"Kandidaten werden gestern gebraucht!" – kennst du das Gefühl? Der heutige Markt diktiert ein rasantes Tempo bei der Personalbeschaffung. Recruiter balancieren auf einem schmalen Grat – auf der einen Seite der Druck des Business auf schnelle und treffsichere Rekrutierung, auf der anderen Seite die Erwartungshaltung der Kandidaten bezüglich der Qualität des Prozesses – ständiger Kontakt, Feedback, eine sorgfältige Analyse des Profils und der Bewerbung.

Ein ATS-System wird zur Antwort auf diese Herausforderung. Verkürzung der durchschnittlichen Einstellungszeit um bis zu 60 %, Unterstützung beim Aufbau von Beziehungen zu aktiven und passiven Kandidaten, Suche und Kontaktaufnahme mit Kandidaten über Social Media und Steigerung der Candidate Experience, was mit einem positiven Employer Branding verbunden ist.

Nicht zu vergessen sind die direkten Vorteile für Recruiter – Zeitersparnis, Automatisierung von Routineaufgaben, Strukturierung von Daten, ein ausgereiftes Reporting-System und Vorschläge zur Optimierung des Rekrutierungsprozesses.

Im Jahr 2024 gaben 70 % der Großunternehmen und 20 % der kleinen und mittleren Unternehmen an, ATS-Systeme zu nutzen.

Wobei kann es dich noch unterstützen? In diesem Artikel erfährst du:

• Was ist ein ATS-System?

• Was gewinnst du durch die Nutzung eines ATS?

• Wie unterstützt das ATS-System den Rekrutierungsprozess?

• Welche Top-ATS-Lösungen sind derzeit führend auf dem Markt?

• Wie überzeugst du die Entscheidungsträger in deinem Unternehmen, in ein ATS-System zu investieren?

• Wie wählst du das beste ATS-System für deine Bedürfnisse aus?

Für Recruiter entwickelt, mit Blick auf die Kandidaten. Was ist ein ATS-System?

Stell dir einen Rekrutierungsprozess vor, bei dem sich jeder Kandidat bestens betreut fühlt und transparent durch den Prozess geführt wird, während du als Recruiter Zeit für das Wesentliche hast – Beziehungen aufzubauen und die besten Talente zu finden. Klingt nach einer Utopie? Nicht unbedingt!

Ein ATS-System (Applicant Tracking System oder Application Tracking System) wurde genau für dich und deine Kandidaten entwickelt. Auch bekannt als Bewerbermanagement-System, ist es nichts anderes als eine Software zur Optimierung und Automatisierung des Rekrutierungsprozesses. Es dient als zentrale Datenbank für alle Kandidateninformationen und erleichtert deren Verwaltung in jeder Phase des Prozesses.

Vielleicht überrasche ich dich, wenn ich dir sage, dass die Möglichkeiten der ersten ATS-Systeme eher an… die Urzeit als an eine Revolution erinnerten. Es waren Werkzeuge zur grundlegenden Dateneingabe, die enorm viel manuelle Arbeit erforderten, damit überhaupt etwas funktionierte.

Das ATS kam in den 90er Jahren auf den Markt, und der Bedarf, der seine Entstehung auslöste, war… Compliance und Digitalisierung. Während einige Unternehmen nach Wegen suchten, die Flut von Bewerbungen zu bewältigen und den Übergang von der papierbasierten zur digitalen Rekrutierung zu schaffen, nutzten die ersten ATS-Anwender Datenbanken, die nicht nur die rechtliche Konformität der Rekrutierung sicherten, sondern auch eine Reihe von Daten zur digitalen Analyse, Organisation und Speicherung von Lebensläufen, Stellenangeboten und Kandidatenprofilen lieferten.

Mit der Entwicklung des Online-Recruitings in den 2000er Jahren stiegen auch die Erwartungen an die ATS-Technologie. Das Entstehen von Websites zur Veröffentlichung von Stellenangeboten zwang die ATS-Anbieter, eine Lösung zu implementieren, mit der Recruiter ein Stellenangebot mit nur einem Klick in die Welt senden können. Zudem wurde immer mehr Wert auf konsistente Rekrutierungspraktiken gelegt, worauf das ATS-System mit personalisierten Vorlagen für verschiedene Anlässe die passende Antwort bot.

