Case Study
Von Tabellen zur Automatisierung: Wie eine Recruiting-Agentur ihre Prozesse optimiert und mit Recruitify die Kontrolle über ihre Kandidatendatenbank zurückerlangt hat.
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Herausforderungen
Einige Jahre lang verließ sich das Team auf Excel-Tabellen, Drive-Ordner und E-Mail-Kommunikation.
Anfangs funktionierte das „gut genug“, doch mit dem Wachstum des Unternehmens traten die für Recruiting-Agenturen typischen Probleme auf:
Verstreute Daten
Kandidaten waren in verschiedenen Dateien gespeichert, oft doppelt vorhanden oder uneinheitlich beschrieben;
2. Fehlender Einblick in die Kontakthistorie
Es war schwer, schnell zu prüfen, wer bereits mit einem bestimmten Kandidaten gesprochen hatte und für welche Projekte er zuvor vorgeschlagen wurde;
Kein CRM für den Vertrieb
Sales-Consultants nutzten separate Tools, was die Verknüpfung von Kundendaten mit Recruiting-Projekten erschwerte;
Reporting und DSGVO
Das Erstellen von Berichten für Kunden und die Gewährleistung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften war zeitraubend und fehleranfällig.
Als die Anzahl der aktiven Projekte 50 pro Monat überstieg, reichte Excel nicht mehr aus. Dem Team war klar, dass weiteres Wachstum eine Zentralisierung der Daten und die Automatisierung von Prozessen erfordert.
„Recruitify hat dafür gesorgt, dass unsere Prozesse endlich wie ein System funktionieren und nicht wie eine Sammlung von Dateien. Sichtbarkeit, Automatisierung und eine Kandidatenbasis, die wir vorher einfach nicht hatten.“
Managing Partner, Rekrutierungsagentur.
Warum recruitify
Das Team hat mehrere beliebte ATS-Systeme auf dem europäischen Markt geprüft, doch die meisten waren zu komplex oder boten keine CRM-Funktionen und Automatisierungen in einem einzigen Tool.
Recruitify überzeugte durch die Kombination aus modernem ATS mit CRM-, Vertriebs- und Automatisierungsmodulen, die den Recruiting-Prozess nahtlos mit der Geschäftsentwicklung verknüpfen.
Drei Schlüsselfaktoren haben die Entscheidung beschleunigt:
Datenimport aus früheren Systemen und Tabellen | Das Recruitify-Team half dabei, Tausende von Kandidaten- und Kundendaten zu übertragen, die Datenbank zu bereinigen und zu strukturieren. |
Übersichtliches Interface | Deine Consultants konnten bereits nach wenigen Stunden Schulung mit der Arbeit im System starten. |
Automatisierung von Shortlists und Talent Pools | Recruitify sammelt automatisch Kandidaten aus verschiedenen Projekten, sodass Du sie in zukünftigen Prozessen ganz einfach wiederverwenden kannst. |
Setup
Der Onboarding-Prozess dauerte weniger als drei Wochen. Das Recruitify-Team half bei der Datenmigration, konfigurierte die Projektstruktur sowie die Berichtsvorlagen und schulte die User im Umgang mit den CRM-Modulen und der Automatisierung.
Das Agenturteam startete nach nur einem Testtag voll im System durch – ganz ohne externe IT-Consultants.
Höhere Produktivität
Die Anzahl der den Kunden präsentierten Kandidaten stieg in den ersten drei Monaten um 30 Prozent.
Bessere Pipeline-Sichtbarkeit
Jeder Recruiter sieht die Kontakthistorie und den Kandidatenstatus an einem zentralen Ort.
Mehr Leads
Dank des CRM-Moduls generierte das Sales-Team 20 Prozent mehr neue Anfragen.
Kürzere Projektlaufzeiten
Die durchschnittliche Zeit bis zum Projektabschluss sank um 25 Prozent.
DSGVO-Konformität
Die gesamte Kandidatendokumentation ist automatisiert und absolut auditsicher.
Recruitify hat dafür gesorgt, dass unsere Prozesse endlich wie ein System funktionieren und nicht wie eine Ansammlung von Dateien. Sichtbarkeit, Automatisierung und eine Kandidatenbasis, die wir vorher einfach nicht hatten.
Managing Partner, Recruiting-Agentur
Ergebnisse
Höhere Produktivität | Die Anzahl der den Kunden präsentierten Kandidaten stieg in den ersten 3 Monaten um 30 %. |
Bessere Transparenz | Jeder Recruiter sieht die Kontakthistorie und den Kandidatenstatus an einem zentralen Ort. |
Mehr Leads | Dank des CRM-Moduls hat das Vertriebsteam 20 % mehr neue Anfragen generiert. |
Kürzere Projektlaufzeiten | Die durchschnittliche Zeit bis zum Projektabschluss sank um 25 %. |
DSGVO-Konformität | Die gesamte Kandidatendokumentation ist automatisiert und absolut auditsicher. |
Die wichtigsten Insights
Vom Chaos zur Struktur
Das Team hat alle Daten aus Tabellen und dem Altsystem in einer zentralen CRM-Datenbank zusammengeführt.
Nahtlose Verbindung von Recruiting und Sales
Dank CRM und Echtzeit-Reports behalten Manager Kundenbeziehungen, Projekte und Ergebnisse an einem zentralen Ort im Blick.
Automatisierte Shortlists und Talent Pools
Die besten Kandidaten werden automatisch für zukünftige Projekte gematcht – das verkürzt Deine Reaktionszeit und sichert den Placement-Erfolg.
Haben gewonnen
Eine zentrale, durchsuchbare Datenbank für Kandidaten und Kunden;
Automatisierte Shortlists und Talent Poole;
CRM und Vertrieb in einem einzigen System;
Übersichtliche Berichte und DSGVO-Konformität;
Mehr Zeit für Beziehungen, weniger für Administration.
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Erfahre, wie Recruitify deiner IT-Agentur hilft, Rekrutierung, Outsourcing und Projekt-Staffing in einem einzigen System zu vereinen.
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