Useimmilla rekrytointitiimeillä on enemmän ehdokkaita kuin he tajuavat.

Vuosien ajan kerättyjä hakemuksia. Aiemmat lyhytlistat. Henkilöt, jotka etenivät loppuvaiheisiin. Ehdokkaat, jotka hylättiin huonon ajoituksen, budjetin, sijainnin tai yksinkertaisesti kovemman kilpailun vuoksi prosessissa. Ihmiset, jotka sanoivat olevansa avoimia tuleville mahdollisuuksille. Profiilit, jotka hankittiin kuukausia tai jopa vuosia sitten.

Paperilla tämän pitäisi olla valtava etu. Käytännössä kuitenkin moni ehdokastietokanta menettää ajan myötä hyödyllisyytensä.

Ei siksi, että ehdokkaat katoaisivat. Ei siksi, että järjestelmä lakkaisi toimimasta. Vaan siksi, että menettäisimme vähitellen luottamuksen niissä olevaan dataan.

Tietokanta, joka aikoinaan vaikutti strategiselta kilpailuedulta, muuttuu työkaluksi, jota rekrytoijat kiertävät kaukaa. Kun uusi avoin paikka avautuu, he eivät aloita sisäisestä hausta. He avaavat LinkedInin, julkaisevat uuden työpaikkailmoituksen tai aloittavat sourcingin alusta.

Kysymys ei ole siitä, onko tietokanta olemassa. Kysymys on siitä, uskoako siihen enää kukaan.

Tietokanta ei ole arvokas vain siksi, että se on suuri

Yksi rekrytointiteknologian suurimmista harhoista on ajatus, että määrä on sama asia kuin arvo. Järjestelmä, jossa on 50 000 ehdokasta, kuulostaa vaikuttavalta. Järjestelmä, jossa on 100 000, kuulostaa vielä paremmalta.

Mutta pelkkä koko kertoo meille hyvin vähän.

Suuri tietokanta voi olla erittäin arvokas, jos tiedot ovat jäsenneltyjä, ajantasaisia, helposti haettavia ja kytkettyjä todelliseen rekrytointihistoriaan. Se voi olla myös lähes hyödytön, jos profiilit ovat vanhentuneita, taidot puuttuvat, statukset ovat epäselviä ja muistiinpanot epäjohdonmukaisia.

Ehdokastietokanta ei ole etu vain siksi, että se säilyttää ihmisiä. Siitä tulee etu, kun se auttaa rekrytoijia tekemään parempia päätöksiä nopeammin.

Tällä erolla on ratkaiseva merkitys.

Tietojen vanheneminen tapahtuu hiljaa

Ehdokastietokantojen ongelma on siinä, että ne harvoin rikkoutuvat yhdessä yössä. Ne rapautuvat hitaasti.

Ehdokas vaihtaa työpaikkaa, mutta hänen profiiliaan ei päivitetä. Rekrytoija jättää lyhyen muistiinpanon, joka on järkevä juuri sillä hetkellä, mutta puolen vuoden kuluttua se kertoo hyvin vähän. Vahva ehdokas hylätään, mutta hylkäyksen syy on liian yleisluontoinen ollakseen hyödyksi tulevaisuudessa. Joku siirtyy osaajapooliin (osaajapooli), mutta kukaan ei määritä, milloin ja miten siihen pitäisi palata.

Mikään näistä toimista yksinään ei tunnu kriittiseltä. Ajan myötä niiden vaikutukset kuitenkin kasaantuvat.

Tietokanta kasvaa edelleen. Raportit näyttävät yhä nousevia lukuja. Järjestelmä säilyttää edelleen merkintöjä. Silti näiden tietojen käytännön arvo laskee, koska rekrytoijat eivät enää tiedä, mihin voivat luottaa.

Näin ehdokastietokanta muuttuu elävästä työkalusta pelkäksi arkistoksi.

Rekrytoijat luottavat siihen, mikä auttaa heitä toimimaan nopeasti

Rekrytoijat työskentelevät paineen alla. Kun avoin paikka avautuu, he tarvitsevat välitöntä vauhtia. He tarvitsevat osuvia profiileja, oikeaa kontekstia ja varmuuden siitä, että heidän edessään olevat tiedot ovat yhä relevantteja.

