Rekrytoija sulkee projektin. Asiakas on tyytyväinen. Rekrytoiva esihenkilö on valinnut oikean osaajan. Tarjous on hyväksytty. Aloituspäivä on vahvistettu.

Ulospäin se näyttää puhtaalta menestykseltä: yksi avoin paikka, yksi palkkaus, yksi loppuunviety prosessi. Mutta rekrytointijärjestelmän sisällä tämä tarina on huomattavasti monimutkaisempi.

Tähän projektiin osallistui 137 ehdokasta. Yksi henkilö sai työpaikan. Jäljelle jää 136 muuta – eivätkä he suinkaan kaikki olleet heikkoja. Ehkä 12 heistä oli todella vahvoja osaajia. Ehkä viisi pääsi finaalivaiheeseen. Ehkä kolmella oli juuri sellainen tausta, joka on kolmen kuukauden päästä kultaakin kalliimpi jollekin toiselle asiakkaallenne. Ehkä joku oli liian kallis tähän rooliin, mutta sopisi täydellisesti seuraavaan.

Projekti on suljettu. Mutta tämän projektin aikana luodun arvon ei missään nimessä pitäisi kadota sen mukana. Monissa rekrytointitiimeissä tapahtuu kuitenkin juuri näin.

Jokainen rekrytointiprojekti tuottaa arvokasta tietoa – useimmiten sitä ei koskaan hyödynnetä uudelleen

Rekrytoinnin onnistumista mitataan yleensä yhdellä tuloksella: saatiinko avoin paikka täytettyä?

Tämä on ymmärrettävää. Mutta jos tuijotamme vain lopulta palkattua henkilöä, meiltä jää huomaamatta jotain erittäin arvokasta. Jokainen projekti luo luotettavaa markkinatietoa (market intelligence): millaiset profiilit todella etenevät jatkoon, miltä kyseisen markkinaraon palkkatoiveet tällä hetkellä näyttävät, miksi huippukandidaatit kieltäytyvät tai mitä asiakas todella arvostaa joutuessaan valitsemaan kahden loistavan ehdokkaan välillä.

Tämä tieto on korvaamatonta – mutta vain silloin, kun se arkistoidaan oikein ja otetaan hyötykäyttöön.

Ne loput 136 ehdokasta eivät ole pelkkiä „hylättyjä hakemuksia“. He edustavat jo tehtyä suorahakutyötä, aloitettuja keskusteluja ja valmiiksi suoritettuja kompetenssiarviointeja. Jos mitään näistä tiedoista ei säilytetä, tiiminne joutuu ensi kerralla aloittamaan saman työn aivan nollasta.

Tämä on yksi yleisimmistä ja näkymättömimmistä tavoista hukata resursseja rekrytointialalla.

Tietokannassanne on heidän ansioluettelonsa, mutta tiedättekö todella, keitä he ovat?

Useimmat ehdokkaat eivät katoa kirjaimellisesti mihinkään. Heidän profiilinsa ja ansioluettelonsa säilyvät ATS-järjestelmässä. Mutta pelkkä tallentaminen ei takaa tiedon hyödynnettävyyttä. Ehdokas voi olla tietokannassa, mutta käytännössä silti „kadonnut“.

Jos hylkäyksen syyksi on merkitty vain „ei valittu“, se ei kerro seuraavalle rekrytoijalle yhtään mitään.

• Oliko ehdokas liian juniori vai oliko hänellä liikaakin kokemusta?

• Oliko palkkatoive täysin epärealistinen vai ylittikö se budjetin vain hieman?

• Päätyikö asiakas toiseen ehdokkaaseen, vaikka tämä kandidaatti oli erinomainen?

• Oliko ehdokas varattu lokakuussa, mutta valmis keskustelemaan uudesta roolista keväällä?

Näillä vivahteilla on valtava merkitys liiketoiminnallenne. Ehdokasta, joka pääsi finaaliin ja hävisi niukasti hieman kapeamman erityisosaamisen omaavalle kilpaveljelle, tulisi kohdella aivan eri tavalla kuin sellaista, joka ei täyttänyt edes perusvaatimuksia. Jos molemmilla on sama tila „Hylätty“, tietokantanne menettää kaiken analyyttisen tehonsa.

