Rekruter zamyka projekt. Klient jest zadowolony. Hiring manager wybrał odpowiednią osobę. Oferta została przyjęta. Data startu jest potwierdzona.

Z zewnątrz wygląda to na czysty sukces: jeden wakat, jedno zatrudnienie, jeden zakończony proces. Ale wewnątrz systemu rekrutacyjnego ta historia jest znacznie bardziej skomplikowana.

W tym projekcie brało udział 137 kandydatów. Jedna osoba dostała pracę. Zostaje 136 innych – i wcale nie wszyscy z nich byli słabi. Może 12 było naprawdę mocnych. Może pięciu dotarło do finałowego etapu. Może trzech miało dokładnie takie zaplecze, które za trzy miesiące będzie na wagę złota dla innego klienta. Może ktoś był za drogi na tę rolę, ale sprawdziłby się idealnie w następnej.

Projekt jest zamknięty. Ale wartość stworzona podczas tego projektu absolutnie nie powinna znikać razem z nim. W wielu zespołach rekrutacyjnych dzieje się jednak dokładnie tak.

Każdy projekt rekrutacyjny generuje wiedzę. Większość nigdy nie jest ponownie wykorzystana

Rekrutację zazwyczaj mierzy się jednym wynikiem: czy wakat został obsadzony?

To ma sens. Ale jeśli patrzymy tylko na osobę ostatecznie zatrudnioną, umyka nam coś niezwykle ważnego. Każdy projekt generuje rzetelny wywiad rynkowy (market intelligence): które profile faktycznie przechodzą dalej, jak obecnie wyglądają oczekiwania finansowe w danej niszy, dlaczego mocni kandydaci rezygnują, co tak naprawdę ceni klient, gdy musi wybierać między dwiema świetnymi osobami.

Ta wiedza jest bezcenna – ale tylko wtedy, gdy zostanie odpowiednio zarchiwizowana i wykorzystana.

Pozostałych 136 kandydatów to nie są po prostu „odrzucone aplikacje”. Reprezentują oni wysiłek włożony w sourcing, który już się odbył; rozmowy, które już się rozpoczęły; i rzetelne oceny kompetencji, które zostały już przeprowadzone. Jeśli żaden z tych elementów nie zostanie zachowany, następnym razem zespół będzie musiał odtwarzać ten kontekst od zera.

To jedna z najczęstszych i najbardziej niewidzialnych form marnotrawstwa w rekrutacji.

Baza ma ich CV. To nie to samo, co wiedza o tym, kim oni są

Większość kandydatów nie znika dosłownie. Ich profile pozostają w ATS-ie. Ich CV wciąż tam są. Ale magazynowanie to nie to samo co użyteczność. Kandydat może być w bazie, a w praktyce i tak pozostawać „zgubionym”.

Jeśli powód odrzucenia to po prostu „nie wybrany” – kolejnemu rekruterowi nie mówi to kompletnie nic.

• Czy kandydat był zbyt juniorowy, czy miał zbyt duże doświadczenie?

• Czy oczekiwania finansowe były z kosmosu, czy tylko nieznacznie przekraczały budżet?

• Czy klient wolał kogoś innego, mimo że ten kandydat był rewelacyjny?

• Czy kandydat był niedostępny w październiku, ale mógłby być otwarty na rozmowy wiosną?

Te różnice mają gigantyczne znaczenie. Kandydat, który dotarł do finału i przegrał z kimś o nieco bardziej niszowym doświadczeniu, powinien być traktowany zupełnie inaczej niż ktoś, kto w ogóle nie spełniał podstawowych wymagań. Jeśli wszyscy mają ten sam status „Odrzucony”, baza danych traci całą swoją analityczną moc.

Prawdziwy przykład: Rekruter doprowadza mocnego kandydata na stanowisko CFO do finału. Klient wybiera jednak kogoś z większym doświadczeniem w M&A (fuzje i przejęcia). Pół roku później ta sama agencja dostaje zlecenie na poszukiwanie CFO dla innego klienta – takiego, dla którego doświadczenie w M&A nie jest wcale priorytetem. Jeśli tamten wcześniejszy finalista został odpowiednio otagowany i opisany, to do niego wykonuje się pierwszy telefon. Jeśli nie – rekruter znów zaczyna poszukiwania na LinkedInie od zera.

„Srebrni medaliści” to najbardziej niewykorzystany kanał sourcingu

Każdy rekruter zna ten koncept – kandydat, który był świetny, przeszedł przez kilka etapów wywiadów, ale ostatecznie nie dostał pracy.

Ci kandydaci są wyjątkowo wartościowi. Zostali już zaangażowani w proces. Rozumieją specyfikę podobnej roli. Zostali obiektywnie ocenieni i omówieni z biznesem. Zbudowano już z nimi pewien kontekst i nić zaufania. A mimo to „srebrni medaliści” są systematycznie ignorowani.

Kończą pogrzebani w starych projektach, zakopanych notatkach i zapomnianych shortlistach. Rekruter może o nich pamiętać przez kilka tygodni. Ale w miarę napływu nowych wakatów, pamięć zanika. Gdy pojawia się podobna rola, zespół najczęściej zaczyna szukać na zewnątrz, zamiast wrócić do ludzi, których już świetnie zna.

To wcale nie wynika z tego, że rekruterom nie zależy. Wynika z tego, że rekrutacja toczy się błyskawicznie, a bez odpowiednich nawyków wspieranych przez system, nawet najcenniejsi ludzie stają się zbyt trudni do ponownego odszukania.

Co powinno się wydarzyć po zamknięciu projektu?

