Rekrytoinnin kallein lause: „Odotetaan ja katsotaan”

On monia ilmeisiä tapoja menettää hakija. Liian matala rahallinen tarjous. Huonosti avattu rooli. Huono vaikutelma haastattelun jälkeen. Kilpailija, joka toimii yksinkertaisesti nopeammin. Lupauksen ja sen välillä, mitä hakija oikeasti kohtaa prosessin aikana, syntyvä kuilu.

Mutta yksi kalleimmista tavoista menettää huipputekijöitä on paljon hiljaisempi. Se kuulostaa yleensä täysin järkevältä: „Odotetaan ja katsotaan”.

Aluksi se ei tunnu lainkaan ongelmalta. Päinvastoin – usein se näyttää kypsältä harkinnalta. Rekrytoiva esihenkilö haluaa vertailla vielä muutamaa profiilia. Tiimi haluaa odottaa vielä yhden sidosryhmän näkemystä. Joku ehdottaa, että hakijaa pidetään lämpimänä (keep warm), samalla kun yritys käy rauhassa läpi muita vaihtoehtoja.

Kukaan ei sano „ei”. Kukaan ei sulje prosessia. Kukaan ei ota vastuuta seuraavasta päätöksestä. Näin prosessi jää auki.

Ja sen vauhti hiipuu hitaasti.

Odotus tuntuu turvalliselta, mutta se on silti päätös

Rekrytoinnissa odottamista pidetään usein täysin neutraalina tilana. Tiimi ei ole hylännyt hakijaa, mutta ei myöskään vienyt häntä eteenpäin. Se tuntuu hetkelliseltä tauolta, hyvältä tavalta välttää kiire ja virheellinen päätös.

Hakijan näkökulmasta odottaminen ei kuitenkaan ole neutraalia.

Hiljaisuus onnistuneen haastattelun jälkeen synnyttää epävarmuutta. Viivästynyt palaute herättää epäilyksiä. Hajanainen „palaamme sinulle pian” tulkitaan usein kiinnostuksen hiipumiseksi, vaikka yritys todellisuudessa arvioi tätä henkilöä edelleen vakavasti.

Tämä on yksi suurimmista eroista siinä, miten organisaatio näkee prosessin ja miten hakija sen kokee. Yritykselle hakija on yhä „käsittelyssä”. Hakijalle mahdollisuus voi jo olla juuri nyt hiipumassa.

Avoimien vaihtoehtojen hinta

Rekrytointitiimit lykkäävät päätöksiä usein siksi, että haluavat pitää vaihtoehdot auki. Se on täysin ymmärrettävää, erityisesti rooleissa, joissa väärän rekryn hinta on valtava. Jos putkessa on muita hakijoita, päätöksen siirtäminen tuntuu yksinkertaisesti turvallisemmalta.

Ongelmana on, että vaihtoehtojen auki pitämisellä on kova hinta.

Parhaat hakijat eivät juuri koskaan odota tyhjiössä. He keskustelevat yleensä muiden yritysten kanssa, keräävät palautetta, vertailevat tarjouksia ja päättävät, missä he kokevat olevansa aidosti arvostettuja. Hidas prosessi ei anna vain yritykselle enemmän aikaa. Se antaa myös kilpailijoille enemmän aikaa. Ja parhaat hakijat ovat yleensä juuri niitä, jotka eivät suostu odottamaan loputtomiin.

Juuri siksi „odotetaan ja katsotaan” tulee niin kalliiksi. Ei siksi, että itse lause olisi väärä, vaan siksi, että se usein peittää alleen täysin puutteelliset päätöskriteerit.

Jos tiimi ei tiedä, mitä pitäisi tapahtua, jotta se sanoisi „kyllä”, se etsii jatkuvasti varmuutta. Ja varmuus harvoin ilmestyy itsestään. Se pitää rakentaa selkeillä odotuksilla, rakenteistetulla arvioinnilla ja oikea-aikaisella palautteella.

Useampi hakija ei aina helpota asiaa

Yksi syy rekrytoivien tiimien epäröintiin on vahva usko siihen, että useamman hakijan näkeminen selkeyttää tilannetta kuin taikaiskusta.

Joskus niin on. Mutta aivan yhtä usein vaikutus on päinvastainen.

