Miksi ”hyvä ehdokas” ei tarkoita kaikille samaa?

Monissa rekrytointiprosesseissa alussa vallitsee täysi yhteisymmärrys. Tehtävänkuva hyväksytään, vaatimukset kirjataan ylös. Rekrytoija ymmärtää roolin ja hiring manager vahvistaa profiilin. Prosessi käynnistyy.

Mutta muutaman päivän tai viikon kuluttua sama lause palaa kuin bumerangi: ”Tämä ehdokas on hyvä, mutta se ei ihan ole sitä, mitä etsimme”.

Tämä on yksi rekrytoinnin yleisimmistä turhautumisen lähteistä. Se ei johdu pahantahtoisuudesta eikä satunnaisten ansioluetteloiden lähettämisestä. Ongelma on yleensä yksinkertaisempi, mutta samalla vaikeampi poistaa: rekrytoija ja esihenkilö käyttävät samoja sanoja, mutta tarkoittavat niillä eri asioita.

”Hyvä” on suhteellinen käsite

Kun rekrytoija katsoo ehdokasta, hän näkee oikeanlaista kokemusta, osuvia taitoja, selkeän urapolun ja realistiset palkkaodotukset. Tästä näkökulmasta ehdokas on riittävän vahva siirtyäkseen seuraavaan vaiheeseen.

Esihenkilö, joka analysoi samaa profiilia, keskittyy aivan muuhun: tietynlaisiin projekteihin, aiempien organisaatioiden kypsyyteen, vastuun laajuuteen tai sopivuuteen tiimin työkulttuuriin.

Molemmat näkökulmat ovat oikeita. Ongelma on siinä, että niitä harvoin sanoitetaan selkeästi alussa.

”Hyvä ehdokas” on vaarallinen ilmaisu. Se kuulostaa täsmälliseltä, mutta kätkee sisäänsä paljon oletuksia. Hyvä paperilla? Hyvä teknisesti? Hyvä tiimille vai hyvä juuri tähän hetkeen yrityksessä?

Tehtävänkuva ei ole sama asia kuin todellinen tarve

Yksi keskeisistä johdonmukaisuuden puutteen syistä on kuilu virallisen ilmoituksen ja todellisten liiketoimintatarpeiden välillä. Tehtävänkuvaukset ovat yleensä yleisluontoisia ja siloteltuja. Se ei riitä kuvaamaan täysin sitä, mitä esihenkilö todella tarvitsee.

Todellinen tarve on aina sidottu kontekstiin:

• Tiimi ei ehkä tarvitse vain ”Senior Developeria”, vaan henkilön, joka pystyy työskentelemään itsenäisesti, koska esihenkilöllä ei ole aikaa perehdytykseen.

• Yritys ei etsi vain ”Marketing Manageria”, vaan henkilöä, joka on rakentanut kysyntää pienellä budjetilla toimivassa ympäristössä.

• Rooli ei ehkä vaadi pelkästään työkalun tuntemusta, vaan kykyä toimia tietyssä määrin kaaoksen tai rakenteen keskellä.

Nämä yksityiskohdat päätyvät harvoin ilmoitukseen, mutta juuri ne ratkaisevat, hylätäänkö ehdokas vai palkataanko hänet.

Johdonmukaisuuden puutteen piilokustannukset

Kun ”hyvän ehdokkaan” määritelmä on epäselvä, prosessi hidastuu tavalla, joka on helppo diagnosoida väärin. Rekrytoija toimittaa briefin mukaisia profiileja, ja esihenkilö hylkää ne antaen yleisluontoista palautetta. Rekrytoija tarkentaa hakua, mutta maali siirtyy jatkuvasti.

Ulospäin tämä näyttää ehdokashankinnan (sourcingin) ongelmalta. Todellisuudessa kyse on kalibroinnista.

Tiimi ei kamppaile osaajapulan kanssa, vaan sen kanssa, että ”sopivan henkilön” määritelmää neuvotellaan vasta prosessin aikana. Se vie aikaa, energiaa ja synnyttää vastakkainasettelua: rekrytoijat ajattelevat, että esihenkilö ”ei tiedä mitä haluaa”, ja esihenkilöt, että rekrytoija ”ei ymmärrä roolia”.

Kalibroinnin on tapahduttava ennen aloitusta

Helpoin tapa vähentää kitkaa on käsitellä kalibrointia aidosti osana rekrytointia, ei vain lyhyenä keskusteluna ”vaatimuksista”.

Hyvän aloituspalaverin (intake meeting) pitäisi mennä osaamislistaa pidemmälle. Kannattaa kysyä kysymyksiä, jotka paljastavat piilevät kriteerit:

• Mikä saisi sinut innostuneesti kutsumaan jonkun haastatteluun?

• Mistä syystä hylkäisit ehdokkaan, vaikka hän täyttäisi muodolliset vaatimukset?

• Millaisessa ympäristössä hänen on täytynyt työskennellä aiemmin, jotta hän pärjää meillä?

• Mistä vaatimuksista voimme luopua, jos täydellistä ehdokasta ei ole olemassa?

Tarkka palaute on menestyksen avain

Vaikka kalibrointi olisi hyvä, tarkennukset prosessin aikana ovat normaaleja. Palautteesta riippuu kuitenkin, löydämmekö jatkuvasti paremmin vai harhailemmeko yhä.

Lause ”kemiaa ei ollut” ei ole palautetta. ”Liian juniori” auttaa vain osittain. Hyödyllinen palaute kertoo, mitä puuttui ja miksi sillä on merkitystä. Vasta tällainen tarkkuus antaa rekrytoijalle terävämmän näkökulman ja muuttaa ehdokkaan hylkäämisen oppitunniksi prosessille.

Rekrytoija tarpeiden ”kääntäjänä”

Nykyaikaisessa rekrytoinnissa rekrytoijan rooli kehittyy. Hän ei ole enää vain ”CV:n välittäjä”, vaan tulkki:

• Hän kääntää liiketoiminnan tarpeet hakukriteereiksi.

• Hän kääntää ehdokkaan kokemuksen todelliseksi arvoksi yritykselle.

• Hän kääntää esihenkilön palautteen konkreettisiksi muutoksiksi strategiassa.

Joskus arvokkain asia, jonka rekrytoija voi sanoa, ei ole ”löydän lisää ihmisiä”, vaan: ”Ennen kuin etenemme, meidän täytyy yhdessä määritellä, mitä 'hyvä' todella tarkoittaa meille”.

Yhteenveto

Monet tiimit yrittävät nopeuttaa rekrytointia lisäämällä ehdokashankintaa. Se on virhe, jos tavoitteesta ei ole yhteistä ymmärrystä. Prosessi nopeutuu ei silloin, kun ihmiset kiirehtivät, vaan silloin, kun harvempi päätös vaatii myöhempää korjausta.

Seuraavan kerran, kun kuulet ehdokkaasta sanottavan, että hän on ”hyvä, mutta ei juuri oikea”, älä etsi syyllisiä. Kysy: Mitä emme määritelleet riittävän ajoissa?

Rekrytoinnissa ”hyvä ehdokas” ei ole pysyvä kategoria. Se on yhteinen määritelmä, joka täytyy rakentaa ennen ensimmäistä ehdokaspuhelua.