Die letzten fünf Jahre brachten jedoch eine echte Revolution. Endlich haben Automatisierung und künstliche Intelligenz Einzug in die Welt des ATS gehalten!

Sichere dir einen Vorsprung dank ATS. Wie das System deine Rekrutierung und vieles mehr optimiert?

Wie findest du heraus, ob das wirklich Sinn macht und vor allem… ob es das Richtige für dich und dein Unternehmen ist? Lerne die Vorteile kennen, die ein ATS-System für deine Rekrutierung bringt.

Aber der Reihe nach. Die besten ATS-Systeme:

• Führen zu einer Verkürzung der Rekrutierungszeit durch die Automatisierung von Aufgaben.

• Steigern die Qualität der Kandidaten, indem sie die Selektion und die Auswahl der am besten qualifizierten Profile erleichtern.

• Reduzieren Rekrutierungsfehler durch die Vereinheitlichung der Rekrutierungspraktiken und die Standardisierung des Verhaltens aller Prozessbeteiligten.

• Führen zu einer effektiven Zusammenarbeit zwischen Recruiter, Kandidat und Hiring Manager, indem alle Dokumente und relevanten Informationen zum Prozess und zum Kandidaten an einem Ort gebündelt werden, zusammen mit einem Benachrichtigungsnetzwerk, das nach den Wünschen jedes Einzelnen konfiguriert werden kann.

• Verbessern die Candidate Experience erheblich, indem sie die Kontaktaufnahme erleichtern und aktuelle Informationen über den Fortschritt im Rekrutierungsprozess liefern.

• Beeinflussen das Employer Branding des Unternehmens positiv, indem sie für eine korrekte Kommunikation mit dem Kandidaten sorgen, was einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtwahrnehmung des Unternehmens haben kann.

• Führen zu einer besseren Datenanalyse auf der Grundlage der vom System organisierten Rekrutierungs-KPIs, Rekrutierungsquellen, Dauer des Rekrutierungsprozesses usw. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Rekrutierungsprozesse besser zu verstehen und fundiertere Einstellungsentscheidungen zu treffen.

• Sichern die Einhaltung von Vorschriften. ATS-Systeme hatten von Anfang an das Ziel, die Einhaltung von Vorschriften bei der Verarbeitung von Kandidatendaten zu gewährleisten – mit dem System musst du heute nicht mehr selbst daran denken.

Welche Top-ATS-Lösungen sind derzeit führend auf dem Markt?

ATS-Systeme entstanden als Reaktion auf das Bedürfnis nach Compliance in der Rekrutierung sowie auf die digitale Transformation – den Übergang von Offline- zu Online-Rekrutierung. So war es damals, aber wie sieht es heute aus? Welche Funktionen bieten sie aktuell?

• Automatisierung und künstliche Intelligenz (AI). Derzeit unterstützt AI bei der Analyse von Lebensläufen, der Selektion von Kandidaten, der Terminplanung für Vorstellungsgespräche und der Kommunikation mit Kandidaten, was den Recruitern Zeit spart und die Effizienz des Rekrutierungsprozesses steigert.

• Mobiles Recruiting. Aufgrund der zunehmenden Nutzung von Mobilgeräten werden ATS-Systeme immer mobilfreundlicher. Kandidaten können nun bequem Stellenangebote durchsuchen, Bewerbungen abschicken und mit Recruitern über ihre Smartphones oder Tablets kommunizieren. Ebenso können Recruiter Rekrutierungen direkt über eine mobile App oder eine für Smartphones und Tablets optimierte Website verwalten.

• Personalisierung der Candidate Experience. Moderne ATS-Systeme bieten immer mehr Tools zur Personalisierung der Candidate Experience, was eine direkte Antwort auf die Marktbedürfnisse ist. Die Unterstützung durch das ATS-System kann E-Mail-Benachrichtigungen, personalisierte Bewerbungsseiten, interaktive Bewerbungsformulare und individuelle Nachrichten zum Bewerbungsstatus umfassen. Darüber hinaus optimieren AI-gestützte Chatbots die Kommunikation mit Kandidaten, indem sie Fragen beantworten und Informationen in Echtzeit liefern, und das nicht nur während der Arbeitszeit des Recruiters.

