„Kandidaatti tarvitsee jo eilen!” - tunnetko sen tunteen? Nykyaikaiset markkinat vaativat salamannopeaa rekrytointiahtia. Rekrytoijat tasapainoilevat kapealla reunalla – toisaalta liiketoiminnan paine nopeaan ja osuvaan rekrytointiin, ja toisaalta hakijoiden odotukset prosessin laadusta – jatkuva yhteydenpito, palaute, profiilin ja hakemuksen tarkka analysointi.

ATS-järjestelmä tarjoaa vastauksen tähän haasteeseen. Keskimääräisen rekrytointiajan lyhentäminen jopa 60%, tuki suhteiden luomisessa aktiivisiin ja passiivisiin hakijoihin, hakijoiden etsiminen ja kontaktointi sosiaalisen median kautta ja parantunut hakijakokemus, mikä liittyy positiiviseen työnantajamielikuvaan.

On mahdotonta olla mainitsematta suoria etuja rekrytoijille – ajansäästö, toistuvien tehtävien automatisointi, datan strukturoiden pitäminen, kehittynyt raportointijärjestelmä ja rekrytointiprosessin optimointisuositukset.

Vuonna 2024, 70% suurista organisaatioista ja 20% keskisuurista ja pienistä yrityksistä ilmoitti käyttävänsä ATS-järjestelmiä.

Miten se voi vielä tukea sinua? Tästä artikkelista saat selville:

• Mikä on ATS-järjestelmä?

• Mitä hyötyjä saat käyttämällä ATS:ää?

• Kuinka ATS-järjestelmä tukee rekrytointiprosessia?

• Mitkä ovat markkinoiden johtavat ATS-ratkaisut tällä hetkellä?

• Kuinka vakuuttaa yrityksesi päättäjät investoimaan ATS-järjestelmään?

• Kuinka valita parhaat ATS-järjestelmät tarpeillesi?

Luotu rekrytoijille, ajatellen kandidaatteja. Mikä on ATS-järjestelmä?

Kuvittele rekrytointiprosessi, jossa jokainen kandidaatti tuntee itsensä huomioiduksi ja joka ohjataan selkeästi prosessin läpi, ja sinä, rekrytoijana, voit keskittyä tärkeimpään – suhteiden rakentamiseen ja parhaiden talenttien löytämiseen. Kuulostaa utopialta? Ei välttämättä!

ATS-järjestelmä (hakijat Hakemusten Seurantajärjestelmä tai Hakemus Seurantajärjestelmä) on suunniteltu sinua ja kandidaattejasi varten. Tunnettu myös nimellä hakijaseurantajärjestelmä, se on suunniteltu helpottamaan ja automatisoimaan rekrytointiprosessia. Se toimii keskitettynä tietokantana kaikelle kandidaattitiedolle, helpottaen niiden hallintaa jokaisessa prosessin vaiheessa.

Ehkäpä yllätät siinä tapauksessa kuullessasi, että ensimmäisten ATS-järjestelmien mahdollisuudet muistuttivat enemmän... esihistoriaa kuin vallankumousta. Ne olivat työkaluja perusdatan syöttämiseen, jotka vaativat valtavasti manuaalista työtä, jotta ne toimisivat lainkaan.

ATS tuli markkinoille 90-luvulla, ja tarpeen, joka synnytti sen, oli... sääntöjenmukaisuuden ja digitalisaation tarve. Kun jotkut yritykset etsivät tapoja hallita hakemusten tulvaa ja siirtyä paperipohjaisesta rekrytoinnista digitaaliversioon, ensimmäiset ATS-käyttäjät hyödynsivät tietokantoja, jotka eivät ainoastaan taanneet rekrytoinnin sääntöjenmukaisuutta, vaan tarjosivat myös monenlaista dataa analysoitavaksi, järjesteltäväksi ja tallennettavaksi digitaalisesti CV-t, työpaikkailmoitukset ja kandidaattiprofiilit.

Verkkorekrytoinnin kehityksen myötä 2000-luvulla kasvoivat vaatimukset ATS-tekniikkaa kohtaan. Verkkosivustojen, joiden avulla voi julkaista työpaikkailmoituksia, kehittymisen myötä ATS-toimittajat joutuivat toteuttamaan ratkaisun, jonka avulla rekrytoijat voivat yhdellä napsautuksella lähettää työpaikkailmoituksen maailmalle. Yhä enemmän alettiin kiinnittää huomiota rekrytointikäytäntöjen yhdenmukaisuuteen, jota vastaamaan tuli juuri ATS-järjestelmä, joka sisältää henkilökohtaisia malleja eri tapahtumia varten.

