Gdy inni wyjeżdżali na urlopy, my ruszyliśmy w teren. Lipiec to czas, kiedy większość ludzi naciska „pauzę” – automatyczne odpowiedzi, puste skrzynki, klasyczne „wróćmy do tematu we wrześniu”. Ale czasem właśnie wtedy najbardziej zwinne zespoły rekrutacyjne podejmują odważne decyzje.
Jeden z naszych klientów – agencja rekrutacyjna – uznał, że to lato to idealny moment, by uporządkować coś, co od lat ciążyło im z tyłu głowy: przerośniętą, chaotyczną bazę kandydatów. Ponad 35 000 rekordów rozproszonych po różnych narzędziach, przestarzałych systemach i arkuszach Excela… czas na poważne porządki.
Więc gdy branża pakowała klapki, my pakowaliśmy nasze know-how.
Problem: Przerośnięta baza i system, który nie nadążał
Agencja rosła bardzo szybko. Ale – jak to często bywa – technologia nie nadążyła za tempem wzrostu. Zespół żonglował wieloma projektami, przełączał się między narzędziami i tracił cenny czas na podstawowe czynności: wyszukiwanie kandydatów, sprawdzanie historii kontaktu, próby ogarnięcia „kto z kim ostatnio rozmawiał”.
Zanim mogliśmy cokolwiek poprawić, trzeba było rozplątać kilka lat nagromadzonych danych. Oto z czym się mierzyliśmy:
- Ponad 35 000 rekordów kandydatów w różnych źródłach
- Duplikaty, brak tagów, nieaktualne dane kontaktowe
- Brak spójnego wglądu w historię kontaktów i aktywności
- Brak możliwości generowania raportów i śledzenia konwersji
- Zespół, który rósł… razem z frustracją
A mimo to nie mogli sobie pozwolić na żadne przestoje. Rekrutacja musiała trwać – codziennie.
Proces: Dokładne planowanie, dużo kawy i zero przestojów
Zaczęliśmy od wspólnego zaplanowania procesu z zespołem klienta. Bez pośpiechu i bez dróg na skróty – solidna strategia migracji i mnóstwo pracy z danymi, która może nie brzmi ekscytująco… ale my ją uwielbiamy.
Nie będziemy udawać – eksport danych z poprzedniego systemu ATS nie był prosty.
Uzyskanie kompletnego pliku eksportu zajęło kilka prób. Część danych była niepełna, brakowało informacji o kandydatach, a sam eksport był słabo ustrukturyzowany. Wymagało to sporo dodatkowej pracy, ręcznego dopasowywania i – szczerze mówiąc – trochę detektywistycznych umiejętności.
Ale zrobiliśmy to.
Oto jak wyglądał cały proces:
- Konsolidacja danych z różnych źródeł (stary ATS, pliki Excel, notatki mailowe)
- Czyszczenie i standaryzacja rekordów, aby były użyteczne i spójne
- Usuwanie duplikatów, uzupełnianie braków i zachowanie notatek historycznych
- Wdrożenie danych do Recruitify z pełnym śledzeniem zgód i historii komunikacji
- Ustawienie filtrów, etykiet i inteligentnych Pul Talentów – tak, by sourcing działał od pierwszego dnia
Najlepsze? Zespół klienta pracował cały czas bez zakłóceń. Żadnego „czarnego ekranu”, żadnych przestojów. Po prostu cicha, płynna migracja w tle.
Efekt: System, który wspiera zespół – a nie przeszkadza
Dziś ta sama agencja działa na czystej, uporządkowanej i łatwo przeszukiwalnej bazie. Sourcing trwa sekundy. Rekruterzy dostają automatyczne przypomnienia i sugestie działań. Account managerowie generują raporty dla klientów w kilka kliknięć.
Ale zmiany nie dotyczyły tylko zarządzania kandydatami.
Pomogliśmy im także wdrożyć moduł CRM w Recruitify, który usprawnił zarządzanie relacjami z klientami i rozwój sprzedaży – czyli tę część pracy, która wcześniej istniała w rozproszonych Excelach i osobnych narzędziach. Teraz cały zespół ma jeden, spójny widok na klientów, otwarte rekrutacje, działania i nadchodzące szanse sprzedażowe.
To nie była tylko „zmiana systemu”. To był powrót do porządku, przejrzystości i kontroli – od pierwszego kontaktu z kandydatem, aż po relacje z klientami. I właśnie w tym tkwi prawdziwa wartość.
Ich komentarz po zakończeniu projektu? „Trzeba było zrobić to rok temu.”
Słyszymy to dość często.
Na koniec
Czasem wydaje się, że ogarnięcie bałaganu to zbyt duże wyzwanie – dopóki nie zrobisz porządków i nie zadasz sobie pytania: jak my w ogóle wcześniej pracowaliśmy?
Ten projekt zaczął się od porządkowania bazy kandydatów, ale w efekcie zmienił sposób działania całej agencji – również w obszarze pracy z klientami.
Jeśli więc wciąż korzystasz z narzędzi, które nie „rozmawiają” ze sobą, prowadzisz sprzedaż w Excelu albo polegasz na pamięci mailowej w zarządzaniu kandydatami i klientami… może właśnie to lato jest Twoim momentem.
Plan mamy. Ty przynieś tylko kawę.
