Tässä on artikkelisi käännös. Keskityin säilyttämään vahvan, liiketoimintalähtöisen dynaamisuuden ja hyödynsin rekrytointialan terminologiaa, joka kuulostaa kaikkein luonnollisimmalta ja ammattimaisimmalta rekrytointitoimistojen omistajille.

Miksi rekrytointitiimit sekoittavat aktiivisuuden edistymiseen

Rekrytointitiimit ovat harvoin toimettomina. Aina on ehdokkaita läpikäytävänä, viestejä lähetettävänä, haastatteluja sovittavana, rekrytoivia esihenkilöitä tavoiteltavana, tilapäivityksiä tehtävänä, muistiinpanoja kirjoitettavana ja raportteja laadittavana. Ulkopuolisen silmin prosessi voi näyttää äärimmäisen kiireiseltä. Rekrytointiputki elää, palavereja pidetään ja rekrytoijat tekevät hartiavoimin töitä.

Aktiivisuus ei kuitenkaan ole sama asia kuin edistyminen.

Tämä on yksi yleisimmistä sudenkuopista rekrytointiliiketoiminnassa. Tiimisi voi luoda valtavasti liikettä ilman, että lopullinen rekrytointipäätös lähestyy lainkaan. Ehdokkaat voivat edetä vaiheesta toiseen, vaikka kenelläkään ei ole selvää kuvaa siitä, kuka pitäisi valita. Haastatteluja voidaan järjestää ilman, että ne rakentavat varmuutta valinnasta. Seurantaviestejä voidaan lähettää ilman, että prosessi saa todellista vauhtia.

Prosessi on aktiivinen. Mutta päätöksenteko polkee paikallaan.

Kiireinen rekrytointiprosessi voi silti olla täysin jumissa

Monissa tiimeissä edistymistä mitataan näkyvällä toiminnalla: kuinka monta ehdokasta on löydetty (sourcing), kuinka monta ansioluetteloa on käyty läpi, kuinka monta haastattelua sovittu, kuinka monta viestiä lähetetty ja kuinka monta profiilia lisätty järjestelmään. Nämä mittarit ovat hyödyllisiä, mutta ne voivat luoda vaarallisen harhakuvitelman siitä, että asiat etenevät.

Rekrytoija voi kontaktoida 50 ehdokasta, mutta jos yksikään heistä ei vastaa todellista liiketoimintatarvetta, prosessi ei ole edennyt senttiäkään. Rekrytoiva esihenkilö voi haastatella viisi henkilöä, mutta jos hänen palautteensa jää epämääräiseksi, tiimi ei ole lähempänä päätöstä. ATS-rekrytointijärjestelmän putki voi näyttää täydeltä, mutta jos suurin osa ehdokkaista odottaa palautetta, on vailla kontekstia tai roikkuu epäselvissä tiloissa – prosessi ei ole terve. Se on vain kiireinen.

Tällä on valtava merkitys, sillä tällaisia prosesseja on huomattavasti vaikeampi diagnosoida. Kun mitään ei tapahdu, ongelma on ilmeinen. Kun taas tapahtuu paljon, on helppo olettaa, että prosessi rullaa loistavasti.

Edistyminen tarkoittaa epävarmuuden vähentämistä

Parempi tapa ajatella rekrytoinnin edistymistä ei ole aktiivisuus, vaan selkeys. Jokaisen prosessin vaiheen tulisi vähentää epävarmuutta.

• Kun sourcing-vaihe on ohi, tiimin on tiedettävä, onko markkinoilla riittävästi sopivia osaajia.

• Esikarsinnan (screening) jälkeen pitäisi olla selvempää, ketkä ehdokkaat sopivat rooliin ja missä piilevät mahdolliset riskit.

• Ensimmäisen haastattelun jälkeen rekrytoivan esihenkilön pitäisi tietää, kannattaako ehdokasta arvioida syvällisemmin.

• Lopullisen haastattelun jälkeen tiimin on kyettävä tekemään päätös tai vähintäänkin määritettävä selkeästi, mitä konkreettista näyttöä vielä puuttuu.

