Sähköpostien ajastus tarkoittaa rekrytoinnissa sitä, että viesti kirjoitetaan valmiiksi silloin kun rekrytoijalla on aikaa, ja se lähtee hakijalle, ehdokkaalle tai asiakkaalle vasta valittuna hetkenä. Yksittäisen viestin voi ajastaa sähköpostiohjelmassa, esimerkiksi Outlookin Ajoita lähetys -toiminnolla. Kun viestejä on kymmeniä tai satoja viikossa, ajastus kannattaa kuitenkin siirtää rekrytointijärjestelmään, jossa viestit liittyvät prosessin vaiheisiin, muistutukset syntyvät automaattisesti eikä yksikään kuittaus tai haastattelukutsu jää lähettäjän muistin varaan. Tämä opas käy läpi, mitkä viestit kannattaa ajastaa, miten ajastus tehdään Outlookissa, mihin aikaan viestit kannattaa lähettää ja mitä tietosuojasta on syytä muistaa.

Tärkeimmät huomiot

• Ajastus erottaa kirjoittamisen lähettämisestä: rekrytoija voi valmistella viestit keskitetysti ja ajoittaa ne vastaanottajan työpäivään.

• Outlookissa ajastus onnistuu suoraan Lähetä-painikkeen kautta, mutta uudessa Outlookissa toiminto ei ole käytettävissä IMAP- tai POP-tileillä.

• Vastausviiveellä on merkitystä: verkkoviestinnän tutkimuksessa vastausta odotettiin yleensä vuorokauden sisällä, joten kuittaukset ja seurantaviestit kannattaa ajoittaa sen mukaan.

• Ennen ajastettua lähetystä tarkistetaan vastaanottajat, personointikentät, linkit, liitteet sekä päivämäärä, kellonaika ja aikavyöhyke.

• Suuressa volyymissa ajastus kuuluu ATS- ja CRM-järjestelmän automatisoituihin työnkulkuihin, joissa viestihistoria ja henkilötietojen käsittely pysyvät hallinnassa.

Sisällysluettelo

• 1. Mitä sähköpostien ajastus rekrytoinnissa tarkoittaa

• 2. Mitkä rekrytointiviestit kannattaa ajastaa

• 3. Näin ajastat sähköpostin Outlookissa

• 4. Oikea ajoitus: milloin hakija odottaa vastausta

• 5. Yksittäisestä ajastuksesta automatisoituihin työnkulkuihin

• 6. Tarkistuslista ennen ajastettua lähetystä

• 7. Tietosuoja ja GDPR ajastetuissa rekrytointiviesteissä

• Recruitifyn näkökulma: ajastus kuuluu prosessiin, ei postilaatikkoon

• Ajastetut viestit ja automaatio Recruitifyssa

• Usein kysytyt kysymykset

• Lähteet

1. Mitä sähköpostien ajastus rekrytoinnissa tarkoittaa

Rekrytoijan työpäivä on pirstaleinen: aamupäivä voi kulua asiakastapaamisissa, iltapäivä haastatteluissa ja varsinaiset viestit jäävät illalle. Ajastus ratkaisee tämän ristiriidan. Viesti kirjoitetaan silloin kun keskittyminen on mahdollista, ja vastaanottaja saa sen hetkellä, jolloin hän todennäköisesti lukee ja reagoi. Esimerkiksi myöhään illalla kirjoitettu haastattelukutsu voidaan ajastaa lähtemään seuraavana aamuna kello 8.30, jolloin se ei huku yön aikana kertyneiden viestien alle eikä anna vaikutelmaa siitä, että rekrytoija odottaisi vastausta työajan ulkopuolella.

Ajastusta voidaan käyttää kolmella tasolla, ja niiden ero on olennainen rekrytointitoimiston tai HR-osaston prosessien kannalta:

1. Yksittäisen viestin ajastus sähköpostiohjelmassa. Rekrytoija valitsee lähetysajan manuaalisesti jokaiselle viestille. Tämä sopii satunnaiseen käyttöön.

