Luku 1: Mikä on ATS?

Määritelmä, historia ja vertailu edistyneisiin rekrytointijärjestelmiin sekä HRM:ään

ATS:n määritelmä

ATS eli Hakijaseurantajärjestelmä tai Sovelluksen seurantajärjestelmä (suomeksi: hakemusten seurantajärjestelmä), on ohjelmisto, joka on suunniteltu hallitsemaan rekrytointiprosesseja. ATS mahdollistaa hakemusten keräämisen, organisoimisen ja analysoimisen yhdessä paikassa. Automaatio- ja data-analytiikkatoimintojensa avulla ATS-järjestelmät mahdollistavat nopeammille ja tehokkaammille rekrytointiprosesseille.

Lyhyesti sanottuna, ATS on työkalu, joka:

• Automaattisesti hoitaa toistuvat tehtävät, kuten CV:iden seulomisen tai viestien lähettämisen.

• Helpottaa kommunikointia hakijoiden kanssa rekrytoinnin jokaisessa vaiheessa.

• Keskittää hakijadataa, mahdollistaen sen nopean haun ja analysoinnin.

• Tukee säädösten noudattamista, kuten GDPR:ää.

ATS:n lyhyt historia

ATS-järjestelmien historia ulottuu 1990-luvulle, kun tietokoneteknologiaa alettiin hyödyntämään hakemusten hallinnassa. ATS:n ensimmäiset versiot toimivat pääasiassa tietokantoina, joissa säilytettiin tietoa hakijoista. Ne olivat paikallisia työkaluja, jotka vaativat asennuksen yrityksen tietokoneille.

Vuosituhannen vaihteessa, internetin yleistyessä, ATS-järjestelmät alkoivat kehittyä. Ilmestyivät järjestelmät, jotka mahdollistivat online-rekrytoinnin, integroitumisen työsivustoihin ja sähköpostijärjestelmiin. Tänä aikana kehittyivät myös automaatiotoiminnot, kuten sovellusten automaattinen seulonta avainsanojen perusteella.

Viime vuosikymmeninä ATS-järjestelmät ovat tulleet edistyksellisemmiksi pilviteknologian ja tekoälyn käyttöönottamisen myötä. Nykypäivän järjestelmät tarjoavat pelkän sovellusten hallinnan lisäksi data-analytiikkaa, rekrytointitulosten ennustamista sekä integraatiota muihin HR-työkaluihin.

Eroja ATS:n, edistyneiden rekrytointijärjestelmien ja HRM:n välillä

ATS (Hakijaseurantajärjestelmä)

• Laajuus: Keskittyy rekrytointiprosessien hallintaan.

• Päätoiminnot: Ilmoitusten julkaisu, hakemusten hallinta, hakijoiden seulonta, automaattiset vastaukset, rekrytointi-indikaattorien raportointi.

• Käyttäjät: Rekrytoijat ja HR-osastot, jotka vastaavat rekrytoinnista.

Edistyneet rekrytointijärjestelmät

• Laajuus: Yhdistävät ATS:n toiminnot muihin työkaluihin, kuten CRM, rekrytoinnin automaatio tai ennakointianalytiikka.

• Päätoiminnot: Kaikki ATS:n toiminnot plus asiakassuhteiden hallinta (CRM), pitkäaikaisten talenttipoolausten rakennus, rekrytointitoiminnan tehokkuuden analysointi sekä rekrytointia tukevat markkinointityökalut.

• Käyttäjät: Rekrytointitoimistot ja yritykset, jotka toteuttavat kattavia rekrytointiprojekteja.

HRM (Henkilöstöhallintajärjestelmä)

• Laajuus: Kattaa työntekijän koko elinkaaren yrityksessä - rekrytoinnista henkilöstöhallintaan.

• Päätoiminnot: Rekrytointi (usein ATS-moduulilla), perehdyttäminen, työajanhallinta, työntekijäarvioinnit, kehitys ja koulutus (L&D), palkkioiden ja etuuksien hallinta.

• Käyttäjät: HR-osastot, jotka vastaavat kaikista työllistämiseen ja henkilöstön hallintaan liittyvistä prosesseista.

