Rekrytoijille: näin lyhennät rekrytointiaikaa Recruitify-esimerkin avulla

Time to hire eli rekrytointiaika mittaa päiviä ensimmäisestä yhteydenotosta tai hakemuksen jättämisestä aina siihen asti, kun työtarjous hyväksytään. Tätä mittaria kannattaa seurata, mutta vain rinnakkain rekrytoinnin laadun kanssa, ei sen kustannuksella. Prosessin nopeuttaminen ilman, että rekrytointipäätösten tarkkuus kärsii, on täysin mahdollista – kuten Recruitify-asiakastarina todistaa.

Lyhyesti sanottuna:

• Rekrytointiprosessin lyhentäminen laadusta tinkimättä on mahdollista karsimalla turhat vaiheet ja automatisoimalla hallinnolliset rutiinit.

• Keskeinen ero rekrytointiajan (time to hire) ja täyttöajan (time to fill) välillä on mittauksen alkamishetki, mikä vaikuttaa suoraan HR-tiimin ja koko organisaation tehokkuuden arviointiin.

• Tyypillinen rekrytointiprosessi kestää 20–30 päivää, mutta haasteet liittyvät usein tehtävän erityisvaatimuksiin ja prosessivaiheiden määrään.

• Parhaat käytännöt edellyttävät selkeän, yhtenäisen aloituspisteen määrittelyä ja raporttien segmentointia osastoittain ja tehtävätasoittain.

• Recruitify-järjestelmän käyttöönotto on auttanut yrityksiä lyhentämään rekrytointiaikaa automatisoimalla ansioluetteloiden skannauksen, tarjousten luonnin ja osaajapankkien rakentamisen.

Sisällysluettelo

• Määritelmä ja kaava: miten laskea rekrytointiaika (time to hire)

• Time to hire vs. time to fill: ne eivät ole sama asia

• Kuinka kauan hyvä rekrytointi kestää: vertailuarvot ja niiden vaihtelu

• Miten mittaat rekrytointiaikaa oikein ATS-järjestelmässä

• Miten lyhentää rekrytointiaikaa heikentämättä prosessin laatua

• KPI-tavoitteet: miten vältät nopeusloukun

• Recruitify Case Study: konkreettinen todiste prosessin nopeutumisesta

• Kirjoittajan näkökulma: milloin nopeus, milloin laatu

• Lyhennä rekrytointiaikaa Recruitify-automaation avulla

• Lähteet

Määritelmä ja kaava: miten laskea rekrytointiaika (time to hire)

Kaava on yksinkertainen: tarjouksen hyväksymispäivä miinus ensimmäisen yhteydenoton tai hakemuksen saapumispäivä. Tämä indikaattori heijastaa rekrytointiprosessisi todellista tehokkuutta ja vaikuttaa suoraan hakijakokemukseen.

Esimerkki: hakija hakee paikkaa 3. maaliskuuta ja hyväksyy tarjouksen 24. maaliskuuta. Rekrytointiaika on tällöin kaksi ja puoli viikkoa. Jos olet palkannut kyseisen kuukauden aikana viisi henkilöä hyvin erilaisilla prosessiajoilla, mediaani kuvaa tyypillistä tilannetta huomattavasti keskiarvoa paremmin. Yksi pitkäksi venynyt prosessi (esim. erityisasiantuntijan haku) voi vääristää keskiarvoa merkittävästi, minkä vuoksi mediaani antaa luotettavamman kuvan.

Muutama sääntö, jotka kannattaa ottaa käyttöön heti:

• Määritä yksi yhtenäinen aloituspisteen määritelmä koko organisaatiolle ja pysy siinä tiukasti.

• Laske kalenteripäivissä, älä työpäivissä, jotta osastojen väliset vertailut ovat johdonmukaisia.

• Raportoi mediaani keskiarvon rinnalla, kun otoksessa on selkeitä poikkeamia.

• Päivitä hyväksymispäivämäärä vasta, kun tarjous on allekirjoitettu, älä hakijan suullisen lupauksen perusteella.

Time to hire vs. time to fill: ne eivät ole sama asia

Monet rekrytoijat käyttävät näitä termejä synonyymeinä, mikä vääristää raportointia ja HR-päätöksentekoa. Ero on siinä, mistä mittaus aloitetaan.

• Time to fill (täyttöaika) lasketaan siitä hetkestä, kun rekrytointilupa hyväksytään, siihen asti, kun hakija hyväksyy tarjouksen.

• Time to hire (rekrytointiaika) lasketaan siitä hetkestä, kun tietty ehdokas astuu rekrytointiputkeen (hakemus tai ensimmäinen yhteydenotto), aina tarjouksen hyväksymiseen asti.