2. Ajastus CRM- tai ATS-järjestelmässä. Viesti lähetetään järjestelmän kautta, jolloin se tallentuu ehdokkaan tai asiakkaan historiaan ja koko tiimi näkee, mitä on luvattu ja milloin.

3. Tapahtumapohjainen automaatio. Viesti ei lähde kiinteänä kellonaikana vaan silloin, kun prosessissa tapahtuu jotakin: hakemus vastaanotetaan, ehdokas siirtyy haastatteluvaiheeseen tai tehtävä suljetaan. Tällöin ajastus on osa työnkulkua eikä erillinen muistettava toimenpide.

Mitä suurempi hakijamäärä ja mitä useampi rekrytoija samassa toimeksiannossa, sitä nopeammin ensimmäinen taso käy riittämättömäksi. Manuaalisesti ajastetut viestit ovat näkyvissä vain lähettäjän omassa postilaatikossa, eikä kollega voi tietää, onko hakijalle jo lähetetty muistutus.

2. Mitkä rekrytointiviestit kannattaa ajastaa

Kaikkia viestejä ei kannata ajastaa. Nopeutta vaativat viestit, kuten vastaus ehdokkaan suoraan kysymykseen tai työtarjouksen tarkennus, kannattaa yleensä lähettää heti. Ajastus tuo eniten hyötyä toistuvissa, ennakoitavissa viesteissä, joiden ajankohta voidaan päättää etukäteen. Alla oleva taulukko kokoaa tyypillisimmät rekrytointiprosessin viestit ja suositeltavan ajastustavan.

Taulukon ajankohdat ovat käytännön lähtökohtia, eivät ehdottomia sääntöjä, ja ne kannattaa sovittaa kohderyhmään. IT-alan kehittäjät, vuorotyöntekijät ja johtotason ehdokkaat lukevat sähköpostiaan eri aikoihin, ja kansainvälisissä hauissa vastaanottajan aikavyöhyke ratkaisee enemmän kuin lähettäjän. Valmiit viestipohjat nopeuttavat työtä huomattavasti: HR-sähköpostipohjat sisältävät malleja prosessin tavallisimpiin tilanteisiin.

Hakijakokemus ja viestien rytmi

Ajastus ei ole pelkkä tehokkuuskeino. Ennakoitava viestirytmi on yksi hakijakokemuksen tärkeimmistä osatekijöistä, koska hakija tulkitsee hiljaisuuden helposti hylkäykseksi. Kun jokaiselle prosessin vaiheelle on määritelty viesti ja ajankohta, hakija tietää aina, missä vaiheessa hänen hakemuksensa on. Aiheesta on laajemmin artikkelissa hakijakokemuksen parantaminen viestinnällä.

3. Näin ajastat sähköpostin Outlookissa

Outlook on suomalaisissa organisaatioissa yleisin sähköpostiohjelma, joten sen ajastustoiminnot on hyvä tuntea, vaikka varsinainen rekrytointiviestintä hoidettaisiin järjestelmässä. Microsoftin ohjeen mukaan ajastus tehdään hieman eri tavoin Outlookin versiosta riippuen.

Uusi Outlook ja Outlook selaimessa

1. Kirjoita viesti ja lisää vastaanottajat tavalliseen tapaan.

2. Valitse Lähetä-painikkeen vierestä alaspäin osoittava nuoli.

3. Valitse Ajoita lähetys ja joko jokin ehdotetuista ajankohdista tai mukautettu päivämäärä ja kellonaika.

4. Vahvista valinta. Viesti odottaa luonnoksena tai ajastettuna, kunnes valittu hetki koittaa.

On hyvä huomata, että uuden Outlookin ajastustoiminto ei ole käytettävissä IMAP- tai POP-tileillä. Jos rekrytoija käyttää esimerkiksi toimiston omaa, IMAP-yhteydellä liitettyä postilaatikkoa, ajastusvalinta ei välttämättä näy lainkaan.

