Rekrytointidataa saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeen hakemisen ja rekrytoinnin tarkoituksen toteuttamiseksi. GDPR ei anna kiinteitä säilytysaikoja, vaan rekisterinpitäjän on itse arvioitava tarve ja dokumentoitava päätös. Kansalliset kanneajat asettavat käytännön vähimmäisrajan, ja poistoprosessien automatisointi varmistaa, että periaate toteutuu arjessa.

Lyhyesti:

• Hylätyn hakijan tiedot kannattaa poistaa vuoden kuluessa, sillä syrjintäkanteen määräaika on vuosi; riitariski voi perustella työsopimuslain kahden vuoden kanneajan huomioimisen.

• Terveystiedot on pidettävä erillään muista hakijatiedoista; tarpeen tarkistusta suositellaan vähintään viiden vuoden välein, mutta noin kahden vuoden väli vähentää riskejä.

• Hakijalta voi pyytää erillisen suostumuksen ansioluettelon säilyttämiseen myöhempää rekrytointia varten; suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, selkeä ja peruutettavissa.

• Kirjaa kullekin tietoryhmälle käyttötarkoitus, käsittelyn oikeusperusta ja seuraava arviointiajankohta sekä ilmoita säilytysajan perusteet tietosuojaselosteessa.

• Automatisoi muistutukset ja poistot sekä kirjaa tarkastuslokiin tietojen säilyttämisen ja poistamisen perusteet, jotta määräajat eivät ylity ja ratkaisut voidaan jäljittää.

Recruitifyrecruitify.aiHallitse rekrytointitietoja jäljitettävästiRecruitify yhdistää rekrytointityönkulut ja sisältää GDPR-suostumusten hallinnan sekä kirjausketjun tietojen käsittelyn seurantaan.Tutustu Recruitifyhin

Sisällysluettelo

• GDPR ja kansallinen lainsäädäntö - mitä käytännössä tulee huomioida

• Suositellut säilytysajat eri rekrytointidatatyyppien mukaan

• Dokumentointi, tietosuojaseloste ja rekisteröidyn tiedottaminen

• Tekniset toteutukset ja automaatio: järjestelmäkäytännöt, auditointi ja suostumuksen hallinta

• Rekrytoijan näkökulma - toimintatavat, vastuunjako ja koulutus

• Kuinka moderni ATS/CRM voi helpottaa säilytysajan hallintaa

• Usein kysytyt kysymykset

• Lähteet

GDPR ja kansallinen lainsäädäntö - mitä käytännössä tulee huomioida

Tietosuoja-asetus ei listaa tietotyyppikohtaisia säilytysaikoja. Sen sijaan se velvoittaa meidät arvioimaan jokaisen tietoryhmän kohdalla, miksi tietoa tarvitaan ja milloin tarve päättyy. Tietosuojavaltuutetun toimisto on todennut, että rekrytointidataa ei saa pitää passiivisesti ilman aktiivista tarvearviointia: tarpeettomat tiedot pitää poistaa, ja arvioinnin perusteet on kirjattava ylös niin, että ne löytyvät myöhemmin auditissa.

Kansallinen lainsäädäntö tuo käytäntöön konkreettiset aikarajat, joita kannattaa käyttää vähimmäismittarina:

• Työsopimuslain yleinen kanneaika on kaksi vuotta, mikä puoltaa työhakemusten säilyttämistä vastaavan ajan, jos rekrytointiin liittyy riski riitautumisesta.

• Yhdenvertaisuuslain syrjintäkanteen määräaika on yksi vuosi, mikä vaikuttaa erityisesti hylättyjen hakemusten säilytysaikaan.

• Tietosuojavaltuutetun ratkaisukäytäntö vahvistaa, että kanneajat kuuluvat olennaisena osana säilytysaikojen perusteluun.

Poikkeuksia sääntöön ovat arkistointitarkoitukset, tieteellinen tutkimus ja tilastointi, joissa pidempi säilytys voi olla perusteltua, jos tiedot suojataan asianmukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on linjannut, että säilytysaika pitää pystyä perustelemaan ja jäljittämään kaikissa vaiheissa. Tämä tarkoittaa, että pelkkä “varmuuden vuoksi” -säilytys ei kelpaa perusteeksi missään rekrytointiprosessin vaiheessa.