Jos sisäinen hakutoiminto palauttaa vanhentuneita tai puutteellisia tuloksia, luottamus katoaa nopeasti.

Jo muutama epäonnistunut haku riittää siihen, että rekrytoijat muuttavat tapojaan. Jos he etsivät ehdokkaita tietokannasta ja törmäävät kerta toisensa jälkeen vanhoihin profiileihin, epäselviin statuksiin, puuttuviin taitoihin tai vähän hyödyllisiin muistiinpanoihin, he oppivat, ettei järjestelmä ole riittävän luotettava.

He siirtyvät siis muualle.

Ulkopuoliset lähteet tuntuvat tuoreemmilta. LinkedIn-profiilit näyttävät ajantasaisemmilta. Työpaikkaportaalit tuottavat uusia hakemuksia. Sourcing-työkalut näyttävät näkyvää aktiivisuutta.

Sisäinen tietokanta voi hyvinkin sisältää syvällisemmän historian toiminnasta, mutta jos sitä historiaa on vaikea tulkita, se häviää työkaluille, jotka vaikuttavat elävämmiltä.

Todellinen ongelma ei ole tallennus, vaan konteksti

Useimmat rekrytointijärjestelmät pärjäävät hyvin tiedon tallentamisessa. Paljon vaikeampaa on säilyttää konteksti.

• Miksi tämä ehdokas hylättiin?

• Johtuiko se osaamisen puutteesta, ajoituksesta, palkkatoiveista, sijainnista, saatavuudesta vai yksinkertaisesti siitä, että joku toinen oli prosessissa vahvempi juuri sillä hetkellä?

• Pidikö rekrytoiva esihenkilö hänestä?

• Oliko hän kiinnostunut tulevista prosesseista?

• Oliko hän teknisesti erinomainen, mutta ei sopinut kulttuuriin?

• Vai sopiko hän loistavasti yritykseen, mutta aivan toiseen rooliin?

Ilman tätä kontekstia tietokannasta tulee vain kokoelma nimiä, ei analytiikkaa tukeva tietolähde.

Tämä on erityisen tärkeää niin sanottujen hopeamitalistien kohdalla – ehdokkaiden, jotka olivat erinomaisia, mutta eivät lopulta saaneet tarjousta. He ovat usein tietokannan arvokkaimpia henkilöitä, koska heidät on jo kontaktoitu, arvioitu ja osittain validoitu.

Jos heitä ei kuitenkaan merkitä selkeästi, luokitella ja palata heidän pariin oikeaan aikaan, heidän arvonsa katoaa arkiston syövereihin.

Osaajapoolit ovat usein olemassa vain teoriassa

Moni organisaatio sanoo rakentavansa osaajapoolia. Paljon harvempi todella hallinnoi sitä.

Todellinen osaajapooli ei ole vain uusi nimike järjestelmässä. Se ei ole kansio, johon ehdokkaat pudotetaan projektin päätyttyä.

Se on elävä ihmisryhmä, jota yhdistää tietty syy, jolla on selkeä omistaja ja konkreettinen suunnitelma tulevaa sitouttamista varten. Ilman tätä osaajapoolit muuttuvat vain toisenlaiseksi passiiviseksi datan varastoinniksi.

Sama koskee tageja ja tunnisteita. Jos niitä käytetään johdonmukaisesti, ne helpottavat tietokannan hakua ja tekevät siitä hyödyllisen. Jos jokainen rekrytoija tagittaa ehdokkaat eri tavalla, niistä tulee nopeasti vain informaatiokohinaa.

Hyvä tietokannan hallinta ei ole kyse lisää kenttiä ja lomakkeita järjestelmään. Kyse on yhteisten käytäntöjen rakentamisesta, joiden avulla dataa voidaan hyödyntää onnistuneesti myös tulevaisuudessa.

Tietokannat menettävät arvoaan, kun kukaan ei vastaa niistä

Yksi tärkeimmistä syistä tietokantojen hitaaseen rapautumiseen on epäselvä omistajuus (omistajuus).

Aktiivisen rekrytointiprosessin aikana kaikki huolehtivat tiedosta. Rekrytoija tarvitsee sitä, rekrytoiva esihenkilö odottaa päivityksiä ja ehdokas on osa käynnissä olevaa työnkulkua.