Jokainen seuraava hakija tuo mukanaan uuden vertailupinnan, uuden mielipiteen huomioitavaksi ja uuden syyn viivyttelyyn. Rekrytoiva esihenkilö alkaa miettiä, voisiko ensi viikolla horisontissa olla joku hieman parempi. Erinomainen hakija saa leiman „hyvä, mutta ehkä ei paras”. Prosessi liukuu sujuvasti perusteellisesta arvioinnista loputtomaan vertailuun.

Se on erityisen vaarallista silloin, kun roolia ei ole kalibroitu tarkasti alusta alkaen.

Jos tiimi ei ole yhdessä määritellyt, mikä todella merkitsee, jokainen uusi profiili voi huomaamatta muuttaa sanan „oikea” määritelmää. Yhtäkkiä etsinnän tavoite alkaa liikkua. Hakija, joka maanantaina näytti loistavalta, vaikuttaa torstaina puutteelliselta – ei siksi, että hän olisi muuttunut, vaan siksi, että tiimin odotukset ovat muuttuneet.

Näin rekrytointiprosessit paisuvat hiljaa, ilman että laatu paranee lainkaan.

Odottaminen paljastaa usein päätöksenteon ongelman, ei hakijan ongelmaa

Kun hakija ei selvästi sovi, päätös on yleensä helppo. Hankalampia ovat ne, jotka ovat vahvoja mutta eivät täydellisiä. He täyttävät suurimman osan vaatimuksista. He pärjäisivät todennäköisesti tehtävässä erinomaisesti. He tuovat mukanaan selkeitä vahvuuksia, mutta myös kompromisseja.

Juuri tähän monet tiimit jumittuvat. Sen sijaan, että ne päättäisivät, ovatko nämä kompromissit hyväksyttäviä, ne valitsevat odottamisen.

Ne odottavat parempaa vertailukohtaa. Ne odottavat vielä yhtä haastattelijaa. Ne odottavat kirkasta tunnetta absoluuttisesta varmuudesta.

Mutta rekrytoinnissa absoluuttinen varmuus on lähes myyttinen ilmiö. Jokaisessa hakijassa on enemmän tai vähemmän riskiä. Todellinen kysymys kuuluu: tietääkö tiimi, mitkä riskit ovat kriittisiä ja mitä riskejä voidaan hallita ongelmitta?

Jos tätä keskustelua ei ole käyty, „odotetaan ja katsotaan” muuttuu käteväksi korvikkeeksi päätöksenteolle.

Hakijakokemus-ongelma alkaa paljon ennen hylkäystä

Hakijakokemuksesta puhutaan usein hylkäyksen yhteydessä: miten yritykset viestivät huonot uutiset, perustuuko koko prosessi kunnioitukseen ja annetaanko palautetta ylipäätään.

Totuus on kuitenkin se, että hakijan luottamus alkaa usein murtua paljon aiemmin.

Se murtuu, kun hakija ei tiedä missä mennään. Se murtuu, kun aikataulu siirtyy jatkuvasti. Se murtuu, kun valtavan haastatteluintoisuuden jälkeen seuraa päiviä tai kokonaisia viikkoja hiljaista tyhjyyttä.

Hakija ei tarvitse jatkuvia kenttäraportteja. Hän tarvitsee kuitenkin selkeyttä.

Jo lyhin viesti voi ylläpitää luottamusta: „Saatamme edelleen palautteita kasaan, palaamme sinulle viimeistään perjantaina”. Se on täysin eri asia kuin hiljaisuus. Kyse ei ole siitä, että jokaisen prosessin pitäisi tuntua sprintiltä. Kyse on siitä, että kun pidät hakijaa odottamassa ilman selitystä, jätät hänet kantamaan koko epävarmuuden painon yksin.

Nopeus ei ole sama asia kuin hätäily

Yleinen myytti on usko siihen, että nopeampi rekrytointi tarkoittaa automaattisesti hutiloituja päätöksiä.

Näin ei ole. Laadukas rekrytointi vaatii edelleen syvällistä arviointia, vertailua, tiukkaa keskustelua ja järkevää analyysiä. Tavoite ei ole pakottaa tiimiä päätökseen ennen kuin se on valmis siihen. Tavoite on poistaa turha odottaminen niissä kohdissa, joissa mitään ei muutenkaan arvioida.

