Sopimus
Recruitify.ai-palvelun säännöt.
Henkilötietojen käsittelysopimus.
Recruitify.ai-palvelun käyttöehdot.
§ 1. Johdanto
Tämä sääntö, annettu 18. heinäkuuta 2002 annetun lain 8 §:n 1 momentin 1 kohdan nojalla sähköisten palveluiden tarjoamisesta, määrittelee ehdot ja periaatteet, joiden mukaisesti Recruitify Sp. z o.o. (jäljempänä 'Recruitify') tarjoaa palveluita niille tahoille, jotka ovat tehneet palvelusopimuksen Recruitifyn kanssa.
§ 2. Määritelmät
Tässä säännöksessä alla mainituilla termeillä on seuraavat merkitykset:
Palveluntarjoaja tai Recruitify – Recruitify-yhtiö, jolla on rajallinen vastuu, sijaitsee osoitteessa Powązkowska 15, 01-797 Varsova, Y-tunnus 5252733667, KRS 0000709889.
Asiakas – Asiakas, joka on tehnyt sopimuksen Palveluntarjoajan kanssa. Asiakas voi olla vain yrittäjä siviililain art. 431 mukaisesti.
Osapuolet – Palveluntarjoaja tai Asiakas.
Portaali – verkkopalvelu, joka toimii osoitteessa recruitify.ai, jossa Asiakas voi syöttämällä käyttäjätunnuksen ja salasanan päästä käyttämään Palveluita.
Tili – tietokantamerkintä Portaalissa, jonka avulla Asiakas voi käyttää Palveluita.
Palvelut – Palveluntarjoajan tarjoama palvelu teleinformaatiojärjestelmiä käyttäen, asiakkaan henkilökohtaisesta pyynnöstä ilman osapuolten fyysistä läsnäoloa. Palvelu tarjotaan modulaaristen tietojärjestelmien avulla, jotka helpottavat rekrytointiprosessien hallintaa. Eri Palveluiden laajuus aktivoidaan valitun hinnaston mukaisesti.
Sopimus – Palveluiden tarjontaa koskeva sopimus, joka tehdään Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välillä näiden säännösten mukaisesti sekä tarvittaessa – Palveluntarjoajan tilaamisen tai muiden asiakirjojen mukaisesti.
Säännöt – nämä säännöt.
Laskutusjakso – täysi kalenterikuukausi alkaen Sopimuksen tekemispäivästä.
Tilaus – lomake, joka määrittelee Palvelujen perusparametrit.
Hinnasto – tietodokumentti, joka määrittelee Palvelujen tarjonnan laajuuden, mukaan lukien kunkin paketin nimen ja Palveluntarjoajalle maksettavan palkkion määrä valmiudesta tarjota Palveluja. Ellei Hinnastosta muuta johdu, Hinnastossa mainitut summat ovat nettohintoja, eli ilman arvonlisäveroa.
Tietojen käsittelyn sopimus – Liite 1 näihin Sääntöihin.
§ 3. Sopimuksen tekemisen menettely
Sopimus tehdään:
a. allekirjoittamalla ja lähettämällä Tilaus (sen skannattuna versiona tai muussa muodossa, joka täyttää siviililain 77(2) ja 77(3) artikloiden mukaisen asiakirjan muodon määritelmän) Palveluntarjoajan antamaan sähköpostiosoitteeseen: contact@recruitify.ai. Palvelun käyttäjä on velvollinen valitsemaan Palvelu-versiot ja Laskutusjaksojen määrän, jonka aikana Palvelut tarjotaan,
b. allekirjoittamalla Tilaus ja toimittamalla se Palveluntarjoajan myyntiedustajalle - Palvelun käyttäjä on velvollinen valitsemaan Palvelu-versiot ja Laskutusjaksojen määrän, jonka aikana Palvelut tarjotaan, tai
c. täyttämällä Tilaus online Portaalissa - kun Palvelun käyttäjä täyttää Tilausta online Portaalissa, hän valitsee sopivat valinnat rastittamalla Palvelu-version sekä Laskutusjaksojen määrän, jonka aikana Palvelut tarjotaan,
d. tekemällä Tilauksen puhelimitse.
Sopimuksen tekeminen merkitsee tämän Säännöstön hyväksyntää.
