Time to hire misst die Anzahl der Tage zwischen dem ersten Kontakt mit einem Kandidaten oder dessen Bewerbung und der Annahme des Jobangebots. Es lohnt sich, diesen Wert zu tracken – aber nur, wenn du ihn parallel zur Qualität der Einstellungen betrachtest, anstatt sie zu ersetzen. Dass ein kürzerer Prozess ohne Qualitätsverlust bei den Einstellungsentscheidungen möglich ist, beweist die Recruitify-Fallstudie.

Kurz gesagt:

• Eine Verkürzung des Rekrutierungsprozesses ohne Qualitätsverlust ist möglich, indem überflüssige Phasen eliminiert und administrative Aufgaben automatisiert werden.

• Der entscheidende Unterschied zwischen Time to hire und Time to fill liegt im Startpunkt der Messung, was die Bewertung der Effizienz der HR-Abteilung und des gesamten Unternehmens beeinflusst.

• Die typische Rekrutierungszeit liegt zwischen 20 und 30 Tagen, wobei die Schwierigkeiten oft vom Spezialisierungsgrad der Stelle und der Anzahl der Prozessschritte abhängen.

• Best Practices beinhalten die Festlegung einer einzigen, unveränderlichen Definition für den Startpunkt und die Segmentierung von Berichten nach Abteilungen und Funktionsebenen.

• Die Implementierung von Recruitify hat Unternehmen dabei geholfen, ihre Rekrutierungszeit durch die Automatisierung von CV-Parsing, Angebotserstellung und den Aufbau von Kandidaten-Datenbanken zu verkürzen.

Inhaltsverzeichnis

• Definition und Formel: So berechnest du die Time to hire

• Time to hire vs. Time to fill: Das ist nicht dasselbe

• Wie lange dauert eine gute Rekrutierung: Benchmarks und ihre Streuung

• So misst du die Time to hire korrekt in deinem ATS-System

• Wie du die Time to hire verkürzt, ohne die Prozessqualität zu gefährden

• KPI-Ziele: Wie du Schnelligkeit nicht zur Falle machst

• Recruitify Case study: Ein konkreter Beweis für die Prozessverkürzung

• Autoren-Perspektive: Wann Schnelligkeit zählt und wann Qualität vorgeht

• Verkürze deine Time to hire dank der Recruitify-Automatisierung

• Quellen

Definition und Formel: So berechnest du die Time to hire

Die Formel ist einfach: Datum der Angebotsannahme minus Datum des ersten Kontakts mit dem Kandidaten oder des Bewerbungseingangs. Dieser Indikator spiegelt die tatsächliche Effizienz des Rekrutierungsprozesses wider und beeinflusst direkt die Candidate Experience.

Beispiel: Ein Kandidat bewirbt sich am 3. März und nimmt das Angebot am 24. März an. Die Time to hire beträgt zweieinhalb Wochen. Wenn du in einem Monat fünf Personen mit sehr unterschiedlichen Prozesszeiten eingestellt hast, beschreibt der Median den typischen Fall besser als der Durchschnitt, da ein einziger langer Prozess das Gesamtergebnis verzerren kann. Genau aus diesem Grund beschreibt der Median den typischen Fall besser, wenn eine langsame Rekrutierung (z. B. für eine Spezialistenstelle) das Gesamtbild verzerrt.

Einige Regeln, die du sofort umsetzen solltest:

• Lege eine einheitliche Definition des Startpunkts für die gesamte Organisation fest und bleibe konsequent dabei.

• Rechne in Kalendertagen, nicht in Arbeitstagen, damit Vergleiche zwischen den Abteilungen konsistent sind.

• Reporte den Median neben dem Durchschnitt, wenn die Datenmenge deutliche Ausreißer aufweist.

• Aktualisiere das Datum der Angebotsannahme erst nach der Vertragsunterzeichnung, nicht schon bei einer mündlichen Zusage des Kandidaten.

Time to hire vs. Time to fill: Das ist nicht dasselbe

Viele Recruiter verwenden diese Begriffe synonym, was das Reporting und HR-Entscheidungen verfälscht. Der Unterschied liegt im Startpunkt der Messung.

• Time to fill misst die Zeit von der Genehmigung der Stellenausschreibung bis zur Angebotsannahme durch den Kandidaten.

• Time to hire misst die Zeit ab dem Moment, in dem ein konkreter Kandidat in den Recruiting-Funnel eintritt – also ab der Bewerbung oder dem ersten Kontakt – bis zur Angebotsannahme.

