Najdroższe zdanie w rekrutacji: „Poczekajmy i zobaczymy”

Istnieje wiele oczywistych sposobów na utratę kandydata. Za niska oferta finansowa. Źle wytłumaczona rola. Złe wrażenie po rozmowie. Konkurencja, która działa po prostu szybciej. Rozdźwięk między tym, co obiecano, a tym, z czym kandydat faktycznie styka się w trakcie procesu.

Ale jeden z najdroższych sposobów na utratę świetnych ludzi jest znacznie cichszy. Zazwyczaj brzmi on bardzo rozsądnie: „Poczekajmy i zobaczymy”.

Na początku wcale nie wydaje się to problemem. Wręcz przeciwnie – często sprawia wrażenie dojrzałego osądu. Hiring manager chce porównać jeszcze kilka profili. Zespół woli poczekać na opinię od jeszcze jednego interesariusza. Ktoś rzuca pomysł, by podtrzymać relację z kandydatem (keep warm), podczas gdy firma spokojnie przejrzy inne opcje.

Nikt nie mówi „nie”. Nikt nie zamyka procesu. Nikt nie bierze na siebie odpowiedzialności za kolejną decyzję. W ten sposób proces pozostaje otwarty.

A jego impet powoli wygasa.

Czekanie wydaje się bezpieczne, ale to wciąż decyzja

W rekrutacji czekanie często traktuje się jako stan całkowicie neutralny. Zespół nie odrzucił kandydata, ale też nie ruszył z nim do przodu. Wydaje się to chwilową pauzą, dobrym sposobem na uniknięcie pośpiechu i błędnej decyzji.

Jednak z perspektywy kandydata czekanie nie jest neutralne.

Cisza po udanej rozmowie rodzi niepewność. Opóźniony feedback budzi wątpliwości. Mgliste „wkrótce do ciebie wrócimy” często odbierane jest jako spadek zainteresowania, nawet jeśli w rzeczywistości firma nadal na poważnie bierze tę osobę pod uwagę.

To jedna z największych różnic między tym, jak proces postrzega organizacja, a jak odczuwa go kandydat. Dla firmy kandydat wciąż jest „w toku”. Dla kandydata – szansa może już właśnie bezpowrotnie stygnąć.

Koszt trzymania otwartych furtek

Zespoły rekrutacyjne często opóźniają decyzje, bo chcą zachować otwarte opcje. To w pełni zrozumiałe, zwłaszcza w przypadku stanowisk, gdzie koszt nietrafionego zatrudnienia jest gigantyczny. Jeśli w lejku są inni kandydaci, poczekanie z deklaracją wydaje się po prostu bezpieczniejsze.

Problem w tym, że trzymanie otwartych furtek ma swoją twardą cenę.

Najlepsi kandydaci rzadko czekają w próżni. Zazwyczaj rozmawiają z innymi firmami, zbierają feedback, porównują oferty i decydują o tym, gdzie czują się naprawdę docenieni. Powolny proces nie daje po prostu więcej czasu firmie. Daje też więcej czasu jej konkurencji. A najlepsi kandydaci to przeważnie ci, którzy są najmniej skłonni do czekania w nieskończoność.

To właśnie dlatego „poczekajmy i zobaczymy” bywa tak drogie. Nie dlatego, że samo to zdanie jest błędem, ale dlatego, że często maskuje ono całkowity brak kryteriów decyzyjnych.

Jeśli zespół nie wie, co musiałoby się wydarzyć, by powiedział „tak”, będzie nieustannie szukał pewności. A pewność rzadko objawia się sama. Trzeba ją zbudować poprzez jasne oczekiwania, ustrukturyzowaną ocenę i terminowy feedback.

Więcej kandydatów nie zawsze ułatwia sprawę

Jednym z powodów wahania zespołów zatrudniających jest głębokie przekonanie, że zobaczenie większej liczby kandydatów w magiczny sposób rozjaśni sytuację.