§ 4. Sopimusehdot
Palveluntarjoaja sitoutuu olemaan valmis Palvelujen tarjoamiseen koko Sopimuksen voimaantuloajan. Palveluntarjoajan maksu on korvaus valmiudesta tarjota Palveluja. Asiakkaalla ei ole sopimuksen solmimisen jälkeen velvollisuutta käyttää Palveluja, mutta tämä ei vapauta häntä velvollisuudesta maksaa Recruitifylle kuuluvaan palkkioon.
Sopimuksen solmimisen jälkeen Asiakkaan on valittava käyttäjätunnus ja salasana Tilille.
Palveluntarjoaja mahdollistaa Asiakkaan myöntävän itsenäisesti pääsyn Tilille valitsemilleen henkilöille (esim. työntekijöilleen) omalla harkinnallaan. Asiakas myöntää ja muokkaa käyttöoikeuksien laajuutta käyttäjille, joille pääsy annetaan. Asiakas sitoutuu ylläpitämään luetteloa niistä henkilöistä, joille hän on myöntänyt pääsyn Tilille ja heidän oikeuksiensa laajuudesta. Yhtä Tiliin pääsyä (käyttäjätunnusta ja salasanaa) voi käyttää vain yksi henkilö, jonka Asiakas on osoittanut.
Asiakkaalla on oikeus tarkastella käyttäjätilin kirjautumissession historiaa, jolle hän on myöntänyt pääsyn. Palveluntarjoaja voi asiakkaan pyynnöstä antaa tietoja siitä, mihin tietoihin käyttäjä on saanut pääsyn tietyllä hetkellä.
Suorittaessaan tiliin liittyviä toimia, Asiakas ilmoittaa, että toimet suoritetaan hänen tietonsa ja suostumuksensa mukaisesti ja että ne ovat hänelle sitovia.
Perustoimintojen ja ratkaisujen laajuus tietyn Palvelupaketin sisällä sekä Palveluntarjoajan vaatiman maksu määräytyvät Hinnaston mukaan.
Sopimuksen voimassaoloaikana Osapuolet voivat liitteenä sopimukseen muuttaa Asiakkaan valitsemaa Palvelupakettia ja Palvelujen kestoa.
Tämän sääntöjen rikkomisen tapauksessa Asiakkaan pääsy tilille voidaan rajoittaa rikkomusten ajan tai ajanjakson mukaan, jonka Palveluntarjoaja on ilmoittanut Asiakkaalle rikkomusten poistamiseksi, tästä Asiakkaalle ilmoitetaan. Pääsyn rajoittaminen tilille ei vaikuta Palveluntarjoajan oikeuteen saada korvausta valmistautumisesta Palvelujen tarjoamiseen.
Erityisen vakavissa sääntöjen rikkomisen tapauksissa Palveluntarjoajalla on oikeus, kirjallisella tai kirjallisessa muodossa oleellisella muistutuksella Asiakkaalle lopettaa rikkomukset, estää pääsy Asiakkaan tilille, mikä merkitsee sopimuksen purkamista välittömin vaikutuksin Asiakkaan toimien vuoksi. Tässä tapauksessa Asiakas on velvollinen maksamaan Palveluntarjoajalle sopimussakkoa, joka vastaa palkkion määrää Settling-ajanjakso, jossa sopimus purkaantui.
Palveluntarjoaja ei ole millään tavalla vastuussa:
a. Asiakkaan tai hänen asiakkaansa oikeudellisen perusteiden oikeellisuudesta henkilötietojen keräämiseksi,
b. Asiakkaan tai hänen asiakkaansa tietosuojalainsäädännön mukaisten tiedotusvelvollisuuksien täyttämisestä suhteessa henkilöihin, joiden henkilötietoja Asiakas tuojottaa tilille,
c. Asiakkaan tai hänen nimissään tai puolestaan toimivien henkilöiden myöntävyydestä tilille pääsemiseksi luvattomille henkilöille, erityisesti salasanan tai muiden kirjautumiseen tarvittavien tietojen paljastaminen,
d. Kaikenlaisista tiliin kohdistuvista murroista, jotka johtuvat Asiakkaan tai hänen nimissään tai puolestaan toimivien henkilöiden toimista tai laiminlyönneistä,
e. Palvelujen käytöstä Asiakkaan tai hänen nimissään tai puolestaan toimivien henkilöiden kautta, jos ne eivät ole sopusoinnussa niiden tarkoitusten tai sopimuksen kanssa,
f. Palvelujen käytön tavasta Asiakkaan toimesta,
g. Keskeytyksistä Palveluun pääsyssä johtuen Internetin, laitteiston tai Asiakkaan ohjelmiston rikkoutumisesta.