Toimintojen vertailu

Yhteenveto

ATS on modernin rekrytointiprosessin perusta, joka mahdollistaa rekrytointitoiminnan automaation ja keskittämisen. Verrattuna edistyneempiin rekrytointijärjestelmiin ja HRM:ään, ATS keskittyy pelkästään rekrytointiin tarjoten erikoistyökaluja, jotka on räätälöity rekrytoijien tarpeisiin. Organisaation laajuudesta ja erityispiirteistä riippuen kannattaa harkita ATS:n integroimista muihin järjestelmiin maksimaalisen potentiaalin hyödyntämiseksi. Seuraavissa luvuissa tarkastelemme, miten ATS toimii ja mitä hyötyjä se tuo.

Luku 2: Kuinka ATS-järjestelmä toimii?

Mikä on ATS käytännössä?

ATS-järjestelmä (Hakijaseurantajärjestelmä) on edistynyt työkalu, joka organisoi ja automatisoi rekrytointiprosessin keskeisiä vaiheita. Ilmoituksen julkaisemisesta hakemusten analysointiin ja lopulliseen työllistämiseen, ATS toimii koko prosessin hallinnan keskipisteenä.

Toistuvien tehtävien automatisoinnin ansiosta nämä järjestelmät tehostavat merkittävästi rekrytoijien työtä samalla parantaen koko rekrytointiprosessin tehokkuutta. Alla esitämme yksityiskohtaisen kuvauksen ATS-järjestelmän toiminnoista ja tyypillisestä työnkulusta, jota tämä ohjelmisto tukee.

ATS-järjestelmän keskeiset toiminnot

1. Hakijoiden hankinta eri lähteistä

• ATS integroituu rekrytointisivustojen, sosiaalisen median ja yrityksen urasivuston kanssa, mahdollistaen ilmoitusten julkaisun samanaikaisesti monissa paikoissa.

• Tämä mahdollistaa tavoittavampaan laajempia potentiaalisia hakijakohderyhmiä ja lisää hakemusten määrää.

2. Hakijatietojen keskittäminen

• Kaikki hakemukset kerätään yhteen paikkaan, jossa järjestelmä luo yksityiskohtaiset hakijaprofiilit.

• Järjestelmä tallentaa tietoja kuten henkilötiedot, CV:t, rekrytoijien muistiinpanot ja viestintähistoria.

3. Hakijoiden automaattinen valinta

• ATS käyttää algoritmeja suodattaakseen hakemuksia määriteltyjen kriteerien, kuten taitojen, kokemuksen tai sijainnin perusteella.

• Parhaiten sopivat hakijat korostetaan automaattisesti, mikä säästää rekrytoijien aikaa.

4. Viestinnän hallinta hakijoiden kanssa

• Järjestelmä mahdollistaa personoitujen sähköpostiviestien lähettämisen rekrytoinnin eri vaiheissa, kuten hakemuksen vahvistukset tai kutsut haastatteluihin.

5. GDPR-vaatimusten noudattaminen

• ATS automatisoi henkilötietojen käsittelylupien hallinnan ja takaa tietojen poistamisen hakijan pyynnöstä.

6. Rekrytointiraportointi ja analytiikka

• Järjestelmä tuottaa raportteja rekrytoinnin tehokkuudesta, kuten työllistämiseen käytetty aika, hakijalähteiden tehokkuus tai prosessin kustannukset.

Miltä rekrytointiprosessi näyttää ATS:n tukemana?

1. Rekrytointi-ilmoituksen luominen ja julkaisu

• Rekrytoija luo ilmoituksen ATS:ssa, joka voi automaattisesti vetää tiedot tehtävän kuvauksesta.

• Ilmoitus julkaistaan samanaikaisesti valituilla rekrytointisivustoilla, sosiaalisessa mediassa ja yrityksen urasivulla.

2. Hakijapyyntöjen kerääminen

• Kaikki hakemukset saapuvat järjestelmään, jossa ne automaattisesti kohdennetaan oikeaan rekrytointiprojektiin.

• Hakijat voivat hakea verkossa olevan lomakkeen avulla, joka on integroitu ATS:ään.