Käytännön merkitys on suuri: jos tehtävä on odottanut budjetin hyväksyntää kolme viikkoa ennen kuin ilmoitus edes julkaistiin, täyttöaika (time to fill) on huomattavasti pidempi kuin saman ehdokkaan rekrytointiaika (time to hire). Jos haluat arvioida HR-tiimin tehokkuutta suhteessa yksittäiseen hakijaan, katso rekrytointiaikaa. Jos taas haluat arvioida koko organisaation suorituskykyä avoimien paikkojen täyttämisessä, tarvitset täyttöaikamittaria.

Kuinka kauan hyvä rekrytointi kestää: vertailuarvot ja niiden vaihtelu

Yhtä universaalia standardia ei ole olemassa, mutta raporttien välinen vaihtelu on hyvä tiedostaa. Monet toimialaanalyysit osoittavat, että 20–30 päivää on tyypillinen aika useimmille rooleille, mutta eri toimialoja ja tasoja yhdistävät keskiarvot voivat nousta jopa 44 päivään.

Vaihtelu johtuu pääasiassa kolmesta tekijästä: tehtävän erityisasiantuntijuuden tasosta, paikallisen työmarkkinan tilanteesta ja prosessin eri vaiheiden määrästä. Erityistä teknistä osaamista vaativan roolin täyttäminen kestää luonnollisesti kauemmin kuin operatiivisen tuen roolin, eikä pidempi aika välttämättä tarkoita huonompaa prosessia.

Yhden yleispätevän tavoitteen jahtaamisen sijaan määritä tavoiteaika erikseen kullekin roolikategorialle. Myyntiedustajan ja IT-järjestelmäarkkitehdin rekrytoinneilla on täysin erilainen luonnollinen kesto – jos mittaat niitä samalla kaavalla, teet vääriä johtopäätöksiä.

Miten mittaat rekrytointiaikaa oikein ATS-järjestelmässä

Luotettava mittaus alkaa datakurin noudattamisesta, ei kaavasta. HR-järjestelmien toimittajat suosittelevat alku- ja loppupisteiden johdonmukaista määrittelyä sekä keskiarvon tai mediaanin tietoista käyttöä datan jakautumisen mukaan.

1. Määrittele aloituspisteeksi hakemuksen jättöpäivä tai ensimmäisen dokumentoidun yhteydenoton päivämäärä, jos kyseessä on aktiivinen suorahaku ilman muodollista hakemusta.

2. Tallenna tarjouksen hyväksymispäivä mittauksen päättymishetkeksi, älä työn alkamispäivää.

3. Määritä ATS-järjestelmääsi automaattiset aikaleimat jokaiselle rekrytointiputken vaiheelle välttääksesi manuaalisen päivämäärän syöttämisen.

4. Tarkista data kerran kuukaudessa varmistaaksesi, ettei mistään tietueesta puutu aloitus- tai lopetuspäivämäärää.

5. Segmentoi raportit osaston ja tehtävätason mukaan sen sijaan, että laskisit yhden yleisen luvun koko yritykselle.

Ilman tätä kurinalaisuutta kuukausikohtaiselta vertailulta putoaa pohja, käytitpä kuinka hyvää kaavaa tahansa.

Miten lyhentää rekrytointiaikaa heikentämättä prosessin laatua

Suurimmat ajansäästöt eivät synny kiirehtimällä, vaan karsimalla turhat välivaiheet ja poistamalla viestinnän kitkatekijät. Tehokkaita keinoja ovat rekrytointiputken suoraviivaistaminen, viestinnän SLA-sopimukset ja aktiivinen suorahaku.

• Rajoita haastatteluvaiheiden määrä välttämättömään minimiin ja aseta tiukka aikaraja jokaiselle vaiheelle – esimerkiksi enintään 48 tuntia palautteelle haastattelun jälkeen.

• Ota käyttöön viestinnän SLA-tavoitteet hakijoille ja rekrytoiville esihenkilöille, jotta mikään vastaus ei odottaisi yhtä arkipäivää pidempään.

• Rakenna osaajapankkeja (talent pools) aiemmista hakijoista ja passiivisista ehdokkaista sen sijaan, että aloittaisit suorahaun nollasta jokaista uutta avointa tehtävää varten.

• Automatisoi toistuvat tehtävät, kuten CV-tietojen lukeminen ja tarjousten luonti, jotta rekrytoija voi keskittyä arviointiin paperityön sijaan.

• Koordinoi esihenkilöiden kalenterit etukäteen ja vaadi päätöksiä sovitussa aikaikkunassa sen sijaan, että odottaisit viikkokausia yhtä päätöksentekijää.

Rekrytoinnin viivästymisen syyt löytyvät usein itse ATS-järjestelmän ulkopuolelta ja johtuvat osastojen välisen viestinnän siiloutumisesta.

Ammattilaisen vinkki: Ennen kuin aloitat automaation, laske, kuinka monta päivää tyypillisessä prosessissa kuluu pelkkään rekrytoivan esihenkilön päätöksen odottamiseen. Monessa yrityksessä juuri tämä vaihe, ei suorahaku, vie suurimman osan rekrytointiajasta.

