Dlaczego zbudowaliśmy Dynamiczne Pule Talentów

W rekrutacji istnieje pewien dziwny paradoks: większość zespołów spędza mnóstwo czasu na szukaniu kandydatów, których prawdopodobnie już ma.

Publikują nowe ogłoszenia, otwierają LinkedIna, przeszukują zewnętrzne bazy, testują kolejne zapytania Boolean, wysyłają wiadomości w ciemno i zaczynają proces pozyskiwania talentów niemal od zera za każdym razem, gdy pojawia się nowy wakat. A jednak, gdzieś w ich własnym systemie, często znajdują się już setki, a nawet tysiące osób, które wykazały zainteresowanie, złożyły aplikację, rozmawiały z rekruterem, trafiły na shortlistę lub dotarły do finałowych etapów poprzednich procesów.

Część z nich nie otrzymała oferty tylko ze względu na zły timing. Niektórzy byli zbyt drodzy na jedno stanowisko, ale idealnie pasowaliby na inne. Inni byli bardzo mocni, ale przegrali z kimś jeszcze lepszym. Niektórzy nie byli wtedy gotowi na zmianę pracy, ale teraz mogą być otwarci. Część z nich została zatrudniona i mogłaby dziś stanowić świetny punkt odniesienia dla podobnych poszukiwań.

Na papierze powinien to być jeden z najcenniejszych zasobów każdego zespołu rekrutacyjnego. W praktyce jest to często zasób najbardziej niewykorzystany.

To jeden z głównych powodów, dla których stworzyliśmy Dynamiczne Pule Talentów w Recruitify.

Nie dlatego, że „Pule Talentów” dobrze brzmią jako nazwa nowej funkcji. Nie dlatego, że każdy nowoczesny system rekrutacyjny po prostu powinien je mieć. Zrobiliśmy to, ponieważ wciąż widzieliśmy ten sam problem: świetni kandydaci byli już w bazie, ale zbyt łatwo było ich zgubić, zbyt trudno do nich wrócić i w zbyt dużym stopniu zależało to od tego, czy ktokolwiek w ogóle przypomni sobie o ich istnieniu.

Bazy kandydatów kryją w sobie ogromną wartość

Baza rekrutacyjna to nie jest po prostu miejsce, do którego wrzuca się CV. A przynajmniej nie powinna nim być.

Dobra baza kandydatów zawiera historię. Zawiera kontekst. Skrywa w sobie poprzednie rozmowy, dawne aplikacje, wyniki zrealizowanych projektów, notatki rekruterów, źródła pozyskania, umiejętności, oczekiwania, dostępność i sygnały, które mogą okazać się bezcenne w przyszłości.

Ale ta wartość jest niezwykle krucha.

Jeśli kandydaci nie są odpowiednio pogrupowani, notatki są niespójne, statusy niejasne, stare shortlisty odchodzą w zapomnienie, a nikt nie wraca regularnie do mocnych profili – baza danych powoli zamienia się w zwykłe archiwum. Nadal zawiera kandydatów, ale nie wspiera już aktywnie rekrutacji.

Właśnie w tym miejscu wiele zespołów grzęźnie w martwym punkcie. Wiedzą, że mają kandydatów w systemie, ale ich przeszukiwanie wydaje się powolne, niepewne i niekompletne. Rekruterzy nie ufają, że szybko znajdą odpowiednią osobę, więc ponownie uciekają do zewnętrznego sourcingu.

A to tworzy niezwykle kosztowną pętlę.

Poświęcasz czas na znalezienie kandydatów. Rozmawiasz z nimi. Oceniasz ich. Przeprowadzasz ich przez proces. Dowiadujesz się o nich wielu rzeczy. Następnie projekt się kończy, i – jeśli ten kontekst nie zostanie przechwycony i ponownie wykorzystany – w przyszłości będziesz musiał wykonać dokładnie tę samą pracę.

To nie tylko nieefektywne. To potężnie frustrujące. Zespoły rekrutacyjne często wcale nie zaczynają od zera dlatego, że nie mają danych. Zaczynają od zera, ponieważ ich dane nie są zorganizowane w sposób, który pozwala na podjęcie szybkiego działania.

Dlaczego tradycyjne Pule Talentów to często za mało

Większość systemów rekrutacyjnych posiada jakąś wersję pul talentów. Zazwyczaj pozwalają one rekruterom na ręczne tworzenie grup kandydatów wokół konkretnej umiejętności, roli, lokalizacji, branży lub przyszłej potrzeby biznesowej. To przydatne – zwłaszcza gdy rekruterzy są bardzo zdyscyplinowani, a rozmiar bazy wciąż da się okiełznać.