Suositellut säilytysajat eri rekrytointidatatyyppien mukaan

Säilytysaika riippuu siitä, mihin tietoa tarvitaan rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Seuraava jaottelu auttaa hahmottamaan, millä perusteella eri tietotyyppejä kannattaa käsitellä:

1. Työhakemukset ja ansioluettelot: hylätyn hakijan tiedot kannattaa poistaa viimeistään vuoden kuluessa prosessin päättymisestä, kanneaikojen ja mahdollisten uusintarekrytointien huomioimiseksi.

2. Arvioinnit ja haastattelumuistiinpanot: näitä säilytetään tyypillisesti lyhyemmän aikaa kuin itse hakemusta, koska niiden käyttötarkoitus päättyy valintapäätöksen tekemiseen.

3. Terveystiedot: näitä käsitellään erillään muusta hakijadatasta, ja työelämän tietosuojan käsikirja suosittaa tarkistamaan tarpeen vähintään viiden vuoden välein, vaikka käytännössä tiiviimpi, noin kahden vuoden tarkistusväli vähentää riskejä tehokkaammin.

4. Sopimus- ja palkkatiedot: valituksi tulleen työntekijän sopimukseen liittyvät asiakirjat noudattavat kirjanpito- ja työlainsäädännön omia, erillisiä säilytysaikoja, jotka ylittävät tavanomaisen rekrytointidatan säilytysajan.

Julkisen sektorin käytäntö tarjoaa hyödyllisen vertailukohdan: valtiolle.fi poistaa hakemukset kahdentoista kuukauden kuluttua rekrytointiprosessin päättymisestä, mikä kuvaa konservatiivista mutta toimivaa lähestymistapaa.

Dokumentointi, tietosuojaseloste ja rekisteröidyn tiedottaminen

Säilytysajan perustelu ei riitä, jos se on olemassa vain muistin varassa. Dokumentoidun perustelun tulee sisältää vähintään käyttötarkoitus, oikeusperusta ja seuraava tarkistusajankohta.

• Käyttötarkoitus: miksi juuri tätä tietoa tarvitaan rekrytoinnin vaiheessa, jossa se kerättiin.

• Oikeusperusta: perustuuko käsittely sopimukseen, suostumukseen vai oikeutettuun etuun.

• Tarkistusaika: milloin tarve arvioidaan uudelleen ja kuka siitä vastaa.

EDPB:n ohjeistus selventää, että suostumus ja oikeutettu etu voivat molemmat toimia laillisena perusteena hakijatietojen säilyttämiselle. Oikeutetun edun tapauksessa on tehtävä tasapainotus hakijan ja rekisterinpitäjän etujen välillä, ja hakijalle on kerrottava selkeästi, miten ja kuinka pitkään hänen tietojaan käsitellään.

Tietosuojaselosteessa tulee kertoa säilytysajat tai ainakin kriteerit, joiden perusteella ne määräytyvät, sekä rekisteröidyn oikeudet: pääsy tietoihin, oikaisu ja poisto. Kun hakija pyytää tietojensa poistamista, käytännön toimi on yksinkertainen: tarkistetaan, ettei säilytykselle ole muuta perustetta, ja poisto tai anonymisointi toteutetaan viipymättä. Lue lisää aiheesta GDPR-vaatimustenmukaisuudesta rekrytoinnissa.

Ammattilaisen vinkki: kirjaa säilytysaikaperuste jo tietojen keräämisen hetkellä, ei vasta kun poistopäätös tehdään.

Tekniset toteutukset ja automaatio: järjestelmäkäytännöt, auditointi ja suostumuksen hallinta

Säilytysajan noudattaminen käytännössä vaatii järjestelmätason tukea, koska manuaalinen seuranta unohtuu helposti. Automaattinen poisto toimii parhaiten, kun järjestelmä lähettää hakijalle ensin ilmoituksen ja mahdollisuuden päivittää tietonsa ennen varsinaista poistoa.

• Automaattiset muistutukset ja poistoprosessit varmistavat, että säilytysaika ei ylity huomaamatta.

• Audit-lokit ja suostumusten versionhallinta tekevät näkyväksi, milloin ja millä perusteella tieto on säilytetty tai poistettu.

• Pseudonymisointi ja anonymisointi toimivat vaihtoehtona täydelliselle poistolle tilanteissa, joissa tilastointi- tai analytiikkatarve jatkuu rekrytoinnin päättymisen jälkeen.

