Case Study
Wie die HR-Abteilung eines IT-Dienstleisters dank Recruitify die Time-to-Hire verkürzt und die Candidate Experience verbessert hat
Branche:
Standort:
Unternehmensgröße:
Herausforderungen
Der interne HR-Bereich kämpfte mit zunehmenden Herausforderungen, die typisch für große Organisationen mit veralteten Tools sind:
1. Veraltetes ATS ohne Automatisierung
Das System war wenig intuitiv, bot nur eingeschränkte Suchmöglichkeiten und unterstützte keine automatische Kommunikation mit den Kandidaten. Das Beantworten von E-Mails und das Weiterleiten von Status-Updates kostete Recruiter bis zu mehrere Stunden am Tag.
2. Erschwerte Zusammenarbeit mit Hiring Manager
Hiring Manager hatten nur begrenzten Einblick in die Pipeline der Kandidaten. Entscheidungen verzögerten sich, und Recruiter fungierten als „manuelle Vermittler“ im Informationsfluss.
3. Keine zentrale, saubere Kandidaten-Datenbank
Lebensläufe waren über verschiedene Ordner und das alte ATS verstreut, oft gedoppelt oder ohne wichtige Informationen. Jedes Projekt startete praktisch bei null.
4. Probleme mit DSGVO und Reporting
Jedes Audit bedeutete das manuelle Überprüfen von Dateien und der Kontakthistorie mit den Kandidaten.
5. Schwache Candidate Experience
Lange Wartezeiten auf Rückmeldungen, keine automatischen Bestätigungen, unklare Status-Updates – all das belastete das Image des Unternehmens als Arbeitgeber.
„Das System, das wir davor genutzt haben, fühlte sich an, als würde es noch aus der Zeit stammen, in der man Lebensläufe in Mappen vorbeigebracht hat.“
HR Business Partner, Warschau
Warum recruitify
Das Unternehmen hat mehrere große Enterprise-ATS analysiert, aber diese waren:
zu teuer,
zu schwerfällig in der Implementierung,
erforderten eine komplizierte Konfiguration,
unintuitiv für Hiring Manager.
Recruitify erwies sich als die perfekte Lösung für moderne, wachsende Organisationen.
Hauptgründe für die Entscheidung:
1. Modernes ATS mit Automatisierung | Automatische:
|
2. Intuitive Ansichten für Hiring Manager | Manager erhielten:
|
3. Ein einziges, strukturiertes Datensystem | CV Parser, Tags und Datenstruktur machten aus einer chaotischen Datenbank eine übersichtliche Quelle für Kandidaten. |
4. DSGVO out-of-the-box | Einwilligungen, Anonymisierung, Archivierung und die komplette Kontakthistorie – alles vollautomatisch. |
5. Eine UX, die Recruiter wirklich nutzen wollen | Das System ist schnell, schlank, intuitiv – es erfordert keine langen Schulungen oder komplizierten Onboardings. |
Setup
Die gesamte Implementierung hat nur vier Wochen gedauert.
Sie umfasste:
den Import von über 40.000 Lebensläufen aus dem vorherigen System,
die Bereinigung der Datenbank von Duplikaten,
die Konfiguration automatischer Nachrichten für Kandidaten,
die Einrichtung von Ansichten für Hiring Manager,
die Integration mit Kalender und E-Mail-Postfach,
Schulungen für HR und das Business.
Nach einer Woche Testphase arbeitete das HR-Team bereits ausschließlich in Recruitify.
„Die größte Veränderung? Endlich laufen wir dem Prozess nicht mehr hinterher. Der Prozess arbeitet jetzt für uns.“
HR Manager, Stockholm
Ergebnisse
Kürzere Time-to-Hire um 28% | Automatische Erinnerungen und eine bessere Zusammenarbeit mit Hiring Manageren beschleunigen Entscheidungen. |
+45% schnellere Kommunikation mit Kandidaten | Kontinuierliche Automatisierung hat Verzögerungen und Funkstille eliminiert. |
Hiring Manager zum ersten Mal richtig happy | Statt Hunderter Nachrichten pro Woche – ein übersichtlicher Pipeline-Verlauf und sofortige Entscheidungen. |
Bessere Candidate Experience | Kandidaten erhalten klare Statusmeldungen, schnelles Feedback und eine professionelle Kommunikation. |
Sorgenfreie DSGVO-Audits | Die Historie der Kandidaten ist lückenlos, strukturiert und mit nur einem Klick abrufbar. |
Die wichtigsten Insights
Ein modernes ATS im HR-Bereich ist kein Luxus – es ist eine Frage von Effizienz und Image.
Automatisierte Kommunikation verändert die Experience von Kandidaten und Recruitern.
Übersichtliche Ansichten für Hiring Manager verkürzen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit.
Eine einzige Kandidatendatenbank = kürzerer Time-to-Hire.
Recruitify bewährt sich nicht nur in Agenturen – sondern auch in großen HR-Abteilungen.
Haben gewonnen
modernes ATS mit Automatisierung
bessere Zusammenarbeit zwischen HR und Business
kürzere Time-to-Hire
transparente Pipelines für Hiring Manager
eine bessere Candidate Experience
volle DSGVO-Konformität
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