3. Hakemusten automaattinen seulonta

• ATS analysoi hakemukset määriteltyjen kriteerien, kuten avainsanojen CV:ssä, kokemuksen tai sijainnin perusteella.

• Kriteerit täyttävät hakijat korostetaan järjestelmässä, mikä mahdollistaa sujuvan siirtymisen seuraavaan vaiheeseen.

4. Hakijoiden arviointi ja valinta

• Rekrytoija tarkastelee hakijaprofiileja, lisää muistiinpanoja ja arviointeja.

• Järjestelmä mahdollistaa hakijoiden vertailun ja prioriteettilistojen luomisen.

5. Viestintä hakijoiden kanssa

• Hakijat saavat automaattiset ilmoitukset rekrytointiprosessin etenemisestä.

• Rekrytoijat voivat myös lähettää personoituja viestejä, kuten kutsuja haastatteluihin.

6. Haastattelujen järjestäminen

• ATS integroituu kalentereihin, mahdollistaen nopean tapaamisten sopimisen ja aikataulujen määrittämisen hakijoille.

7. Päätöksenteko ja työllistäminen

• Haastattelujen jälkeen rekrytoija valitsee parhaan hakijan.

• ATS mahdollistaa työsopimukseen ja perehdyttämiseen liittyvien asiakirjojen generoinnin.

8. Raportointi ja analytiikka

• Rekrytointiprosessin päätyttyä järjestelmä tuottaa yksityiskohtaisen raportin, jonka voi sisältää tietoa kuten hakijoiden määrä, lähteiden tehokkuus tai rekrytoinnin kesto.

ATS:n toimintamalli - vaihe vaiheelta

• Ilmoitusten julkaisu: ATS automatisoi työpaikkailmoitusten julkaisun monilla sivustoilla ja kanavilla samanaikaisesti.

• Hakemusten kerääminen: Hakijat lähettävät CV:t, jotka keskitetään järjestelmään.

• Automaattinen valinta: Järjestelmä analysoi hakemukset ennalta määriteltyjen kriteerien pohjalta.

• Hakijoiden arviointi: Rekrytoijat tarkastelevat hakijatietoja ja tekevät valintoja.

• Viestintä: Hakijat saavat tietoa rekrytointiprosessin etenemisestä.

• Haastattelut: Järjestelmä mahdollistaa haastattelujen aikatauluttamisen ja hallinnan.

• Työllistäminen: Valittu hakija siirtyy prosessin loppuvaiheeseen, ja tiedot siirtyvät HR- tai perehdyttämisjärjestelmään.

• Raportointi: Järjestelmä tuottaa analyyseja ja raportteja rekrytoinnin tuloksista.

Yhteenveto

ATS toimii monipuolisena työkaluna, joka tukee rekrytoinnin kaikkia vaiheita. Automatisoimalla toistuvat tehtävät ja keskittämällä tiedonhallinnan, ATS mahdollistaa organisaatioille ajan säästämisen, kustannusten vähentämisen ja rekrytointiprosessien laadun parantamisen. Seuraavissa luvuissa tarkastelemme eroja ATS:n ja muiden järjestelmien välillä sekä annamme vinkkejä, kuinka valita paras ratkaisu organisaatiollesi.

Luku 3: ATS-järjestelmän keskeiset hyödyt

Miksi ATS on välttämätön rekrytointityökalu?

ATS-järjestelmät ovat enemmän kuin pelkkiä hakemusseurantatyökaluja — ne ovat kokonaisvaltaisia ratkaisuja, jotka mullistavat yritysten tavan johtaa rekrytointiprosesseja. Derien käyttö tuottaa hyötyjä sekä rekrytoijille ja organisaatiolle että myös hakijoille, parantaen heidän kokemustaan jokaisessa rekrytoinnin vaiheessa. Alla esittelemme tärkeimmät ATS:n käyttöön liittyvät edut.

1. Taloudelliset ja ajansäästöt

ATS vähentää merkittävästi rekrytointikustannuksia automatisoimalla aikaa vieviä tehtäviä ja optimoimalla prosesseja. Tämän ansiosta rekrytoijat voivat:

• Löytää kandiaatti nopeammin olemassa olevasta tietokannasta, mikä vähentää ulkopuolisilla portaaleilla ilmoittamiseen liittyviä kustannuksia.