Jollei mikään muu ilmene laajasti sovellettavista laeistä tai säännöistä, Palveluntarjoaja on vastuussa Asiakkaalle vain omasta tahallisesta tai törkeästä huolimattomuudestaan johtuvista vahingoista.
11. Asiakkaat eivät saa julkaista lainvastaisia sisältöjä, erityisesti vihamielisiä, seksuaalisiin, rasistisiin, etnisiin, kulttuurisiin tai uskonnollisiin vainoihin yllyttäviä tai rikollisuuteen kannustavia tai niihin liittyviä kolmannen osapuolen oikeuksia, kuten immateriaalioikeuksia, loukkaavia sisältöjä.
Asiakkaan on pidettävä tilin käyttäjätunnus ja salasana salassa, eikä niitä saa luovuttaa tai jakaa kolmansille osapuolille. Asiakas on vastuussa siitä, että antamansa pääsyn mukaan §4 kohdan 3 säännöistä huolimatta myöntävänsä käyttäjän toimet tai laiminlyönnit mairittelevat hänen omia toimiaan tai laiminlyöntejään. Palveluntarjoaja ei ole vastuussa tilille pääsystä, jos se on saatu Asiakkaan toimintojen tai laiminlyöntien vuoksi. Jos käyttäjätunnuksen tai salasanan luottamuksellisuus menetetään, Asiakkaan on ilmoitettava siitä heti Palveluntarjoajalle ja vaihdettava salasana.
Palveluntarjoaja suosittelee säännöllistä tilin salasanan vaihtamista ja ns. "vahvojen salasanojen" käyttöä.
Palveluntarjoaja suosittelee, että tilin salasanaa ei tallenneta selaimeen, josta Asiakas muodostaa yhteyden Portaaliin, eikä että se ole paperiliitteenä kiinni näytön tai tietokoneen rungossa.
§ 5. Sopimuksen Kesto
Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevaksi.
Osapuolet sopivat, että toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanominen voi tapahtua yhden kuukauden irtisanomisajalla huomioiden sopimuksen kohdan §4 kohta 6.
Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti tai dokumentoidussa muodossa, esimerkiksi sähköpostilla osoitteeseen billing@recruitify.ai.
§ 6. Palkka ja maksutavat
Palkka palveluvalmiudesta määrittyy hinnaston mukaan sopimuksen solmimispäivänä. Palkka on maksettava jokaiselta laskutuskaudelta, jolla palveluntarjoaja oli valmis tarjoamaan palveluja.
Palveluntarjoajalla on oikeus korvaukseen myös palvelunsaajalle tarjotuista ylimääräisistä palveluista, kuten SMS-lähetykset ja CV Parser, mikäli ne ylittävät hinnastossa mainitun rajan, ellei sopimuksen mukaiset palveluehdot toisin määrää. Palveluntarjoaja ilmoittaa palvelunsaajalle palvelurajojen täyttymisestä sopimuksen mukaisella tavalla.
Maksu suoritetaan pankkisiirtona palveluntarjoajan pankkitilille.
Palvelunsaaja voi suorittaa kertamaksun 12 kuukauden ajalta etukäteen tai maksaa kuukausittain laskutuskausien mukaisesti.
Palvelusta maksetaan etukäteen. Laskut laaditaan 7 päivän kuluessa edellisen laskutuskauden päättymisestä ja koskevat seuraavaa laskutuskautta. Palvelunsaaja suostuu vastaanottamaan ALV-laskun sähköisesti.
Palveluntarjoaja ei vastaa maksutapahtumien onnistumisesta, jotka toteutetaan internetmaksupalvelun kautta. Palvelunsaaja on velvollinen raportoimaan suoraan kyseisen verkkopalvelun ylläpitäjälle maksutapahtumien kulkuun liittyvät huomiot.
Osapuolet sopivat, että maksupäivä on päivä, jolloin palveluntarjoajan pankkitili saa maksun.
Viivästyessä maksusta, palveluntarjoajalla on oikeus vaatia viivästyskorkoa kaupallisista liiketoimista.
Jos maksuviive ylittää 14 päivää, palveluntarjoaja estää palvelunsaajan mahdollisuuden vastata käyttäjille. Jos viive ylittää 28 päivää, palveluntarjoaja estää palvelunsaajan pääsyn tilille. Näillä toimilla palveluntarjoaja säilyttää oikeuden koko korvaukseen.
§ 7. Palveluiden laatu
Palveluntarjoaja sitoutuu varmistamaan tarjoamiensa Palveluiden asianmukaisen laadun.