Ero hyödyllisen ajan ja tyhjän odottelun välillä on valtava.

Hyödyllinen aika käytetään haastatteluihin, arviointiin, kovien näyttöjen läpikäyntiin, sidosryhmien kalibrointiin tai tarjouksen valmisteluun. Tyhjä odottelu on hetki, jolloin hakija „roikkuu” järjestelmässä, koska palaute puuttuu, kukaan ei tiedä kuka vastaa kyseisestä vaiheesta, tai kukaan ei yksinkertaisesti halua olla ensimmäinen, joka uskaltaa sanoa „kyllä” tai „ei”.

Useimmat hakijat ymmärtävät täysin, että laadukas rekrytointi vie aikaa. Se, mitä he eivät ymmärrä, on rakenteeton hiljaisuus.

Mitä parhaat tiimit tekevät toisin

Huipputason rekrytointitiimit eivät poista epävarmuutta kokonaan. Ne vain hallitsevat sitä paljon fiksummin.

Ne määrittelevät arviointikriteerit jo ennen prosessin alkua. Ne sopivat keskenään, mitkä vaatimukset ovat täysin neuvottelun ulkopuolella ja missä voidaan joustaa. Ne asettavat tiukat määräajat palautteen toimittamiselle. Ne varmistavat, että jokaisella pienimmälläkin vaiheella on omistaja. Ne päättävät etukäteen, mitä tapahtuu tietyn keskustelun päätyttyä.

Ja mikä tärkeintä: ne osaavat olla keskenään brutaalin rehellisiä kompromisseista.

Sen sijaan, että kysyttäisiin tavanomaiseen tapaan: „Pitäisikö meidän odottaa ja katsoa lisää ihmisiä?”, ne kysyvät paljon parempia kysymyksiä:

• Onko meillä tarpeeksi näyttöä päätöksen tekemiseen juuri nyt?

• Mitä tarkalleen ottaen yritämme minimoida odottamalla pidempään?

• Onko tämä hakija tarpeeksi vahva siirtyäkseen seuraavaan vaiheeseen?

• Mitä „paremman” hakijan pitäisi konkreettisesti todistaa?

• Siirrämmëkö päätöstä oikeiden huolien vuoksi vai puuttuuko meiltä yksinkertaisesti rohkeus?

Tällaisten kysymysten asettaminen muuttaa epäröinnin välittömästi erittäin rakentavaksi keskusteluksi.

Sanojen „odotetaan ja katsotaan” todellinen hinta

Hinta ei ole vain yhden hakijan menettäminen.

Hinta on hitaampi prosessi, rapautunut luottamus, enemmän rekrytoijan tekemiä jatkotoimia, suurempi epävarmuus liiketoiminnan puolella ja valtavasti aikaa, joka kuluu keinotekoiseen keskustelun ylläpitoon tilanteissa, jotka olisi voitu viedä eteenpäin paljon aiemmin.

Ajan myötä se muuttaa myös hakijoiden näkemystä. Hidas ja epäselvä prosessi lähettää markkinalle hyvin selkeän signaalin siitä, miten organisaatio tekee päätöksiä arjessa.

Ja sillä signaalilla on väliä. Koska hakijat eivät arvioi vain itse roolia. He arvioivat koko organisaation, joka sen takana on.

Parempi vaihtoehto

Joskus odottaminen on yksinkertaisesti välttämätöntä. Sen ei kuitenkaan koskaan pitäisi olla automaattinen reaktio.

Sen sijaan, että käytettäisiin standardia „odotetaan ja katsotaan”, rekrytoivien tiimien pitäisi kysyä:

„Mitä tarkalleen ottaen aiomme oppia tällä odottamisella?”

Tämä yksi kysymys muuttaa kirjaimellisesti kaiken.

Jos siihen on täsmällinen vastaus – odottaminen voi olla täysin perusteltua. Jos taas selkeää vastausta ei ole, tiimisi ei todennäköisesti odota lainkaan.

Se vain välttelee päätöksentekoa. Ja rekrytoinnin maailmassa juuri tuo välttely voi olla yksi kalleimmista päätöksistä kaikista.