Für Rekrutierer: Verkürze Deine Rekrutierungszeit am Beispiel von Recruitify

Time to hire misst die Anzahl der Tage zwischen dem ersten Kontakt mit einem Kandidaten oder seiner Bewerbung und der Annahme des Stellenangebots. Es lohnt sich, diesen Wert zu tracken – aber nur, wenn Du ihn parallel zur Qualität der Einstellungen betrachtest und nicht als Ersatz dafür. Ein kürzerer Prozess ohne Einbußen bei der Treffsicherheit der Rekrutierungsentscheidungen ist möglich, was die Recruitify-Fallstudie bestätigt.

Kurz gesagt:

• Eine Verkürzung des Rekrutierungsprozesses ohne Qualitätsverlust ist möglich, indem überflüssige Phasen eliminiert und administrative Aufgaben automatisiert werden.

• Der entscheidende Unterschied zwischen time to hire und time to fill liegt im Startpunkt der Messung, was die Bewertung der Effizienz der HR-Abteilung und der Organisation beeinflusst.

• Die typische Rekrutierungszeit liegt zwischen 20 und 30 Tagen, wobei die Schwierigkeiten vom Spezialisierungsgrad der Stelle und der Anzahl der Prozessschritte abhängen.

• Best Practices beinhalten die Festlegung einer einzigen, unveränderlichen Definition des Startpunkts und die Segmentierung der Berichte nach Abteilungen und Funktionsebenen.

• Die Implementierung von Recruitify half Unternehmen, die Rekrutierungszeit durch die Automatisierung des CV-Parsings, der Angebotserstellung und den Aufbau von Kandidaten-Datenbanken zu verkürzen.

Inhaltsverzeichnis

• Definition und Formel: So berechnest Du die time to hire

• Time to hire vs. time to fill: Das ist nicht dasselbe

• Wie lange eine gute Rekrutierung dauert: Benchmarks und ihre Streuung

• So misst Du die time to hire im ATS richtig

• So verkürzt Du die time to hire, ohne die Prozessqualität zu gefährden

• KPI-Ziele: Wie Du Geschwindigkeit nicht zur Falle machst

• Recruitify Case study: Konkreter Beweis für die Prozessverkürzung

• Autoren-Perspektive: Wann Schnelligkeit und wann Qualität zählt

• Verkürze Deine time to hire dank Recruitify-Automatisierung

• Quellen

Definition und Formel: So berechnest Du die time to hire

Die Formel ist einfach: Datum der Angebotsannahme minus Datum des ersten Kontakts mit dem Kandidaten oder des Bewerbungsabschlusses. Dieser Indikator spiegelt die tatsächliche Effizienz des Rekrutierungsprozesses wider und beeinflusst direkt die Candidate Experience.

Beispiel: Ein Kandidat bewirbt sich am 3. März und nimmt das Angebot am 24. März an. Die time to hire beträgt zweieinhalb Wochen. Wenn Du in einem bestimmten Monat fünf Personen mit stark variierenden Prozesslaufzeiten eingestellt hast, beschreibt der Median den typischen Fall besser als der Durchschnitt, da ein einzelner langer Prozess diesen verzerren kann. Genau deshalb beschreibt der Median den typischen Fall besser, wenn eine langsame Rekrutierung (z. B. für eine Spezialistenstelle) das Gesamtbild verzerrt.

Einige Regeln, die Du sofort umsetzen solltest:

• Lege eine einheitliche Definition des Startpunkts für die gesamte Organisation fest und bleibe konsequent dabei.

• Zähle in Kalendertagen, nicht in Arbeitstagen, damit Vergleiche zwischen den Abteilungen konsistent sind.

• Reporte den Median neben dem Durchschnitt, wenn die Stichprobe deutliche Ausreißer enthält.

• Aktualisiere das Datum der Annahme erst nach der Vertragsunterzeichnung, nicht nach einer mündlichen Zusage des Kandidaten.

Time to hire vs. time to fill: Das ist nicht dasselbe

Viele Rekrutierer verwenden diese Begriffe synonym, was das Reporting und HR-Entscheidungen verzerrt. Der Unterschied liegt im Startpunkt der Messung.

• Time to fill misst die Zeit ab der Genehmigung der Stellenausschreibung bis zur Angebotsannahme durch den Kandidaten.

• Time to hire misst die Zeit ab dem Moment, in dem ein bestimmter Kandidat in den Rekrutierungs-Funnel eintritt – also ab der Bewerbung oder dem ersten Kontakt – bis zur Annahme.