Jednak w realiach codziennej pracy rekrutacyjnej, ręcznie zarządzane listy stają się po prostu kolejnym obowiązkiem na i tak już długiej liście zadań.

• Ktoś musi pamiętać, aby dodać kandydata.

• Ktoś musi zaktualizować pulę.

• Ktoś musi usunąć osoby, które przestały pasować.

• Ktoś musi po czasie do tej grupy wrócić.

• Ktoś musi wiedzieć, dlaczego dany kandydat w ogóle się tam znalazł.

W małej skali to działa. W dużej – zaczyna pękać.

Rekruterzy są zapracowani. Projekty toczą się szybko. Priorytety ulegają zmianom. Kandydaci spływają z przeróżnych źródeł. Powstają shortlisty. Wpadają aplikacje. Dopina się zatrudnienia. Niektórzy zostają odrzuceni, inni spauzowani, a jeszcze inni wydają się obiecujący na przyszłość.

Jeśli system nie pomaga w automatycznym wychwytywaniu tych sygnałów, cenni kandydaci po cichu znikają w odmętach bazy. Nie są usuwani. Z technicznego punktu widzenia nie giną. Są po prostu zapominani.

Ta różnica ma fundamentalne znaczenie, ponieważ kandydat może znajdować się w systemie, a jednocześnie pozostawać dla zespołu całkowicie niewidzialnym.

Chcieliśmy, aby Pule Talentów ożyły

Kiedy w Recruitify zaczęliśmy projektować Pule Talentów, nie chcieliśmy, aby były to tylko statyczne foldery. Chcieliśmy, by stały się w pełni dynamiczne.

Dla nas Pula Talentów nie powinna być jedynie miejscem, do którego rekruter od czasu do czasu ręcznie wrzuca kandydatów. Powinna to być żywa grupa, która rośnie w oparciu o realne działania rekrutacyjne.

Jeśli kandydat trafia na shortlistę w danym projekcie, to jest to mocny sygnał. Nawet jeśli ostatecznie nie dostanie pracy, warto trzymać go blisko w kontekście przyszłych ról. Jeśli ktoś aplikuje na konkretny rodzaj stanowiska – to też jest sygnał. Jeśli kandydat zostaje zatrudniony, informacja ta może pomóc w budowaniu przyszłych pul sprawdzonych profili o podobnym zapleczu.

Dlatego Dynamiczne Pule Talentów w Recruitify mogą ściśle współpracować z automatyzacją.

Potrafią one zbierać kandydatów wprost z projektów, etapów, aplikacji, zatrudnień i innych zdarzeń w procesie. Zamiast polegać wyłącznie na manualnej dyscyplinie, rekruterzy mogą tworzyć reguły, dzięki którym system sam wychwyci wartościowych kandydatów w odpowiednim momencie.

To kluczowa różnica. Pula Talentów nie jest po prostu tworzona raz i pozostawiana sama sobie. Jest stale wzbogacana przez pracę, którą zespół rekrutacyjny i tak już wykonuje.

Ponowne wykorzystanie kandydatów to nie droga na skróty. To dowód dojrzałości

Czasami zespoły rekrutacyjne traktują każdy nowy projekt jak całkowicie nowe poszukiwania. Oczywiście – każda rola jest inna. Każdy klient ma swój kontekst. Każdy hiring manager ma swoje preferencje. I bezwzględnie każdy kandydat powinien zostać rzetelnie oceniony.

Nie oznacza to jednak, że zespół powinien zignorować wszystko to, co już wie.

Ponowne wykorzystanie mocnych kandydatów z poprzednich projektów to nie jest pójście na skróty. To po prostu mądra rekrutacja.

• Jeśli ktoś był wystarczająco dobry, by w przeszłości dotrzeć do shortlisty, to informacja ta ma ogromną wartość.

• Jeśli kogoś odrzucono, bo widełki finansowe nie spinały się u jednego klienta, może być idealny na lepiej płatne stanowisko.

• Jeśli ktoś w zeszłym roku był zbyt „juniorowy”, teraz może być w pełni gotowy.

• Jeśli ktoś wcześniej był żywo zainteresowany podobną ofertą, kolejna rozmowa może wystartować z o wiele głębszym kontekstem.

Jest to szczególnie ważne dla agencji rekrutacyjnych. Agencje często żonglują wieloma klientami, podobnymi rolami, powtarzalnymi zestawami umiejętności i rynkami talentów, które mocno się na siebie nakładają. Mocny kandydat, który nie pasuje do jednego projektu, może być strzałem w dziesiątkę w innym. Ale tylko wtedy, gdy zespół jest w stanie go szybko odnaleźć i zrozumieć przypisany do niego kontekst.