Automaatio ja osaajapankit parantavat nopeuden lisäksi myös hakijakokemusta – edellyttäen, että viestintä hakijan kanssa pysyy henkilökohtaisena eikä muutu sieluttomaksi massapostitukseksi.

KPI-tavoitteet: miten vältät nopeusloukun

Rekrytointiajan tavoitteiden asettaminen vaatii kunkin roolin mukaan räätälöityä realismia, ei yhtä ylhäältä annettua tavoitetta koko yritykselle.

• Aseta erillinen aikatavoite kullekin roolikategorialle ottaen huomioon erikoistumistaso ja markkinatilanne.

• Vertaa rekrytointiaikaa (time to hire) 90 päivän pysyvyyteen ja rekrytoinnin laatuun (quality-of-hire), jotta huomaat tilanteet, joissa nopeus on mennyt laadun edelle.

• Varmista, ettei prosessin lyhentämispaine johda suositusten tarkistamisen tai soveltuvuusarviointien ohittamiseen.

• Seuraa tarjousten hylkäysprosenttia. Kasvava hylkäysprosentti voi tarkoittaa, että prosessi on nopea, mutta ei kohtaa hakijoiden odotuksia.

Yritykset, jotka yhdistävät molemmat mittarit, välttävät näennäisen menestyksen ansan – tilanteen, jossa KPI-luvut näyttävät hyviltä paperilla, mutta ensimmäisen vuoden vaihtuvuus kasvaa.

Recruitify Case Study: konkreettinen todiste prosessin nopeutumisesta

Palvelualan yrityksen HR-osasto otti käyttöön Recruitifyn ratkaistakseen pitkittyneen rekrytointiprosessin ja hajanaisen viestinnän rekrytoijien ja esihenkilöiden välillä. Käyttöönoton tulokset osoittavat, että konkreettiset prosessimuutokset tuovat mitattavia tuloksia, eivät vain lupauksia.

• Ennen käyttöönottoa rekrytointi perustui hajanaisiin taulukoihin ja hakijoiden tilojen manuaaliseen seurantaan.

• Käyttöönoton jälkeen CV-tietojen skannaus sekä tarjousten luonti ja julkaisu automatisoitiin, mikä vähensi hallinnollista aikaa kaikissa vaiheissa.

• Osaajapankkien käyttöönotto mahdollisti valmiiksi arvioitujen ehdokkaiden nopean tavoittamisen uusissa hauissa.

• Tiimi raportoi rekrytointiajan merkittävästä lyhentymisestä ja hakijoiden antamien hakijakokemusarvosanojen paranemisesta.

Tämä todistaa, että prosessin lyhentäminen ei vaadi huolellisuudesta tinkimistä, kunhan muutos kohdistuu hallinnollisen kitkan poistamiseen, ei arviointivaiheiden karsimiseen.

Kirjoittajan näkökulma: milloin nopeus, milloin laatu

Kiihdytä tahtia silloin, kun avoin tehtävä aiheuttaa todellisia operatiivisia kustannuksia, esimerkiksi vuorotyössä tai kausiluonteisissa rooleissa. Säilytä täysi tarkkuus strategisissa rooleissa, joissa virherekrytointi maksaa huomattavasti enemmän kuin muutaman lisäviikon odottaminen. Helppo testi on kysyä: onko väärä päätös tässä roolissa helppo perua? Jos ei, nopeus ei saa olla ensisijainen prioriteetti.

— Recruitify Team

Lyhennä rekrytointiaikaa Recruitify-automaation avulla

Recruitify yhdistää modernin ATS-järjestelmän, työpaikkailmoitusten luonnin, hakijahallinnan ja CRM-työkalun yhteen paikkaan, jotta rekrytoijien ei tarvitse tuhlata aikaa taulukoiden ja sähköpostien välillä hyppimiseen.

Aiemmin taulukkolaskennan varassa toiminut rekrytointitoimisto sai täyden kontrollin hakijakannastaan ja lyhensi merkittävästi avointen paikkojen täyttöaikaa Recruitifyn käyttöönoton jälkeen. CV-tietojen automaattinen luku ja valmiit tarjousmallit poistavat manuaalisen työn, joka tyypillisessä prosessissa vie helposti enemmän päiviä kuin itse haastattelut. Jos haluat nähdä, miten tämä toimii käytännössä HR-tiimillesi, tutustu HR-osastoille suunnattuun ATS-ratkaisuumme ja varaa ilmainen esittely jo tänään.

Lähteet

• Time to Hire: What It Is and Why You Need to Track It

• What’s the difference between ‘time to fill’ and ‘time to hire’?

• Time to Hire (AIHR)

• Time-to-Hire (BambooHR)

Suositukset

• Taulukoista automaatioon: miten rekrytointitoimisto tehosti prosessejaan ja otti hakijakannan haltuun Recruitifyn avulla.

• Miten automaatio ja osaajapankit auttoivat toimistoa kasvattamaan esiteltyjen ehdokkaiden määrää 40 %

• Aliarvostetuin rekrytointimittari: vaiheiden välillä hukattu aika