Czasami tak jest. Ale równie często przynosi to odwrotny skutek.

Każdy kolejny kandydat wprowadza nowe pole do porównań, nową opinię do uwzględnienia, kolejny powód do zwłoki. Hiring manager zaczyna się zastanawiać, czy w przyszłym tygodniu na horyzoncie nie pojawi się ktoś odrobinę lepszy. Świetny kandydat zyskuje łatkę „dobry, ale może nie najlepszy”. Proces płynnie przechodzi od rzetelnej oceny do niekończącego się porównywania.

Jest to szczególnie niebezpieczne w sytuacji, gdy rola nie została precyzyjnie skalibrowana na samym początku.

Jeśli zespół nie ustalił wspólnie, co naprawdę ma znaczenie, każdy nowy profil może bezkarnie zmieniać definicję słowa „właściwy”. Nagle cel poszukiwań zaczyna się przesuwać. Kandydat, który w poniedziałek wyglądał świetnie, w czwartek wydaje się niekompletny – nie dlatego, że sam się zmienił, ale dlatego, że zmieniły się oczekiwania zespołu.

W ten sposób procesy rekrutacyjne po cichu puchną, wcale nie zyskując na jakości.

Czekanie często obnaża problem z decyzyjnością, a nie z kandydatem

Kiedy kandydat ewidentnie nie pasuje, decyzja zazwyczaj jest banalnie prosta. Trudniejsze przypadki to tacy, którzy są mocni, ale nie idealni. Spełniają większość wymagań. Prawdopodobnie świetnie poradziliby sobie na stanowisku. Wnoszą wyraźne atuty, ale niosą ze sobą pewne kompromisy.

To właśnie tutaj wiele zespołów utyka w martwym punkcie. Zamiast zdecydować, czy te kompromisy są akceptowalne, decydują się czekać.

Czekają na lepszy punkt odniesienia. Czekają na jeszcze jednego ankietera. Czekają na olśniewające poczucie absolutnej pewności.

Ale w rekrutacji absolutna pewność to zjawisko niemal mityczne. Każdy kandydat wiąże się z mniejszym lub większym ryzykiem. Prawdziwe pytanie brzmi: czy zespół wie, które ryzyka są kluczowe, a którymi można bez problemu zarządzać?

Jeśli taka dyskusja nie miała miejsca, „poczekajmy i zobaczymy” staje się wygodnym substytutem dla podejmowania decyzji.

Problem z Candidate Experience zaczyna się długo przed odrzuceniem

O candidate experience często rozprawia się w kontekście odrzucenia: jak firmy komunikują złe wieści, czy cały proces opiera się na szacunku i czy w ogóle udzielany jest jakikolwiek feedback.

Prawda jest jednak taka, że zaufanie kandydata często zaczyna pękać znacznie wcześniej.

Pęka wtedy, gdy kandydat nie wie, na czym stoi. Pęka, gdy harmonogram nieustannie ulega przesunięciom. Pęka, gdy po ogromnym entuzjazmie na rozmowie następują dni lub całe tygodnie głuchej ciszy.

Kandydat wcale nie potrzebuje nieustannych raportów z placu boju. Potrzebuje jednak klarowności.

Nawet najkrótsza wiadomość potrafi podtrzymać zaufanie: „Wciąż dopinamy feedback, wrócimy do Ciebie najpóźniej w piątek”. To zupełnie coś innego niż cisza. Nie chodzi o to, że każdy proces ma przypominać sprint. Chodzi o to, że każąc kandydatowi czekać bez słowa wyjaśnienia, obarczasz go całym ciężarem tej niepewności w pojedynkę.

Szybkość to nie to samo co pośpiech

Powszechnym mitem jest przekonanie, że szybsza rekrutacja automatycznie oznacza niechlujne decyzje.

Wcale tak nie jest. Dobre zatrudnianie wciąż wymaga wnikliwości, porównań, burzliwych dyskusji i racjonalnej oceny. Celem wcale nie jest zmuszanie zespołu do decyzji, zanim będzie na nią gotowy. Celem jest wyeliminowanie zbędnego czekania w momentach, w których i tak nic nie jest poddawane ocenie.