Jos jokin vaihe ei vähennä epävarmuutta, se ei todennäköisesti vie rekrytointia lainkaan eteenpäin.

Juuri tässä kohtaa monet rekrytointiprosessit menettävät suuntansa. Tiimit moninkertaistavat toimenpiteitä, mutta nämä toimet eivät vastaa avainkysymyksiin. Järjestetään uusi haastattelu, vaikka kukaan ei ole määritellyt, mitä sillä halutaan varmentaa. Etsitään uusi ehdokas, vaikka tiimi ei ole vieläkään selvittänyt, mitä edellisiltä puuttui. Lähetetään uusi seurantaviesti, mutta kukaan ei ota vastuuta seuraavasta päätöksestä.

Prosessi jatkuu, mutta epävarmuus säilyy.

Enemmän ehdokkaita ei aina tarkoita parempaa edistymistä

Rekrytointitiimit reagoivat tähän epävarmuuteen usein syöttämällä lisää ehdokkaita putkeen. Tämä on ymmärrettävää. Jos nykyinen shortlist ei herätä luottamusta, vaisto käskee etsimään lisää, tehostamaan sourcingia, panostamaan työpaikkailmoitteluun ja laajentamaan hakua.

Toisinaan se onkin juuri oikea ratkaisu. Hyvin usein suurempi ehdokasmäärä luo kuitenkin vain lisää työtä ratkaisematta perusongelmaa.

Jos rekrytoivalla esihenkilöllä ja rekrytoijalla ei ole yhtenäistä näkemystä siitä, mitä "hyvä" tarkoittaa, ehdokkaiden määrän kasvattaminen ei korjaa tilannetta. Jos roolin vaatimukset ovat epäselvät, laajempi sourcing johtaa vain pitkiin väittelyihin. Jos haastattelupalaute on ylimalkaista, lisähaastattelut eivät automaattisesti johda parempaan päätökseen.

Tällaisissa tapauksissa pullonkaulana ei ole ehdokkaiden tarjonta. Pullonkaulana on päätöksenteon selkeys.

Uusien profiilien lisääminen voi saada prosessin näyttämään erittäin aktiiviselta, mutta se voi myös lisätä kohinaa ja sekaannusta. Tiimi alkaa vertailla yhä useampia vaihtoehtoja, palata vanhoihin oletuksiin ja viivyttää päätöksentekoa siinä toivossa, että seuraava ehdokas olisi vielä hieman parempi.

Enemmän toimintaa. Vähemmän varmuutta.

Haastatteluista voi tulla liikettä ilman edistystä

Haastattelut ovat yksi selkeimmistä esimerkeistä siitä, miten aktiivisuus sekoitetaan helposti edistymiseen.

Ehdokas etenee esikarsinnasta esihenkilön haastatteluun. Sitten seuraa toinen haastattelu. Sen jälkeen tapaaminen tiimin kanssa. Ehkä mukaan otetaan vielä yksi sidosryhmän edustaja. Paperilla prosessi etenee vauhdilla.

Mutta mitä saamme todellisuudessa tietää?

Jos jokaisessa näistä haastatteluista esitetään samat kysymykset, arvioidaan täysin eri kriteereitä tai annetaan geneeristä palautetta, prosessi vain pitkittyy ilman, että se muuttuu fiksummaksi. Ehdokkaat investoivat aikaansa, esihenkilöt käyttävät työtuntejaan ja rekrytoijat koordinoivat logistista palapeliä – ja silti päätös pysyy hämärän peitossa.

Laadukkaan haastatteluvaiheen tulisi vastata konkreettisiin kysymyksiin:

• Pystyykö tämä henkilö suoriutumaan tehtävästä menestyksekkäästi?

• Sopiiko hän organisaatiokulttuuriimme ja toimintatapoihimme?

• Ymmärtääkö hän sen ongelman, jonka haluamme hänen ratkaisevan?

• Mitä riskejä meidän on vielä varmennettava?

Ilman tätä selkeyttä haastattelut muuttuvat vain sarjaksi mukavia rupatteluhetkiä ustruktruroidun ja tuloksekkaan päätöksentekoprosessin sijaan.

