Tapaustutkimus
Arkusjoista automaatioon: miten rekrytointitoimisto tehosti prosessejaan ja sai hallinnan kandidaattitietokantaansa Recruitifyn avulla.
Toimiala:
Sijainti:
Yrityksen koko:
Haasteet
Usean vuoden ajan tiimi tukeutui Excel-taulukoihin, tiedostokansioihin ja sähköpostiviestintään.
Aluksi tämä toimi "riittävän hyvin", mutta yrityksen kasvaessa rekrytointitoimistoille tyypilliset ongelmat alkoivat ilmetä:
Hajautetut tiedot
Ehdokkaat olivat tallennettuina eri tiedostoihin, usein päällekkäisinä tai kuvattuina epäjohdonmukaisesti.
2. Yhteyshistorian puute
Oli vaikea nopeasti tarkistaa, kuka oli jo puhunut tietyn ehdokkaan kanssa ja mihin projekteihin hänet oli aiemmin ilmoitettu.
CRM-järjestelmän puute myyntiin
Kauppakonsultit käyttivät erillisiä työkaluja, mikä vaikeutti asiakkaiden tietojen yhdistämistä rekrytointiprojekteihin.
Raportointi ja GDPR
Asiakasraporttien valmistelu ja tietosuojalakien vaatimusten täyttäminen olivat aikaa vieviä ja alttiita virheille.
Kun aktiivisten projektien määrä ylitti 50 kuukaudessa, Excel ei enää riittänyt. Tiimi tiesi, että jatkokehitys vaatisi datan keskittämistä ja prosessien automatisointia.
„Recruitify sai prosessimme vihdoin toimimaan järjestelmänä, eikä vain kokoelmana tiedostoja. Näkyvyys, automaatio ja kandidaattitietokanta, joita meillä ei aiemmin ollut.”
Managing Partner, rekrytointitoimisto.
Miksi valita Recruitify?
Tiimi harkitsi useita suosittuja ATS-järjestelmiä, jotka ovat saatavilla Euroopan markkinoilla, mutta useimmat niistä osoittautuivat liian monimutkaisiksi tai eivät tarjonneet CRM- ja automaatiotoimintoja yhdessä työkalussa.
Recruitify erottui yhdistämällä modernin ATS-järjestelmän CRM-, myynti- ja automaatiomoduuleihin, jotka mahdollistavat rekrytointiprosessin yhdistämisen liiketoiminnan kehittämiseen.
Kolme keskeistä tekijää nopeuttivat päätöstä:
Tietojen tuonti aiemmista järjestelmistä ja taulukoista | Recruitify-tiimi auttoi siirtämään tuhansia ehdokas- ja asiakastietueita, puhdistaen ja strukturoimalla tietokannan. |
Selkeä käyttöliittymä | Konsultit saattoivat aloittaa järjestelmän käytön jo muutaman tunnin koulutuksen jälkeen. |
Automaattinen kandidaattilistaus ja talent poolit | Recruitify kerää automaattisesti ehdokkaita eri projekteista, mahdollistaen heidän uudelleenkäytön tulevissa rekrytoinneissa. |
Käyttöönotto
Käyttöönoton prosessi kesti alle kolme viikkoa. Recruitify-tiimi auttoi tietojen siirrossa, konfiguroi projektirakenteet ja raporttimallit sekä koulutti käyttäjiä CRM-moduulien ja automaation parissa.
Toimiston tiimi aloitti täysimittaisen työn järjestelmässä yhden testipäivän jälkeen, ilman tarvetta ulkopuolisille IT-konsulteille.
Lisääntynyt tuottavuus
asiakkaille esiteltyjen ehdokkaiden määrä kasvoi 30 prosenttia kolmen ensimmäisen kuukauden aikana.
Parempi näkyvyys
jokainen rekrytoija näkee kontaktihistorian ja ehdokkaiden tilat yhdessä paikassa.
Enemmän liidejä
CRM-moduulin ansiosta myyntitiimi generoitsi 20 prosenttia enemmän uusia kyselyjä.
Lyhyempi projektien toteutusaika
keskimääräinen projektin sulkemisaika lyheni 25 prosenttia.
GDPR-yhteensopivuus
kaikki ehdokasdokumentaatio on automatisoitu ja helppo auditoida.
Recruitify sai meidän prosessimme vihdoin toimimaan kuin järjestelmä eikä vain kokoelmana tiedostoja. Näkyvyys, automaatio ja kandikanta, joita meillä ei aiemmin yksinkertaisesti ollut.
Managing Partner, rekrytointitoimisto
Tulokset
Lisääntynyt tuottavuus | esiteltyjen ehdokkaiden määrä asiakkaille kasvoi 30 % ensimmäisten 3 kuukauden aikana |
Parantunut näkyvyys | jokainen rekrytoija näkee kontaktihistoriat ja ehdokkaiden tilat yhdessä paikassa |
Enemmän liidejä | kiitos CRM-moduulin, myyntitiimi loi 20 % enemmän uusia kyselyjä |
Lyhyemmät projektien toteutusajat | projektin keskiverto viimeistelyaika lyheni 25 % |
GDPR-yhteensopivuus | kaikki hakijadokumentaatio on automatisoitu ja helppo auditoida. |
Keskeiset havainnot
Kaaoksesta rakenteeksi
Tiimi siirsi kaikki tiedot laskentataulukoista ja aikaisemmasta järjestelmästä yhteen, keskitettyyn tietokantaan.
Täydellinen rekrytoinnin ja myynnin yhdistäminen
CRM:n ja raporttien ansiosta esimiehet voivat seurata asiakassuhteita, projekteja ja tuloksia yhdessä paikassa.
Shortlistauksen ja talent poolien automaatio
Parhaat ehdokkaat liitetään automaattisesti tuleviin projekteihin, mikä lyhentää vasteaikaa ja lisää rekrytoinnin onnistumisprosenttia.
Saavuttaneet
Keskitetty, haettavissa oleva ehdokkaiden ja asiakkaiden tietokanta;
Automaattiset lyhytlistat ja talent poolit;
CRM ja myynti yhdessä järjestelmässä;
Selkeät raportit ja GDPR-yhteensopivuus;
Enemmän aikaa suhteille, vähemmän hallinnolle.
Ota meihin yhteyttä
Tutustu siihen, kuinka Recruitify voi auttaa IT-yritystäsi yhdistämään rekrytoinnin, ulkoistamisen ja projektityöt yhdeksi järjestelmäksi.
Tutustu myös
Tapaustutkimus
19.11.2025
Freelancerista 30 hengen toimistoksi: kuinka yksi työkalu auttoi rakentamaan skaalautuvan rekrytointiliiketoiminnan
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Näytä lisää
Tapaustutkimus
19.11.2025
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Kuinka palveluyrityksen HR-osasto lyhensi palkkausprosessin aikaa ja paransi hakijakokemusta Recruitifyn avulla
Näytä lisää