• Integrationen mit anderen Rekrutierungstools. ATS-Systeme bieten immer häufiger Integrationen mit anderen Rekrutierungstools an, wie z. B. Plattformen für psychometrische Tests oder Tools für das Recruitment Marketing. Dadurch können Recruiter unter dem Dach eines einzigen ATS-Systems eine Vielzahl von Tools nutzen, was die Effizienz und Konsistenz des Rekrutierungsprozesses erhöht.

• Recruiting-Analytics: Ein weiterer wichtiger Trend ist die Entwicklung von Analysefunktionen in ATS-Systemen. Im System integrierte, fortschrittliche Datenanalysetools ermöglichen es Recruitern, wichtige Kennzahlen der Rekrutierungseffizienz zu verfolgen, wie z. B. Time-to-Hire, Conversion-Rates der Bewerbungen, die Quellen der besten Kandidaten oder die Rekrutierungskosten. Darüber hinaus identifizieren die Systeme Bereiche im Rekrutierungsprozess, die verbessert werden müssen, wie z. B. mangelnde Diversität der Kandidaten oder verlängerte Rekrutierungszeiten und die Engpässe, die diese verursachen, was es Recruitern ermöglicht, den Prozess zu optimieren.

• Benutzerfreundlichkeit: Auch wenn es überraschen mag – mit der steigenden Anzahl an Funktionalitäten wird es zu einer immer größeren Herausforderung, eine Benutzeroberfläche so intuitiv zu gestalten, dass die Funktionen leicht verständlich und zugänglich sind. ATS-Anbieter stehen zudem vor der Aufgabe, einen möglichst hochwertigen Onboarding-Prozess für die Nutzung ihrer Systeme bereitzustellen.

Zeige die Vorteile auf, gewinne Unterstützung. Wie du deinen Chef von einer Investition in ein ATS überzeugst?

Fangen wir damit an, wie du es NICHT tun solltest.

Sag nicht: „Alle haben ein ATS-System, also sollten wir auch eines haben“ oder „Die Investition in ein ATS wird sich schnell auszahlen, aber ich weiß nicht genau, wie und wann“.

Vermeide Argumente, die auf Vermutungen, Allgemeinplätzen und Intuition beruhen. Vernachlässige außerdem nicht die Bedenken und Einwände deines Chefs – gehe aktiv auf sie ein.

Anstatt: „Die Kosten für Anschaffung und Implementierung eines ATS sind nichts. Das ist heute Standard, also erwarte ich, dass das Unternehmen in ein solches System investiert“, sag lieber: „Ich verstehe deine Bedenken bezüglich der Kosten. Ich habe eine Analyse vorbereitet, die zeigt, dass sich die Investition in das ATS innerhalb von 12 Monaten amortisieren wird und wie genau das geschieht“.

Anstatt: „Dieses System nutzt Machine-Learning-Algorithmen zur Analyse von Lebensläufen“, sag lieber: „Das ATS-System analysiert automatisch die Lebensläufe der Kandidaten und identifiziert diejenigen, die am besten zu den Anforderungen der Stelle passen. Dadurch sparen wir Zeit und Mühe, die wir sonst für die manuelle Selektion aufwenden müssten“.

Anstatt: „Das ATS wird sicherlich unser Employer Branding verbessern“, sag lieber: „Die Einführung eines ATS kann zur Verbesserung des Employer Brandings beitragen, indem der Rekrutierungsprozess optimiert und die Kommunikation mit den Kandidaten verbessert wird, was sich direkt auf die Candidate Experience und die Wahrnehmung des Unternehmens auswirkt“.

