Czym jest ATS i dlaczego wzniesie Twoją rekrutację na nowy poziom?

„Kandydat potrzebny na wczoraj!” – znasz to uczucie? Współczesny rynek narzuca błyskawiczne tempo rekrutacji. Rekruterzy balansują na wąskiej krawędzi – z jednej strony presja biznesu na szybką i celną rekrutację, z drugiej oczekiwanie kandydatów co do jakości procesu – stały kontakt, informacja zwrotna, rzetelne przeanalizowanie profilu i aplikacji.

System ATS staje się odpowiedzią na to wyzwanie. Skrócenie średniego czasu zatrudnienia o nawet 60%, wsparcie w budowie relacji z kandydatami aktywnymi i pasywnymi, wyszukiwanie i kontakt z kandydatami za pośrednictwem social mediów i wzrost candidate experience, co wiąże się z pozytywnym employer brandingiem.

Nie sposób nie wspomnieć także o korzyściach płynących bezpośrednio w stronę rekruterów – oszczędność czasu, automatyzacja powtarzalnych zadań, strukturyzacja danych, rozwinięty system raportowania i sugestie optymalizacji procesu rekrutacji.

W 2024 roku 70% dużych organizacji i 20% średnich i małych przedsiębiorstw zadeklarowało korzystanie z systemów ATS.

W czym jeszcze może Cię wesprzeć? Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest system ATS?
• Co zyskasz korzystając z ATS-u?
• Jak system ATS wspiera proces rekrutacji?
• Jakie top rozwiązania w zakresie ATS obecnie przodują na rynku?
• Jak przekonać decydentów w Twojej firmie do inwestycji w system ATS?
• Jak wybrać najlepszy system ATS dla Twoich potrzeb?

Stworzony dla rekruterów, z myślą o kandydatach. Czym jest system ATS?

Wyobraź sobie proces rekrutacji, w którym każdy kandydat czuje się zaopiekowany i w klarowny sposób przeprowadzony przez proces rekrutacji, a Ty, jako rekruter, masz czas na to, co najważniejsze – budowanie relacji i znajdowanie najlepszych talentów. Brzmi jak utopia? Niekoniecznie!

System ATS (Applicant Tracking System) został stworzony z myślą o Tobie i Twoich kandydatach. Znany również jako system śledzenia kandydatów jest niczym innym, a oprogramowaniem do usprawniania i automatyzacji procesu rekrutacji. Stanowi centralną bazę danych dla wszystkich informacji o kandydatach, ułatwiając zarządzanie nimi na każdym etapie procesu.

Być może zaskoczę Cię w takim razie mówiąc, że możliwości pierwszych systemów ATS przypominały bardziej… prehistorię niż rewolucję. Były to narzędzia do podstawowego wprowadzania danych, wymagające mnóstwa ręcznej pracy, by cokolwiek działało.

ATS pojawił się na rynku w latach 90., a potrzebą, która wywołała jego powstanie była… zgodność z przepisami prawa i cyfryzacja. Podczas gdy jedne firmy szukały sposobów na zarządzanie napływem aplikacji i przejściem z rekrutacji opartej na papierze na wersję cyfrową, pierwsi użytkownicy systemów ATS korzystali z baz zapewniających nie tylko zgodność rekrutacji z przepisami prawa, ale i szereg danych do analizowania, organizowania i przechowywania cyfrowo CV, ofert pracy oraz profili kandydatów.

Wraz z rozwojem rekrutacji online w latach 2000. nastąpił wzrost oczekiwań względem technologii ATS. Powstawanie stron internetowych umożliwiających publikacje ofert pracy wymusił na dostawcach systemów ATS implementację rozwiązania, w myśl którego jednym kliknięciem rekruterzy mogą posłać ofertę pracy w świat. Coraz większą wagę przywiązywano także do spójności praktyk rekrutacyjnych, wobec których odpowiedzią był właśnie system ATS posiadający spersonalizowane szablony na dane okazje.

Ostatnich pięć lat przyniosło jednak prawdziwą rewolucję. Wreszcie do świata ATS zawitały automatyzacja i sztuczna inteligencja!

Zyskaj przewagę dzięki ATS. Jak system usprawni Twoje rekrutacje i nie tylko?

Jak sprawdzić, czy to naprawdę ma sens i przede wszystkim… czy to dla Ciebie i Twojej firmy? Zapoznaj się z korzyściami, jakie do Twoich rekrutacji wniesie system ATS.

