Tapaustutkimus
Kuinka IT-yritys tehosti henkilöstöä, rekrytointia ja yhteistyötä urakoitsijoiden kanssa Recruitifyn avulla
Toimiala:
Sijainti:
Yrityksen koko:
Haasteet
Yritys käytti useita työkaluja samanaikaisesti:
vanha ATS sisäisiin rekrytointeihin,
erillinen CRM ulkoisten asiakkaiden hallintaan,
Excel-taulukoita contractorien saatavuuden seurantaan,
sähköposteja ja Teamsia tiedonvaihtoon HR:n, Deliveryn ja Projektipäälliköiden välillä.
Tämän seurauksena syntyi informaatiokaaos, ja pääongelmat kasvoivat kuukausi kuukaudelta:
1. Yhden yhtenäisen osaajapoolin puute
Sisäiset ja ulkoiset ehdokkaat olivat kahdessa eri järjestelmässä — rekrytoijat eivät usein tienneet, että yrityksellä oli jo sopiva asiantuntija contractor-poolissa.
2. Vaikeus projektien nopeassa resursoinnissa
Delivery Managerit joutuivat manuaalisesti tarkistamaan asiantuntijoiden saatavuuden Excelistä, mikä johti:
viivästyksiin,
virheisiin,
sopimusten menettämisen riskiin hitaan reagoinnin vuoksi.
3. Projektipäälliköiden näkyvyyden puute
Projektipäälliköillä ei ollut näkyvyyttä ehdokasputkiin tai rekrytoinnin tiloihin, mikä vaikeutti projektinhallintaa ja resurssien suunnittelua.
4. Heikko yhteistyö HR:n ja Deliveryn välillä
Kommunikointi tapahtui pääasiassa sähköpostitse - kukaan ei ollut varma, mitkä tiedot olivat ajan tasalla.
„Tiesimme, että meillä oli loistavia ihmisiä, mutta… kukaan ei tiennyt, missä he ovat. Ja kun tuli uusi projekti, aloitimme kaiken alusta.”
Toimituspäällikkö
Miksi valita Recruitify?
Yritys analysoi suosittuja yrityskäyttöön tarkoitettuja ATS- ja CRM-työkaluja, mutta mikään niistä ei tarjonnut yhtä, kriittistä osa-aluetta: järjestelmää, joka yhdistää sisäisen rekrytoinnin, ulkoistamisen ja urakoitsijoiden hallinnan yhteen alustaan. Recruitify osoittautui juuri siksi puuttuvaksi lenkiksi.
Tärkeimmät syyt valita:
Yksi keskitetty talenttien tietokanta | Kaikki hakijat, työntekijät ja alihankkijat yhdessä järjestelmässä - täydellisellä yhteistyöhistorialla. |
Contracts-moduuli |
Kaikki yhdessä paikassa. |
Näkyvyys toimittajille | Toimitusjohtajat ja projektipäälliköt saavat pääsyn:
|
Rekrytoinnin ja resursoinnin automatisointi | Järjestelmä ehdottaa itse hakijoita, jotka:
|
Käyttöönotto
Käyttöönotto kesti yhden kuukauden ja sisälsi:
datan siirron edellisestä ATS:stä,
contractor-tietokannan tuonnin Excelistä,
yhteisen Talent Pool -tietokannan rakentamisen,
näkymien luomisen toimitukselle ja projektipäälliköille,
avattavan saatavuus- ja taitojen tarkistusautomaatioiden käyttöönoton.
Recruitify-tiimi laati myös resurssien käyttöasteen raporttipohjat johdolle ja asiakkaalle.
Kahden viikon testauksen jälkeen koko yritys työskenteli jo yhdessä järjestelmässä.
„Recruitify on muuttunut ‘yksittäiseksi luotettavaksi lähteeksemme’. Vihdoin voimme suunnitella projekteja tietojen, ei arvailujen, pohjalta.”
Toimitusjohtaja, Tukholma
Tulokset
Huomattavasti nopeampi projektien henkilöstöresursointi | Delivery lyhensi saatavilla olevien asiantuntijoiden löytämiseen kuluvan ajan muutamasta tunnista muutamaan minuuttiin. |
Parempi kykyjen hallinnan hyödyntäminen | Talent Poolien ja saatavuusnäkymien ansiosta yritys lopetti "osaamisen ostamisen, jota heillä jo oli". |
Samaan aikaan hallittavien projektien määrän kasvu | Tiimi ei enää tarvinnut tietojen vaihtoa sähköpostitse - kaikki tilat olivat Recruitifyssä. |
Parempi yhteistyö HR–Delivery–PM välillä | Jokaisella osastolla on oma näkymänsä, mutta samat tiedot käytössä. Tämä lisäsi läpinäkyvyyttä ja lyhensi operatiivista viestintää 60%. |
Täysi hallinta ulkoistamisen suhteen | Contracts-moduuli mahdollisti:
|
Keskeiset havainnot
Yksi järjestelmä voi hallita sekä sisäistä rekrytointia että ulkoistamista.
Yhteinen lahjakkuusreservi + saatavuus = nopeampi henkilöstöresursointi ja alhaisemmat kustannukset.
Toimitus, HR ja projektipäälliköt voivat työskennellä tehokkaasti, kun he näkevät samat tiedot.
Automaatio auttaa proaktiivisessa projektisuunnittelussa.
Saavuttaneet
Keskitetty lahjakkuuskanta (työntekijät + urakoitsijat)
Nopeampi työntekijöiden sijoitus ja täydellinen näkyvyys saatavuudesta
Contracts-moduuli kehon leasingiin
Selkeä yhteistyö HR:n, toimituksen ja projektipäälliköiden välillä
Lyhyempi henkilöstöhankinnan aika ja parempi asiakaspalvelu
Ota meihin yhteyttä
Tutustu siihen, kuinka Recruitify voi auttaa IT-yritystäsi yhdistämään rekrytoinnin, ulkoistamisen ja projektityöt yhdeksi järjestelmäksi.
Tutustu myös
Tapaustutkimus
19.11.2025
Freelancerista 30 hengen toimistoksi: kuinka yksi työkalu auttoi rakentamaan skaalautuvan rekrytointiliiketoiminnan
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Näytä lisää
Tapaustutkimus
19.11.2025
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Näytä lisää
