ATS (Applicant Tracking System)-Systeme sind aus modernen Recruiting-Prozessen nicht mehr wegzudenken. Mit ihrer steigenden Beliebtheit haben sich jedoch viele Mythen und Missverständnisse um ihre Funktionsweise gerankt, die Kandidaten, Recruitern und Business-Entscheidern, die ATS-Systeme in ihren Unternehmen einführen, den Schlaf rauben.

„Wird das System meine Bewerbung ablehnen, bevor sie ein Mensch gelesen hat?“

„Sollte ich im Lebenslauf Sätze in weißer Schrift platzieren, um mich für Gespräche zu qualifizieren?“

„Sind ATS-Systeme ausschließlich für große Organisationen gedacht?“

„Funktioniert jedes ATS-System gleich und hat die gleichen Features?“

„Wie wähle ich das beste System für mein Unternehmen aus?“

Dies sind nur einige der Fragen, die von Recruitern, Kandidaten und Managern gestellt werden. 

Ist ein ATS also Freund oder Feind von Recruiter und Kandidat? Was sind die Fakten und was bleibt im Bereich der Mythen?

Im Gespräch mit den Experten – Nicole Tomanek, HR- und EB-Spezialistin sowie Autorin des Blogs HRismatic, und Iwo Paliszewski, Head of Growth bei Recruitify – laden wir Dich ein, gemeinsam die beliebtesten Mythen über ATS-Systeme zu widerlegen.

Lehnt das ATS-System Lebensläufe automatisch ab, bevor ein Mensch sie liest?

„Das ist eine urbane Legende“, erklärt Iwo Paliszewski, Recruitify.

 „ATS-Systeme lehnen Bewerbungen von Kandidaten nicht automatisch ab. Es gibt jedoch Funktionen, die Kandidaten anhand bestimmter Kriterien kategorisieren können. Wenn beispielsweise für eine bestimmte Position ein Führerschein erforderlich ist und der Kandidat im Bewerbungsformular angibt, keinen zu besitzen, kann das System ihn automatisch der Gruppe der Kandidaten zuordnen, die diese Anforderung nicht erfüllen. Theoretisch könnte man das als Ablehnung betrachten, aber in der Praxis würde sich ein solcher Kandidat ohnehin nicht für die nächste Stufe des Recruitings qualifizieren, was man im Hinterkopf behalten sollte“, fährt er fort.

Der Experte betont, dass die meisten ATS-Systeme keine hochentwickelten Algorithmen zur automatischen Ablehnung von Bewerbungen besitzen. Ihre Hauptaufgabe ist das Sammeln von Lebensläufen, deren Kategorisierung und die Erleichterung der Arbeit von Recruitern. Letztendlich trifft ein Mensch – der Recruiter – die Entscheidung über die nächsten Schritte im Recruiting-Prozess, und das ATS-System dient als unterstützendes Tool, nicht als Ersatz für das menschliche Urteilsvermögen.

Sollte man im Lebenslauf Keywords in weißer Schrift platzieren?

Einige Kandidaten nutzen die Praxis, Keywords in weißer Schrift in ihren Lebenslauf einzufügen, in der Annahme, dass dies ihnen eine bessere Positionierung in ATS-Systemen oder die Zuordnung zu passenden Projekten sichert. Die Experten räumen jedoch übereinstimmend mit diesem Mythos auf und betonen, dass solche Maßnahmen wirkungslos sind und dem Kandidaten im Recruiting-Prozess sogar schaden können.

„Letztendlich entscheidet der Mensch über den Erfolg der Bewerbung“, betont Iwo Paliszewski, Recruitify.

Nicole Tomanek warnt hingegen, dass solche Praktiken dem Kandidaten sogar schaden können, da die Bewerbungen ohnehin durch die Hände des Recruiters gehen, der den Verifizierungsprozess persönlich durchführt. 

„Versuche, den Lebenslauf durch das Hinzufügen unwahrer Keywords künstlich an viele Stellenangebote anzupassen, können zu einem negativen Vermerk im Profil des Kandidaten im Recruiting-System führen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt vielmehr darin, den Lebenslauf präzise auf ein bestimmtes Stellenangebot abzustimmen. Verwende dabei passende, wahre Keywords, die Du nicht in weißer Schrift verstecken musst, sondern im Lebenslauf selbst gut hervorhebst, um Deine Passgenauigkeit für die Stelle zu beweisen“, erklärt Nicole. 

Die Experten empfehlen übereinstimmend, die Sprache der Stellenanzeige zu nutzen und moderne Tools zu verwenden, die dabei helfen, den Lebenslauf besser an die Anforderungen der jeweiligen Position anzupassen. 