Todellinen esimerkki: Rekrytoija vie vahvan talousjohtajakandidaatin (CFO) finaalivaiheeseen asti. Asiakas valitsee kuitenkin henkilön, jolla on enemmän kokemusta yrityskaupoista (M&A). Puoli vuotta myöhemmin sama rekrytointitoimisto saa toimeksiannon etsiä talousjohtajaa toiselle asiakkaalle, jolle yrityskauppatausta ei ole prioriteetti. Jos tuo aiempi finalisti on profiloitu ja tägätty oikein järjestelmään, hänelle soitetaan ensimmäisenä. Jos näin ei ole tehty, rekrytoija aloittaa hakuprosessin LinkedInissä jälleen kerran täysin alusta.

„Hopeamitalistit“ ovat rekrytointitoimistonne hyödyntämätön kultakaivos

Jokainen rekrytoija tuntee tämän ilmiön – kyseessä on ehdokas, joka oli loistava ja kävi läpi useita haastattelukierroksia, mutta ei lopulta tullut valituksi.

Nämä kandidaatit ovat poikkeuksellisen arvokkaita. He ovat jo sitoutuneet prosessiin, ymmärtävät vastaavan roolin vaatimukset, ja heidät on jo objektiivisesti arvioitu. Heidän kanssaan on jo rakennettu luottamussuhde. Ja silti nämä „hopeamitalistit“ unohdetaan järjestelmällisesti.

He päätyvät hautautumaan vanhoihin projekteihin, arkistoituihin muistiinpanoihin ja unohdetuille shortlistoille. Rekrutoija saattaa muistaa heidät muutaman viikon. Mutta sitä mukaa kun uusia toimeksiantoja virtaa sisään, muistikuvat haalistuvat. Kun vastaava rooli aukeaa, tiimi aloittaa useimmiten uuden suorahaun ulkopuolelta sen sijaan, että palaisi tuntemiensa huippuosaajien pariin.

Tämä ei johdu siitä, etteivätkö rekrytoijat välittäisi. Se johtuu siitä, että rekrytointitempo on huima, ja ilman järjestelmän tarjoamaa tukea ja oikeita toimintatapoja parhaatkin osaajat on liian vaikea löytää uudelleen.

Mitä projektiarkistoinnin yhteydessä tulisi todellisuudessa tapahtua?

Rekrytointiprojektin päättymisen pitäisi olla tiedon talteenoton hetki – ei pelkkä hallinnollinen rutiinitoimenpide. Ennen kuin prosessi arkistoidaan, on syytä kysyä tiimiltä muutamia kysymyksiä:

• Kuka oli loistava, mutta jäi valitsematta – ja mikä oli tarkka syy tähän?

• Ketkä ehdokkaista tulisi siirtää osaajapooliin (Talent Pool) tulevia rooleja varten?

• Kenelle ehdokkaalle kannattaa laittaa follow-up-viesti 3-6 kuukauden kuluttua?

• Mitkä hylkäysperusteet sisältävät niin paljon yksityiskohtaista tietoa, että niistä on hyötyä seuraavissa hauissa?

Tämän ei tarvitse olla raskas tai byrokraattinen prosessi. Tosiasia on, että jos se vaatii liikaa manuaalista työtä, sitä ei tehdä – rekrytoijilla on jo työn alla seuraava toimeksianto, uusi asiakas ja uusi shortlista laadittavana.

Juuri siksi tämän tiedon talteenoton on oltava kiinteä osa itse järjestelmää, ei ylimääräinen velvollisuus. Tässä kohtaa kuvaan astuvat dynaamiset osaajapoolit (Dynamic Talent Pools). Ne eivät ole passiivisia kansioita, vaan eläviä tietokannan segmenttejä, jotka keräävät vahvat ehdokkaat automaattisesti suoraan shortlistoilta, hakemuksista tai prosessin avainvaiheista – ja tekevät heidän uudelleenkäytöstään äärimmäisen helppoa juuri oikealla hetkellä.

Tägit, muistiinpanot ja hylkäyssyyt eivät ole byrokratiaa – ne ovat tietokantanne älykkyyttä

Hyvin kirjoitettu muistiinpano selittää, miksi ehdokas erottui joukosta – ei vain sitä, mitä hän on tehnyt, vaan miksi hän teki vaikutuksen tiimiin. Tarkka hylkäyssyy kertoo seuraavalle rekrytoijalle, oliko esteenä kovan osaamisen puute, palkkaodotus, saatavuus, motivaatio vai pelkästään asiakkaan subjektiivinen mieltymys tilanteessa, jossa hänen piti valita kahden huippuosaajan väliltä.

