Miksi kehitimme dynaamiset osaajapoolit

Rekrytoinnissa vallitsee erikoinen paradoksi: useimmat tiimit käyttävät valtavasti aikaa sellaisten kandidaattien etsimiseen, jotka todennäköisesti löytyvät jo heidän omasta järjestelmästään.

He julkaisevat uusia ilmoituksia, selaavat LinkedIniä, haravoivat ulkoisia tietokantoja, testaavat uusia Boolean-hakulausekkeita ja lähettävät kylmiä viestejä aloittaen hakuprosessin täysin nollasta joka kerta, kun uusi rooli aukeaa. Samaan aikaan heidän omassa järjestelmässään saattaa jo olla satoja tai jopa tuhansia huippuosaajia, jotka ovat aiemmin osoittaneet kiinnostusta, jättäneet hakemuksen, keskustelleet rekrytoijan kanssa, päässeet shortlistalle tai edenneet edellisten rekrytointien finaalivaiheisiin.

Monet heistä jäivät ilman tarjousta vain väärän ajoituksen vuoksi. Jotkut olivat liian kokeneita tai kalliita yhteen rooliin, mutta sopisivat täydellisesti toiseen. Toiset olivat erittäin vahvoja ehdokkaita, mutta hävisivät niukasti vieläkin sopivammalle. Osa ei ollut silloin valmis vaihtamaan työpaikkaa, mutta saattaa olla sitä juuri nyt. Jotkut taas palkattiin, ja he voisivat tänä päivänä toimia loistavana vertailukohtana vastaavissa hauissa.

Paperilla tämän pitäisi olla jokaisen rekrytointitiimin arvokkain voimavara. Käytännössä se on kuitenkin usein kaikkein alihyödynnetyin resurssi.

Tämä on suurin syy siihen, miksi rakensimme Recruitifyn dynaamiset osaajapoolit.

Emme siksi, että "osaajapooli" kuulostaa hyvältä ominaisuudelta myyntiesitteessä. Emme myöskään siksi, että jokaisella nykyaikaisella rekrytointijärjestelmällä pitäisi vain olla sellainen. Teimme sen, koska näimme saman haasteen toistuvan jatkuvasti: huippukandidaatit olivat jo valmiiksi järjestelmässä, mutta heidät oli liian helppo hukata, heihin oli vaikea palata ja heidän löytämisensä oli täysin sen varassa, sattuiko joku muistamaan heidän olemassaolonsa.

Kandidaatit tietokannassasi ovat piilevä kultakaivos

Rekrytointitietokanta ei ole pelkkä paikka, jonne ansioluettelot arkistoidaan pölyttymään. Tai ainakaan sen ei pitäisi olla sitä.

Laadukas osaajakanta pitää sisällään historiaa ja arvokasta kontekstia. Se sisältää aiemmat keskustelut, vanhat hakemukset, suoritettujen testien tulokset, rekrytoijien muistiinpanot, hakijoiden alkuperäiset lähteet, osaamisprofiilit, palkkatoiveet, saatavuuden ja ne pienet signaalit, jotka voivat osoittautua korvaamattomiksi tulevaisuudessa.

Tämä arvo on kuitenkin erittäin herkkä katoamaan.

Jos kandidaatteja ei ole ryhmitelty oikein, jos muistiinpanot ovat hajallaan, statukset epäselviä, vanhat shortlistat unohdettu eikä kukaan palaa säännöllisesti vahvoihin profiileihin – tietokanta muuttuu vähitellen pelkäksi hautausmaaksi. Se sisältää yhä tietoa, mutta se ei enää aktiivisesti tue liiketoimintaasi.

Tähän pisteeseen monet tiimit jumiutuvat. He tietävät, että järjestelmässä on hyviä tekijöitä, mutta heidän etsimisensä tuntuu hitaalta, epävarmalta ja vaivalloiselta. Rekrytoijat eivät luota löytävänsä oikeaa henkilöä nopeasti, joten he turvautuvat jälleen kerran kalliiseen ja aikaavievään ulkoiseen suorarekrytointiin.

