Case Study
Wie eine IT-Agentur Staffing, Rekrutierung und Contractor-Management mit Recruitify auf das nächste Level gebracht hat
Branche:
Standort:
Unternehmensgröße:
Herausforderungen
Das Unternehmen nutzte mehrere Tools gleichzeitig:
ein altes ATS für interne Rekrutierung,
ein separates CRM für die Betreuung von Outsourcing-Kunden,
Excel-Tabellen zur Überwachung der Verfügbarkeit von Contractoren,
E-Mails und Teams für den Informationsaustausch zwischen HR, Delivery und Project Managern.
Das Ergebnis war ein Informationschaos, und die Hauptprobleme verschärften sich von Monat zu Monat:
1. Keine zentrale Talent-Datenbank
Interne und externe Kandidaten befanden sich in zwei verschiedenen Systemen – Recruiter wussten oft nicht, dass das Unternehmen bereits einen passenden Spezialisten im Contractor-Pool hatte.
2. Schwierigkeiten beim schnellen Staffing von Projekten
Delivery Manager mussten die Verfügbarkeit von Spezialisten manuell in Excel prüfen, was zu folgenden Problemen führte:
Verzögerungen,
Fehlern,
dem Risiko, Verträge aufgrund langsamer Reaktion zu verlieren.
3. Fehlende Transparenz für Project Manager
PMs hatten keinen Einblick in die Kandidaten-Pipeline oder den Rekrutierungsstatus, was das Projektmanagement und die Ressourcenplanung erschwerte.
4. Schlechte Zusammenarbeit zwischen HR und Delivery
Die Kommunikation lief hauptsächlich über E-Mail – niemand wusste sicher, welche Informationen aktuell waren.
„Wir wussten, dass wir großartige Leute haben, aber… niemand wusste, wo sie sind. Und wenn ein neues Projekt reinkam, haben wir wieder bei null angefangen.“
Head of Delivery
Warum recruitify
Das Unternehmen analysierte gängige Enterprise-ATS und CRM-Tools, aber keines davon bot das eine, entscheidende Element: ein System, das interne Rekrutierung, Outsourcing und Contractor-Management in einer einzigen Plattform vereint. Recruitify erwies sich als genau das fehlende Puzzleteil.
Die wichtigsten Gründe für Deine Wahl:
Ein zentraler Talent-Pool | Alle Kandidaten, Mitarbeiter und Freelancer in einem System – mit der kompletten Historie der Zusammenarbeit. |
Contracts-Modul |
Alles an einem Ort. |
Transparenz für Delivery | Delivery Manager und Project Manager haben Zugriff auf:
|
Automatisierung von Rekrutierung und Staffing | Das System schlägt automatisch Kandidaten vor, die:
|
Setup
Die Implementierung dauerte 1 Monat und umfasste:
die Datenmigration aus dem vorherigen ATS,
den Import der Contractor-Datenbank aus Excel,
den Aufbau einer gemeinsamen Talent Pool-Datenbank,
die Erstellung von Ansichten für Delivery und PMs,
die Implementierung der Automatisierung von „availability check“ und „skills matching“.
Das Recruitify-Team hat außerdem Berichtsvorlagen zur Ressourcenauslastung für das Management und den Kunden vorbereitet.
Nach zwei Wochen Testphase arbeitete bereits das gesamte Unternehmen in einem einzigen System.
„Recruitify stała się naszym ‚Single Source of Truth‘. Endlich können wir Projekte auf der Basis von Daten statt Vermutungen planen.“
Head of Delivery, Stockholm
Ergebnisse
Deutlich schnelleres Projekt-Staffing | Das Delivery-Team hat die Zeit für die Suche nach verfügbaren Spezialisten von mehreren Stunden auf wenige Minuten verkürzt. |
Bessere Nutzung des Talentpools | Dank Talent Pools und Verfügbarkeitsansichten kauft das Unternehmen keine Kompetenzen mehr ein, die es eigentlich schon im Haus hat. |
Mehr gleichzeitig betreute Projekte | Kein mühsamer Info-Austausch mehr per E-Mail – alle Status sind direkt in Recruitify für das gesamte Team sichtbar. |
Bessere Zusammenarbeit zwischen HR, Delivery und PM | Jede Abteilung hat ihre eigene Ansicht, arbeitet aber auf denselben Daten. Das sorgt für maximale Transparenz und verkürzt die operative Kommunikation um 60 %. |
Volle Kontrolle über das Outsourcing | Das Modul Contracts ermöglicht es dir:
|
Die wichtigsten Insights
Ein einziges System kann sowohl die interne Rekrutierung als auch das Outsourcing abbilden.
Gemeinsame Talent-Datenbank + Verfügbarkeit = schnelleres Staffing und geringere Kosten.
Delivery, HR und PMs können effizient zusammenarbeiten, da sie dieselben Daten sehen.
Automatisierung hilft bei der proaktiven Projektplanung.
Haben gewonnen
Eine zentralisierte Talent-Datenbank (Mitarbeiter + Freelancer)
Schnelleres Staffing und volle Transparenz bei der Verfügbarkeit
Ein Contracts-Modul für Body Leasing
Nahtlose Zusammenarbeit zwischen HR, Delivery und PMs
Kürzere Time-to-Staff und besseren Kundenservice
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Erfahre, wie Recruitify deiner IT-Agentur hilft, Rekrutierung, Outsourcing und Projekt-Staffing in einem einzigen System zu vereinen.
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