I właśnie w tym mają pomagać Pule Talentów. Nie jako pasywne listy, ale jako wielokrotnego użytku inteligencja rekrutacyjna.

Wewnątrz puli rekruterzy wciąż muszą móc pracować

Chcieliśmy uniknąć jeszcze jednej rzeczy: by Pule Talentów nie przypominały magazynu. Ponieważ pula jest użyteczna tylko wtedy, gdy rekruterzy mogą z nią aktywnie pracować.

W Recruitify Pula Talentów to nie jest statyczny segment nazwisk. Rekruterzy mogą przeglądać kandydatów wewnątrz puli, analizować ich profile, wysyłać maile, wysyłać SMS-y i zarządzać komunikacją z tą konkretną grupą w o wiele bardziej praktyczny sposób.

W tym sensie Pula Talentów może zachowywać się trochę jak projekt rekrutacyjny. Nie dlatego, że go zastępuje, ale dlatego, że daje rekruterom przestrzeń do pracy ze specyficzną grupą ludzi. Miejsce, do którego mogą wracać, podejmować konkretne akcje i nieustannie podtrzymywać relacje.

Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ relacji z kandydatami nie buduje się tylko podczas trwających procesów. Czasami największa wartość rodzi się z utrzymywania kontaktu pomiędzy projektami.

Dynamiczne Pule Talentów to także pamięć

Jednym z największych wyzwań w rekrutacji jest pamięć. Nie pamięć osobista pracownika, ale pamięć całej organizacji.

Rekruter może pamiętać genialnego kandydata sprzed pół roku. Ale co się dzieje, gdy ten rekruter jest na urlopie? Albo awansuje na inne stanowisko? Albo odchodzi z firmy? Co się dzieje, gdy zespół rośnie i więcej osób zajmuje się podobnymi poszukiwaniami? Co się dzieje, gdy baza danych osiąga kilkadziesiąt tysięcy profili?

Jeśli cenna wiedza o kandydacie żyje tylko w czyjejś głowie, organizacja jest bezbronna.

Dobry system rekrutacyjny powinien pomagać w zachowaniu tej wiedzy. Powinien pomagać zespołom pamiętać, kto był mocny, kto wyraził zainteresowanie, kto dotarł do ważnego etapu, kto może przydać się później – i o kim absolutnie nie wolno zapomnieć tylko dlatego, że jeden proces dobiegł końca.

Dynamiczne Pule Talentów to sposób, by to wesprzeć. Pomagają one przekuć bieżącą aktywność rekrutacyjną w bezcenną wartość na przyszłość.

Dlaczego to zbudowaliśmy

Zbudowaliśmy Dynamiczne Pule Talentów, ponieważ wierzymy, że system rekrutacyjny powinien robić o wiele więcej niż tylko magazynować CV.

Powinien pomagać rekruterom w ponownym wykorzystaniu pracy, którą już wykonali. Pomagać zespołom wracać do świetnych kandydatów, zamiast w kółko zaczynać od zera. Sprawiać, że bazy kandydatów stają się użyteczniejsze, a nie po prostu coraz większe. Powinien redukować ryzyko, że fenomenalni ludzie przepadną w archiwum tylko dlatego, że nikt nie miał czasu ręcznie przeklikać ich na odpowiednią listę.

A co najważniejsze – powinien wspierać to, jak rekrutacja wygląda w prawdziwym życiu.

Rekrutacja rzadko jest procesem w pełni linearnym. Kandydaci krążą między projektami, etapami, klientami i możliwościami. Niektórzy pasują dziś. Inni będą pasować później. Ktoś nie odnajdzie się w jednej roli, ale perfekcyjnie wpasuje się w inną. A niektórych trzeba po prostu „trzymać blisko”, bo relacja z nimi jest zbyt cenna, by pozwolić jej ostygnąć.

Nowoczesny system rekrutacyjny musi to rozumieć.

Właśnie dlatego nie chcieliśmy, aby Pule Talentów były zwykłymi folderami. Zależało nam, aby stały się dynamiczne. Bo wspaniali kandydaci nie powinni ginąć tylko dlatego, że proces poszedł dalej. Powinni pozostać widoczni, łatwi do odszukania i gotowi do powrotu do gry, gdy tylko pojawi się na horyzoncie właściwa szansa.

To jest główna idea stojąca za Dynamicznymi Pulami Talentów. Jedna pula. Więcej kontekstu. Lepsze wykorzystanie.