Ale po kolei. Najlepsze systemy ATS:

• Prowadzą do skrócenia czasu rekrutacji poprzez automatyzację zadań.
• Zwiększają jakość kandydatów ułatwiając ich selekcję i wybór tych o najlepszych kwalifikacjach.
• Ograniczają błędy rekrutacyjne dzięki uspójnieniu praktyk rekrutacyjnych i standaryzacji zachowań wszystkich uczestników procesu.
• Prowadzą do efektywnej współpracy między rekruterem, kandydatem, a hiring managerem skupiając wszystkie dokumenty i istotne informacje dotyczące procesu i kandydata w jednym miejscu wraz z siatką powiadomień konfigurowanych wedle preferencji każdej z osób.
• Istotnie wpływają na poprawę doświadczeń kandydata poprzez ułatwienie utrzymania kontaktu z nim i dostarczanie aktualnych informacji na temat postępu w procesie rekrutacji.
• Pozytywnie wpływają na employer branding firmy dbając o poprawność komunikacji z kandydatem, co może mieć znaczący wpływ na ich całościowe postrzeganie firmy.
• Prowadzą do lepszej analizy danych w oparciu o zorganizowane przez system wskaźniki efektywności rekrutacji, źródła rekrutacyjne, czas trwania procesu rekrutacji itp. Pozwala to firmom na lepsze zrozumienie ich procesów rekrutacyjnych oraz podejmowanie lepiej uzasadnionych decyzji rekrutacyjnych.
• Zapewniają zgodność z przepisami. Systemy ATS u samej podstawy miały na celu dbałość o przepisy dotyczące procesowania kandydatów, a także przechowywania ich danych – obecnie także z systemem nie musisz samodzielnie o tym pamiętać.

Jakie top rozwiązania w zakresie ATS obecnie przodują na rynku?

ATS-y powstały w odpowiedzi na potrzebę zapewnienia zgodności rekrutacji z przepisami, a także transformacji cyfrowej – przejścia z rekrutacji offline na online. Tak było, a jak jest teraz? Jakie funkcje oferują obecnie?

• Automatyzacja i sztuczna inteligencja (AI). Obecnie AI wspomaga w analizie CV, selekcji kandydatów, harmonogramie spotkań rekrutacyjnych oraz komunikacji z kandydatami, co pozwala zaoszczędzić czas rekruterów i zwiększyć efektywność procesu rekrutacji.
• Rekrutacja mobilna. Ze względu na coraz większe korzystanie z urządzeń mobilnych, systemy ATS stają się coraz bardziej przyjazne dla użytkowników mobilnych. Kandydaci mogą teraz wygodnie przeglądać oferty pracy, składać aplikacje i komunikować się z rekruterami za pomocą swoich smartfonów lub tabletów, analogicznie – rekruterzy mogą zarządzać rekrutacjami z poziomu aplikacji mobilnej bądź strony dostosowanej do smartfonów lub tabletów.
• Personalizacja doświadczenia kandydata. Nowoczesne systemy ATS oferują coraz więcej narzędzi do personalizowania doświadczenia kandydata, co jest jednoznaczną odpowiedzią na potrzeby rynkowe. Wsparcie ze strony systemu ATS może obejmować powiadomienia e-mailowe, spersonalizowane strony aplikacyjne, interaktywne formularze aplikacyjne oraz indywidualne wiadomości z informacjami o statusie aplikacji. Ponadto, chatboty z napędem AI usprawniają komunikację z kandydatami, odpowiadając na pytania i udzielając informacji w czasie rzeczywistym, a nie wyłącznie czasie godzin pracy rekrutera.
• Integracje z innymi narzędziami rekrutacyjnymi. ATS-y coraz częściej oferują integrację z innymi narzędziami rekrutacyjnymi, takimi jak np. platformy do przeprowadzania testów psychometrycznych, czy narzędzia do prowadzenia rekrutacji marketingowej. Dzięki temu pod szyldem jednego systemu ATS rekruterzy mogą korzystać z różnorodnych narzędzi, co zwiększa efektywność i spójność procesu rekrutacji.
• Analityka rekrutacyjna: Kolejnym ważnym trendem jest rozwój funkcji analitycznych w systemach ATS. Wbudowane w systemie zaawansowane narzędzia analizy danych pozwalają rekruterom śledzić kluczowe wskaźniki efektywności rekrutacyjnej, takie jak czas do zatrudnienia, wskaźniki konwersji aplikacji, źródła najlepszych kandydatów czy koszty rekrutacji. Ponadto, systemy identyfikują obszary wymagające poprawy w procesie rekrutacji, np. brak różnorodności kandydatów lub wydłużony czas rekrutacji i wąskie gardła, które je powodują, co umożliwia rekruterom zoptymalizowanie procesu.
• Łatwość użytkowania: Choć może to być zaskoczeniem, wraz ze wzrostem liczby funkcjonalności jeszcze większym wyzwaniem staje się budowa interfejsu przyjaznego na tyle, by świadomość funkcji i ich dostępność była łatwa. Dostawcy ATS stoją także przed wyzwaniem dostarczania jak najbardziej jakościowego procesu wdrożenia w użytkowanie swoich systemów.

Pokaż korzyści, zdobądź poparcie. Czyli jak przekonać szefa do inwestycji w ATS?

Zacznijmy od tego, jak tego NIE robić.

Nie mów: “wszyscy mają system ATS, więc my też powinniśmy mieć”, albo „inwestycja w ATS szybko się zwróci, ale nie wiem dokładnie jak i kiedy”.

Unikaj argumentów opartych na domysłach, ogólnikach i intuicji. Co więcej, nie bagatelizuj obaw i obiekcji szefa – wyjdź im naprzeciw.