Palveluiden käyttämiseksi tarvitaan yhteys Internetiin ja verkkoselain, joka mahdollistaa Internetissä WWW-palvelun kautta saatavilla olevien hypertekstiasiakirjojen (HTML) näyttämisen Käyttäjän tietokoneella. Palvelunkäyttäjä on tietoinen siitä, että laitteen teknisestä kokoonpanosta johtuen, jolla Palvelunkäyttäjä selaa portaalia, jotkin portaalin ominaisuudet voivat olla hänelle saavuttamattomia.
Palvelut ovat saatavilla 97 %:n tasolla vuosittain, ja Palveluntarjoaja ei vastaa palvelun puutteesta jäljelle jäävältä osalta. Mikäli Portaali on käytettävissä alle 97 % vuodessa, Palveluntarjoaja pidentää Sopimusta suhteellisesti saatavuuden katkokseen. Tässä tapauksessa Palvelunkäyttäjä ei ole velvollinen maksamaan Sopimuksen pidennyksestä katkoksen keston aikana.
Palveluntarjoaja pidättää oikeuden siirtää Portaalista kaikki oikeudet kolmannelle osapuolelle. Tässä tapauksessa Palvelunkäyttäjällä on oikeus irtisanoa Sopimus ilman irtisanomisaikaa.
§ 8. Henkilötiedot
Palveluiden asianmukaisen tarjoamisen vuoksi Palvelun käyttäjä voi lisätä Tilille henkilötietoja.
Tilanteessa, jossa Palvelun käyttäjä tai hänen henkilöstönsä tallentaa Tilille mitä tahansa henkilötietoja, neuvotellaan henkilötietojen käsittelyn siirrosta Palvelun tarjoajalle Palvelun käyttäjän toimesta art. 28 RODO:n tarkoittamassa laajuudessa.
Epäselvyyksien poistamiseksi Palvelun tarjoaja ei ole Tilille tallennettujen henkilötietojen rekisterinpitäjä. Palvelun tarjoaja käsittelee Palvelun käyttäjän tai hänen henkilöstönsä tässä tallentamia henkilötietoja Palvelun käyttäjän ohjeiden mukaisesti, jolloin ohje käsittelyyn katsotaan olevan Sopimus tai henkilötietojen tallentaminen Tilille.
Palvelun käyttäjä vakuuttaa, että hän on Tilille tallentamiensa henkilötietojen rekisterinpitäjä tai että hän käsittelee näitä tietoja vastaajana.
Palvelun tarjoajalla on oikeus käsitellä luovutettuja henkilötietoja yksityiskohtaisesti Sopimuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti, joka on Liitteenä nro 1 Sääntöihin.
§ 9. Tietojen säilyttäminen
Palveluiden tarjonnan puitteissa Recruitify varmistaa, että Palveluun syötetyt tiedot säilytetään.
Säilytettyihin tietoihin pääsy taataan Palvelun kautta.
Koska Palveluun syötettyjä tietoja säilytetään, Recruitify on oikeutettu käsittelemään Henkilötietoja, joita on luovutettu §8 Sopimuksen perusteella niiden säilyttämisajan keston ajan.
Palveluun syötettyjen tietojen säilytysaika on sama kuin Sopimuksen voimassaoloaika.
Syötettyjen tietojen säilyttämisestä ei peritä palkkiota muutoin kuin Tilausmäärityksessä määritellysti.
Palveluntarjoaja voi maksutta suorittaa Asiakkaan pyynnöstä Palveluun syötettyjen säilytettyjen tietojen viennin.
§ 10. Valitusmenettely
Kaikki huomautukset, jotka liittyvät Portaalin toimintaan, Palvelun käyttäjä voi lähettää valitusilmoituksen osoitteeseen: contact@recruitify.ai.
Käsitellään valituksia, jotka:
a. on tehty asianmukaiseen osoitteeseen Palvelun käyttäjän toimesta,
b. sisältävät syyn valituksen tekemiselle sekä mahdollisesti määrittelevät toimenpiteet, joita Palvelun käyttäjä odottaa,
c. sisältävät ajantasaiset tiedot Palvelun käyttäjästä.
Palveluntarjoaja käsittelee valitusilmoitukset 30 päivän kuluessa niiden vastaanottamisesta, jos Palvelun käyttäjä on esittänyt ilmoituksen selkeästi ja ymmärrettävästi. Jos valitus on puutteellinen tai epäselvä, mikä estää sen käsittelyn yllä mainitussa ajassa, Palveluntarjoaja pyytää Palvelun käyttäjää täydentämään sitä 7 päivän kuluessa. Jos pyyntö on tulokseton, mainittu valitus jää käsittelemättä.