Kun rekrytointi sulkeutuu, vastuu usein haihtuu.

Kuka päivittää ehdokkaiden saatavuuden? Kuka palaa vahvoihin profiileihin kolmen kuukauden kuluttua? Kuka tarkistaa, ovatko luodut osaajapoolit yhä järkeviä? Kuka huolehtii jatkuvasti tietosuostumuksista, datan laadusta ja osuvuudesta?

Jos vastaus on "kaikki", se tarkoittaa käytännössä yleensä, että "ei kukaan".

Juuri siksi tietokannan laatu ei ole pelkästään teknologinen kysymys. Se on operatiivisen kurinalaisuuden kysymys.

Uudelleen aloittamisen hinta

Kun tietokannat menettävät arvonsa, rekrytointitiimit alkavat täyttää jokaisen uuden avoimen paikan lähes alusta alkaen.

He käyttävät enemmän ulkoiseen sourcingiin, viettävät enemmän aikaa LinkedInin läpikäymiseen ja panostavat enemmän työhön houkutella ihmisiä, jotka saattavat jo olla heidän omassa järjestelmässään.

Tämä luo oudon paradoksin: Yritykset investoivat ehdokkaiden keräämiseen, mutta toimivat sitten kuin heillä ei olisi heitä lainkaan.

Tämä kustannus ei ole vain taloudellinen. Nopeus, prosessin johdonmukaisuus ja itse ehdokaskokemus kärsivät. Ehdokasta, jonka kanssa yritys on jo aiemmin rakentanut suhteen, voidaan kohdella kuin hän olisi täysin uusi ja vieras henkilö. Hänen osaamisarviointinsa sivuutetaan. Lupauksia herättävä kontakti menetetään vain siksi, että hänen löytäminen järjestelmästä oli liian vaikeaa.

Tämä ei ole osaajahankinnan ongelma. Tämä on organisaation muistin ongelma.

Kuinka pitää tietokanta elossa

Ehdokastietokanta säilyttää arvonsa vain silloin, kun sitä kohdellaan elävänä resurssina eikä historiallisena rekisterinä.

Se vaatii yksinkertaisia mutta johdonmukaisesti rakennettuja tapoja: täsmällisiä ja järkeviä hylkäyssyitä, säännöllisiä päivityksiä, selkeää logiikkaa osaajapoolien hallintaan, jäsenneltyjä muistiinpanoja, helposti haettavia taitoja sekä sujuvaa prosessia vahvoihin ehdokkaisiin palaamiseen.

Se edellyttää myös, että rekrytoijat pitävät sisäistä hakua todellisena ensimmäisenä askeleena, eivätkä vain jälkikäteen mieleen tulevana sivuhuomiona.

Tavoitteena ei ole tehdä jokaisesta profiilista täydellistä. Se olisi epärealistista.

Tavoitteena on tehdä tietokannasta niin luotettava, että rekrytoijat haluavat itse käyttää sitä. Hetkellä, jolloin rekrytoijat lakkaavat luottamasta tietokantaansa, se alkaa menettää arvoaan peruuttamattomasti – riippumatta siitä, kuinka monta ehdokasta se sisältää.

Hiljainen kilpailuetu

Markkinassa, jossa sourcing on kallista, hakemusten valtava määrä tuottaa kohinaa ja ehdokkaan huomio on yhä vaikeampi voittaa, sisäisten tietokantojen pitäisi olla tänään tärkeämpiä kuin koskaan.

Ne tarjoavat jotain, mitä ulkoiset alustat eivät yksinkertaisesti pysty tarjoamaan: historian ja suhteen kontekstin.

Tietoa siitä, kuka oli hiuskarvan päässä työsuhteesta. Kuka reagoi kontaktiin hyvin. Kuka oli aidosti kiinnostunut, mutta ei ollut silloin käytettävissä. Kuka teki lähtemättömän vaikutuksen tiimiin. Keneen kannattaa ehdottomasti palata myöhemmin.

Tämä konteksti voi muodostua valtavaksi kilpailueduksi, mutta vain jos sitä vaalitaan säännöllisesti.

Ehdokastietokanta ei menetä arvoaan pelkän ajan kulumisen vuoksi. Se menettää arvonsa silloin, kun kukaan ei huolehdi siitä, että se pysyy elävänä.