Iwo empfiehlt: „Anstatt Keywords in weißer Schrift im Lebenslauf zu platzieren, ist es besser, z. B. AI-Technologie so zu nutzen, dass Dein Lebenslauf hervorragend auf das Angebot abgestimmt ist, was die Wahrscheinlichkeit einer Einladung zum Gespräch real erhöht.“

Sind ATS-Systeme nur für Konzerne gedacht?

Eine häufig gestellte Frage betrifft auch, ab welcher Recruiting-Skala oder Mitarbeiterzahl es sich lohnt, über die Einführung eines ATS-Systems nachzudenken. Iwo Paliszewski widerlegt den Mythos, dass ATS-Systeme ausschließlich für Großkonzerne bestimmt sind.

„ATS-Systeme stehen Unternehmen aller Größenordnungen zur Verfügung und können selbst kleineren Organisationen Vorteile bringen“, erklärt Iwo. Die Hauptvorteile der Einführung eines ATS-Systems sind:

• Automatisierung von Routineaufgaben

• Bessere Organisation der Bewerbungen

• Erleichterung der Kommunikation mit Kandidaten

• Aufbau eines Talentpools für die Zukunft

„Kandidaten sollten bedenken, dass das ATS-System oft ihr Verbündeter ist. Denn dank des Systems erhalten sie Feedback zum Status ihrer Bewerbung oder zu den Gründen für das Ausscheiden in den einzelnen Phasen“, sagt Nicole.

Iwo Paliszewski betont, dass es entscheidend ist, das ATS-System an die Bedürfnisse und die Größe des Unternehmens anzupassen. Auch kleine und mittlere Unternehmen können von solchen Lösungen profitieren, indem sie ihre Recruiting-Prozesse und das Talent Management optimieren.

„ATS-Systeme unterscheiden sich in ihren Funktionalitäten und Modulen – vom einfachen Bewerbermanagement bis hin zu hochentwickelten Lösungen mit Vertriebsmodulen, Integrationen mit anderen Tools, Analysefunktionen, Customizing, Unterstützung für verschiedene Recruiting-Arten, Employer-Branding-Tools und internationalem Recruiting. Die Wahl des passenden Systems sollte sich an den spezifischen Bedürfnissen der Organisation orientieren“, erklärt Iwo.

Wenn Du also die Einführung eines ATS-Systems in Erwägung ziehst, lohnt es sich zu überlegen, was Du von ihm erwartest. Gehe nicht davon aus, dass jedes Angebot eines Systemanbieters dieselben Module und Funktionalitäten umfasst.

Was ist ein CV-Parser und welche Rolle spielt er im Recruiting?

Ein CV-Parser hilft Recruitern, Bewerbungen schneller zu sichten, indem er die wichtigsten Informationen wie Kontaktdaten, Fähigkeiten oder Berufserfahrung herausfiltert. Doch gerade wegen des Missverständnisses über seine Rolle und Arbeitsweise wird er oft fälschlicherweise der automatischen Ablehnung von Bewerbungen beschuldigt.

Ein CV-Parser ist eine Technologie, deren Aufgabe es ist, Schlüsselinformationen aus dem Lebenslauf des Kandidaten zu extrahieren. „Da das Originaldokument, das dem Recruiter zur Verfügung steht, im System erhalten bleibt, können wir jederzeit nach Keywords in diesem Lebenslauf suchen“, erklärt Iwo.

„Man sollte im Hinterkopf behalten, dass der CV-Parser oft genutzt wird, um ein vorurteilsfreies Recruiting zu fördern. Das ATS-System erstellt standardisierte Lebensläufe der Kandidaten und entfernt Informationen, die zu Diskriminierung führen könnten, wie Alter oder Foto. Dadurch werden ausschließlich die Kompetenzen und die Erfahrung des Kandidaten bewertet und keine persönlichen Merkmale, was eine objektive Beurteilung der Bewerbung begünstigt“, fügt Nicole hinzu.

Wie kommt man zu einem Vorstellungsgespräch? 

Die Experten betonen, dass die Qualität der Bewerbung selbst das Wichtigste ist. 

Nicole rät: „Personalisiere Deinen Lebenslauf und nutze Keywords, die den Empfänger des Lebenslaufs – also den für den jeweiligen Recruiting-Prozess verantwortlichen Recruiter – interessieren könnten.“

Iwo fügt hinzu: „Der goldene Rat: Verschwende keine Gedanken an weiße Schriftarten. Nimm Dir lieber einen Moment Zeit, damit Dein Lebenslauf die Sprache der Stellenanzeige spricht.“

Das sind alle Mythen und Fakten über ATS-Systeme, mit denen wir uns auseinandergesetzt haben. Möchtest Du wissen, wie unser System funktioniert und wie es Dein Recruiting auf das nächste Level heben kann? Hinterlasse Deine Kontaktdaten in unserem Kontaktformular!

Unten findest Du die komplette Aufzeichnung des Events „Die größten Mythen über ATS-Systeme“. Enjoy! :)