Die Konsequenz ist rein praktischer Natur: Wenn eine Stelle drei Wochen lang auf die Budgetfreigabe warten musste, bevor das Angebot überhaupt veröffentlicht wurde, fällt die time to fill deutlich höher aus als die time to hire desselben Kandidaten. Ein Unternehmen, das die Geschwindigkeit der HR-Abteilung bezüglich einer bestimmten Person bewerten möchte, sollte auf die time to hire schauen. Ein Unternehmen, das die organisatorische Gesamteffizienz bei der Stellenbesetzung bewerten will, benötigt die time to fill.

Wie lange eine gute Rekrutierung dauert: Benchmarks und ihre Streuung

Es gibt keinen universellen Richtwert, aber es lohnt sich, die Spanne der Abweichungen zwischen den Berichten zu kennen. Viele Branchenanalysen weisen einen Bereich von 20–30 Tagen als typisch für die meisten Rollen aus, doch aggregierte Daten über verschiedene Branchen und Funktionsebenen hinweg können den Durchschnitt auf bis zu 44 Tage anheben.

Die Streuung resultiert hauptsächlich aus drei Faktoren: dem Spezialisierungsgrad der Stelle, der Lage auf dem lokalen Arbeitsmarkt und der Anzahl der Phasen im Prozess. Die Rekrutierung für eine Stelle, die seltene technische Kompetenzen erfordert, dauert naturgemäß länger als die Besetzung einer operativen Support-Rolle – und eine längere Zeitspanne bedeutet nicht zwingend einen schlechteren Prozess.

Anstatt einem universellen Ziel hinterherzulaufen, solltest Du die Zielzeit für jede Rollenkategorie separat festlegen. Die Rekrutierung eines Vertriebsmitarbeiters und die eines IT-Systemarchitekten haben völlig unterschiedliche natürliche Laufzeiten, und sie mit demselben Indikator zu messen, führt zu falschen Schlussfolgerungen.

So misst Du die time to hire im ATS richtig

Eine verlässliche Messung beginnt mit Datendisziplin, nicht mit einer Formel. Anbieter von HR-Systemen empfehlen, Start- und Endpunkte einheitlich zu definieren und Durchschnitt oder Median je nach Datenverteilung bewusst einzusetzen.

1. Definiere den Startpunkt als das Bewerbungsdatum oder das Datum des ersten dokumentierten Kontakts, wenn der Kandidat aus dem aktiven Sourcing ohne formelle Bewerbung stammt.

2. Erfasse das Datum der Angebotsannahme als Endpunkt der Messung, nicht das Datum des Arbeitsbeginns.

3. Konfiguriere im ATS automatische Zeitstempel für jede Phase des Rekrutierungs-Funnels, um manuelle Datumseingaben zu vermeiden.

4. Validierte die Daten einmal im Monat und prüfe, ob bei Datensätzen Start- oder Enddaten fehlen.

5. Segmentiere die Berichte nach Abteilung und Funktionsebene, anstatt einen einzigen Gesamtwert für das gesamte Unternehmen zu berechnen.

Ohne diese Disziplin verlieren Monatsvergleiche ihren Sinn, unabhängig davon, wie gut Deine Formel ist.

So verkürzt Du die time to hire, ohne die Prozessqualität zu gefährden

Die größten Zeiteinsparungen ergeben sich nicht aus Eile, sondern aus der Eliminierung überflüssiger Schritte und Kommunikationsbarrieren. Effektive Maßnahmen umfassen die Vereinfachung des Rekrutierungs-Funnels, Kommunikations-SLAs und aktives Sourcing.

• Reduziere die Anzahl der Gesprächsrunden auf das absolute Minimum und setze ein striktes Zeitlimit für jede Runde, z. B. maximal 48 Stunden für das Feedback nach dem Gespräch.

• Führe Kommunikations-SLAs für Kandidaten und Hiring Manager ein, damit keine Antwort länger als einen Arbeitstag warten muss.

• Baue Talent Pools aus früheren Bewerbungen und passiven Kandidaten auf, anstatt bei jeder offenen Stelle das Sourcing von vorne zu beginnen.

• Automatisiere wiederkehrende Aufgaben wie das CV-Parsing oder die Erstellung von Stellenangeboten, damit sich der Rekrutierer auf die Bewertung und nicht auf den Papierkram konzentrieren kann.

• Koordiniere die Kalender der Manager im Vorfeld und fordere Entscheidungen in einem festen Zeitfenster ein, anstatt wochenlang auf einen einzigen Entscheider zu warten.

Die Ursachen für Verzögerungen bei der Rekrutierung liegen oft außerhalb des ATS selbst und resultieren aus einer fragmentierten Kommunikation zwischen den Abteilungen.

Profi-Tipp: Bevor Du mit dem Automatisieren beginnst, berechne, wie viele Tage im typischen Prozess allein für das Warten auf die Entscheidung des Hiring Managers draufgehen. In vielen Unternehmen verschlingt genau diese Phase – und nicht das Sourcing – den größten Teil der time to hire.