Zamiast: „Koszty zakupu i wdrożenia ATS to nic. To obecnie standard, więc oczekuję inwestycji firmy w taki system”, powiedz: „Rozumiem Twoje obawy dotyczące kosztów. Przygotowałam analizę, która pokazuje, że inwestycja w ATS zwróci się w ciągu 12 miesięcy i w jaki sposób to zrobi”.

Zamiast: „Ten system wykorzystuje algorytmy machine learning do analizy CV.”, powiedz „System ATS automatycznie analizuje CV kandydatów i identyfikuje tych, którzy najlepiej odpowiadają na wymagania stanowiska. Dzięki temu oszczędzamy czas i wysiłek poświęcony na ręczną selekcję.”

Zamiast: „ATS z pewnością poprawi nasz employer branding.”, powiedz „Wdrożenie ATS może przyczynić się do poprawy EB poprzez usprawnienie procesu rekrutacji i lepszą komunikację z kandydatami, co wpływa bezpośrednio na doświadczenia kandydata i jego odbiór firmy”.

Zamiast: „Wdrożenie ATS jest proste i szybkie, możemy je pominąć. Na pewno od razu każdy przyswoi nowy system i będzie na nim pracował z pełną efektywnością.”, powiedz: „Wdrożenie ATS składa się z procesu szkolenia i wsparcia technicznego. To ważne, abyśmy go odbyli, by w pełni korzystać ze wszystkich funkcji narzędzia, bo czym byłaby inwestycja w nie, jeżeli nie wykorzystywalibyśmy pełni jego potencjału?”

Przygotuj się!

Mając na uwadze potrzeby Twojej firmy i zespołu rekrutacyjnego:

• Zidentyfikuj wąskie gardła swoich dotychczasowych procesów rekrutacji – obszary, w których proces rekrutacji wymaga poprawy, utyka i na które odpowiedzią może być system ATS.
• Zbadaj problemy zgłaszane przez rekruterów i działy HR i zastanów się, jak ATS może im zaradzić.
• Określ cele, które chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu ATS (np. pozytywny employer branding, skrócenie czasu rekrutacji, obniżenie kosztów, poprawa jakości kandydatów).

Następnie:

• Dokładnie opisz korzyści płynące z wdrożenia ATS, opierając się na danych i analizach.
• Przedstaw kalkulację zwrotu z inwestycji, uwzględniając oszczędności kosztów i wzrost efektywności.
• Zaprezentuj harmonogram wdrożenia i plan szkoleń dla pracowników.

I finalnie:

• Wybierz odpowiedni system ATS po przeprowadzeniu dokładnej analizy i porównania dostępnych rozwiązań na rynku.
• Określ funkcje niezbędne dla Twojej firmy i budżet.
• Przygotuj listę pytań do dostawców systemów ATS.
• Uargumentuj, dlaczego właśnie to rozwiązanie jest tym najwłaściwszym dla Twojej firmy.

I przede wszystkim – nie zapomnij tego wszystkiego odpowiednio komunikować i uwydatniać! Ponadto, pamiętaj, że dostawca ATS jest Twoim partnerem w tym przedsięwzięciu – nie bój się pytać i prosić go o dostarczenie danych i analiz mogących wesprzeć proces decyzyjny w Twojej firmie.

Mów danymi! Czy wiesz, że…

• Według ostatnich badań (1 kwartał, 2024 rok), prawie wszystkie (99%) firm z listy Fortune 500 regularnie korzystają z ATS w swoich procesach rekrutacyjnych.
• 75% rekruterów wykorzystuje ATS lub podobne narzędzia technologiczne do przeglądania aplikacji i poprawy ogólnych wrażeń kandydatów.
• 94% rekruterów przyznaje, że ATS pozytywnie wpływa na ich procesy rekrutacyjne.
• Czas rekrutacji przy pomocy ATS można skrócić średnio o 60%.
• 62% zespołów deklaruje, że znajduje więcej kandydatów wysokiej jakości, korzystając z ATS w porównaniu z tradycyjnymi metodami.
• 70% respondentów uważa, że automatyzacja kluczowych zadań rekrutacyjnych, takich jak pozyskiwanie kandydatów, prowadzi do zwiększenia produktywności.
• 68% rekruterów wyraża chęć inwestowania w nowsze narzędzia, takie jak platformy ATS następnej generacji, w celu poprawy codziennej wydajności.
• Ponad 86% rekruterów zgadza się, że system ATS skrócił ich ogólny czas rekrutacji.
• 79% rekruterów zgłasza poprawę jakości nowych pracowników od czasu wdrożenia ATS.

ŹRÓDŁO: https://www.selectsoftwarereviews.com/blog/applicant-tracking-system-statistics badanie z 1 kwartału 2024 roku.

Zyskaj czas na to, co najważniejsze. Porozmawiaj z nami o swoich potrzebach rekrutacyjnych i o tym, jak nasz system może być na nie odpowiedzią. Wypróbuj DEMO lub wrzuć nam spotkanie w kalendarz, nie czekaj 😊