Palvelun käyttäjä saa tiedon valituksen ratkaisusta ajantasaisessa sähköpostiosoitteessaan.
Jos valitus hyväksytään, Palveluntarjoaja poistaa havaitut epäkohdat. Jos epäkohdat liittyivät Portaalin virheelliseen toimintaan, Palvelun käyttäjä saa palautuksen maksetun palkkion asianmukaisesta osasta Palvelun käyttäjän ilmoittamalle pankkitilille.
§ 11. Teknisiä vaatimuksia ja loppusäännöksiä
Palvelun käyttö edellyttää tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, ja joka on varustettu Edge-, Mozilla Firefox-, Google Chrome- tai muulla vastaavalla nykyaikaisella selaimella.
Palvelun täyden toiminnallisuuden käyttämiseen voi olla tarpeen asettaa selaimen asetuksissa sopiva evästeiden taso, turvallinen SSL-tiedonsiirtoprotokolla tai JavaScript-sovelluksen tuki.
Tämä sääntö on olennainen osa tilausta.
Tämä sääntö on saatavilla Palveluntarjoajan toimipisteessä sekä sähköisenä versiona Palveluntarjoajan verkkosivustolla, muodossa, joka mahdollistaa sen hankkimisen, toistamisen ja tallentamisen tietojärjestelmään, jota Palvelun käyttäjä hyödyntää.
Palveluntarjoaja pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän sääntöön. Muutokset astuvat voimaan 14 päivän kuluttua niiden julkaisusta. Palveluntarjoaja ilmoittaa Palvelun käyttäjälle suunnitelluista muutoksista sääntöön. Mikäli myöhemmät sääntömuutokset olisivat voimassa Palvelun käyttäjää kohtaan, ne toimitetaan etukäteen käyttäjälle hyväksyntää varten, tarjoten mahdollisuuden irtisanoutua sopimuksesta välittömin vaikutuksin ilman taloudellisia seuraamuksia. Jos muutokset käynnistää Palvelun käyttäjä, niiden voimaantulo edellyttää kirjallista muotoa.
Siltä osin kuin tämä sääntö ei aseta muita ehtoja, sovelletaan Suomen lainsäädäntöä, erityisesti siviililakia ja lakia 18. heinäkuuta 2002 sähköisestä palveluiden tarjonnasta.
Kaikki tähän sääntöön liittyvät kiistat pyritään ratkaisemaan sovinnollisesti. Jos sovintoa ei saavuteta, kiistat käsitellään Palveluntarjoajan kotipaikan yleisessä tuomioistuimessa.
Jos jokin säännön ehto todetaan pätemättömäksi, se ei tee koko sääntöä pätemättömäksi. Pätemättömän ehdon tilalle sovelletaan asianmukaisia lain säädöksiä.
§ 12. Kokeilujakso
Palveluntarjoaja mahdollistaa Palvelun vastaanottajalle maksuttoman Sopimuksen solmimisen 14 päivän kokeilujaksoksi.
Kokeilujakson aikana Palvelun vastaanottaja voi hyödyntää Palveluja siinä laajuudessa, kuin puhelinkeskustelussa on määritelty.
Kokeilujaksoa sovellettaessa sovelletaan sääntöjä, lukuun ottamatta maksu- ja irtisanomisehtoja.
Kokeilujakson päätyttyä Sopimus päättyy automaattisesti, ellei Palveluntarjoaja ja Palvelun vastaanottaja solmi maksullista Sopimusta Palvelujen tarjoamisesta.
Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen
§ 1 Määritelmät
Sopimusta varten, Ylläpitäjä ja Käsittelijä sopivat seuraavista käsitteiden merkityksistä:
Henkilötiedot – tiedot Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 4 artiklan 1 kohdan mukaisesti, eli kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyvät tiedot;
Henkilötietojen Käsittely – kaikki toiminnot tai toimintosarjat, jotka suoritetaan henkilötiedoilla tai henkilötietosarjoilla automatisoidusti tai ei-automaattisesti, kuten tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen, säilyttäminen, mukauttaminen tai muuttaminen, noutaminen, tarkistaminen, hyödyntäminen, paljastaminen siirtämällä, levittäminen tai muutoin saataville asettaminen, sovittaminen tai yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen tai tuhoaminen asetuksen (EU) 2016/679 4 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
Sopimus – tämä sopimus;
Pääsopimus – ylläpitäjän ja käsittelijän välinen yhteistyösopimus;
Asetus 2016/679 – Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27. huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja tällaisten tietojen vapaasta liikkuvuudesta, sekä direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) (EUVL L 119, 2016, s. 1).