Viimeiset viisi vuotta ovat kuitenkin tuoneet todellisen vallankumouksen. Viimeinkin automaatio ja tekoäly ovat saapuneet ATS-maailmaan!

Saa etulyöntiasema ATS:llä. Kuinka järjestelmä parantaa rekrytointiasi ja muutakin?

Kuinka tarkistaa, onko tästä todella hyötyä ja ennen kaikkea... sopiiko se sinulle ja yrityksellesi? Tutustu etuihin, jotka ATS voi tuoda rekrytointiisi.

Aloitetaan kuitenkin alusta. Parhaat ATS-järjestelmät:

• Lyhentävät rekrytointiaikaa automatisoimalla tehtäviä.

• Parantavat kandidaattien laatua helpottaen heidän valintaansa ja parhaimpien pätevyydet omaavien henkilöiden valintaa.

• Vähentävät rekrytointivirheitä standardisoimalla rekrytointikäytäntöjä ja prosessin osallistujien käyttäytymistä.

• Edistävät tehokasta yhteistyötä rekrytoijan, kandidaatin ja rekrytoivan esimiehen välillä keskittäen kaikki dokumentit ja tärkeät tiedot prosessista ja kandidaateista yhteen paikkaan ilmoitusverkon kanssa, joka on konfiguroitu jokaisen henkilön mieltymysten mukaan.

• Parantavat merkittävästi hakijakokemuksia helpottamalla heidän yhteydenpitoa ja tarjoamalla ajankohtaista tietoa prosessin etenemisestä.

• Vaikuttavat positiivisesti yrityksen työnantajamielikuvaan huolehtimalla oikeasta viestinnästä kandidaatin kanssa, mikä voi vaikuttaa merkittävästi heidän kokonaiskuvaan yrityksestä.

• Mahdollistavat paremman datan analyysin järjestelmän keräämien rekrytointitehokkuuden, rekrytointilähteiden, prosessin keston jne. indikaattorien perusteella. Tämä antaa yrityksille mahdollisuuden ymmärtää paremmin rekrytointiprosessejaan ja tehdä paremmin perusteltuja rekrytointipäätöksiä.

• Varmistavat sääntöjenmukaisuuden. ATS-järjestelmä on alun perin suunniteltu huolehtimaan sääntöjenmukaisuudesta kandidaattien käsittelyssä sekä heidän tietojensa tallentamisessa – nykyään ei tarvitse enää huolehtia tästä yksin.

Mitkä ovat markkinoiden johtavat ATS-ratkaisut tällä hetkellä?

ATS-järjestelmät ovat syntyneet vastaamaan rekrytoinnin oikeudellisten vaatimusten tarpeeseen ja siirtymiseen digitaaliseen aikaan – offline-rekrytoinnista online-rekrytointiin. Näin oli, mutta miten on nyt? Mitä toimintoja ne tarjoavat tällä hetkellä?

• Automaatio ja tekoäly (AI). Tänä päivänä AI auttaa CV-analyysissa, kandidaattien valinnassa, rekrytointitapaamisten aikatauluttamisessa ja viestinnässä kandidaattien kanssa, mikä säästää rekrytoijien aikaa ja lisää prosessin tehokkuutta.

• Mobilerekrytointi. Koska mobiililaitteiden käyttö kasvaa jatkuvasti, ATS-järjestelmistä tulee yhä käyttäjäystävällisempiä mobiilikäyttäjille. Kandidaatit voivat nyt mukavasti selata työpaikkailmoituksia, tehdä hakemuksia ja viestiä rekrytoijien kanssa älypuhelimiensa tai tablettiensa kautta, ja samalla tavalla rekrytoijat voivat hallita rekrytointeja mobiilisovelluksella tai puhelimille tai tableteille sovitetun verkkosivun kautta.