Tägi, joka kertoo ehdokkaan olevan valmis relokaatioon, vapaana kolmannesta vuosineljänneksestä alkaen tai vienyt onnistuneesti läpi tietynlaisen muutoshankkeen, voi muuttaa ratkaisevasti sitä, kuka nousee esiin järjestelmästänne seuraavassa haussa.

Nämä tiedot eivät enää muuta käynnissä olevan projektin tulosta. Mutta ne voivat muuttaa radikaalisti seuraavan projektinne tuloksen. Rekrytointidatan laatu ei nimittäin ole teknologinen ongelma. Se on operatiivinen rutiini.

Yhteydenpidon ei pitäisi päättyä viestiin „valitsimme toisen henkilön“

Tässä on myös puhtaasti inhimillinen puoli.

Kun joku pääsee rekrytoinnin finaalivaiheeseen, geneerinen, mallipohjalta luotu hylkäyssähköposti on valtava hukattu mahdollisuus. Ehdokkaan näkökulmasta hän on investoinut prosessiin aikaansa, energiaansa ja usein myös aitoja toiveitaan. Se tapa, jolla tiiminne viestii prosessin päätteeksi, ratkaisee lopullisesti sen, onko ehdokas avoin tuleville ehdotuksillenne – vai päättääkö hän hiljaa mielessään, ettei tämän rekrytointitoimiston kanssa kannata enää asioida.

Yhteydenpito vahvoihin osaajiin ei edellytä aktiivista avointa paikkaa. Lyhyt, heidän panostaan arvostava ja suhdetta ylläpitävä viesti (keep warm), joka osoittaa aitoa halua palata neuvottelupöytään tulevaisuudessa, rakentaa jotain, mitä millään ulkoisella suorahaun työkalulla ei voi ostaa: aitoa luottamusta ja hyvää tahtoa.

Todellinen kysymys kuuluu: tuleeko tietokannastanne fiksumpi jokaisen projektin myötä?

Jokaisen päättyneen rekrytointiprojektin pitäisi tehdä tietokannastanne käyttökelpoisempi – ei vain „suurempi“.

Jos järjestelmänne tietää jokaisen suljetun prosessin jälkeen enemmän – mitkä profiilit olivat vahvoja, ketkä hylättiin ja miksi, kenen puoleen kannattaa kääntyä uudelleen ja miten ehdokkaat kannattaa ryhmitellä tulevaisuutta varten – silloin tehty työ tuottaa jatkuvasti uutta lisäarvoa.

Jos näin ei ole, tiiminne aloittaa joka kerta alusta. Tietokantan dynaamisuus korvautuu pelkällä massalla, mutta ei älykkyydellä. Edellisessä projektissa tehty valtava suorahakutyö ei helpota seuraavaa toimeksiannotta millään tavalla.

Parhaat rekrytointitiimit ymmärtävät tämän täydellisesti. He eivät vain täytä paikkoja. He rakentavat organisaation yhteistä muistia. Jokainen suljettu projekti on mahdollisuus toteuttaa seuraava nopeammin, edullisemmin ja tehokkaammin. Kysymys on vain siitä, tekeekö järjestelmänne – ja sitä tukevat toimintatapanne – tästä niin helppoa, että se todella toteutuu käytännössä.

Meille Recruitifylla tämä on yksi tärkeimmistä ratkaistavista haasteista: haluamme auttaa rekrytointitiimejä muuttamaan päättyneet projektit uudelleenkäytettäväksi pääomaksi unohdetun historian sijaan.

Siksi olemme kehittäneet toimintoja, kuten dynaamiset osaajapoolit, jäsennellyt ehdokasprofiilit, automaatiot, tägäykset ja integroidun projektihistorian – emme lisätäksemme hallinnollista työtä, vaan auttaaksemme rekrytoijia säilyttämään arvokkaan kontekstin ja hyödyntämään jo kertaalleen tehtyä työtä uudelleen.

Koska rekrytointijärjestelmän ei pitäisi auttaa Teitä vain yhden roolin täyttämisessä. Sen pitäisi tehdä seuraavan roolin täyttämisestä huomattavasti helpompaa.