§ 2 Osapuolten Lausuma
Osapuolet ilmoittavat seuraavaa:
Osapuolet vahvistavat, että Sopimus on tehty toteuttamaan velvoitteet, joista puhutaan asetuksen 2016/679 artiklassa 28, liittyen Pääsopimuksen tekemiseen,
Rekisterinpitäjä ilmoittaa olevansa Henkilötietojen rekisterinpitäjä asetuksen 2016/679 4 artiklan kohdan 7 mukaisesti, eli taho, joka yksin tai yhdessä muiden kanssa määrittelee Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
Käsittelijä ilmoittaa olevansa asetuksen 2016/679 4 artiklan kohdan 8 mukainen käsittelijä Sopimuksen puitteissa, mikä tarkoittaa, että se käsittelee Henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta.
Käsittelijä vakuuttaa täyttävänsä asetuksen 2016/679 artiklan 28 vaatimukset ja antaa takausta riittävien teknisten toimenpiteiden käyttöönotosta.
§ 3 Käsittelyn kohde ja kesto
Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu käsittelemään tietoja laillisesti ja sopimuksen mukaisesti, kun tietojen hallinnoija antaa ne käsiteltäväksi.
Sopimus on voimassa niin kauan kuin Pääsopimus on voimassa ja kunnes kaikki sopimuksesta ja Pääsopimuksesta johtuvat velvoitteet on suoritettu. Epäselvyyksien välttämiseksi Pääsopimuksen irtisanominen päättää myös tämän sopimuksen.
§ 4 Tavoite ja henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet
Käsittelijä voi käsitellä Henkilötietoja ainoastaan Sopimuksessa määrätyssä laajuudessa ja tarkoituksessa.
Henkilötietojen Käsittelyn tarkoituksena on Pääsopimuksen täytäntöönpano, erityisesti Käsittelijän tarjoamien palveluiden toteuttaminen Palveluehtojen mukaisesti.
Sopimuksen perusteella Käsittelijän käsittelemien Henkilötietojen laajuus kattaa kaikki henkilötietokategoriat, joita käsitellään Rekisterinpitäjän tietojärjestelmissä.
Sopimuksen perusteella Käsittelijän käsittelemien Henkilötietojen laajuus kattaa työnhakijoiden tiedot, jotka Rekisterinpitäjä on syöttänyt Käsittelijän kehittämiin järjestelmiin.
Käsittelijä käsittelee Henkilötietoja ainoastaan Rekisterinpitäjän dokumentoidun ohjeistuksen mukaisesti. Dokumentoiduksi ohjeistukseksi katsotaan Pääsopimuksessa esitetyt tietojen käsittelyohjeet sekä Rekisterinpitäjän antamat ohjeet tai neuvot sähköpostitse tai kirjallisesti Sopimuksen voimassaoloaikana.
Henkilötietoja käsitellessään Käsittelijän tulee noudattaa Sopimuksessa esitettyjä periaatteita sekä Rekisterinpitäjän antamia ohjeita ja neuvontaa, samoin kuin Asetusta 2016/679.
§ 5 Yksityiskohtaiset tiedot tietojen käsittelystä
Ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista, käsittelijä toteuttaa henkilötietojen suojaamiseksi tarvittavat turvatoimenpiteet, jotka on mainittu GDPR:n 32 artiklassa, erityisesti:
a) ottaen huomioon teknisen tieteen tilan, toteutuskustannukset sekä käsittelyn luonteen, laajuuden, kontekstin ja tarkoitukset sekä eri todennäköisyydellä ja vakavuusriskillä olevien fyysisten henkilöiden oikeuksien tai vapauksien rikkomisen riskin, käsittelijän on otettava käyttöön tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka takaavat käsiteltävien henkilötietojen riittävän suojaustason. Käsittelijän tulee dokumentoida sovellettujen toimenpiteiden käyttö asianmukaisesti sekä päivittää nämä toimenpiteet sopimalla hallinnoijan kanssa,
b) varmistaa, että jokainen käsittelijän valtuuttama fyysinen henkilö, jolla on pääsy henkilötietoihin, käsittelee niitä hallinnoijan ohjeiden mukaisesti, mukaan lukien hänen ohjeensa ja ohjeidensa mukaisesti, sopimuksessa määrätyssä tarkoituksessa ja laajuudessa,
c) pitää kirjaa kaikista hallinnoijan puolesta suoritetuista käsittelytoimista, jotka mainitaan asetuksen 2016/679 artiklan 30 kohdassa 2 ja antaa sen hallinnoijalle tämän pyynnöstä, ellei käsittelijä ole vapautettu tästä velvoitteesta asetuksen 2016/679 artiklan 30 kohdan 5 perusteella.