• Lyhentää rekrytointiaikoja, mikä pienentää käyttö- ja operatiivisia kuluja.

• Lisätä rekrytointitoiminnan tehokkuutta, jotta voidaan välttää virherekrytoinneista johtuvia kustannuksia.

Esimerkki: CV:iden automaattinen seulonta eliminoi käsin tehtävän satojen hakemusten läpikäynnin tarpeen, mikä vähentää merkittävästi rekrytoijien työaikaa.

2. Rekrytointiprosessien tehostaminen

Toimintojen kuten automaattinen kandidaatien seulonta, viestintähallinta ja raportointi ansiosta ATS mahdollistaa rekrytoijilta:

• Suorittaa enemmän rekrytointia lyhyemmässä ajassa.

• Valita tarkemmin ehdokkaat heidän pätevyytensä ja sopivuutensa perusteella.

• Hallita prosessien vaiheita tehokkaasti, poistaen hälyn ja virheiden riskit.

Hyöty organisaatiolle: Parempi prosessinhallinta johtaa sopivien työntekijöiden työllistämiseen, mikä puolestaan vaikuttaa yrityksen menestykseen.

3. Ehdokaspoolien rakentaminen ja hallinta

Yksi ATS:n suurimmista eduista on pitkäaikaisen talenttipoolin rakentaminen, jota voidaan hyödyntää tulevissa rekrytointiprosesseissa. ATS-järjestelmät mahdollistavat:

• Kandidaattitietojen keräämisen ja säilyttämisen yhdessä paikassa.

• Nopean hakijoiden haun taitojen, sijainnin tai avainsanojen perusteella.

• Kandidaattien segmentoitujen talenttipoolien luomisen, jotka helpottavat kandidaatien tietojen organisointia.

Esimerkki: Rekrytointitoimisto voi nopeasti löytää kandidaatien, jotka ovat hakeutuneet aikaisemmin ja sopivat uuteen avattuun työpaikkaan.

4. Kandidaattikokemuksen parantaminen

ATS-järjestelmät automatisoivat kandidaattien kanssa tapahtuvan viestinnän, mikä parantaa merkittävästi heidän tyytyväisyyttään rekrytointiprosessiin. Tämän ansiosta:

• Kandidaatit saavat pikaiset vastaukset hakemuksiinsa.

• He voivat seurata sovelluksensa tilaa reaaliajassa.

• He kokevat rekrytoijan ammattimaisuuden ja sitoutumisen.

Tuloksena: Tyytyväiset kandit rakentavat positiivisen työnantajakuvan, mikä helpottaa talenttien houkuttelua tulevaisuudessa.

5. Säännösten noudattamisen automatisointi (esim. GDPR)

Henkilötietojen suojaa, kuten GDPR, koskevien säädösten noudattaminen on tänään kriittistä. ATS:n tekee säännösten noudattamisesta automaattista:

• Henkilötietojen käsittelylupien hallinnassa.

• Kandiaattitietojen poistamisessa määräajan jälkeen.

• Säännöksen noudattamiseen liittyvien raporttien luomisessa auditteja varten.

Esimerkki: Kun kandidaatti pyytää tietojensa poistoa, ATS voi tehdä tämän automaattisesti, mikä minimoi virheiden riskin.

6. Raportoinnin ja analytiikan automatisointi

ATS tarjoaa yksityiskohtaisia raportteja, jotka parantavat organisaatioiden päätöksentekoa rekrytoinneissa. Analytiikkaa hyödyntämällä yritykset voivat:

• Tunnistaa tehokkaimmat hakijalähteet.

• Valvoa rekrytointien kestoa eri vaiheissa.

• Analysoida konversiolukuja, kuten hakijoiden määrää, jotka ovat siirtyneet vaiheesta toiseen.

Tuloksena: Parempaa tulevien rekrytointien suunnittelua ja budjetin tehokasta käyttöä.

7. Tiimityöskentelyn helpottaminen

ATS-järjestelmät helpottavat yhteistyötä rekrytointitiimien välillä, tarjoten toimintoja kuten:

• Roolien ja käyttöoikeuksien määrittämistä dati.

