Case Study
Wie Automatisierung und Talent Poole es einer Agentur ermöglichten, die Anzahl der präsentierten Kandidaten um 40% zu steigern
Branche:
Standort:
Unternehmensgröße:
Herausforderungen
Die Agentur hatte einen stabilen Zufluss an Prozessen und Kunden – aber ein entscheidendes Puzzleteil fehlte: mehr qualifizierte Kandidaten, die den Kunden vorgestellt werden konnten.
Vor der Einführung von Recruitify stand das Team vor den altbekannten Herausforderungen:
Manuelle Prozesse
Follow-ups und Nachrichten an Kandidaten wurden manuell verschickt – das führte zu Verzögerungen und Zeitverlust.
Kein systematischer Aufbau von Talent Pools
Kandidaten „durchliefen“ den Prozess und verschwanden nach Projektende vom Radar.
Schwierigkeiten bei der Suche
Die Kandidatendatenbank war zwar vorhanden, aber nicht richtig getaggt und strukturiert, was das schnelle Finden der idealen Profile erschwerte.
Uneinheitliche Qualität der Shortlists
Verschiedene Consultants arbeiteten nach unterschiedlichen Standards – es fehlte eine konsistente Präsentation.
Starke Abhängigkeit von Jobboards
Die meisten Kandidaten kamen über Stellenanzeigen und nicht aus der eigenen Datenbank, was höhere Kosten verursachte und den Prozess in die Länge zog.
„Wir hatten eine riesige CV-Datenbank, aber kaum echte Kandidaten in der Pipeline. Wir haben Potenzial verschenkt, das wir eigentlich schon direkt parat hatten.“
Consultant
Warum recruitify
Die Agentur suchte nicht nur nach einem klassischen ATS, sondern nach einem Tool, das ihr hilft, die Effizienz zu steigern und eine wiederkehrende Pipeline von Kandidaten aufzubauen.
Recruitify stach durch drei Elemente heraus, die direkt ihre größten Pain Points lösten:
1. Rekrutierungs-Automatisierungen | Automatische:
reduzierten den manuellen Aufwand und steigerten die Response-Rate der Kandidaten. |
2. Talent Pool + AI | Das Sammeln von Top-Kandidaten aus Shortlists und Projekten in thematischen Talent Pools, gefolgt von automatischen:
schuf eine permanente Quelle für direkt ansprechbare Kandidaten. |
3. Erweiterte Suche & Datenstrukturierung | Die Kombination aus:
ermöglichte es den Consultants, in wenigen Sekunden Kandidaten zu finden, nach denen sie zuvor stundenlang gesucht hatten. |
Setup
Die Implementierung dauerte drei Wochen, einschließlich:
Import der Datenbank von über 25.000 Lebensläufen
Bereinigung von Duplikaten
Implementierung von Tags und der Datenstruktur
Planung von Automatisierungen und Kommunikationsszenarien
Das Team nutzte die Module Projects, Candidates, Talent Pools, Automation, CRM und AI Assistant.
Der größte Vorteil war, dass die Recruiter fast sofort loslegen konnten – das System erwies sich als intuitiv und die Automatisierungen als leicht konfigurierbar.
„Früher mussten wir bei jedem Projekt von vorne mit dem Sourcing beginnen. Jetzt zeigt uns das System selbst, wer verfügbar ist und perfekt auf die Anforderungen des Kunden passt.“
– Recruitment Manager, Warschau
Ergebnisse
+40% mehr Kandidaten in Shortlists | Dank automatischer Kampagnen und Talent Pools erreichten Deine Consultants Kandidaten schneller und systematischer. |
25% schnellere Time-to-Match | Fortgeschrittene Suche und klare Datenstrukturen haben die Selektionszeit deutlich verkürzt. |
Weniger manueller Aufwand | Recruiter sparten dank automatisierter Kommunikation durchschnittlich 6–8 Stunden pro Woche. |
Höhere Prozessstabilität | Die Shortlist-Standards – Format, Inhalt und Qualität – wurden unternehmensweit vereinheitlicht. |
Bessere Candidate Experience | Die Kommunikation war schneller, transparenter und konsistenter. |
Die wichtigsten Insights
Automatisierung + Talent Pool = eine vorhersehbare, skalierbare Pipeline an Kandidaten
Daten wurden zu einer wertvollen Quelle, nicht zu einem Archiv
Mehr Kandidaten haben Deine Kunden erreicht, was direkt zu höheren Umsätzen geführt hat
Dein Team arbeitet jetzt proaktiv statt reaktiv
Haben gewonnen
40% mehr qualifizierte Kandidaten zum Vorstellen
schnellere Prozesse und kürzere Time-to-Shortlist
eine strukturierte Datenbank, powered by AI und CV Parser
Automatisierung, die die Effizienz Deiner Recruiter steigert
bessere Kommunikation und eine outstanding Candidate Experience
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