Ammattilaisen vinkki: pyydä poistoa edeltävä ilmoitus osaksi vakioprosessia: se antaa hakijalle mahdollisuuden jäädä talent pooliin omasta tahdostaan sen sijaan, että tieto katoaa huomaamatta.

Audit-lokien merkitys kasvaa, kun rekrytointidataa käsittelee useampi henkilö samassa organisaatiossa. Tarkempi katsaus aiheeseen löytyy artikkelista rekryjärjestelmän tietoturvasta.

Rekrytoijan näkökulma - toimintatavat, vastuunjako ja koulutus

Säilytysajat eivät toteudu itsestään: joku organisaatiossa päättää ne, joku toteuttaa poiston ja joku tarkistaa prosessin säännöllisesti. Vastuunjaon puute on yleisin syy siihen, että hyvin kirjatut periaatteet jäävät käytännössä noudattamatta. Säännöllinen koulutus ja prosessien auditointi tekevät säilytysajoista osan arkea, ei vuosittaista erillistehtävää.

- Recruitify Team

Kuinka moderni ATS/CRM voi helpottaa säilytysajan hallintaa

Säilytysaikojen hallinta helpottuu huomattavasti, kun automaattinen poisto, audit trail ja suostumusten hallinta toimivat yhdessä samassa järjestelmässä erillisten taulukoiden sijaan.

Juuri tätä varten rakensimme alustan GDPR-suostumusten hallintamoduulin, joka tarjoaa täydellisen kirjausketjun ja digitaalisen todisteen jokaisesta tietueesta. Arkaluonteiset tiedot voidaan anonymisoida turvallisesti, ja johtotason raportointi säilyy ennallaan. Kun etsit järjestelmää, kannattaa varmistaa, että se tukee automaattista poistoa, kattavaa audit-lokia ja suostumusten versionhallintaa yhdessä paikassa.

Tutustu hinnoitteluun ja katso, mikä paketti sopii organisaatiosi kokoon, tai lue lisää GDPR-vaatimustenmukaisuudesta rekrytoinnissa.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka pitkään rekrytointidataa saa säilyttää GDPR:n mukaan?

GDPR ei määrittele kiinteää aikaa, vaan edellyttää, että säilytysaika perustuu tarpeen arviointiin kunkin tietotyypin kohdalla. Kansalliset kanneajat, kuten työsopimuslain kahden vuoden määräaika, toimivat käytännön vähimmäismittarina.

Mitä pitää tehdä hylätyn hakijan tiedoille?

Hylätyn hakijan tiedot kannattaa poistaa, kun käyttötarkoitus on täyttynyt ja mahdolliset kanneajat ovat kuluneet umpeen. Hakijalle voidaan tarjota mahdollisuus jäädä talent pooliin erillisellä suostumuksella ennen poistoa.

Miksi terveystietoja käsitellään rekrytoinnissa eri tavalla?

Terveystiedot ovat erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvaa tietoa, ja työelämän tietosuojan käsikirja suosittaa erillistä käsittelyä ja tarpeen tarkistamista säännöllisin väliajoin. Tiiviimpi, noin kahden vuoden tarkistusväli vähentää riskejä tehokkaammin kuin pidempi vaihtoehto.

Mitä tietosuojaselosteessa pitää kertoa säilytysajoista?

Selosteessa on kerrottava säilytysaika tai ainakin perusteet, joiden mukaan se määräytyy, sekä rekisteröidyn oikeudet poistoon ja oikaisuun. Tämä on osa rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuutta tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Voiko suostumuksella säilyttää CV:tä pidempään kuin rekrytoinnin keston?

Kyllä, EDPB:n ohjeistuksen mukaan suostumus voi olla pätevä peruste CV:n säilyttämiselle talent poolia varten. Suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, selkeästi ilmaistu ja milloin tahansa peruutettavissa.

Lähteet

• Säilytyksen rajoittaminen | Tietosuojavaltuutetun toimisto

• EDPB - SME data protection guide - FAQ

• Finlex / Tietosuojavaltuutetun päätös (kannen huomiointi)

Suositukset

• Tietosuojakäytäntö

• Datalaatu rekrytoinnissa: näin varmistat oikean ja vaatimustenmukaisen datan