• Mahdollisuus yhteisesti arvioida hakijoita.

• Integroituja kalentereita, jotka helpottavat haastattelujen järjestämistä.

Hyöty: Parempi kommunikaatio ja yhteistyö nopeuttavat päätöksentekoa.

8. Mahdollisuus palkata sopivat kandiaatit

ATS lisää rekrytointiprosessien tehokkuutta, jolloin yritykset voivat:

• Tavoittaa useita hakijoita lyhyemmässä ajassa.

• Tehdä nopeampia päätöksiä, mikä pienentää riskin menettää parhaita kykyjä.

• Tarjota yksilöllisemmän lähestymistavan, joka houkuttelee huipputason hakijoita.

Esimerkki: ATS lajittelee automaattisesti hakijat parhaan sopivuuden mukaan, mikä nopeuttaa valintaprosessia.

Yhteenveto eduista

ATS on enemmän kuin työkalu rekrytointien hallintaan, se on myös tapa optimoida kustannuksia, parantaa kandidaattikokemusta ja lisätä HR-tiimien työtehokkuutta. Seuraavissa jaksoissa käsittelemme, miten valita paras ATS-järjestelmä ja mitä toimintoja kannattaa harkita valinnan yhteydessä.

Luku 4: Miltä näyttävät ATS-järjestelmä ja saatavilla olevat moduulit

ATS-järjestelmä on monimutkainen työkalu, joka on suunniteltu yksinkertaistamaan ja automatisoimaan rekrytointiprosessit. Jokainen järjestelmä voi ulkoasunsa ja toimintojensa osalta vaihdella, mutta useimmat niistä tarjoavat sarjan moduuleja ja toimintoja, jotka mahdollistavat kattavan rekrytointiprosessin hallinnan. Intuitiivisten käyttöliittymien ja edistyneiden vaihtoehtojen ansiosta nykyaikaiset ATS:t ovat helppokäyttöisiä ja tehokkaita toimimaan.

ATS-järjestelmän peruskäyttöliittymä:

Suurin osa nykyisistä ATS-järjestelmistä perustuu intuitiiviseen graafiseen käyttöliittymään, joka koostuu:

Kanban-taulu:

• Jaettu rekrytointiprosessin vaiheisiin, kuten "Uudet hakemukset", "Haastattelu" tai "Työllistäminen".

• Kandidaatit esitellään visuaalisina "kortteina", joita voidaan helposti siirtää vaiheiden välillä menetelmällä "vedä ja pudota".

Hakijakanta:

• Käyttäjät voivat tarkastella yksityiskohtaisia hakijaprofiileja, suodattaa niitä eri kriteerien kuten taitojen, sijainnin tai kokemuksen perusteella ja lisätä muistiinpanoja ja asiakirjoja.

Projektinäkymä:

• Paneeli, joka mahdollistaa useiden rekrytointiprosessien hallinnan yhtäaikaisesti.

Saatavilla olevat moduulit ATS-järjestelmässä

Nykyaikaiset ATS:t ovat varustettu monilla moduuleilla, jotka lisäävät niiden toiminnallisuutta ja mukautuvat organisaation tarpeisiin. Tässä tärkeimmät niistä:

1. Rekrytointiprojektit

Projektimoduuli mahdollistaa:

• Useiden rekrytointiprosessien luomisen ja hallinnan samanaikaisesti.

• Roolien jakamisen tiimin jäsenille, mikä helpottaa yhteistyötä.

• Rekrytointiprosessien edistymisen seurannan eri tehtävissä.

2. Multipostaus

Rekrytointi-ilmoitusten automaattinen julkaisujärjestelmä monilla alustoilla samanaikaisesti, kuten ilmoitusportaaleissa, urasivuilla tai sosiaalisessa mediassa. Multipostaus-toiminnolla:

• Säästää aikaa poistamalla tarpeen manuaalisten ilmoitusten julkaisemiseen.

• Mahdollistaa jokaisen rekrytointikanavan tehokkuuden seuraamisen.

3. Edistyksellinen haku (Advanced Search)

Hakumoduuli mahdollistaa rekrytoijille:

• Käyttää suodattimia, kuten avainsanoja, sijaintia, kokemustasoa tai taitoja.

