Muutama viikko sitten keskustelin rekrytointitoimiston omistajan kanssa, joka kertoi minulle jotain hyvin rehellistä:

”Pysyvä rekrytointi on jäädytetty, projektit viivästyvät, asiakkaat ovat varovaisia... mutta juuri sopimusneuvottelijat pelastivat meille vuoden.”

Enkä kuullut sitä ensimmäistä kertaa.
Vuonna 2023–2024 monet toimistot ovat huomaamattomasti myöntäneet saman:
sopimukset ja henkilöstöleasing pitivät yrityksen toiminnassa, kun kaikki muu hidastui.

Jopa nyt – rauhallisemmilla IT-markkinoilla, suuremmassa kilpailussa ja asiakkaiden neuvotellen jokaisen hintasopimuksen – contracting on yhä yksi vakaiten ja ennakoitavimmista tulonlähteistä rekrytointiyrityksessä.

Ja silti...
kun katsoo useimpien organisaatioiden sisälle, näkee aivan toisenlaisen todellisuuden.

Kaaos.
Taulukot.
Kymmenen versiota samasta sopimuksesta.
”Kukaan ei ole varma, onko tämä hinta-ajankohtainen.”
”Kenen piti uusia tämän konsultin sopimus?”
”Mikä marginaali tässä pitäisi olla?”
”Tässä laskussa on jotain pielessä.”

Sopimusten hallinta – liiketoiminnan osa-alue, joka tulisi olla vakaa – perustuu liian usein hauraimpiin prosesseihin.

Ja lähes aina sama tekijä on syypää:

Excel.

Markkinat hidastuvat – mutta kaaos sopimuspuolella ei

Hyvän suhdanteen aikana pienet virheet katoavat nopean tulon alla.

Hitaammilla markkinoilla – jokainen virhe tulee näkyväksi.

Yksi unohdettu sopimuksen päättymispäivä → sopimusneuvottelija poistuu projektista → ja 40-60 tuhatta euroa ennakoitua tuloa katoaa.
Yksi vanhentunut hinta → virheellinen lasku asiakkaalle → ja koko neljännesvuosittainen marginaali romahtaa.
Yksi vanhentunut Excel-tiedosto → talous ja toimitus juoksevat peräkkäin päivien ajan → ja raportointi viivästyy jälleen.

Kun liiketoiminta on rauhallisempaa, operatiivinen kurinalaisuus on tärkeämpää — ei vähempää.

Mutta useimmilla contracting-tiimeillä ei ole "järjestelmää".
Heillä on sankari.

Tunnette tämän henkilön:
hän, joka ”tietää kaiken”, ”muistaa kaiken”, ”hallinnoi kaikkia taulukoita” ja ”vastaa kaikista ajankohdista”.

Ongelma?
Riittää, että tämä henkilö ottaa kaksi päivää lomaa... ja koko contracting muuttuu arvailuksi.

Sopimustyö ei epäonnistu markkinoiden takia

Se epäonnistuu prosessin vuoksi.

Kun toimistot sanovat minulle, että ”kaikki on hallinnassa”, kysyn aina yhden yksinkertaisen kysymyksen:

”Näyttäkää minulle kaikki sopimusneuvottelijat, joiden sopimukset päättyvät seuraavan 60 päivän aikana.”

Monissa yrityksissä tämä laukaisee reaktion, kuten:
– sähköpostien läpikäynti
– useiden eri taulukoiden tarkistaminen
– kolmelle tiimin jäsenelle viestien lähettäminen
– tai vielä pahempaa: “Kerron huomenna, kun olemme keränneet listan.”

Tämä ei ole contracting-ongelma.
Tämä on näkyvyysongelma.

Mikä menee useimmiten pieleen?

• virheellisesti lasketut marginaalit

• unohtuneet jatkosopimukset

• vanhat hinnat laskuissa

• yhteyden puute sopimusneuvottelija → asiakas → projekti

• raportit kootaan manuaalisesti joka kuukausi

• talous ”arvailee” tietoja ja sovittaa niitä käsin

• tärkeää tietoa on hautautuneena sähköposteihin

• valtava riippuvuus yhdestä henkilöstä

• hälytyksien tai automaattisten muistutusten puute

• sopimustiedot hajautettu eri työkaluihin

Nämä ongelmat eivät ilmaan nykyisten markkinoiden hidastumisen takia.
Ne ilmenevät, koska contracting on kasvanut nopeammin kuin sen tukeva rakenne.

Contractingin tulee olla ennakoitavaa

Todellisuus on usein päinvastainen.

Contractingin tulisi tarjota:

• vakaa tulovirta

• ennakoitavat jatkamiset

• selkeät hinnat

• yhtenäiset marginaalit

• reaaliaikainen raportointi

• pieni riski

Mutta Excel ei takaa mitään näistä asioista.
Excel takaa vain yhden asian:

Jonain päivänä jokin menee pieleen.

Miltä näyttää kypsä ”sopimusoperointi”?

Parhailla toimistoilla, joiden kanssa työskentelen, on yksi yhteinen asia:
he käsittelevät contractingia erillisenä kurinalaisuutena, ei hallinnollisena tehtävänä.

Heidän prosessinsa on suunnilleen tällainen:

• sopimusten selkeä segmentointi (B2B, UoP, sateenvarjo, ulkoistus, projektiperusteinen)

• sopimusten loppupäivämäärien automaattinen seuranta

• hälytykset 30/60/90 päivää ennen uudistamista

• ajantasaiset ja versioidut hinnat näkyvissä

• kaikki sidosryhmät näkevät samat tiedot

• täysi yhteys sopimusneuvottelija → asiakas → yhteyshenkilö → projekti

• automaattiset taloudelliset yhteenvetot

• raportit valmiina