, vähemmän lineaarista tai kuvattu vähemmän markkinointihenkisesti kuin muiden.

Screening prosessin aliarvostetuin vaihe

Paradoksi on, että screening on yksi rekrytoinnin vaikutusvaltaisimmista vaiheista, mutta harvoin se on syvemmän pohdinnan kohteena.

Yritykset analysoivat rekrytoinnin kestävyyttä, kustannuksia tai ehdokkaiden lähteiden tehokkuutta. Harvemmin kysytään ensimmäisen valintavaiheen prosessista:

Kuinka paljon aikaa oikeasti käytämme hakemusten analysointiin? Mitkä signaalit päättävät jatkamisesta? Kuinka usein palaamme aiemmin hylättyihin ehdokkaisiin?

Ilman tällaisia kysymyksiä on helppo unohtaa, että suurin potentiaalinen menetys voi syntyä juuri prosessin alussa.

Voidaanko tätä muuttaa?

Ei ole yhtä ratkaisua, joka täysin poistaisi virheriskin. Rekrytointi on aina tulkinta- ja arviointiprosessi epätäydellisen tiedon oloissa.

Mutta monet organisaatiot alkavat kiinnittää enemmän huomiota siihen, miltä ensimmäinen valintavaihe näyttää. Yhä useammin esiintyy pyrkimyksiä parantaa sitä: parempi hakemusten suodatus, järjestelmällisemmät tiedot ehdokkaista tai paluu aiemmin tunnettuihin henkilöihin omasta tietokannasta.

Nämä eivät ole näyttäviä muutoksia. Enemmänkin prosessin asteittaista järjestämistä.

Ehkä juuri siellä - tavassa, jolla analysoimme ensimmäisiä signaaleja ehdokkailta - piilee yksi tehokkaan rekrytoinnin aliarvostetuimmista elementeistä.

Sillä jos paras ehdokas putoaa jo screeningissä, koko prosessi voi olla täydellisesti suunniteltu… mutta silti päättyä väärään päätökseen.