Perinteinen Outlook for Windows

1. Avaa uusi viesti ja kirjoita sisältö.

2. Valitse Asetukset-välilehdeltä Viestiasetukset-ryhmän nuoli tai Viivästä toimitusta -toiminto.

3. Valitse kohta Älä toimita ennen ja määritä päivämäärä sekä kellonaika.

4. Sulje ikkuna ja lähetä viesti. Se jää Lähtevät-kansioon odottamaan.

Perinteisessä Outlookissa on syytä tarkistaa, toimiiko viivästetty lähetys palvelinpohjaisesti vai edellyttääkö se, että ohjelma on auki valittuna ajankohtana. Tämä riippuu tilityypistä, ja juuri tällaiset tekniset yksityiskohdat ovat yksi syy siihen, miksi rekrytointitiimit siirtävät toistuvat viestit järjestelmään.

Yksittäisen ajastuksen rajat rekrytoinnissa

Outlookin ajastus toimii hyvin yksittäisissä viesteissä, mutta rekrytointiprosessissa se jättää kolme aukkoa. Ensinnäkin ajastettu viesti ei tiedä prosessin tilasta: jos ehdokas vetää hakemuksensa pois tiistaina, keskiviikolle ajastettu haastattelumuistutus lähtee silti. Toiseksi viesti ei tallennu ehdokasprofiiliin, joten kollega ei näe sitä. Kolmanneksi henkilötietoja sisältävät viestit päätyvät henkilökohtaisiin postilaatikoihin, mikä vaikeuttaa tietojen hallintaa ja poistamista.

4. Oikea ajoitus: milloin hakija odottaa vastausta

Ajastuksen ydin on ajoitus, ja ajoituksen ydin on vastaanottajan odotukset. Kirjallisen verkkoviestinnän vastausviiveitä käsittelevän tutkimuksen yhteenvedossa vastausta odotettiin yhden päivän kuluessa, ja yli 12 päivän viivettä pidettiin jo hiljaisuutena. Rekrytoinnissa tämä tarkoittaa käytännössä kahta asiaa.

Ensimmäinen reaktio kuuluu samalle tai seuraavalle päivälle. Hakemuksen vastaanottokuittaus, ehdokkaan kysymykseen vastaaminen ja haastattelun jälkeinen kiitos kannattaa lähettää vuorokauden sisällä. Jos varsinaista päätöstä ei ole vielä tehty, lyhyt viesti siitä, milloin hakija voi odottaa seuraavaa yhteydenottoa, täyttää odotuksen.

Pitkä hiljaisuus tulkitaan viestiksi. Jos prosessi kestää useita viikkoja, hakijalle kannattaa ajastaa tilannepäivitys selvästi ennen kuin viive venyy kahteen viikkoon. Tämä pätee erityisesti IT-rekrytoinnissa, jossa osaavalla ehdokkaalla on usein samanaikaisesti useita prosesseja käynnissä. Prosessin kestosta ja vaiheista kerrotaan tarkemmin oppaassa rekrytointiprosessin vaiheet.

Kellonaika ja viikonpäivä

Tarkasta kellonajasta ei ole yhtä oikeaa vastausta, ja markkinointisähköposteista julkaistut avausprosenttivertailut eivät suoraan sovellu henkilökohtaisiin rekrytointiviesteihin. Käytännössä toimivia periaatteita ovat seuraavat:

• Ajasta viestit vastaanottajan työaikaan, mieluiten aamuun tai alkuiltapäivään, jolloin viestiin ehtii vielä reagoida saman päivän aikana.

• Vältä kielteisten päätösten lähettämistä perjantai-iltana tai juuri ennen pyhiä, jolloin hakija ei voi esittää jatkokysymyksiä.

• Haastattelukutsuissa jätä vastaanottajalle aikaa järjestää työnsä: kutsu, joka saapuu edellisenä iltana, kertoo kiireestä.

