Tässä on artikkelin käännös. Olen säilyttänyt siinä ammattimaisen, liiketoimintalähtöisen sävyn ja punonut mukaan luontevasti kuulostavaa suomalaista HR-terminologiaa sekä sopivaa muotoilua, jotta kokonaisuus etenee sujuvasti ja kiinnostavasti.

Rekrytoinnin aliarvostetuin mittari: vaiheiden välinen hukattu aika

Useimmat rekrytointitiimit mittaavat rekrytointiaikaa (time-to-hire). Jotkut seuraavat täyttöaikaa (time-to-fill), lähteiden tehokkuutta, rekrytointikustannuksia, konversioasteita tai kandidaattien poistumaa. Nämä mittarit ovat äärimmäisen hyödyllisiä, mutta ne peittävät usein alleen yhden tärkeimmistä syistä siihen, miksi rekrytointiprosessit hidastuvat.

Aikaa ei useimmiten menetetä yhdessä dramaattisessa hetkessä. Se menetetään vaiheiden välissä.

Kandidaatti päättää alkuseulonnan (screening) ja odottaa palautetta. CV päätyy rekrytoivan esihenkilön (hiring managerin) inboxiin ja jää sinne. Haastattelu toteutuu suunnitellusti, mutta kukaan ei sovi selkeitä seuraavia askelia. Päätös on jo lähes tehty, mutta joku tarvitsee yhtäkkiä “vielä yhden näkemyksen”.

Prosessi ei pysähdy kokonaan, joten se ei tunnu rikkoutuneelta. Se vain hidastuu rajusti. Tämä on yksi rekrytoinnin aliarvostetuimmista kitkan lähteistä.

Prosessi ei romahda. Se vuotaa.

Kun yritykset analysoivat hidasta rekrytointia, ne katsovat usein vain prosessin kokonaiskestoa. Montako päivää kului hakemuksesta tarjoukseen? Kuinka kauan paikka oli auki? Kuinka nopeasti se täytettiin? Nämä ovat tärkeitä kysymyksiä, mutta ne kuvaavat seurausta, eivät syytä.

Paperilla rekrytointiprosessi voi näyttää täysin normaalilta ja silti olla täynnä piileviä viiveitä. Yksi päivä seulonnan ja palautteen välillä. Kaksi päivää odotusta esihenkilön arviota varten. Kolme päivää seuraavan haastattelun sopimiseen. Vielä muutama päivä ennen lopullista hyväksyntää.

Yksittäin mikään näistä viiveistä ei tunnu dramaattiselta. Yhdessä ne voivat kasautua useiksi viikoiksi.

Ongelma on siinä, että näitä “aukkoja” ei yleensä pidetä mitattavina osina prosessia. Ne nähdään “normaalina odotusaikana”, vaikka juuri ne usein ratkaisevat kandidaattikokemuksen (candidate experience), päätöksenteon nopeuden ja huipputalenttien menettämisen todennäköisyyden.

Miksi vaiheiden väliset viiveet ovat niin merkittäviä

Vaiheiden välinen aika vaikuttaa prosessiin aivan eri tavalla kuin aika, joka vietetään itse vaiheiden sisällä. Haastattelu vie aikaa hyvästä syystä. Alkuseulonta kestää syystä. Tarjouksen laatiminen vaatii aikaa. Oikein tehtyinä nämä toiminnot tuottavat todellista arvoa.

Odotus – ei.

Odotus tarkoittaa yleensä sitä, että vastuut ovat epäselviä, palautetta ei tule, prioriteetit muuttuvat tai seuraavaa askelta ei yksinkertaisesti ole suunniteltu. Sitä ei aina pidetä varsinaisena virheenä, mutta kandidaatti kokee sen välittömästi.

• Kandidaatin näkökulmasta: hiljaisuus haastattelun jälkeen ei ole “pieni viive prosessissa”. Se tuntuu kiinnostuksen puutteelta.

• Rekrytoijan näkökulmasta: myöhästynyt vastaus hiring managerilta luo merkittävää epävarmuutta.

• Esihenkilön näkökulmasta: prosessi, joka menettää vauhtinsa, alkaa näyttää siltä, että kandidaatit ovat vähemmän saatavilla tai vähemmän sitoutuneita.

Todellisuudessa prosessi voi edelleen edetä. Ulospäin se vain näyttää siltä, että mitään ei tapahdu lainkaan.

“Nähtävän edistymisen” piilokustannus

Yksi rekrytoinnin kalleimmista tilanteista on se, kun kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että kandidaatti on lupaava, mutta kukaan ei toimi riittävän nopeasti.

Rekrytoija ajattelee, että esihenkilö arvioi profiilia. Esihenkilö olettaa, että rekrytoija palaa takaisin tiedon kanssa. Kandidaatti odottaa. Päiviä kuluu. Kilpailija toimii nopeammin.

Näin menettää erinomaisia kandidaatteja. Ei siksi, ettei yritystä olisi kiinnostanut. Ei siksi, että prosessi olisi ollut alusta loppuun huonosti suunniteltu. Vaan siksi, että “kapulan” siirto vaiheiden välillä oli tehotonta.

Monet rekrytointitiimit keskittyvät sourcingin kehittämiseen, hakemusten arviointiin tai haastattelujen laadun parantamiseen. Huomattavasti vähemmän huomiota annetaan itse siirtymähetkille niiden välillä. Ja kuitenkin juuri siellä prosessi menettää eniten energiaa.

