Tapaustutkimus
Excelistä tehokkuuteen: kuinka ulkoistusyritys paransi body leasing -prosessia ja raportointia Recruitifyn avulla
Toimiala:
Sijainti:
Yrityksen koko:
Haasteet
Kehittyessään body leasing -palveluiden palvelut monimutkaistuivat ja sopimusten määrä kasvoi. Tiimi käytti yhdistelmää Exceliä, PDF-tiedostoja ja sähköpostiviestintää seuratakseen asiantuntijoiden tiloja, sopimuksia ja laskutusta.
Tämä johti tyypillisiin, mutta kivuliaisiin ongelmiin:
Läpinäkyvyyden puute
vaikeus määrittää, mitkä asiantuntijat ovat käytettävissä, missä vaiheessa sopimusta he ovat ja milloin he lopettavat projektin.
Virheriskit raporteissa
manuaaliset status- ja palkkioyhteenvetot sisälsivät usein epätarkkuuksia.
Ei yhteyttä rekrytointiprosessiin
rekrytoijilla ei ollut täydellistä näkyvyyttä siitä, mitkä sopimukset ovat lähtöisin mistäkin projekteista ja mille asiakkaille.
Rajoitettu skaalautuvuus
mitä enemmän projekteja, sitä enemmän Exceliä - ja vähemmän aikaa asiakaspalveluun.
„Tiimi kasvoi, tulot kasvoivat, mutta näkyvyys – ei. Excel oli kuin musta laatikko: tiedot menivät sisään, mutta niitä oli vaikea tulkita myöhemmin järkevästi.”
Yrityksen kumppani
Miksi valita Recruitify?
Useiden eri järjestelmien analyysien jälkeen virasto totesi, että useimmat ATS-työkalut eivät ratkaise keskeistä ongelmaa — sopimusten hallintaa ja asiakasyhteistyötä.
Recruitify on yksi harvoista ratkaisuista markkinoilla, joka on yhdistänyt rekrytointitoiminnot CRM:ään, sopimusmoduuliin ja kehittyneeseen raportointiin.
Tärkeimmät tekijät, jotka vaikuttivat päätökseen:
"Contracts"-moduuli, joka on omistettu body leasingille | täydellinen hallinta määräajoista, sopimuksista, palkkioista ja asiakasyhteistyön historiasta. |
Keskitetty ehdokkaiden ja alihankkijoiden tietokanta | jokainen asiantuntija liitettynä asiakkaaseen, projektiin ja sopimuksen tilaan. |
CRM + ATS -integraatio | ensimmäisestä kaupankäyntikontaktista aktiiviseen sopimukseen, koko prosessi näkyvissä yhdessä paikassa. |
Edistyneet raportit ja KPI-näkymät | jotka mahdollistavat alihankkijoiden kuormituksen ja projektien kannattavuuden analysoinnin. |
GDPR | Täysi GDPR-yhteensopivuus ja tietojen tarkastettavuus. |
Käyttöönotto
Siirtyminen Excelistä ja edellisestä CRM-järjestelmästä kesti alle kuukauden. Recruitifyn tiimi auttoi tuomaan yli 8 000 asiantuntijan, 300 asiakkaan ja 500 aktiivisen sopimuksen tiedot järjestelmään.
Viikon testauksen ja koulutuksen jälkeen käyttäjät alkoivat työskennellä järjestelmässä täysipainoisesti, hyödyntäen moduuleja: Contracts, Candidates, CRM, Projects, Reports.
Järjestelmä on räätälöity sisäiseen laskutusmalliin — mukaan lukien B2B-sopimusten, toimeksiantosopimusten ja pitkäaikaisten vuokrasopimusten käsittely.
„Aiemmin meillä oli tietoja, mutta meillä ei ollut näkemyksiä. Nykyään voimme muutamalla klikkauksella tarkistaa, mikä sopimus päättyy kahden viikon kuluttua — ja voimme heti aloittaa korvausprosessin.”
Operatiivinen johtaja, ulkoistusyritys
Tulokset
100% sopimusten näkyvyys | jokaiselle alihankkijalle on määritetty tila, päättymispäivä ja siihen liittyvä asiakas |
Virheiden vähentäminen raporteissa 80% | tiedot haetaan automaattisesti Contracts- ja CRM-moduuleista |
Nopeammat maksusuoritukset | työtuntien ja palkkioiden raportointi tapahtuu suoraan järjestelmässä |
Parempi asiakaspalvelu | account managerit saavat heti näkyvyyden projektien tilaan ja asiantuntijoiden saatavuuteen |
Tulojen kasvu 15% | kiitos nopeamman kandidaattikierron ja tehokkaamman kykyjen käytön |
Keskeiset havainnot
Integroitu rekrytointi- ja sopimustenhallinta
Ehdokkaan hankinnasta sopimuksen päättämiseen - kaikki tiedot yhdessä paikassa.
Ajan säästö ja pienempi virheriski
Automaattiset raportit ja muistutukset vanhenevista sopimuksista.
Uusi taso hallintaa ja skaalautuvuutta
Toimisto voi kasvaa ilman back-office-henkilöstön lisäämistä.
Saavuttaneet
Yksi järjestelmä rekrytointiin, sopimuksiin ja asiakkaisiin
Täysi hallinta body leasingiin ja laskutukseen
Nopeampi raportointi ja pienempi virheriski
Parempi näkyvyys asiantuntijoiden saatavuuteen
Tulot kasvavat tehokkaamman tiimityön ansiosta
Ota meihin yhteyttä
Tutustu siihen, kuinka Recruitify voi auttaa IT-yritystäsi yhdistämään rekrytoinnin, ulkoistamisen ja projektityöt yhdeksi järjestelmäksi.
Tutustu myös
Tapaustutkimus
19.11.2025
Freelancerista 30 hengen toimistoksi: kuinka yksi työkalu auttoi rakentamaan skaalautuvan rekrytointiliiketoiminnan
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Näytä lisää
Tapaustutkimus
19.11.2025
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Näytä lisää