Tämä luo uskomattoman kalliin noidankehän.

Käytät aikaa kandidaattien löytämiseen. Haastattelet heitä. Arvioit heidän osaamistaan. Viet heidät prosessin läpi ja opit heistä valtavasti. Kun projekti päättyy – jos tätä kertynyttä tietoa ei oteta talteen ja hyödynnetä uudelleen – joudut tekemään täsmälleen saman työn uudelleen seuraavan toimeksiannon kohdalla.

Tämä ei ole vain tehotonta, vaan se on myös äärimmäisen turhauttavaa. Rekrytointitiimit eivät yleensä aloita alusta siksi, etteikö heillä olisi dataa. He aloittavat alusta, koska heidän datansa ei ole järjestetty tavalla, joka mahdollistaisi välittömät toimenpiteet.

Miksi perinteiset osaajapoolit eivät enää riitä

Useimmissa rekrytointijärjestelmissä on jonkinlainen versio osaajapooleista. Yleensä ne antavat rekrytoijille mahdollisuuden luoda manuaalisesti kandidaattilistoja tietyn taidon, roolin, sijainnin, toimialan tai tulevan asiakastarpeen ympärille. Tämä on hyödyllistä – erityisesti silloin, kun rekrytoijat ovat poikkeuksellisen kurinalaisia ja tietokannan koko on vielä helposti hallittavissa.

Kiireisessä rekrytoinnin arjessa näistä manuaalisesti ylläpidettävistä listoista tulee kuitenkin vain yksi lisätaakka jo ennestään pitkälle tehtävälistalle.

• Jonkun täytyy muistaa lisätä kandidaatti listalle.

• Jonkun täytyy muistaa päivittää poolia.

• Jonkun täytyy poistaa henkilöt, jotka eivät enää sovi kriteereihin.

• Jonkun täytyy muistaa palata tämän ryhmän pariin kuukausien päästä.

• Jonkun täytyy tietää, miksi kyseinen kandidaatti on alun perin lisätty sinne.

Pienessä mittakaavassa tämä voi toimia. Kun liiketoiminta kasvaa, järjestelmä pettää.

Rekrytoijat ovat ylityöllistettyjä. Hakuprosessit etenevät vauhdilla. Prioriteetit muuttuvat päivittäin. Kandidaatteja virtaa eri kanavista. Shortlistoja luodaan, hakemuksia satelee ja rekrytointeja viedään maaliin. Osa hylätään, osa laitetaan odottamaan ja osa vaikuttaa lupaavilta tulevaisuutta ajatellen.

Jos järjestelmä ei auta tunnistamaan ja hyödyntämään näitä signaaleja automaattisesti, arvokkaat osaajat katoavat hiljaa tietokannan syövereihin. Heitä ei poisteta, eivätkä he teknisesti katoa minnekään. Heidät vain unohdetaan.

Tämä ero on kriittinen: kandidaatti voi olla järjestelmässäsi, mutta silti täysin näkymätön tiimillesi silloin, kun häntä eniten tarvittaisiin.

Halusimme herättää osaajapoolit eloon

Kun lähdimme suunnittelemaan Recruitifyn osaajapooleja, emme halunneet luoda pelkkiä staattisia kansioita. Halusimme tehdä niistä täysin dynaamisia.

Meidän mielestämme osaajapoolin ei pitäisi olla passiivinen paikka, jonne rekrytoija silloin tällöin muistaa siirtää kandidaatteja. Sen on oltava elävä kokonaisuus, joka kasvaa ja kehittyy reaaliajassa todellisten rekrytointitoimenpiteiden pohjalta.

Jos kandidaatti etenee shortlistalle tietyssä projektissa, se on vahva signaali. Vaikka hän ei saisi juuri sitä paikkaa, hän on ehdottomasti pidettävä lähellä tulevia hakuja varten. Jos joku hakee tiettyyn roolityyppiin, sekin on signaali. Jos kandidaatti palkataan, tämä tieto voi auttaa rakentamaan tulevaisuutta varten pooleja testatuista huippuosaajista, joilla on vastaava tausta.