• Passiivisille ehdokkaille lähetettävissä suorahakuviesteissä testaa eri ajankohtia ja seuraa, mihin aikaan vastauksia tulee eniten. Järjestelmän viestihistoria tekee tästä mitattavaa.

5. Yksittäisestä ajastuksesta automatisoituihin työnkulkuihin

Kun rekrytointitoimistolla on samanaikaisesti käynnissä kymmeniä toimeksiantoja, ajastus muuttuu henkilökohtaisesta työkalusta prosessin ohjausmekanismiksi. Rekrytointijärjestelmässä viestit sidotaan prosessivaiheisiin, jolloin ne käynnistyvät tapahtumista eivätkä rekrytoijan muistista.

Tyypillinen automatisoitu viestiketju voi näyttää seuraavalta:

1. Hakemus saapuu: järjestelmä lähettää kuittauksen ja kertoo, milloin seuraava päivitys on odotettavissa.

2. Ehdokas siirretään haastatteluvaiheeseen: järjestelmä ehdottaa tai lähettää haastattelukutsun valmiista pohjasta ja luo kalenterimerkinnän.

3. Haastattelua edeltävä päivä: automaattinen muistutus lähtee ehdokkaalle ja tehtävä rekrytoijalle.

4. Haastattelun jälkeen: rekrytoijalle syntyy muistutus palautteen kirjaamisesta ja ehdokkaalle ajastetaan tilannepäivitys.

5. Prosessi päättyy: valitsematta jääneille lähtee personoitu viesti, ja suostumuksen antaneet ehdokkaat siirtyvät talent pooliin tulevia toimeksiantoja varten.

Tällaisessa mallissa ajastettu viesti peruuntuu, jos ehdokkaan tila muuttuu, ja jokainen lähetetty viesti tallentuu ehdokkaan historiaan. Myynnin puolella sama logiikka koskee asiakasviestintää: ehdokasesittelyt, seurantaviestit ja tarjousten muistutukset kulkevat samassa järjestelmässä kuin rekrytointi. Rekrytoinnin automatisointi ja integroitu viestintäkeskus kuvaavat, miten tämä on toteutettu Recruitifyssa. Käytännön esimerkki automaation vaikutuksesta löytyy tapauskuvauksesta, jossa automaatio ja talent pool lisäsivät esitettävien kandidaattien määrää.

Kalenteri ja tehtävät osana ajastusta

Ajastettu viesti on vain puolet kokonaisuudesta. Jos haastattelukutsu lähtee automaattisesti mutta rekrytoijan kalenterissa ei ole varausta, ongelma on vain siirtynyt. Siksi viestien ajastus kannattaa yhdistää kalenteriin ja tehtäviin, jolloin jokaisesta lähetetystä viestistä seuraa tarvittaessa myös rekrytoijan oma toimenpide.

6. Tarkistuslista ennen ajastettua lähetystä

Ajastus antaa yhden merkittävän edun: ajastettua viestiä voi vielä korjata, jos jotain unohtui. Samalla se tuo riskin, koska viesti lähtee hetkellä, jolloin kukaan ei katso sitä. Siksi tarkistus tehdään ennen ajastusta. Rekrytointiviesteissä kannattaa käydä läpi vähintään seuraavat kohdat:

1. Vastaanottaja: onko viesti menossa oikealle henkilölle ja onko joukkoviestin vastaanottajalista rajattu oikein. Joukkoviestit lähetetään aina niin, etteivät vastaanottajat näe toistensa osoitteita.

2. Lähettäjä: näkyykö lähettäjänä rekrytoijan nimi tai tunnistettava toimiston osoite, johon vastaukset myös päätyvät.

3. Otsikko: kertooko otsikko tehtävän nimen ja viestin tarkoituksen yksiselitteisesti.

4. Personointikentät: täyttyvätkö nimi, tehtävänimike ja asiakkaan nimi oikein. Tyhjä tai väärin täyttynyt kenttä on rekrytointiviestissä tavallista markkinointiviestiä vahingollisempi.