Käsittelijä varmistaa, että henkilöt, joilla on pääsy henkilötietojen käsittelyyn, säilyttävät ne ja turvatoimenpiteet salassa, ja salassapitovelvollisuus on voimassa myös sopimuksen päätyttyä sekä käsittelijän työsuhteen päättymisen jälkeen. Tätä varten käsittelijä sallii tietojen käsittelyn vain henkilöille, jotka ovat allekirjoittaneet sitoumuksen henkilötietojen ja niiden suojaamiskeinojen salassapidosta.
§ 6 Käsittelijän jatkovelvollisuudet
Käsittelijä sitoutuu auttamaan Rekisterinpitäjää täyttämään velvoitteet, jotka on määritelty asetuksen 2016/679 artikloissa 32-36; erityisesti, Käsittelijä sitoutuu toimittamaan Rekisterinpitäjälle tietoa ja toteuttamaan hänen määräyksensä koskien käytettyjä henkilötietojen suojauskeinoja sekä Käsittelijä sitoutuu ilmoittamaan Rekisterinpitäjälle tapauksista, joissa henkilötietojen suoja on vaarantunut, 24 tunnin kuluessa tapauksen havaitsemisesta.
Käsittelijä sitoutuu auttamaan Rekisterinpitäjää asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, jotta voidaan täyttää velvollisuus vastata tietojen kohteina olevien henkilöiden vaatimuksiin, jotka koskevat heidän oikeuksiensa toteuttamista, kuten on määritelty asetuksen 2016/679 artikloissa 15-22. Erityisesti Käsittelijä sitoutuu ilmoittamaan Rekisterinpitäjälle, kun tietoihin liittyvä henkilö tekee tällaisen vaatimuksen, 5 päivän kuluessa vaatimuksen vastaanottamisesta.
Käsittelijä sitoutuu noudattamaan mahdollisia ohjeita tai suosituksia, joita antaa valvontaviranomainen tai Euroopan unionin neuvonantava elin koskien henkilötietojen käsittelyä, erityisesti asetuksen 2016/679 soveltamisen osalta.
Käsittelijä sitoutuu ilmoittamaan viipymättä Rekisterinpitäjälle (pääsopimuksessa määriteltyjen yhteydenottotapojen tai ilmoitusten lähettämistapojen mukaisesti) kaikista oikeudenkäynneistä, erityisesti hallinnollisista tai tuomioistuinmenettelyistä, jotka koskevat Käsittelijän toimittamien henkilötietojen käsittelyä, kaikista hallinnollisista päätöksistä tai päätöksistä, jotka koskevat Käsittelijälle osoitettujen henkilötietojen käsittelyä, sekä kaikista tarkastuksista ja valvontatoimista, jotka kohdistuvat Käsittelijän suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn, erityisesti valvontaviranomaisen suorittamana.
§ 7 Aliprosessoinnin luovuttaminen
Käsittelijä voi hyödyntää toisen käsittelijän palveluita (alihankkija).
Ylläpitäjä suostuu henkilötietojen käsittelyn alihankintaan, jonka suorittavat Käsittelijän alihankkijat.
Henkilötietojen käsittelyn alihankinnan osalta alihankinta perustuu sopimukseen.
Käsittelijä varmistaa, että alihankkijat, joille tietojen käsittelyä on luovutettu, soveltavat vähintään yhtä korkeaa henkilötietojen suojaustasoa kuin Käsittelijä itse.
Jos alihankkijat eivät täytä heille asetettuja tietosuojaa koskevia velvoitteita, täysi vastuu näiden alihankkijoiden velvoitteiden suorittamisesta kuuluu Käsittelijälle ylläpitäjää kohtaan.
§ 8 Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin
Käsittelijä ei saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen (jäljempänä: ETA) ulkopuolella sijaitsevaan kolmanteen maahan, ellei rekisterinpitäjä myönnä etukäteen kirjallista suostumusta tällaiselle siirrolle.