• Hakea tietokantoja hakijapätevyyden sopivuusvaatimuksella.

• Hyödyntää tekoälyn algoritmeja, jotka automaattisesti ehdottavat parhaita profiileja.

4. Talenttipoolit

Talent Pools -moduuli mahdollistaa talentpoolien luomisen ja hallinnan, mikä:

• Mahdollistaa hakijoiden ryhmittelyn taitojen, kokemuksen tai mielenkiinnon kohteiden mukaan.

• Helpottaa sopivien hakijojen nopeaa tavoittamista tulevissa rekrytoinneissa.

• Tukee pitkäaikaisten suhteiden rakentamista hakijoiden kanssa.

5. Tehtävien ja kalentereiden hallinta.

ATS mahdollistaa tehtävien ja tapaamisten suunnittelun, tarjoten:

• Kalenteri integraation järjestelmiin kuten Outlook tai Google Calendar.

• Muistutukset ja ilmoitukset haastattelujen tai muiden tärkeiden tapahtumien ajankohdista.

• Mahdollisuus delegoida tehtäviä tiimin jäsenten välillä.

6. Sähköpostien hallinta.

ATS-järjestelmät integroituivat sähköpostiin, mikä mahdollistaa:

• Sähköpostien lähettämisen ja vastaanottamisen suoraan järjestelmästä.

• Automaattinen viestien kohdentaminen hakijaprofiileihin.

• Viestipohjien luominen ja käyttäminen rutiiniviestinnässä.

7. CV Parsinta (CV parsing).

CV-parsintatoiminto mahdollistaa:

• Automaattinen tietojen muuntaminen CV:stä rakenteelliseksi tiedoksi hakijaprofiilissa.

• Erilaisten asiakirjojen lukeminen, mukaan lukien PDF ja Word.

• Vähentää manuaalisten tiedonsyöttöjen käyttöikaa.

8. GDPR-vaatimusten hallinta.

GDPR-moduulit takaavat:

• Henkilötietojen käsittelylupien automaattista keräämistä.

• Kandiaattitietojen säilytysaikojen hallinnan.

• Automaattista tietojen poistamista tietyn ajan kuluttua tai pyynnöstä.

9. Raportointi ja analytiikka.

Raportointimoduulit tarjoavat:

• Yksityiskohtaiset tiedot rekrytointiprosessien tehokkuudesta, mukaan lukien konversioluvut ja kunkin vaiheen kesto.

• Raporttien generointi auditointeihin ja hallinnolle.

• Analyysit hakijalähteistä, jotka auttavat optimoimaan rekrytoinnin kustannuksia.

Moduulien personointi

Nykyaikaiset ATS-järjestelmät mahdollistavat organisaatioille vain niiden moduulien valinnan, jotka ovat heille merkityksellisiä. Näin ollen yritykset voivat:

• Mukauttaa työkalut omiin tarpeisiin ja budjettiin.

• Laajentaa järjestelmää organisaation kehittyessä ja vaatimusten muuttuessa.

Yhteenveto

ATS-järjestelmä ei ole vain rekrytoinnin tukityökalu vaan myös alusta, joka keskittää kaikki prosessit kandiaattien hallintaan liittyen. Laajan modulivalikoiman, kuten multipostauksen, edistyksellisen haun tai Talent Poolsin ansiosta nämä järjestelmät ovat joustavia ja skaalautuvia, mukautuen pienten yritysten, suuryritysten ja rekrytointitoimistojen tarpeisiin. Käyttäjät voivat nauttia intuitiivisesta käyttöliittymästä, joka maksimoi työskentelyn mukavuuden ja tehokkuuden.

Luku 5: Rekrytointijärjestelmän käyttöönotto

ATS-järjestelmän (Hakijaseurantajärjestelmän) käyttöönotto on avainasemassa rekrytointiprosessien muunnoksessa. Vaikka ensisilmäyksellä prosessi voi vaikuttaa monimutkaiselta, se on todellisuudessa yhä intuitiivisempi ja mukautettu erikokoisten ja -alojen yritysten tarpeisiin. Käyttöönotto kattaa konfiguroinnin, käyttäjien koulutuksen ja tarvittaessa myös vanhoista työkaluista peräisin olevan datan siirron.