5. Linkit ja liitteet: toimivatko varauslinkit, hakulomakkeet ja verkkokokouksen osoite, ja onko liitteenä oikea, tarvittaessa anonymisoitu ehdokasprofiili.

6. Ajankohta: päivämäärä, kellonaika ja aikavyöhyke. Kansainvälisissä hauissa sekä kesä- ja talviajan vaihtuessa tämä on yleisin virhelähde.

7. Mobiilinäkymä: suuri osa ehdokkaista lukee viestin puhelimella, joten pitkät taulukot ja raskaat liitteet kannattaa välttää.

8. Testilähetys: uusi pohja kannattaa lähettää ensin itselle tai kollegalle.

7. Tietosuoja ja GDPR ajastetuissa rekrytointiviesteissä

Rekrytointisähköpostit sisältävät lähes aina henkilötietoja: nimen, yhteystiedot, usein myös arvioita ehdokkaan osaamisesta tai palkkatoiveista. EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan näihin tietoihin riippumatta siitä, lähteekö viesti heti vai ajastettuna. Ajastus tuo kuitenkin muutaman erityisen kohdan, jotka on hyvä huomioida.

• Tietojen ajantasaisuus: jos ehdokas pyytää tietojensa poistamista tai vetää hakemuksensa pois, hänelle ajastetut viestit on peruttava. Järjestelmässä, jossa viestit on sidottu ehdokasprofiiliin, tämä tapahtuu samalla toimenpiteellä.

• Tietojen minimointi: ajastettuun viestiin liitetään vain se tieto, jota vastaanottaja tarvitsee. Asiakkaalle lähetettävä ehdokasesittely voidaan toteuttaa anonymisoituna profiilina.

• Hajautuneet postilaatikot: henkilökohtaisiin Outlook-laatikoihin tallentuneet ajastetut viestit ja liitteet ovat vaikeasti hallittavia, kun tietoja pitää myöhemmin etsiä tai poistaa.

• Talent pool ja jatkoyhteydenotot: kun ehdokkaaseen otetaan yhteyttä myöhemmin uudessa toimeksiannossa, käsittelyn perusteen on oltava selvä ja ehdokkaan tiedossa.

Tietosuojakäytännöt ja säilytysajat kannattaa linjata organisaation tietosuojavastaavan tai juristin kanssa, sillä ne riippuvat käsittelyn perusteesta ja toimeksiannon luonteesta. Recruitifyn ratkaisuja aiheeseen on koottu sivulle GDPR ja CV:n anonymisointi.

Recruitifyn näkökulma: ajastus kuuluu prosessiin, ei postilaatikkoon

Näemme rekrytointitoimistojen arjessa toistuvasti saman ilmiön: viestintä on hajautunut rekrytoijien henkilökohtaisiin postilaatikoihin, taulukoihin ja muistilappuihin, ja ajastus on jokaisen oma tapa hallita omaa kiirettään. Tämä toimii niin kauan kuin toimeksiantoja on vähän. Kun niitä on kymmeniä, yksittäinen ajastettu viesti muuttuu riskiksi, koska se ei tiedä, mitä prosessissa on tapahtunut sen kirjoittamisen jälkeen.

Siksi rakennamme Recruitifyn niin, että myynnin CRM ja rekrytoinnin ATS ovat samassa järjestelmässä ja viestit, tehtävät ja muistutukset liittyvät suoraan ehdokkaaseen, asiakkaaseen ja toimeksiantoon. Automatisoidut työnkulut, sähköpostihistoria ja automaattiset toimintasuositukset on suunniteltu vähentämään hallinnollista työtä merkittävästi, jotta rekrytoijan aika kohdistuu ehdokkaiden arviointiin ja asiakassuhteisiin eikä sen muistamiseen, kenelle piti lähettää mitä ja milloin.

