Case Study
Von Excel zu Effizienz: Wie eine Outsourcing-Agentur Body Leasing und Reporting mit Recruitify optimiert hat
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Herausforderungen
Mit dem Wachstum der Body-Leasing-Services stieg auch die Komplexität der Projekte und die Anzahl der zu betreuenden Verträge. Das Team nutzte eine Kombination aus Excel, PDFs und E-Mail-Kommunikation, um den Status von Spezialisten, Verträgen und Abrechnungen zu überwachen.
Das führte zu typischen, aber schmerzhaften Problemen:
Keine Transparenz
Schwierigkeiten bei der Feststellung, welche Spezialisten verfügbar sind, in welcher Phase des Vertrags sie sich befinden und wann sie das Projekt beenden.
Risiko von Fehlern in Reports
Manuelle Aufstellungen von Status und Vergütungen enthielten oft Ungenauigkeiten.
Keine Verknüpfung mit dem Recruiting-Prozess
Recruiter hatten keinen vollständigen Einblick darüber, welche Verträge aus welchen Projekten und für welche Kunden stammen.
Eingeschränkte Skalierbarkeit
Je mehr Projekte, desto mehr Excel – und desto weniger Zeit für die echte Kundenbetreuung.
„Das Team wuchs, die Umsätze stiegen, aber die Transparenz blieb auf der Strecke. Excel war wie eine Blackbox: Daten gingen rein, aber es war verdammt schwer, am Ende sinnvolle Insights daraus zu ziehen.“
Partner des Unternehmens
Warum recruitify
Nach der Analyse verschiedener Systeme stellte die Agentur fest, dass die meisten ATS-Tools ein zentrales Problem nicht lösen: das Management von Verträgen und die Zusammenarbeit mit Kunden.
Recruitify hat als eine der wenigen Lösungen auf dem Markt Recruiting-Funktionen mit einem CRM, einem Vertragsmodul und modernem Reporting kombiniert.
Die wichtigsten Argumente, die den Ausschlag für die Entscheidung gaben:
Spezielles „Contracts“-Modul für Body Leasing | volle Kontrolle über Fristen, Verträge, Raten und die Historie der Zusammenarbeit mit Kunden. |
Zentrale Datenbank für Kandidaten und Kontraktoren | jeder Spezialist ist einem Kunden, Projekt und Vertragsstatus zugewiesen. |
CRM + ATS Integration | vom ersten Lead-Kontakt bis zum aktiven Vertrag – der gesamte Prozess an einem Ort sichtbar. |
Erweiterte Berichte und KPI-Ansichten | zur Analyse der Auslastung von Kontraktoren und der Projektrentabilität. |
DSGVO | Volle DSGVO-Konformität und Auditierbarkeit der Daten. |
Setup
Die Migration aus Excel und dem vorherigen CRM-System dauerte weniger als einen Monat. Das Recruitify-Team half beim Import von Daten zu über 8.000 Spezialisten, 300 Kunden und 500 aktiven Verträgen.
Nach einer Woche Tests und Schulungen starteten die Nutzer voll im System durch und nutzten die Module: Contracts, Candidates, CRM, Projects, Reports.
Das System wurde an das interne Abrechnungsmodell angepasst – einschließlich der Abwicklung von B2B-Verträgen, Dienstverträgen und langfristiger Vermietung.
„Früher hatten wir zwar Daten, aber keine klaren Insights. Heute können wir mit wenigen Klicks sehen, welcher Vertrag in zwei Wochen ausläuft – und sofort den Prozess für den Ersatz starten.“
Operations Director, Outsourcing-Agentur
Ergebnisse
100% Transparenz bei Verträgen | Jedem Contractor ist ein Status, ein Enddatum und der entsprechende Kunde zugewiesen |
80% weniger Fehler in Reports | Daten werden automatisch aus den Contracts- und CRM-Modulen gezogen |
Schnellere Abrechnung | Stunden und Sätze werden direkt im System erfasst |
Besserer Kundenservice | Deine Account Manager haben sofortigen Einblick in Projektstatus und die Verfügbarkeit von Spezialisten |
15% mehr Umsatz | Durch schnelleren Kandidaten-Turnover und effizientere Nutzung Deines Talentpools |
Die wichtigsten Insights
Integriertes Bewerber- und Vertragsmanagement
Vom Sourcing bis zum Vertragsende – alle Daten an einem Ort.
Zeitersparnis und minimiertes Fehlerrisiko
Automatische Berichte und Erinnerungen an auslaufende Verträge.
Ein neues Level an Kontrolle und Skalierbarkeit
Deine Agentur kann wachsen, ohne dass Du mehr Personal im Backoffice brauchst.
Haben gewonnen
Ein einziges System für Rekrutierung, Verträge und Kunden
Volle Kontrolle über dein Body Leasing und die Abrechnungen
Schnelleres Reporting und minimiertes Fehlerrisiko
Bessere Sichtbarkeit der Verfügbarkeit deiner Spezialisten
Mehr Umsatz durch effizientere Teamarbeit
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