Die Konsequenz ist rein praktischer Natur: Wenn eine Stelle drei Wochen auf die Budgetfreigabe gewartet hat, bevor die Anzeige überhaupt veröffentlicht wurde, wird die Time to fill deutlich höher ausfallen als die Time to hire desselben Kandidaten. Ein Unternehmen, das die Arbeitsgeschwindigkeit der HR-Abteilung bezogen auf eine bestimmte Person bewerten möchte, sollte auf die Time to hire schauen. Ein Unternehmen, das die organisatorische Gesamteffizienz bei der Besetzung offener Stellen bewerten will, benötigt die Time to fill.

Wie lange dauert eine gute Rekrutierung: Benchmarks und ihre Streuung

Es gibt keinen universellen Richtwert, aber es lohnt sich, die Bandbreite der Abweichungen in den Berichten zu kennen. Viele Branchenanalysen weisen auf einen Zeitraum von 20–30 Tagen als typisch für die meisten Rollen hin. Aggregierte Daten über verschiedene Branchen und Hierarchiestufen hinweg können den Durchschnitt jedoch auf bis zu 44 Tage anheben.

Die Streuung resultiert hauptsächlich aus drei Faktoren: dem Spezialisierungsgrad der Stelle, der Lage auf dem lokalen Arbeitsmarkt und der Anzahl der Prozessschritte. Die Rekrutierung für eine Position, die seltene technische Kompetenzen erfordert, dauert naturgemäß länger als die Besetzung einer operativen Support-Rolle – und eine längere Zeitspanne bedeutet keineswegs einen schlechteren Prozess.

Anstatt einem einzigen, universellen Ziel hinterherzujagen, solltest du die Zielzeit für jede Rollenkategorie separat festlegen. Die Rekrutierung eines Vertriebsmitarbeiters und die eines IT-Systemarchitekten haben eine völlig unterschiedliche natürliche Dauer. Beide mit demselben Indikator zu messen, führt zu falschen Schlussfolgerungen.

So misst du die Time to hire korrekt in deinem ATS-System

Eine verlässliche Messung beginnt mit Datendisziplin, nicht mit der Formel. HR-Systemanbieter empfehlen, Start- und Endpunkte konsistent zu definieren und je nach Datenverteilung bewusst den Durchschnitt oder den Median zu nutzen.

1. Definiere den Startpunkt als das Bewerbungsdatum oder das Datum des ersten dokumentierten Kontakts, falls der Kandidat aus dem aktiven Sourcing ohne formelle Bewerbung stammt.

2. Erfasse das Datum der Angebotsannahme als Endpunkt der Messung, nicht das Datum des Arbeitsbeginns.

3. Konfiguriere in deinem ATS automatische Zeitstempel für jede Phase des Recruiting-Funnels, um eine manuelle Datumseingabe zu vermeiden.

4. Validierte die Daten einmal im Monat und überprüfe, ob bei jedem Datensatz Start- und Enddatum hinterlegt sind.

5. Segmentiere deine Berichte nach Abteilung und Karrierestufe, anstatt eine einzige Gesamtkennzahl für das gesamte Unternehmen zu berechnen.

Ohne diese Disziplin verlieren Monatsvergleiche ihren Sinn, ganz egal wie gut deine Formel ist.

Wie du die Time to hire verkürzt, ohne die Prozessqualität zu gefährden

Die größten Zeiteinsparungen entstehen nicht durch Hektik, sondern durch die Eliminierung überflüssiger Schritte und Kommunikationsbarrieren. Zu den effektivsten Hebeln gehören ein schlankerer Recruiting-Funnel, Kommunikations-SLAs und aktives Sourcing.

• Reduziere die Anzahl der Interviewphasen auf das absolute Minimum und setze ein striktes Zeitlimit für jede Phase – z. B. maximal 48 Stunden für das Feedback nach einem Gespräch.

• Führe Kommunikations-SLAs für Kandidaten und Hiring Manager ein, damit keine Antwort länger als einen Arbeitstag warten muss.

• Baue Talent Pools aus früheren Bewerbungen und passiven Kandidaten auf, anstatt bei jeder neuen Vakanz das Sourcing von Null zu starten.

• Automatisiere wiederkehrende Aufgaben wie das CV-Parsing oder das Erstellen von Jobangeboten, damit sich der Recruiter auf die Bewertung konzentrieren kann, nicht auf den Papierkram.

• Koordiniere die Kalender der Manager im Voraus und fordere Entscheidungen innerhalb eines festen Zeitfensters ein, anstatt wochenlang auf einen einzigen Entscheider zu warten.

Die Ursachen für Verzögerungen im Recruiting liegen oft außerhalb des ATS und resultieren aus einer fragmentierten Kommunikation zwischen den Abteilungen.

Profi-Tipp: Bevor du mit der Automatisierung startest, rechne aus, wie viele Tage im typischen Prozess allein für das Warten auf die Entscheidung des Hiring Managers draufgehen. In vielen Unternehmen verschlingt genau diese Phase – und nicht das Sourcing – den größten Teil der Time to hire.