Tämän vuoksi Recruitifyn dynaamiset osaajapoolit toimivat saumattomasti yhdessä automaation kanssa.

Ne pystyvät keräämään kandidaatteja suoraan käynnissä olevista projekteista, prosessivaiheista, hakemuksista, palkkauksista ja muista tapahtumista. Sen sijaan, että olisitte manuaalisen rutiinin varassa, voitte luoda sääntöjä, joiden avulla järjestelmä poimii arvokkaat kandidaatit talteen juuri oikealla hetkellä.

Tämä on ratkaiseva ero. Osaajapoolia ei vain luoda kerran ja jätetä oman onnensa nojaan. Se rikastuu jatkuvasti sillä työllä, jota rekrytointitiimisi tekee jo nyt joka päivä.

Kandidaattien uudelleenkäyttö ei ole oikotie – se on merkki kypsyydestä

Joskus rekrytointitiimit kohtaavat jokaisen uuden toimeksiannon kuin täysin uuden etsintäoperaation. Toki jokainen rooli on uniikki. Jokaisella asiakkaalla on omat tarpeensa ja jokaisella hiring managerilla omat mieltymyksensä. Ja luonnollisesti jokainen kandidaatti on arvioitava ammattitaitoisesti.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tiimin pitäisi sivuuttaa kaikki se arvokas tieto, joka sillä on jo hallussaan.

Aiemmista hauista tuttujen vahvojen kandidaattien kontaktoiminen uudelleen ei ole oikotie onneen. Se on yksinkertaisesti fiksua ja kannattavaa rekrytointiliiketoimintaa.

• Jos joku oli riittävän hyvä päästäkseen aiemmin shortlistalle, tällä tiedolla on valtava arvo uudessa haussa.

• Jos joku hylättiin, koska palkkatoive ei kohdannut yhden asiakkaan budjetin kanssa, hän voi olla täydellinen valinta toisen asiakkaan paremmin palkattuun rooliin.

• Jos joku oli viime vuonna liian juniori, hän voi olla tänä vuonna täysin valmis vastuuseen.

• Jos joku oli aiemmin erittäin kiinnostunut vastaavasta mahdollisuudesta, seuraava keskustelu voidaan aloittaa paljon syvemmältä pohjalta.

Tämä on erityisen kriittistä rekrytointitoimistoille. Toimistot tasapainoilevat useiden asiakkaiden, samankaltaisten roolien, toistuvien osaamisvaatimusten ja päällekkäisten osaajamarkkinoiden kanssa. Vahva kandidaatti, joka ei sovi yhteen projektiin, voi olla jättipotti toisessa – mutta vain, jos tiimisi pystyy löytämään hänet sekunneissa ja ymmärtämään hänen taustansa välittömästi.

Juuri tässä dynaamiset osaajapoolit auttavat. Ne eivät ole passiivisia listoja, vaan yrityksenne monistettavaa rekrytointiälyä.

Työkalut, joilla rekrytoijat saavat tuloksia aikaan poolin sisällä

Halusimme välttää tilanteen, jossa osaajapoolit toimivat vain passiivisena varastona. Pooli on hyödyllinen vain silloin, kun sen sisältämien kandidaattien kanssa voidaan työskennellä aktiivisesti.

Recruitifyssa osaajapooli on paljon enemmän kuin pelkkä nimilista. Rekrutoijat voivat selata kandidaatteja poolin sisällä, analysoida heidän profiilejaan, lähettää sähköposteja tai tekstiviestejä ja hallita viestintää kohdennetusti ja tehokkaasti.

Tässä mielessä osaajapooli toimii kuin itsenäinen rekrytointiprojekti. Se ei korvaa itse hakuprospektia, vaan antaa rekrytoijille selkeän tilan ja työkalut tietyn osaajaryhmän hallintaan – paikan, johon palata, tehdä kohdennettuja toimenpiteitä ja pitää yllä suhteita huippuosaajiin.