Koniec projektu rekrutacyjnego powinien być momentem przechwytywania wiedzy – a nie tylko administracyjną formalnością. Zanim proces zniknie z radaru, warto zadać sobie kilka pytań:

• Kto był świetny, ale nie został wybrany – i dlaczego dokładnie?

• Kogo należy dodać do puli talentów (Talent Pool) pod kątem przyszłych ról?

• Do jakich kandydatów warto wysłać wiadomość follow-up za 3-6 miesięcy?

• Które powody odrzucenia zawierają wystarczająco dużo szczegółów, by przydały się w kolejnych poszukiwaniach?

To nie musi być ciężki, biurokratyczny proces. Prawdę mówiąc, jeśli wymaga on zbyt wiele ręcznej pracy, po prostu się nie wydarzy – rekruterzy już mają na głowie kolejny wakat, kolejnego klienta i kolejną shortlistę do przygotowania.

Właśnie dlatego to „przechwytywanie wiedzy” musi być zintegrowane z samym systemem, a nie dorzucane jako dodatkowy obowiązek. Tu z pomocą przychodzą Dynamiczne Pule Talentów. Nie jako pasywne foldery, ale jako żywe segmenty bazy danych, które potrafią same gromadzić mocnych kandydatów wprost z shortlist, aplikacji czy kluczowych etapów procesu – i maksymalnie ułatwiać ich ponowne użycie w odpowiednim momencie.

Tagi, notatki i powody odrzucenia to nie biurokracja. To inteligencja Twojej bazy

Dobrze napisana notatka potrafi wyjaśnić, dlaczego kandydat się wyróżniał – nie tylko to, czym się zajmował, ale dlaczego zaimponował zespołowi. Precyzyjny powód odrzucenia może podpowiedzieć następnemu rekruterowi, czy problemem był brak twardej kompetencji, widełki finansowe, dostępność, motywacja, czy po prostu subiektywna preferencja klienta w dniu, w którym musiał rozstrzygnąć remis między dwoma asami.

Tag informujący o tym, że ktoś jest otwarty na relokację, dostępny od trzeciego kwartału lub z sukcesem przeprowadził zespół przez konkretny rodzaj transformacji, może diametralnie zmienić to, kto wypłynie na wierzch w systemie przy kolejnym wyszukiwaniu.

Te informacje nie zmienią już wyniku obecnego projektu. Ale mogą drastycznie zmienić wynik następnego. Jakość danych w rekrutacji to bowiem nie problem technologiczny. To nawyk operacyjny.

Komunikacja nie powinna kończyć się na „wybraliśmy kogoś innego”

Zostaje jeszcze czysto ludzka strona tego zjawiska.

Gdy ktoś dociera do finałowych etapów rekrutacji, generyczny, wygenerowany z szablonu e-mail z odmową to kolosalnie zmarnowana szansa. Z perspektywy kandydata zainwestował on w to swój czas, energię, a czasem i prawdziwe nadzieje. To, w jaki sposób zespół komunikuje się na końcu tego procesu, na zawsze decyduje o tym, czy kandydat pozostanie otwarty na przyszłe propozycje – czy po cichu uzna, że z tą agencją (lub firmą) nie warto już więcej rozmawiać.

Utrzymywanie kontaktu z silnymi profilami wcale nie wymaga posiadania aktywnego wakatu. Krótka wiadomość doceniająca ich sytuację, podtrzymująca relację (keep warm) i sygnalizująca szczerą chęć powrotu do rozmów w przyszłości, buduje coś, czego nie da się kupić żadnym zewnętrznym narzędziem do sourcingu: prawdziwą życzliwość i zaufanie.

Prawdziwe pytanie brzmi: czy Twoja baza staje się mądrzejsza po każdym projekcie?

Każdy zakończony projekt rekrutacyjny powinien czynić bazę danych bardziej użyteczną. Nie tylko „większą”.

Jeśli po każdym zamkniętym procesie Twój system wie więcej – które profile były mocne, które odrzucono i dlaczego, do których warto wrócić, a których ludzi należy pogrupować pod kątem przyszłości – wtedy włożona praca nieustannie generuje nową wartość.

Jeśli tak nie jest, zespół za każdym razem zaczyna od zera. Baza rośnie w objętość, ale nie w inteligencję. A potężny wysiłek włożony w sourcing w ostatnim projekcie w żaden sposób nie ułatwia pracy przy następnym.

Najlepsze zespoły rekrutacyjne doskonale to rozumieją. One nie tylko obsadzają wakaty. One budują pamięć organizacji. Każdy zamknięty projekt to szansa, by następny zrealizować szybciej, taniej i skuteczniej. Pytanie tylko, czy system – i otaczające go nawyki – sprawiają, że jest to na tyle proste, by faktycznie mogło się wydarzyć.

W Recruitify jest to jeden z problemów, na których zależy nam najbardziej: wspieranie zespołów rekrutacyjnych w przekształcaniu zakończonych projektów w wiedzę wielokrotnego użytku, a nie w zapomnianą historię.

Dlatego zbudowaliśmy funkcje takie jak Dynamiczne Pule Talentów, ustrukturyzowane profile kandydatów, automatyzacje, tagowanie i zintegrowaną historię projektów – wcale nie po to, by dokładać pracy administracyjnej. Zrobiliśmy to po to, by pomóc rekruterom chronić wypracowany kontekst i ponownie wykorzystywać to, co już raz udało im się wypracować.

Bo system rekrutacyjny nie powinien pomagać Ci tylko zamknąć jednej roli. Powinien sprawić, że zamknięcie kolejnej będzie o wiele łatwiejsze.