Während andere in den Urlaub fuhren, haben wir richtig losgelegt. Der Juli ist die Zeit, in der die meisten Menschen auf „Pause“ drücken – automatische Abwesenheitsnotizen, leere Postfächer, das klassische „Lass uns im September darüber sprechen“. Doch genau dann treffen die agilsten Recruiting-Teams oft die mutigsten Entscheidungen.

Einer unserer Kunden – eine Personalvermittlungsagentur – beschloss, dass dieser Sommer der perfekte Zeitpunkt ist, um etwas aufzuräumen, das ihnen seit Jahren im Nacken saß: ihre überladene, chaotische Kandidatendatenbank. Über 35.000 Datensätze, verteilt auf verschiedene Tools, veraltete Systeme und Excel-Tabellen... Zeit für einen gründlichen Frühjahrsputz.

Während die Branche also ihre Flip-Flops packte, packten wir unser Know-how aus.

Das Problem: Eine überladene Datenbank und ein System, das nicht hinterherkam

Die Agentur wuchs extrem schnell. Aber – wie so oft – hielt die Technologie mit dem Wachstumstempo nicht Schritt. Das Team jonglierte mit zahlreichen Projekten, wechselte ständig zwischen verschiedenen Tools und verlor wertvolle Zeit mit Routinetätigkeiten: Kandidatensuche, Kontakthistorie prüfen, herausfinden, „wer zuletzt mit wem gesprochen hat“.

Bevor wir irgendetwas verbessern konnten, mussten wir erst einmal die über Jahre angesammelten Daten entwirren. Vor diesen Herausforderungen standen wir:

• Über 35.000 Kandidatendatensätze in verschiedenen Quellen

• Duplikate, fehlende Tags, veraltete Kontaktdaten

• Keine einheitliche Sicht auf Kontakthistorie und Aktivitäten

• Keine Möglichkeit, Reports zu erstellen und Conversions zu tracken

• Ein Team, dessen Frustration mit der Größe der Datenbank wuchs

Und trotz allem durfte es zu keinen Ausfallzeiten kommen. Das Recruiting musste weitergehen – jeden Tag.

Der Prozess: Genaue Planung, viel Kaffee und null Ausfallzeiten

Wir starteten mit einer gemeinsamen Prozessplanung mit dem Team des Kunden. Ohne Hektik und ohne Abkürzungen – eine solide Migrationsstrategie und jede Menge Datenarbeit, die vielleicht nicht spannend klingt... aber wir lieben sie.

Wir machen dir nichts vor: Der Datenexport aus dem alten ATS war kein Spaziergang.

Es brauchte mehrere Versuche, um eine vollständige Exportdatei zu erhalten. Einige Daten waren unvollständig, Informationen zu den Kandidaten fehlten und der Export selbst war schlecht strukturiert. Das erforderte eine Menge zusätzliche Arbeit, manuelles Abgleichen und – ehrlich gesagt – ein wenig Detektivarbeit.

Aber wir haben es geschafft.

So sah der gesamte Prozess aus:

• Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen (altes ATS, Excel-Dateien, E-Mail-Notizen)

• Bereinigung und Standardisierung der Datensätze, um sie nutzbar und konsistent zu machen

• Entfernung von Duplikaten, Ergänzung von Lücken und Erhalt historischer Notizen

• Datenimport in Recruitify mit lückenlosem Tracking von Einwilligungen und Kommunikationsverläufen

• Einrichtung von Filtern, Tags und intelligenten Talent Pools – damit das Sourcing vom ersten Tag an läuft

Das Beste daran? Das Kundenteam konnte die ganze Zeit über ungestört weiterarbeiten. Kein „schwarzer Bildschirm“, keine Ausfallzeiten. Einfach eine leise, reibungslose Migration im Hintergrund.

Das Ergebnis: Ein System, das das Team unterstützt – statt es zu blockieren

Heute arbeitet dieselbe Agentur mit einer sauberen, strukturierten und leicht durchsuchbaren Datenbank. Sourcing dauert Sekunden. Recruiter erhalten automatische Erinnerungen und Handlungsempfehlungen. Account Manager erstellen mit wenigen Klicks Reports für Kunden.

Aber die Veränderungen betrafen nicht nur das Kandidatenmanagement.

Wir haben ihnen auch geholfen, das CRM-Modul in Recruitify zu implementieren, was das Kundenbeziehungsmanagement und die Vertriebsentwicklung optimiert hat – also den Teil der Arbeit, der zuvor in verstreuten Excels und separaten Tools lag. Jetzt hat das gesamte Team eine einzige, konsistente Sicht auf Kunden, offene Stellen, Aktivitäten und anstehende Verkaufschancen.

Das war nicht einfach nur ein „Systemwechsel“. Es war die Rückkehr zu Ordnung, Transparenz und Kontrolle – vom ersten Lead-Kontakt bis hin zur Kundenpflege. Und genau darin liegt der wahre Wert.

Ihr Feedback nach Abschluss des Projekts? „Das hätten wir schon vor einem Jahr machen sollen.“

Das hören wir ziemlich oft.

Fazit

Manchmal wirkt das Aufräumen des Chaos wie eine unbezwingbare Aufgabe – bis man es anpackt und sich fragt: Wie zur Hölle haben wir eigentlich vorher gearbeitet?

Dieses Projekt begann mit dem Aufräumen der Kandidatendatenbank, hat aber letztendlich die Arbeitsweise der gesamten Agentur verändert – auch im Umgang mit Kunden.

Wenn du also immer noch Tools nutzt, die nicht miteinander „sprechen“, deinen Vertrieb in Excel pflegst oder dich beim Kandidaten- und Kundenmanagement auf dein E-Mail-Gedächtnis verlässt... vielleicht ist genau dieser Sommer dein Moment.

Wir haben den Plan. Du musst nur den Kaffee mitbringen.