• Hakijakokemuksen personointi. Nykyaikaiset ATS-järjestelmät tarjoavat yhä enemmän työkaluja hakijakokemuksen personointiin, mikä vastaa selvästi markkinoiden tarpeisiin. ATS-järjestelmän tuki voi sisältää sähköposti-ilmoituksia, personoituja hakemusivustoja, interaktiivisia hakemuslomakkeita sekä yksilöllisiä viestejä tiedotteilla hakemuksen tilasta. Lisäksi, tekoälyn tukemat chatbotit parantavat viestintää kandidaattien kanssa, vastaamalla kysymyksiin ja tarjoamalla tietoa reaaliajassa, ei ainoastaan rekrytoijan työaikoina.

• Integraatiot muiden rekrytointityökalujen kanssa. ATS-järjestelmät tarjoavat yhä enemmän integraatioita muiden rekrytointityökalujen kanssa, kuten esimerkiksi psykometristen testien suorittamisalustojen tai rekrytointimarkkinointityökalujen kanssa. Tämä antaa rekrytoijille mahdollisuuden käyttää erityyppisiä työkaluja yhden ATS-järjestelmän suojissa, mikä lisää rekrytointiprosessin tehokkuutta ja johdonmukaisuutta.

• Rekrytointianalytiikka: Toinen tärkeä trendi on analyyttisten toimintojen kehittyminen ATS-järjestelmissä. Järjestelmässä sisäänrakennetut kehittyneet datan analysointityökalut mahdollistavat rekrytoijien seurata keskeisiä rekrytointitehokkuuden indeksejä, kuten rekrytointiaikaa, hakemuskonversioiden määrää, parhaiden kandidaattien lähteitä tai rekrytointikustannuksia. Lisäksi, järjestelmät tunnistavat rekrytointiprosessin parannusta kaipaavia alueita, kuten hakijoiden monimuotoisuuspuutteita tai pitkittyneitä rekrytointiprosesseja ja niiden pullonkauloja, mikä mahdollistaa rekrytoijille prosessin optimoinnin.

• Käytön helppous: Vaikka se voi tuntua yllättävältä, toiminnallisuuksien lisääntymisen myötä haasteena on yhä enemmän käyttöliittymän rakentaminen, joka on riittävän käyttäjäystävällinen, jotta toimintoihin liittyvä tietoisuus ja niiden saatavuus on helppo. ATS:n toimittajat kohtaavat myös haasteen toimitettaessa laadukkaita käyttöönottoprosesseja järjestelmiensä käyttöönottoon.

Näytä edut, saa tuki. Miten vakuuttaa pomo investoimaan ATS:ään?

Aloitetaan siitä, miten sitä EI tehdä.

Älä sano: “kaikilla on ATS-järjestelmä, joten meidänkin pitäisi olla”, tai "investointi ATS:ään maksaa itsensä nopeasti takaisin, mutta en tiedä tarkalleen miten ja milloin”.

Vältä oletuksiin, yleistyksiin ja intuitioon perustuvia argumentteja. Lisäksi, älä aliarvioi pomon huolenaiheita ja vastaväitteitä – kohtaa ne.

Sen sijaan että sanoisit: "ATS:n hankinta- ja käyttöönotton kustannukset ovat mitättömät. Se on nykyään normi, joten odotan yrityksen investoivan tällaiseen järjestelmään", sano: "Ymmärrän huolesi kustannuksista. Valmistelin analyysin, joka osoittaa, että investointi ATS:ään palautuu 12 kuukauden kuluessa ja miten se tapahtuu".

Sen sijaan että sanoisit: "Tämä järjestelmä käyttää koneoppimisalgoritmeja CV-analysointiin.", sano "ATS-järjestelmä analysoi automaattisesti kandidaattien CV:t ja tunnistaa ne, jotka parhaiten vastaavat työpaikan vaatimuksia. Tämän avulla säästämme aikaa ja vaivaa, joka kuluu manuaaliseen valintaan."

Sen sijaan että sanoisit: "ATS parantaa varmasti työnantajamielikuvaamme.", sano "ATS:n käyttöönotto voi parantaa EB:tä sujuvoittamalla rekrytointiprosessia ja parantamalla viestintää kandidaattien kanssa, mikä vaikuttaa suoraan hakijakokemuksiin ja heidän näkemyksiinsä yrityksestä".

Sen sijaan että sanoisit: "ATS:n käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, voimme ohittaa sen. Kaikki varmasti oppivat uuden järjestelmän heti ja työskentelevät sillä täydellä teholla.", sano: "ATS:n käyttöönotto koostuu koulutusprosessista ja teknisestä tuesta. On tärkeää, että käymme sen läpi, jotta voimme täysin hyödyntää työkalun kaikkia ominaisuuksia, ja mitä investointi olisi, ellemme käyttäisi sen koko potentiaalia?"