Automatisierung und Talent Pools verbessern nicht nur das Tempo, sondern auch die Candidate Experience – vorausgesetzt, die Kommunikation mit dem Kandidaten bleibt persönlich und mutiert nicht zu einem unpersönlichen Massenversand.

KPI-Ziele: Wie du Schnelligkeit nicht zur Falle machst

Das Festlegen von Zielen für die Time to hire erfordert einen Realismus, der auf die jeweilige Rolle abgestimmt ist, statt eines universellen Targets für das gesamte Unternehmen.

• Setze für jede Stellenkategorie ein eigenes Zeitziel, das den Spezialisierungsgrad und die aktuelle Marktlage berücksichtigt.

• Stelle die Time to hire der Mitarbeiterbindung nach 90 Tagen und der Quality-of-hire gegenüber, um Fälle aufzudecken, in denen Schnelligkeit auf Kosten der Entscheidungsqualität geht.

• Achte darauf, dass der Druck zur Prozessverkürzung nicht dazu führt, dass wichtige Schritte wie Referenzprüfungen oder Kompetenztests übersprungen werden.

• Beobachte die Ablehnungsquote bei Angeboten. Eine steigende Zahl von Absagen kann bedeuten, dass der Prozess zwar schnell ist, aber an den Erwartungen der Kandidaten vorbeigeht.

Unternehmen, die beide Kennzahlen kombinieren, tappen seltener in die Falle des Scheinerfolgs – also einer Situation, in der die KPIs auf dem Papier glänzen, die Fluktuation im ersten Jahr aber in die Höhe schießt.

Case study Recruitify: Ein konkreter Beweis für die Prozessverkürzung

Die HR-Abteilung eines Dienstleistungsunternehmens hat Recruitify eingeführt, um langwierige Rekrutierungsprozesse und die verstreute Kommunikation zwischen Recruitern und Managern in den Griff zu bekommen. Die Ergebnisse dieser Einführung zeigen, dass konkrete Prozessänderungen messbare Effekte liefern – nicht nur bloße Versprechungen.

• Vor der Einführung basierte das Recruiting auf verstreuten Tabellen und der manuellen Nachverfolgung des Kandidatenstatus.

• Nach der Einführung wurden das CV-Parsing sowie das Erstellen und Veröffentlichen von Jobangeboten automatisiert, was den administrativen Aufwand in jeder Phase verkürzte.

• Die Einführung von Talent Pools ermöglichte es, bei neuen Vakanzen schneller auf qualifizierte Kandidaten zurückzugreifen.

• Das Team verzeichnete eine verkürzte Rekrutierungszeit sowie eine spürbare Verbesserung der von den Kandidaten rückgemeldeten Candidate Experience.

Dies beweist, dass eine Prozessverkürzung keine Abstriche bei der Sorgfalt erfordert, solange die Veränderung administrative Hürden abbaut, anstatt die Bewertungsphasen abzukürzen.

Autoren-Perspektive: Wann Schnelligkeit zählt und wann Qualität vorgeht

Beschleunige den Prozess, wenn ein personeller Engpass reale operative Kosten verursacht – zum Beispiel bei Schicht- oder Saisonstellen. Bleibe jedoch maximal gründlich bei strategischen Schlüsselpositionen, wo Fehlbesetzungen weitaus teurer sind als ein paar Wochen zusätzliche Wartezeit. Ein einfacher Test dafür ist die Frage: Lässt sich eine Fehlentscheidung hier leicht korrigieren? Wenn nein, hat die Zeit nicht mehr oberste Priorität.

— Recruitify Team

Verkürze deine Time to hire dank der Recruitify-Automatisierung

Recruitify bündelt das ATS-System, die Erstellung von Jobangeboten, das Kandidatenmanagement und das CRM an einem zentralen Ort. So verlieren Recruiter keine Zeit mehr durch das ständige Wechseln zwischen Excel-Listen und dem E-Mail-Postfach.

Eine Personalagentur, die zuvor mit Tabellenkalkulationen arbeitete, hat nach der Einführung von Recruitify die volle Kontrolle über ihre Kandidaten-Datenbank gewonnen und die Zeit zur Besetzung offener Stellen deutlich verkürzt. Die Automatisierung von CV-Parsing und Angebotsvorlagen eliminiert manuelle Aufgaben, die im klassischen Prozess oft mehr Tage fressen als die eigentlichen Vorstellungsgespräche. Wenn du sehen willst, wie das in der Praxis für deine HR-Abteilung aussieht, wirf einen Blick auf unsere ATS-Lösung für HR-Abteilungen und vereinbare eine kostenlose Produktpräsentation.

Quellen

• Time to Hire: What It Is and Why You Need to Track It

• What’s the difference between ‘time to fill’ and ‘time to hire’?

• Time to Hire (AIHR)

• Time-to-Hire (BambooHR)

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