Jos rekisterinpitäjä myöntää etukäteen suostumuksen henkilötietojen siirrolle kolmanteen maahan, käsittelijä voi suorittaa tietojen siirron vain, jos:
a) Kohdemaa tarjoaa riittävän tietosuojan tason, joka on yhdenvertainen Euroopan unionin tasoon nähden, tai
b) Rekisterinpitäjä ja käsittelijä tai alikäsittelijä ovat tehneet sopimuksen, joka perustuu vakiosopimuslausekkeisiin, tai ovat ottaneet käyttöön muun mekanismin, joka lainsäädännön mukaan laillistaa tietojen siirron kolmanteen maahan.
§ 9 Auditointi
Käsittelijä:
a) mahdollistaa Rekisterinpitäjälle tai valtuutetulle auditoijalle auditoimisen tai tarkastamisen tavalla, joka ei häiritse käynnissä olevaa toimintaa,
b) tarjoaa Rekisterinpitäjälle kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen toiminnan yhteensopivuuden osoittamiseen GDPR-säädösten kanssa,
c) sitoutuu yhteistyöhön Rekisterinpitäjän kanssa tarkastusten aikana.
Jos havaitaan, että Käsittelijä ei noudata Henkilötietojen Käsittelysääntöjä suhteessa Rekisterinpitäjän antamiin tietoihin, Rekisterinpitäjä kehottaa Käsittelijää poistamaan rikkomukset 14 päivän kuluessa seuraamuksista, jotka on määritelty kohdassa §10 kohta 6 alakohta b).
§ 10 Käsittelyn päättäminen
Käsittelyn päättyessä, Käsittelijä on velvollinen lopettamaan Henkilötietojen käsittelyn ja poistamaan omista kokoelmistaan ja tietojärjestelmistään kaikki Henkilötiedot sekä niiden olemassa olevat kopiot, pyynnöstä, ylläpidon mukaisesti.
Huolimatta palvelujen päättymisestä, jotka liittyvät Henkilötietojen Käsittelyyn, Käsittelijällä on oikeus käsitellä tietoja, jotka todistavat palvelujen suorittamisesta Pääkäyttäjälle.
Henkilötietojen poistamisella, kuten kohdassa 1 mainitaan, tarkoitetaan Henkilötietojen tuhoamista tai niiden sellaista muokkausta, joka ei salli henkilön tunnistamista, jonka tiedot kyseessä ovat.
Poistaminen tulee todistaa kirjallisella lausunnolla, jonka allekirjoittavat Käsittelijän valtuutetut henkilöt. Käsittelijä sitoutuu toimittamaan Pääkäyttäjälle lausunnon Henkilötietojen poistamisesta 7 päivän kuluessa tällaisen pyynnön esittämisestä Pääkäyttäjän toimesta.
Pääsopimuksen purkaminen missä tahansa vaiheessa ja millä tahansa tavalla johtaa Sopimuksen päättymiseen.
Pääkäyttäjä on oikeutettu purkamaan Sopimuksen välittömästi, mikäli:
valvontaviranomainen toteaa, että Käsittelijä ei noudata henkilötietojen käsittelyperiaatteita suhteessa Pääkäyttäjän luovuttamiin tietoihin,
b. Pääkäyttäjä, tarkastuksen jälkeen, jonka osalta §9 mainitaan, toteaa, että Käsittelijä ei noudata Henkilötietojen Käsittelyperiaatteita suhteessa Pääkäyttäjän luovuttamiin tietoihin ja että 14 päivän aika rikkomusten poistamiseen on ollut tehoton,
c. Käsittelijä on käyttänyt Henkilötietoja vastoin Sopimusta tai lakia, käsitellyt virheellisesti luovutettuja Henkilötietoja aiemmista kehotuksista huolimatta tai siirtänyt Henkilötietojen käsittelyn toiselle osapuolelle ilman Pääkäyttäjän suostumusta.
§ 11 Loppusäännökset
Sopimus tulee voimaan, kun Palveluntarjoaja on hyväksynyt palveluehtosopimuksen, ja on voimassa koko osapuolten yhteistyön ajan.
Sopimuksen kattamattomiin asioihin sovelletaan 23. huhtikuuta 1964 annetun Siviililain (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.) sekä Asetuksen 2016/679 säädöksiä.
Sopimuksen toimeenpanoon liittyvät riidat ratkaistaan Toimeenpanijan kotipaikan toimivaltaisessa tuomioistuimessa.