Pidämme hyvää ajoitusta palvelun laatukysymyksenä. Ehdokas, joka saa kuittauksen samana päivänä ja tilannepäivityksen ennen kuin ehtii epäillä unohdetuksi tulemista, muistaa toimiston myös seuraavassa toimeksiannossa.

Recruitify Team

Ajastetut viestit ja automaatio Recruitifyssa

Recruitify yhdistää ATS-järjestelmän, myynnin CRM:n ja viestintäkeskuksen yhdeksi alustaksi, jossa automatisoidut työnkulut, automaattiset muistutukset, joukkoviestintä ja kampanjat sekä tehtävä- ja sähköpostihistoria ovat samassa näkymässä. HR Team -paketti on saatavilla alkaen 61 € käyttäjältä kuukaudessa ja rekrytointitoimistoille suunnattu Agency-paketti alkaen 67 € käyttäjältä kuukaudessa. Enterprise-paketti räätälöidään suuremmille organisaatioille.

Pakettien sisällöt ja vertailu löytyvät Recruitifyn hinnastosta.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko ajastetun sähköpostin perua Outlookissa?

Voi, kunhan viesti ei ole vielä lähtenyt. Uudessa Outlookissa ajastettu viesti löytyy omasta kansiostaan, josta lähetyksen voi perua tai ajankohtaa muuttaa, ja perinteisessä Outlookissa viesti odottaa Lähtevät-kansiossa. Rekrytointijärjestelmässä prosessivaiheeseen sidottu viesti peruuntuu yleensä automaattisesti, kun ehdokkaan tila muuttuu.

Kuinka nopeasti hakijan sähköpostiin pitäisi vastata?

Verkkoviestinnän tutkimuksessa vastausta odotettiin yleensä vuorokauden sisällä, joten vähintään kuittaus kannattaa lähettää saman tai seuraavan päivän aikana. Jos päätös vie pidempään, hakijalle kerrotaan, milloin seuraava yhteydenotto on odotettavissa. Pitkää, viikkojen mittaista hiljaisuutta kannattaa välttää ajastetuilla tilannepäivityksillä.

Miksi Ajoita lähetys -valinta ei näy uudessa Outlookissa?

Yleisin syy on tilityyppi: uuden Outlookin ajastustoiminto ei ole käytettävissä IMAP- tai POP-tileillä. Tällöin vaihtoehtoina ovat Microsoftin oman tilin käyttö, perinteisen Outlookin viivästetty toimitus tai viestien lähettäminen rekrytointijärjestelmän kautta.

Saako hylkäysviestin ajastaa?

Saa, ja se on usein hakijan kannalta parempi kuin myöhään illalla lähtevä viesti. Hylkäysviesti kannattaa ajastaa arkipäivän työaikaan ja personoida niin, että hakija tunnistaa sen koskevan juuri hänen hakemustaan. Ennen lähetystä on varmistettava, ettei ehdokkaan tilanne ole muuttunut ajastuksen jälkeen.

Tarvitaanko ajastukseen rekrytointijärjestelmä?

Yksittäisiin viesteihin riittää sähköpostiohjelman ajastus. Kun viestejä on paljon, rekrytoijia on useita tai viestien pitää reagoida prosessin vaiheisiin, järjestelmä tuo ajastukseen viestihistorian, automaattiset muistutukset ja hallitun henkilötietojen käsittelyn.

Lähteet

Microsoft-tuki: Sähköpostiviestien lähettämisen viivyttäminen tai ajoittaminen OutlookissaKalman: Online Pauses and Silence, Chronemic Expectancy Violations in Written Computer-Mediated CommunicationAboad: Sähköpostikampanjan lähetyksen checklist

Suositukset

• Integroitu viestintäkeskus | Nopeampi yhteydenpito

• Rekrytoijille: lyhennä rekrytointiaikaa

• Kandidaattien sitouttaminen: käytännön opas rekrytoijille

• Käsin Suoritetuista Prosesseista Automaatioon: Kuinka Siirtyä Moderniin “Rekrytointityönkulkuun”