Valmistaudu!

Ottaen huomioon yrityksesi ja rekrytointitiimisi tarpeet:

• Tunnista nykyisten rekrytointiprosessien pullonkaulat – alueet, joilla rekrytointiprosessi vaatii parannusta, tössii ja mihin ATS voi vastata.

• Tutki rekrytoijien ja HR-osastojen ilmoittamat ongelmat ja mieti, kuinka ATS voi ratkaista ne.

• Määritä tavoitteet, jotka haluat saavuttaa ATS:n käyttöönotolla (esim. positiivinen työnantajamielikuva, rekrytointiajan lyhentäminen, kustannusten alentaminen, kandidaattien laadun parantaminen).

Seuraavaksi:

• Kuvaa yksityiskohtaisesti ATS:n käyttöönoton hyödyt, nojaten dataan ja analyyseihin.

• Esitä laskelma investoinnin tuottoprosentista, ottaen huomioon kustannussäästöt ja tehokkuuden kasvu.

• Esitä käyttöönoton aikataulu ja suunnitelma työntekijöiden kouluttamiseksi.

Ja lopulta:

• Valitse sopiva ATS-järjestelmä suorittamalla tarkka analyysi ja markkinoilla saatavilla olevien ratkaisujen vertailu.

• Määritä yrityksellesi välttämättömät toiminnot ja budjetti.

• Valmista lista kysymyksiä ATS-toimittajille.

• Perustele, miksi juuri tämä ratkaisu on oikea yrityksellesi.

Ja ennen kaikkea – älä unohda viestiä ja korostaa tätä kaikkea asianmukaisesti! Lisäksi, muista, että ATS-toimittaja on kumppanisi tässä hankkeessa – älä pelkää kysyä ja pyytää heitä antamaan tietoja ja analyysejä, jotka voivat tukea päätöksentekoprosessia yrityksessäsi.

Puhu datalla! Tiesitkö, että...

• Viimeisimpien tutkimusten mukaan (1. kvartaali, vuosi 2024), lähes kaikki (99%) Fortune 500 -yrityksistä käyttävät säännöllisesti ATS:ää rekrytointiprosesseissaan.

• 75% rekrytoijista käyttää ATS:ää tai vastaavia teknologisia työkaluja hakemusten tarkasteluun ja kokonaisvaltaisen hakijakokemuksen parantamiseen.

• 94% rekrytoijista myöntää, että ATS vaikuttaa positiivisesti heidän rekrytointiprosesseihinsa.

• ATS:n avulla rekrytointiaikaa voidaan lyhentää keskimäärin 60%.

• 62% tiimeistä ilmoittaa löytävänsä enemmän korkealaatuisia kandidaatteja käyttämällä ATS:ää perinteisiin menetelmiin verrattuna.

• 70% vastaajista uskoo, että tärkeimpien rekrytointitehtävien, kuten kandidaattien hankkimisen, automatisointi johtaa tuottavuuden kasvuun.

• 68% rekrytoijista ilmaisee halukkuutensa investoida uudempaan tekniikkaan, kuten seuraavan sukupolven ATS-alustoihin, päivittäisen työtehokkuuden parantamiseksi.

• Yli 86% rekrytoijista on samaa mieltä, että ATS-järjestelmä lyhensi heidän kokonaista rekrytointiaikaansa.

• 79% rekrytoijista raportoi uusien työntekijöiden laadun parantumisesta ATS:n käyttöönoton jälkeen.

LÄHDE: https://www.selectsoftwarereviews.com/blog/applicant-tracking-system-statistics tutkimus 1. kvartaalilta vuodelta 2024.

Säästä aikaa tärkeimpiin asioihin. Keskustele kanssamme rekrytointitarpeistasi ja siitä, kuinka järjestelmämme voi olla vastaus niihin. Kokeile DEMOA tai lisää tapaaminen kalenteriimme, älä odota 😊

Tutustu lisää ATS:ään ja rekrytointijärjestelmiin:
Sourcing 2.0. Kuinka hankkia kandidaatteja ATS:n avulla?
ATS-järjestelmien evoluutio: Käsin tehdyistä prosesseista älykkääseen rekrytointiin
Vaihda ATS-järjestelmä ilman tietojen menetysriskiä!