Tilamuutoksetkaan eivät aina ole todellista edistymistä

Rekrytointijärjestelmät luovat usein illuusion edistymisestä pelkillä statussiirtymillä: Uusi. Arvioitu. Esikarsittu. Haastattelussa. Shortlistalla. Tarjous esitetty. Palkattu.

Nämä vaiheet ovat työnkulun kannalta välttämättömiä, mutta ne voivat myös peittää todellisuuden alleen. "Haastattelussa"-tilaan siirretty ehdokas saattaa yhä odottaa ajanvarausta. "Shortlistalle" merkittyä ehdokasta ei välttämättä ole vielä ehditty käydä läpi asiakkaan kanssa. Henkilö, joka odottaa palautetta, saattaa todellisuudessa olla täysin jumissa prosessissa.

Tila kertoo sinulle vain sen, missä ehdokas sijaitsee järjestelmässä. Se ei välttämättä kerro, eteneekö rekrytointi todellisuudessa lainkaan.

Tämän vuoksi menestyvien rekrytointitiimien on tarkasteltava vaiheiden lisäksi siirtymien laatua. Kuka vastaa seuraavasta askeleesta? Mikä päätös tarvitaan nyt? Mitä tietoa meiltä puuttuu? Kuinka kauan ehdokas on jo odottanut? Mikä on muuttunut edellisen toimenpiteen jälkeen?

Ilman tätä kontekstia rekrytointiputkesi voi näyttää täydellisen järjestellyltä, vaikka se on todellisuudessa menettänyt kaiken momentuminsa.

Miksi aktiivisuus tuntuu turvallisemmalta kuin päätöksenteko

On myös täysin inhimillinen syy siihen, miksi tiimit sekoittavat aktiivisuuden edistymiseen. Aktiivisuus tuntuu tuottavalta. Se luo hallinnan tunteen. On paljon helpompaa etsiä muutama uusi ehdokas, sopia vielä yksi tapaaminen tai pyytää lisämielipide kuin tehdä vaikea päätös puutteellisen tiedon varassa.

Rekrytointipäätöksiin liittyy aina epävarmuutta. Mikään prosessi ei poista riskiä sataprosenttisesti. Siksi tiimeillä on tapana "tanssia" päätöksen ympärillä sen sijaan, että ne etenisivät suoraviivaisesti kohti ratkaisua.

Kerätään lisää tietoa. Vertailtua useampia profiileja. Odotetaan lisää lausuntoja. Pidetään haku jatkuvasti auki. Tämä voi olla hyödyllistä – jos lisäaktiivisuus todella vähentää riskiä. Siitä tulee kuitenkin äärimmäisen kallista silloin, kun sen ainoa tarkoitus on siirtää sitoutumista ja päätöksentekoa tulevaisuuteen.

Jossain vaiheessa keskustelun on muututtava kysymyksestä "Mitä muuta voisimme vielä tehdä?" kysymykseen "Mitä sellaista tiedämme jo nyt, minkä perusteella voimme tehdä lopullisen päätöksen?".

Mitä aktiivisuuden ja edistymisen sekoittaminen maksaa?

Tämän epäselvyyden hinta on valtava.

Rekrytoijat tekevät ylitöitä hallinnoidessaan putkia, jotka ovat täynnä ehdokkaita mutta vailla selvää suuntaa. Rekrytoivat esihenkilöt menettävät fokuksensa, kun prosessi venyy venymistään. Ehdokkaat odottavat liian kauan ja alkavat epäillä yrityksen ammattimaisuutta. Parhaat kyvyt valitsevat kilpailijan, joka toimi nopeammin. Raportit loistavat huippuaktiivisuutta, ja johto ihmettelee, miksi paikat ovat edelleen auki.

Ajan myötä rekrytointitiimi näyttää äärimmäisen ylikuormitetulta, vaikka todellinen ongelma ei ole työn määrä, vaan selkeän siirtymän puute toiminnasta kohti päätöksentekoa.