Miksi tiimit eivät mittaa tätä?

Osittain ongelma on siinä, että “vaiheiden välinen hukattu aika” ei kuulu selkeästi kenellekään:

• Time-to-hire koskee koko prosessia.

• Haastattelun jälkeinen palaute kuuluu esihenkilöille (hiring managereille).

• Palaverien sopiminen on rekrytoijien tai koordinaattorien tehtävä.

• Hyväksynnät voivat vaatia HR:ää, taloutta tai johtoa.

Koska vastuu on hajautettu, viiveistä tulee helposti hyväksyttävä normi. Rooli on yhä “käsittelyssä”. Kandidaattia “arvioidaan” edelleen. Palaute tulee “pian”. Kaikki tietävät, että prosessi etenee, mutta kukaan ei pysty tarkasti nimeämään, missä kohtaa aika oikeasti katoaa.

Juuri siksi tämä mittari on niin arvokas. Se näyttää ei vain sen, kuinka kauan rekrytointi kestää, vaan myös sen, missä kohtaa prosessi menettää otteensa.

Mitä tämä mittari paljastaa

Vaiheiden välisen hukatun ajan seuraaminen voi paljastaa kaavoja, joita olisi muuten erittäin vaikea huomata.

Se voi näyttää, että seulonta itsessään on erittäin tehokasta, mutta esihenkilön arvio vie joka kerta kolme täyttä päivää. Se voi paljastaa, että kandidaatit liikkuvat alkupään vaiheiden läpi vauhdilla, mutta lopulliset päätökset jäävät jumiin epäselvän hyväksyntäpolun vuoksi. Se voi osoittaa rooleja, joissa tiedonkulku on salamannopeaa, ja niitä, joissa se toistuvasti takkuaa.

Tärkeintä on, että se siirtää painopisteen yleisestä turhautumisesta luotettavaan diagnostiikkaan. Sen sijaan, että toistetaan valituksia tyyliin: "Rekrytointiprosessimme on liian hidas", tiimi voi vihdoin kysyä:

Missä tarkalleen menetämme aikaa?

Yksi ainoa kysymys muuttaa keskustelun suunnan täysin.

Uusi näkökulma rekrytoinnin nopeuteen

Rekrytoinnin nopeus ymmärretään usein väärin.

Nopea prosessi ei ole sellainen, jossa jokainen päätös tehdään kiireessä ja oikoreittejä käyttäen. Se on prosessi, josta tarpeeton odottaminen on yksinkertaisesti poistettu.

Hyvä rekrytointi vaatii edelleen perusteellista arviointia, syvällistä keskustelua ja tarkkaa harkintaa. Tavoite ei ole poistaa harkintaa. Tavoite on poistaa tyhjäkäynti hetkien väliltä, joissa oikea työ tapahtuu.

Tämä ero on ratkaiseva. Yrityksellä voi olla hyvin mietitty ja monivaiheinen prosessi, ja silti se voi toimia nopeasti – jos vastuun siirrot ovat selkeitä, palaute tulee ajallaan ja seuraavilla vaiheilla on omat nimetyt omistajansa. Toinen yritys voi olla huomattavasti kevyempi prosessiltaan ja silti tuntua raskaalta, jos jokainen siirtymä on epäselvä ja hajanainen.

Rekrytoinnin nopeudessa ei ole kyse siitä, montako askelta prosessissa on. Kyse on siitä, kuinka sujuvasti ne muodostavat yhden eheän kokonaisuuden.

Prosessisuunnittelusta kurinalaisuuteen

Vaiheiden välisen ajan lyhentäminen ei aina vaadi koko mallin uudelleensuunnittelua. Useimmiten se vaatii vain enemmän kurinalaisuutta arjen tekemiseen:

• Selkeä vastuunjako jokaisen vaiheen jälkeen.

• Tiukat aikarajat palautteen antamiseen.

• Automaattiset muistutukset.

• Selkeät tilatiedot kandidaateille.

• Yhteinen näkyvyys tilanteeseen rekrytoijille ja esihenkilöille.

• Prosessi, jossa yksikään kandidaatti ei jää “rekrytoinnin tyhjiöön” vain siksi, ettei seuraavaa tehtävää ole nimetty kenellekään.

Nämä eivät ole näyttäviä, mullistavia uudistuksia. Silti juuri ne ratkaisevat, tuntuuko prosessi tehokkaalta vai toimiiko se vain näennäisesti.

Mittari, jota kannattaa seurata

Kun rekrytoinnin maailma monimutkaistuu entisestään, tiimit turvautuvat yhä mittareihin kuten time-to-hire ja time-to-fill. Ja aivan oikein. Mutta yksinään ne eivät enää riitä.

Jos haluat todella ymmärtää, mikä tukahduttaa rekrytointiprosessisi, katso vaiheiden välisiin aukkoihin.

Siellä energia vuotaa ulos. Siellä kandidaattien luottamus heikkenee. Siellä vahvimmat profiilit alkavat hiljaisesti menettää kiinnostuksensa tarjontaasi kohtaan. Ja juuri siinä kohdassa, useimmissa organisaatioissa, piilee suurin – ja yhä hyödyntämätön – kasvumahdollisuus.