Tämä on ratkaisevan tärkeää, sillä suhteita kandidaatteihin ei rakenneta vain aktiivisten hakuprosessien aikana. Joskus suurin lisäarvo syntyy nimenomaan siitä, että pidätte yhteyttä projektien välillä.

Dynaamiset osaajapoolit ovat yrityksenne yhteinen muisti

Yksi rekrytointialan suurimmista haasteista on hiljainen tieto ja muisti – ei yksittäisen työntekijän muisti, vaan koko organisaation yhteinen muisti.

Yksittäinen rekrytoija saattaa muistaa loistavan kandidaatin puolen vuoden takaa. Mutta mitä tapahtuu, kun tämä rekrytoija jää lomalle? Tai kun hänet ylennetään uusiin tehtäviin? Tai kun hän vaihtaa yritystä? Mitä tapahtuu, kun tiimi kasvaa ja useampi henkilö tekee hakuja samoille markkinoille? Mitä tapahtuu, kun tietokanta paisuu kymmeniin tuhansiin profiileihin?

Jos arvokas tieto kandidaatista elää vain yhden ihmisen päässä, liiketoimintanne on haavoittuvainen.

Hyvän rekrytointijärjestelmän tulee suojata ja säilyttää tämä tieto. Sen on autettava tiimiänne muistamaan, kuka oli vahva ehdokas, kuka osoitti kiinnostusta, kuka eteni pitkälle ja kenestä on ehdottomasti pidettävä kiinni – ilman, että tieto katoaa yhden rekrytointiprojektin päättyessä.

Dynaamiset osaajapoolit tekevät tästä totta. Ne auttavat muuttamaan päivittäisen rekrytointityönne pitkäaikaiseksi, mitattavaksi kilpailueduksi.

Miksi rakensimme tämän ominaisuuden

Rakensimme dynaamiset osaajapoolit, koska uskomme, että nykyaikaisen rekrytointijärjestelmän on tehtävä paljon enemmän kuin vain arkistoitava CV-tiedostoja.

Sen on autettava rekrytoijia monistamaan jo tehdyn työn tulokset. Sen on autettava tiimejä palaamaan huippuosaajien pariin sen sijaan, että jokainen haku aloitettaisiin nollasta. Sen on tehtävä osaajakannastanne monikäyttöisempi ja tehokkaampi – ei vain suurempi. Sen on poistettava riski siitä, että loistavat ehdokkaat hautautuvat arkistoon vain siksi, ettei kenelläkään ollut aikaa siirtää heitä manuaalisesti oikealle listalle.

Ja mikä tärkeintä – sen on tuettava sitä, miten rekrytointia tehdään aidossa arjessa.

Rekrytointi on harvoin suoraviivaista. Kandidaatit liikkuvat projektien, vaiheiden, asiakkaiden ja eri uramahdollisuuksien välillä. Jotkut sopivat tähän päivään, toiset huomiseen. Joku ei ole oikea valinta yhteen rooliin, mutta on täydellinen match toiseen. Ja joihinkin on vain pidettävä tiivistä yhteyttä, koska suhde heihin on liian arvokas viilennettäväksi.

Nykyaikaisen rekrytointiohjelmiston on ymmärrettävä tämä dynamiikka.

Juuri siksi emme halunneet luoda osaajapooleista tavallisia kansioita. Halusimme niistä dynaamisia. Koska huippuosaajien ei pitäisi kadota tutkastanne vain siksi, että jokin yksittäinen prosessi tuli päätökseensä. Heidän on pysyttävä näkyvillä, helposti tavoitettavissa ja valmiina astumaan peliin heti, kun oikea mahdollisuus koittaa.

Tämä on dynaamisten osaajapoolien ydinfilosofia. Yksi pooli. Enemmän kontekstia. Parempi tuottavuus.