Tämä on erityisen kriittistä markkinoilla, joilla ehdokkaiden sitoutuminen on herkkää. Yrityksesi voi tehdä taustalla töitä yötä päivää, mutta jos ehdokkaalle päin näkyy vain hiljaisuus, viivästykset ja epäselvyys seuraavista askelista, hän ei näe vaivannäköäsi. Hän näkee vain päättämättömyyden.

Mitä parhaat rekrytointitiimit tekevät toisin

Parhaat rekrytointitiimit eivät tee enemmän. He varmistavat, että jokaisella heidän toimenpiteellään on selkeä ja mitattava tavoite.

He määrittelevät tarkasti, mitä kussakin vaiheessa arvioidaan. He asettavat arviointikriteerit lukkoon ennen sourcing-vaiheen aloittamista. He vaativat esihenkilöiltä konkreettista, näyttöön perustuvaa palautetta pelkkien "fiilisten" sijaan. He seuraavat tarkasti, missä kohtaa aikaa valuun tyhjäkäynnille vaiheiden välillä. He jakavat vastuun (ownership) kirkkaasti. He osaavat myös erottaa aktiivisesti etenevät ehdokkaat niistä, jotka ovat vain mukana tilastoissa täyttämässä putkea.

Mikä tärkeintä, he mittaavat sitä, tuottaako prosessi selkeyttä – ei vain sitä, kuinka työllistetty tiimi on. Vahvan rekrytointiprosessin on kyettävä vastaamaan jokaisessa vaiheessa seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä saimme juuri tietää?

• Minkä päätöksen tekemisessä tämä tieto auttoi meitä?

• Mikä on seuraava askel ja kuka on siitä vastuussa?

• Mikä voisi nyt estää meitä etenemästä maaliin?

Nämä kysymykset muuttavat rutiininomaisen suorittamisen todelliseksi, tulokselliseksi edistymiseksi.

Aktiivisuudesta älykkääseen analytiikkaan (Recruitment Intelligence)

Rekrytointitoimintojen tulevaisuudessa kyse ei ole entistä suuremman aktiivisuuden luomisesta. Tiimeillä on jo nyt kädet täynnä työtä. Todellinen kasvun ja tehostamisen paikka on rakentaa prosessin ympärille älykästä ja ennustavaa analytiikkaa.

• Mitkä kanavat tuovat ehdokkaita, jotka todella etenevät prosessissa?

• Missä vaiheessa ehdokkaat odottavat pisimpään?

• Ketkä esihenkilöt viivyttävät päätöksiä järjestelmällisesti?

• Mitkä vaiheet tuottavat aidosti hyödynnettävää näyttöä ja mitkä vain kuluttavat aikaa?

• Ketkä ehdokkaat ovat jumissa todellisten haasteiden vuoksi ja ketkä vain siksi, ettei kukaan ole saanut tehtäväkseen laittaa seurantaviestiä?

Tässä kohtaa nykyaikaisen rekrytointiteknologian, automaation ja edistyneen raportoinnin on astuttava kuvaan. Ei siksi, että tiimit saataisiin juoksemaan vieläkin kovempaa – vaan siksi, että prosessista saadaan täysin läpinäkyvä ja helposti hallittava.

Se ratkaiseva kysymys

Päivän päätteeksi rekrytoinnin edistymistä ei mitata sillä, kuinka paljon tiimisi teki töitä. Sitä mitataan sillä, liikkuuko tiimisi lähemmäksi loistavaa rekrytointipäätöstä.

Täpötäysi putki voi silti olla täysin jumissa. Ylikuormittunut rekrytoija voi olla sisäisesti estetty viemästä asioita eteenpäin. Pitkältä näyttävästä prosessista voi puuttua perusrakenteet. Ja järjestelmä täynnä uusia statussiirtoja voi silti jättää tärkeimmät asiat pimentoon.

Siksi todellinen kysymys ei kuulu: "Kuinka paljon rekrytointiaktiivisuutta saimme aikaan tällä viikolla?"

Paljon parempi kysymys on: "Mikä tämän aktiivisuuden ansiosta on meille vihdoin täysin selvää?"

Koska juuri siitä alkaa todellinen, tulosta tekevä edistys.