Anstatt: „Die Implementierung eines ATS ist einfach und schnell, das können wir nebenbei machen. Sicherlich wird sich jeder sofort in das neue System einarbeiten und mit voller Effizienz damit arbeiten“, sag lieber: „Die Einführung des ATS beinhaltet Schulungen und technischen Support. Es ist wichtig, dass wir diesen Prozess durchlaufen, um alle Funktionen des Tools voll auszuschöpfen. Denn was nützt uns die Investition, wenn wir nicht das gesamte Potenzial nutzen?“

Bereite dich vor!

Behalte die Bedürfnisse deines Unternehmens und deines Rekrutierungsteams im Blick:

• Identifiziere die Engpässe deiner bisherigen Rekrutierungsprozesse – Bereiche, in denen der Rekrutierungsprozess Optimierungsbedarf hat, ins Stocken gerät und für die ein ATS-System die Antwort sein kann.

• Untersuche die Probleme, die von Recruitern und HR-Abteilungen gemeldet werden, und überlege, wie ein ATS Abhilfe schaffen kann.

• Definiere die Ziele, die du mit der Einführung des ATS erreichen möchtest (z. B. positives Employer Branding, Verkürzung der Rekrutierungszeit, Kostensenkung, Verbesserung der Kandidatenqualität).

Danach:

• Beschreibe detailliert die Vorteile der ATS-Einführung, gestützt auf Daten und Analysen.

• Präsentiere eine ROI-Berechnung unter Berücksichtigung von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen.

• Präsentiere einen Zeitplan für die Implementierung und einen Schulungsplan für die Mitarbeiter.

Und schließlich:

• Wähle das passende ATS-System nach einer gründlichen Analyse und einem Vergleich der auf dem Markt verfügbaren Lösungen aus.

• Definiere die für dein Unternehmen notwendigen Funktionen und das Budget.

• Bereite eine Fragenliste für die ATS-Anbieter vor.

• Argumentiere, warum genau diese Lösung die richtige für dein Unternehmen ist.

Und vor allem – vergiss nicht, all das angemessen zu kommunizieren und hervorzuheben! Denke außerdem daran, dass der ATS-Anbieter dein Partner bei diesem Vorhaben ist – scheue dich nicht, zu fragen und ihn um Daten und Analysen zu bitten, die den Entscheidungsprozess in deinem Unternehmen unterstützen können.

Sprich in Zahlen! Wusstest du, dass…

• Laut jüngsten Studien (1. Quartal 2024) fast alle (99 %) der Fortune-500-Unternehmen regelmäßig ein ATS in ihren Rekrutierungsprozessen einsetzen.

• 75 % der Recruiter ein ATS oder ähnliche technologische Tools nutzen, um Bewerbungen zu sichten und die allgemeine Candidate Experience zu verbessern.

• 94 % der Recruiter bestätigen, dass das ATS ihre Rekrutierungsprozesse positiv beeinflusst.

• Die Rekrutierungszeit mithilfe eines ATS im Durchschnitt um 60 % verkürzt werden kann.

• 62 % der Teams angeben, dass sie durch die Nutzung eines ATS im Vergleich zu traditionellen Methoden mehr qualitativ hochwertige Kandidaten finden.

• 70 % der Befragten der Meinung sind, dass die Automatisierung von wichtigen Rekrutierungsaufgaben, wie dem Sourcing von Kandidaten, zu einer Produktivitätssteigerung führt.

• 68 % der Recruiter den Wunsch äußern, in neuere Tools wie ATS-Plattformen der nächsten Generation zu investieren, um die tägliche Effizienz zu verbessern.

• Mehr als 86 % der Recruiter zustimmen, dass das ATS-System ihre gesamte Rekrutierungszeit verkürzt hat.

• 79 % der Recruiter seit der Einführung des ATS eine Verbesserung der Qualität der Neueinstellungen verzeichnen.

QUELLE: https://www.selectsoftwarereviews.com/blog/applicant-tracking-system-statistics Studie aus dem 1. Quartal 2024.

Gewinne Zeit für das Wesentliche. Sprich mit uns über deine Rekrutierungsbedürfnisse und wie unser System die Antwort darauf sein kann. Teste die DEMO oder trag uns einen Termin in den Kalender ein, warte nicht 😊

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