Istnieje kolosalna różnica między czasem użytecznym a pustymi przebiegami.

Czas użyteczny spędza się na wywiadach, ewaluacji, omawianiu twardych dowodów, kalibracji interesariuszy czy przygotowywaniu oferty. Pusty przebieg to moment, w którym kandydat „wisi” w systemie, bo brakuje feedbacku, nikt nie wie kto odpowiada za dany etap, albo nikt po prostu nie chce być pierwszą osobą, która odważy się powiedzieć „tak” lub „nie”.

Większość kandydatów doskonale rozumie, że solidna rekrutacja wymaga czasu. Tym, czego nie potrafią zrozumieć, jest bezstrukturalna cisza.

Co najlepsze zespoły robią inaczej

Czołowe zespoły rekrutacyjne wcale nie eliminują niepewności całkowicie. One po prostu znacznie mądrzej nią zarządzają.

Definiują kryteria oceny jeszcze przed startem procesu. Ustalają między sobą, które wymagania są absolutnie nienegocjowalne, a gdzie można pozwolić sobie na elastyczność. Wyznaczają twarde terminy na dostarczenie feedbacku. Upewniają się, że każdy najmniejszy etap ma swojego właściciela. Z góry decydują, co powinno się wydarzyć po zamknięciu konkretnej rozmowy.

A co najważniejsze: potrafią być ze sobą brutalnie szczere w kwestii kompromisów.

Zamiast standardowego pytać: „Czy powinniśmy poczekać i zobaczyć więcej osób?”, zadają sobie znacznie lepsze pytania:

• Czy mamy wystarczająco dużo dowodów, by podjąć decyzję tu i teraz?

• Jakie dokładnie ryzyko próbujemy zminimalizować poprzez dalsze czekanie?

• Czy ten kandydat jest wystarczająco mocny, by przejść do kolejnego etapu?

• Co konkretnie musiałby udowodnić „lepszy” kandydat?

• Czy odkładamy decyzję z powodu realnych obaw, czy po prostu brakuje nam odwagi?

Tak postawione pytania błyskawicznie zamieniają wahanie w wysoce konstruktywną dyskusję.

Prawdziwy koszt słów „poczekajmy i zobaczymy”

Kosztem wcale nie jest tylko utrata pojedynczego kandydata.

Kosztem jest powolniejszy proces, nadszarpnięte zaufanie, więcej follow-upów koniecznych do wykonania przez rekrutera, większa niepewność po stronie biznesu i mnóstwo czasu zmarnowanego na sztuczne podtrzymywanie rozmów, które mogły posunąć się do przodu o wiele wcześniej.

Z czasem zmienia to również optykę samych kandydatów. Powolny i niejasny proces wysyła rynkowi bardzo czytelny sygnał na temat tego, jak organizacja podejmuje decyzje na co dzień.

A ten sygnał ma znaczenie. Ponieważ kandydaci analizują nie tylko samą rolę. Oceniają całą organizację, która za nią stoi.

Lepsza alternatywa

Zdarzają się sytuacje, w których poczekanie jest po prostu konieczne. Nigdy nie powinno być to jednak odruchem bezwarunkowym.

Zamiast standardowego „poczekajmy i zobaczymy”, zespoły zatrudniające powinny zapytać:

„Czego dokładnie zamierzamy dowiedzieć się poprzez to czekanie?”

To jedno pytanie zmienia dosłownie wszystko.

Jeśli istnieje na nie precyzyjna odpowiedź – czekanie może być w pełni uzasadnione. Jeśli natomiast jasnej odpowiedzi brakuje, Twój zespół prawdopodobnie wcale nie czeka.

On po prostu ucieka przed podjęciem decyzji. A w świecie rekrutacji to unikanie potrafi być jedną z najdroższych decyzji ze wszystkich.