Automatisierung und Talent Pools verbessern nicht nur das Tempo, sondern auch die Candidate Experience – vorausgesetzt, die Kommunikation mit dem Kandidaten bleibt personalisiert und verkommt nicht zu einem unpersönlichen Massenversand.

KPI-Ziele: Wie Du Geschwindigkeit nicht zur Falle machst

Das Festlegen von Zielen für die time to hire erfordert Realismus, der an die jeweilige Rolle angepasst ist, und kein universelles, dem gesamten Unternehmen auferlegtes Ziel.

• Setze für jede Stellenkategorie ein separates Zeitziel unter Berücksichtigung des Spezialisierungsgrads und der Marktlage fest.

• Stelle die time to hire der Mitarbeiterbindung nach 90 Tagen und der Quality-of-Hire gegenüber, um Situationen aufzudecken, in denen Schnelligkeit auf Kosten der Entscheidungsqualität geht.

• Achte darauf, dass der Druck zur Prozessverkürzung nicht dazu führt, dass Referenzprüfungen oder Kompetenztests übersprungen werden.

• Überwache die Ablehnungsquote von Angeboten. Eine steigende Ablehnungsquote kann bedeuten, dass der Prozess zwar schnell ist, aber nicht den Erwartungen der Kandidaten entspricht.

Unternehmen, die beide Indikatoren miteinander verknüpfen, tappen seltener in die Falle des Scheinerfolgs – also einer Situation, in der der KPI auf dem Papier gut aussieht, die Fluktuation im ersten Jahr aber steigt.

Case study Recruitify: Konkreter Beweis für die Prozessverkürzung

Die HR-Abteilung eines Dienstleistungsunternehmens hat Recruitify eingeführt, um dem in die Länge gezogenen Rekrutierungsprozess und der verstreuten Kommunikation zwischen Rekrutierern und Managern entgegenzuwirken. Die Ergebnisse dieser Implementierung zeigen, dass konkrete Prozessänderungen messbare Effekte erzielen, nicht nur Absichtsbekundungen.

• Vor der Implementierung basierte die Rekrutierung auf verstreuten Tabellen und dem manuellen Verfolgen des Kandidatenstatus.

• Nach der Implementierung wurden das CV-Parsing sowie das Erstellen und Veröffentlichen von Stellenangeboten automatisiert, was die administrative Zeit in jeder Phase verkürzte.

• Die Einführung von Talent Pools ermöglichte es, bei neuen Stellenbesetzungen schneller auf qualifizierte Kandidaten zurückzugreifen.

• Das Team verzeichnete eine Verkürzung der Rekrutierungszeit sowie eine Verbesserung der von den Kandidaten gemeldeten Bewertungen zur Candidate Experience.

Dies zeigt, dass die Verkürzung des Prozesses keine Einbußen bei der Sorgfalt erfordert, wenn die Veränderung auf die Eliminierung administrativer Reibungsverluste abzielt und nicht auf das Abkürzen von Bewertungsphasen.

Autoren-Perspektive: Wann Schnelligkeit und wann Qualität zählt

Beschleunige, wenn Personalengpässe echte operative Kosten verursachen, beispielsweise bei Schicht- oder Saisonarbeitsplätzen. Bleibe absolut kompromisslos bei strategischen Rollen, bei denen eine Fehlbesetzung teurer ist als ein paar zusätzliche Wochen Wartezeit. Ein einfacher Test ist die Frage: Lässt sich eine falsche Entscheidung hier leicht korrigieren? Wenn nein, hat die Zeit nicht mehr oberste Priorität.

— Recruitify Team

Verkürze Deine time to hire dank Recruitify-Automatisierung

Recruitify bündelt ATS, die Erstellung von Stellenangeboten, Kandidatenmanagement und CRM an einem Ort, sodass Rekrutierer keine Zeit mit dem Wechseln zwischen Tabellen und dem Posteingang verlieren.

Eine Personalagentur, die zuvor mit Tabellen kalkulierte, hat nach der Implementierung von Recruitify die volle Kontrolle über ihre Kandidaten-Datenbank gewonnen und die Zeit zur Besetzung offener Stellen deutlich verkürzt. Die Automatisierung von CV-Parsing und Angebotsvorlagen eliminiert manuelle Aufgaben, die im typischen Prozess oft mehr Tage verschlingen können als die eigentlichen Vorstellungsgespräche. Wenn Du sehen willst, wie das in der Praxis für eine HR-Abteilung aussieht, wirf einen Blick auf die ATS-Lösung für HR-Abteilungen und vereinbare eine kostenlose Präsentation der Plattform.

Quellen

• Time to Hire: What It Is and Why You Need to Track It

• What’s the difference between ‘time to fill’ and ‘time to hire’?

• Time to Hire (AIHR)

• Time-to-Hire (BambooHR)

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