1. ATS:n käyttöönotto uudessa yrityksessä

Jos yritys ei ole aikaisemmin käyttänyt mitään rekrytointijärjestelmää, ATS:n käyttöönotto on suhteellisen yksinkertaista. Prosessin voi jakaa muutamaan perusvaiheeseen:

Järjestelmän konfigurointi:

• Käyttäjätilien luominen oikeilla käyttöoikeustasoilla.

• Järjestelmän personointi, mukaan lukien yrityksen logon lisääminen, kieliasetusten määrittäminen ja käyttöliittymän mukauttaminen.

• Asiakirjapohjien valmistelu, kuten henkilötietojen käsittelylupien (GDPR) pohjat, rekrytointi-ilmoituspohjat ja sähköpostipohjat.

Ulkoinen integrointi:

• ATS:n integrointi rekrytointisivustoihin, kuten LinkedIn, Pracuj.pl tai Indeed.

• Integrointi kalentereihin, sähköpostijärjestelmiin ja muihin HR-tiimin käyttämiin työkaluihin.

Käyttäjien koulutus:

• Rekrytointitiimin perehdyttäminen järjestelmän toiminnallisuuksiin, mukaan lukien käyttöliittymän hallinta, hakijoiden etsiminen ja raporttien generointi.

• Hyvien käytäntöjen läpikäynti järjestelmän käytössä, jotta sen mahdollisuudet voidaan hyödyntää täysin.

2. ATS:n käyttöönotto yrityksessä, joka on aikaisemmin käyttänyt muita työkaluja

Yrityksille, jotka ovat aiemmin hoitaneet rekrytointiprosesseja manuaalisesti tai käyttäneet toista järjestelmää, ATS:n käyttöönotto vaatii lisätoimenpiteitä liittyen datan siirtoon. Tämä on keskeinen vaihe, jotta työn jatkuvuus voidaan varmistaa ja vanhat rekrytointihistoriat säilyttää.

Datan siirron suunnittelu:

• Siirrettävän datan laajuuden arviointi, kuten hakijaprofiilit, muistiinpanot, asiakirjat tai viestintähistoria.

• Datannettavuuden tarkistaminen uuden ATS:n kanssa.

Siirtoprosessi:

• Datan vienti aiemmasta järjestelmästä muodossa, joka on yhteensopiva uuden työkalun kanssa.

• Datan tuonti ATS:ään, sen rakenteen ja oikeellisuuden säilyttäminen.

Siirron oikeellisuuden testaaminen:

• Varmistus siitä, että kaikki data on siirtynyt virheettömästi.

• Yhteensopivuuden varmistaminen muiden työkalujen ja palveluiden kanssa.

3. ATS-järjestelmä pilvessä vai paikallisesti?

Suurin osa nykyaikaisista rekrytointijärjestelmistä tarjotaan SaaS (Software as a Service) -mallissa ja ne toimivat pilvilaskennan pohjalta. Tällaisella ratkaisulla on monia etuja:

• Dostępność: Käyttäjät voivat käyttää järjestelmää mistä tahansa maailmassa käyttäen vain verkkoselainta.

• Turvallisuus: SaaS-toimittajat investoivat kehittyneeseen dataturvaan ja teknologiaan, taaten säädösten mukaisuuden kuten GDPR.

• Päivitykset: Pilvessä toimivat järjestelmät päivitetään säännöllisesti, joten käyttävät saavat aina uusimmat toiminnot käyttöönsä.

Paikallisen asennuksen suosiville yrityksille löytyy myös on-premisesratkaisuja, vaikka niiden käyttöönotto ja ylläpito voi olla kalliimpaa ja tuo enemmän vastuuta IT-infrastruktuurin ylläpidosta.

4. Vaihtoehtoiset lähestymistavat: Excelistä ATS:ään

Maailman pienemmille yrityksille ja startupeille, joilla on alkava rekrytointi, ATS voi tuntua edistykselliseltä ratkaisulta. Osa yrityksistä aloittaa yksinkertaisilla työkaluilla, kuten taulukkolask